DB37T 4574 2023 水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)范

37SpecificationforarchivesmanagementofwaterconservancyprojectI 3 3 9 本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定1水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)范GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一DA/T62—2017錄音錄像檔案數(shù)字化DA/T78—2019錄音錄像檔案管理水利工程waterconservancyp2），項目電子檔案digitalprojecta具有參考和利用價值并作為檔案保存的建設(shè)項目電子文件（3.9）及相應(yīng)的支持3項目檔案管理卷descriptivefileoft檔案收集整理情況說明、交接清冊等說明項目檔案（3.14）管理情況的有關(guān)材料組成的專門案4.1建設(shè)單位全面負(fù)責(zé)項目檔案管理工作，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。業(yè)務(wù)上4.2建設(shè)單位與參建單位應(yīng)加強項目檔案管理，在工4.3項目檔案管理工作應(yīng)與項目建設(shè)管理同步，納入4.4建設(shè)單位及各參建單位應(yīng)加強對項目檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，納入目標(biāo)管理崗位責(zé)任制，實現(xiàn)從項4.5建設(shè)單位應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立起覆蓋項目各類文件、檔案的管理制5.1項目文件的形成5.1.1水利工程中形成的項目文件包括但不限于前期工作文件、征地補償與移民安置文件、管理性文5.1.2項目前期文件、管理性文件應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)、相關(guān)行業(yè)的規(guī)定。5.1.3設(shè)計、施工、監(jiān)理等工程技術(shù)文件應(yīng)符合5.1.4文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰整潔、編5.1.5需歸檔的項目文件應(yīng)為原件，因故用復(fù)制件歸檔時，應(yīng)加蓋復(fù)制件提供單位的公章或檔案證明5.1.6卷內(nèi)文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫（包括擬寫、修改、補充、注5.1.7打印的需歸檔文件，清晰度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)5.2竣工圖的整編5.2.1.1工程竣工時應(yīng)整編竣工圖，竣工5.2.1.2不同的建筑物、構(gòu)筑物宜分別整編竣工圖。5.2.1.3竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、修改到位，真實反映項目竣工的實際情況，圖面整潔，文字和5.2.1.4項目法人負(fù)責(zé)組織或委托有資質(zhì)的單位整編項目總平面圖和綜合管線竣工圖。4施工及質(zhì)檢記錄等涉及變更的全部文件進行匯總，經(jīng)監(jiān)5.2.2.2竣工圖應(yīng)依據(jù)工程技術(shù)規(guī)范，按單位工程、分部工程、專業(yè)編制，并配有竣工圖編制說明和5.2.3.1用施工圖整編竣工圖時，應(yīng)使用新圖紙，白圖和藍(lán)圖均可，但不應(yīng)使用復(fù)印的白圖和拼接圖a)涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項目等重大改變；重新整編的竣工圖圖幅、比例和文字大小及字體應(yīng)與原施工圖保5.2.4.3施工單位重新整編的竣工圖，標(biāo)題欄應(yīng)包含施工單位名稱、圖紙名稱、編制人、審核人、圖5.2.5.1竣工圖整編完成后，監(jiān)理單位應(yīng)對竣工圖整編的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范情況進行審核，并5.2.5.2竣工圖章、竣工圖審核章（見附錄A）中的內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、清楚，由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字。且5.2.6.2竣工圖檔號章蓋在標(biāo)題欄附近空白處，圖紙5.2.6.3竣工圖套數(shù)應(yīng)滿足項目法人、運行管理單位、有關(guān)部門或主管單位的需要，或按合同條款約5.3項目文件的收集5.3.1項目建設(shè)過程中形成的、具有查考利用價值的各種形式和5.3.2項目法人應(yīng)按照附錄B的要求5.3.3移民文件收集見《水利水電工程移民檔案管理辦法》中《水利水電工程移民檔案歸檔范圍與保55.3.4項目建設(shè)中應(yīng)建立和實行項目文件“預(yù)立卷”制度。5.4項目文件的整理編目、裝訂等內(nèi)容。項目文件應(yīng)依據(jù)歸檔范圍（見附錄B）進行鑒定，確立其是否5.4.1.1組卷原則5.4.1.2組卷要求5.4.1.2.1卷內(nèi)文件材料應(yīng)準(zhǔn)確反映工程建設(shè)與管理活動的真實內(nèi)容。5.4.1.2.2卷內(nèi)目錄與歸檔文件關(guān)系清晰，各級類目5.4.1.2.4卷內(nèi)文件為外文版的，宜采用中、外兩種文字準(zhǔn)確表達，有關(guān)文件的中文翻譯件應(yīng)由翻譯5.4.1.3組卷方法5.4.1.3.1項目前期文件、項目管理文件按事由結(jié)合時間順序組卷，其中招標(biāo)投標(biāo)、合同文件按招標(biāo)5.4.1.3.2施工技術(shù)文件按單位工程、分部工程或5.4.1.3.5監(jiān)理（監(jiān)造）文件按監(jiān)理（監(jiān)造）的合同標(biāo)段、事由結(jié)合文種組卷。5.4.1.3.7生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運行、竣工驗收文件按工程階段、事由結(jié)合時間順序組卷。5.4.2.1案卷和卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，項目文件材料及各類專門文件材料，可先按不同階段分別組成5.4.2.2基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收、調(diào)度運行等5.4.2.3科研類案卷按開題、方案論證、研究實驗5.4.2.4設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗收（自制設(shè)備的設(shè)計、制造、驗收）、設(shè)備生產(chǎn)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維65.4.2.5監(jiān)理（監(jiān)造）文件按依據(jù)性、工作性文件順序排列。5.4.2.6卷內(nèi)管理性文件材料按問題、時間或重要程度排列。一般正文在前，附件在后；正本在前，5.4.2.7竣工圖按專業(yè)、圖號排列。5.4.3.1卷內(nèi)文件頁號編寫5.4.3.1.1卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁號，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。5.4.3.1.2已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。5.4.3.2案卷封面編制5.4.3.2.2案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項目、5.4.3.2.7檔號，由全宗號、分類號（或項目代號或目錄號）、案卷號組成：——分類號，應(yīng)根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號確定；5.4.3.3案卷脊背編制5.4.3.3.1案卷脊背印制在卷盒側(cè)面，脊背式5.4.3.3.2案卷題名、保管期限、5.4.3.4卷內(nèi)目錄編制5.4.3.4.1卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁5.4.3.4.2序號，應(yīng)依次標(biāo)注卷內(nèi)文件排列順序。5.4.3.4.3文件編號，應(yīng)填寫文件文號或型號或圖號或代字、代號等。5.4.3.4.4責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成者或第一責(zé)任者。5.4.3.4.5文件題名，應(yīng)填寫文件全稱。文件沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。75.4.3.4.8備注，可根據(jù)實際填寫需注明的情況。5.4.3.5卷內(nèi)備考表編制5.4.3.5.2卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要5.4.3.5.7互見號，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明其載體類型。5.4.3.6案卷目錄編制5.4.3.6.2序號，應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號。5.4.3.6.3檔號、案卷題名、保管5.4.3.6.5備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。5.4.4.2以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁空白處加蓋檔號章，式樣見圖C.7。檔號填寫方法同5.4.5.2卷盒規(guī)格和制成材料。a)卷盒外表面規(guī)格為：310mm×220mm。脊背厚度可根據(jù)需要設(shè)定。5.4.5.3表格規(guī)格和制成材料。a)案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表表格規(guī)格為：297mm×210mm。5.4.5.4表格字跡應(yīng)清晰端正。5.5項目文件的歸檔5.5.1歸檔文件應(yīng)真實反映工程建8——前期文件在工作（活動）結(jié)束后及時歸檔；——施工文件在項目合同驗收后及時歸檔，建設(shè)周期長的項目可分階段歸檔；——各專項驗收和竣工驗收文件在驗收通過后及時歸檔；——開發(fā)類文件根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)周期及階段性5.5.4項目法人可根據(jù)實際需要，確定項目文件的歸檔份數(shù)，應(yīng)滿足以下要求：b)項目涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位只d)國家確定的重要江河、湖泊建設(shè)的流域控制性工程，跨流域的大型水利工程，流域內(nèi)跨省級行政區(qū)域、涉及省際邊界的大型水利工程，項目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機構(gòu)b)設(shè)計變更通知單、技術(shù)核定單、工程會議紀(jì)要等設(shè)計變更依據(jù)性文件應(yīng)注記其原始編號和日c)在設(shè)計變更依據(jù)性文件中，應(yīng)包含被修改圖的圖號等內(nèi)容。d)應(yīng)對工程設(shè)計變更依據(jù)性文件進行匯總，匯總表樣式見附錄D的要求。工程設(shè)計文件匯總表應(yīng)有施工單位蓋章、技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字5.6項目聲像文件的采集與歸檔質(zhì)量要求5.6.1.1建設(shè)、施工、監(jiān)理單位應(yīng)指定5.6.1.2各單位應(yīng)提供能夠反映項目建設(shè)全過5.6.1.3重要活動及事件、原始地形地貌、建設(shè)過重要部位、地質(zhì)及施工缺陷處理、工程質(zhì)量、安全事故5.6.1.4聲像文件應(yīng)與工程建設(shè)進度同步形成，真實反映施工現(xiàn)場安5.6.2.1照片應(yīng)圖像清晰，同一拍攝對象應(yīng)能提供不同角度、景別、階段的照片。照片的歸檔質(zhì)量應(yīng)——歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數(shù)碼照片的內(nèi)容——歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式；——照片應(yīng)附相應(yīng)文字說明，內(nèi)容包括拍攝照片的事由、時間、地點、人物、背景、拍攝者等要95.6.2.2錄音電子文件歸檔格式為WAV、M——錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4、FLV、AV——錄像檔案依據(jù)DA/T78—2019開展著錄，載體封面內(nèi)容至少應(yīng)包括項目名稱、建設(shè)單位、拍5.6.2.4歸檔的錄音帶、錄像帶、光盤應(yīng)材質(zhì)良好，不應(yīng)有變形、斷裂、發(fā)霉及磁粉脫落、磨損、損6.1.1項目法人應(yīng)結(jié)合有關(guān)規(guī)定、水利行業(yè)特點和項目實際來制定項目檔案分類方案。檔案分類方案6.1.2檔案管理機構(gòu)應(yīng)編制項目檔案案卷目錄，并按照DA/T12的規(guī)定建立項目檔案管理卷。項目法人檔案管理部門應(yīng)按照附錄B的要求對檔案進行價值鑒定，確定其保管期限，同一卷內(nèi)有不6.3.1檔案管理機構(gòu)應(yīng)依據(jù)項目檔案分類方案對全部項目檔案進行統(tǒng)一匯總整理和排列上架。上架應(yīng)避免排放過擠增加案卷摩擦或排放太松影響庫位有效利用。6.4.1項目檔案在堅持成套性、系統(tǒng)性的前提下，由項目建設(shè)單位根據(jù)項目資產(chǎn)權(quán)屬、業(yè)務(wù)需要和相6.4.2檔案管理機構(gòu)應(yīng)為項目檔案的安全保管提供必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。建立項目檔案接6.4.3建設(shè)單位應(yīng)配備電子檔案管理技術(shù)設(shè)備，并建立電子計算機系統(tǒng)的定期維護保養(yǎng)以及更新升級6.4.4各種載體的檔案檢查采用全檢或抽檢的方式，宜每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時處置。6.4.5檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法規(guī)，防止檔案丟失、泄密等事故的發(fā)6.4.6項目檔案保管單位應(yīng)根據(jù)保密檔案的信息清除和介質(zhì)銷毀應(yīng)當(dāng)按照保密相關(guān)要6.5.1檔案利用可采用在線或線下閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、制發(fā)復(fù)制件、咨詢、出具檔案證明、檔案陳6.5.2各單位應(yīng)建立項目檔案利用制度，6.5.3檔案管理機構(gòu)應(yīng)根據(jù)項目建設(shè)和運行管理的需要編制必要的編研材料，如專題文件匯編、項目7.2.1項目檔案驗收應(yīng)根據(jù)本文件、DA/T28、行業(yè)主管部門頒發(fā)的——項目主體工程、輔助工程和公用設(shè)施，已按照設(shè)計要求完成，具備竣工驗收條件，能滿足運——完成了項目建設(shè)全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作；——基本完成了項目檔案的分類、組卷、編7.2.3項目檔案正式驗收前，項目法人應(yīng)組織設(shè)計、施工、監(jiān)理，實施檔案服務(wù)外包的還應(yīng)組織外包7.2.4項目檔案正式驗收前，監(jiān)理單位應(yīng)組織對所監(jiān)理項目檔案整理情況進行審核，并形成專項審核7.3.4.1檔案主管部門自受理之日起，在規(guī)定時間內(nèi)出具水利工程檔案驗收7.3.4.2項目檔案專項驗收不合格的，建設(shè)單位應(yīng)按要求整改、補充，重新提請水利工程檔案專項驗7.4.1.1檢查建設(shè)項目準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、機電設(shè)備文件、全線測量及竣工測量文7.4.1.2項目文件（含竣工圖）更改、簽字、蓋章手7.4.2.1項目檔案內(nèi)容應(yīng)真實、沒有涂7.4.2.2竣工圖繪制方法、圖示及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，真實反映工程竣工時的實際7.4.2.4項目聲像檔案拍攝內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、清晰，符合聲像文件歸檔質(zhì)量7.4.3.1項目檔案分類科學(xué)，各級類7.4.3.2組卷合理，遵循文件材料形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的系統(tǒng)7.4.3.3卷內(nèi)文件排列有序。相同內(nèi)容或關(guān)系密切的文件，按重要程度或時間、項目劃分、工程部位7.4.4.2規(guī)范制定了文件材料的歸檔范圍和保管期限表、項目檔案管理的相關(guān)制7.4.4.3案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目7.4.5.1案卷的卷盒、卷夾等裝具牢固、美觀，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)7.4.5.2電子文件及載體的安全檢測符合相關(guān)7.4.5.3應(yīng)有專門存放檔案的庫房，庫房應(yīng)滿足防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防光、防鼠、防項目檔案的移交應(yīng)填寫《水利工程建設(shè)項目檔案移交接收單》，格式見附錄E的要求，交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對目錄與實物，清點無誤后由雙方經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人簽字9項目電子文件與電子檔案管理9.1—般要求9.1.1建設(shè)單位應(yīng)將項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項目建設(shè)計劃和項目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，納9.1.2建設(shè)單位應(yīng)明確機構(gòu)，具體負(fù)責(zé)本單位項目電子文件歸檔和電子檔案的保管、利用、移交等工序，并組織協(xié)調(diào)工程管理相關(guān)部門和參建單位9.1.4項目電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的收集、整理、檢測、歸檔等工作，利于信息共享和長期保存；項目電子文件歸檔保存的格式，應(yīng)當(dāng)符9.1.5采用電子簽名等技術(shù)手段時，應(yīng)符合國家9.2.1各參建單位應(yīng)對項目電子文件形成、流轉(zhuǎn)過程中形成的重要變更依據(jù)性文件材料、過程稿進行9.2.2項目電子文件形成時的數(shù)據(jù)格式不能為項目檔案信息管理系統(tǒng)讀取時，應(yīng)轉(zhuǎn)換為項目檔案信息管理系統(tǒng)可讀取的數(shù)據(jù)格式，原格式與轉(zhuǎn)換后格式同時存放9.2.3項目電子文件在辦理完畢后，應(yīng)按照歸檔要求實時收集；項目電子文件整理時，應(yīng)按照項目電子檔案分類體系，組成文件信息包，包含項目電子文件及過9.3.1項目電子文件完成整理后，由形成部門負(fù)責(zé)對文件信息包進行鑒定和檢測，電子檔案與紙質(zhì)檔9.3.2電子文件歸檔包括在線歸檔和離線歸檔兩種方式，可根據(jù)實際情況選擇其中一種或兩種方式進9.3.3存儲電子文件的介質(zhì)或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、類別號、案卷起止號、密9.3.4項目電子文件歸檔時應(yīng)由項目檔案管理機構(gòu)進行檢驗，檢驗合格后填寫相關(guān)移交用表，辦理交9.4項目檔案數(shù)字化9.4.1數(shù)字化范圍根據(jù)實際情況，可包含但不限于以下內(nèi)容：項目立項、勘察設(shè)計、征地移民、合同9.4.2委托第三方進行數(shù)字化加工的建設(shè)項目，委托單位應(yīng)當(dāng)與數(shù)字化加工單位簽訂保密協(xié)議，明確9.4.3數(shù)字化文件要求如下：——糾偏以視覺上不感覺偏斜為標(biāo)準(zhǔn)，允許圖像傾斜度小于0.1°;——方向不正確的圖像，應(yīng)旋轉(zhuǎn)還原。9.5項目電子檔案管理9.5.3項目電子檔案保存實行備份制度，重要電子檔案應(yīng)當(dāng)異地異質(zhì)備份。9.5.4在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，檔案管理機構(gòu)應(yīng)將項目電子檔案遷移到新的9.5.5項目電子檔案載體應(yīng)按照國家和相關(guān)行業(yè)有關(guān)磁性載體、光盤載體等保管和保護的要求進行管9.6檔案信息化系統(tǒng)9.6.1各單位應(yīng)建立或使用檔案信息管理系統(tǒng)，通過檔案信息管理系統(tǒng)對電子文件及其元數(shù)據(jù)進行管9.7檔案信息安全9.7.1各單位應(yīng)從組織與制度、技術(shù)手段、管理手段上采取措施，保障9.7.2各單位應(yīng)采取下列措施，從組織、制度和管理上保障信息安全：——建立、健全計算機系統(tǒng)運行與安全保密管理制度，有應(yīng)對突發(fā)事件的預(yù)案，對關(guān)鍵崗位和人——計算機機房應(yīng)有出入管理制度，非機房管理人員10.1.3檔案庫房面積應(yīng)滿足檔案工10.1.4檔案庫應(yīng)集中布置、自成一區(qū)。除更衣室外，10.1.7庫房溫、濕度應(yīng)符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕），(資料性)竣工圖章、竣工圖審核章式樣竣工圖章式樣見圖A.1。圖A.1竣工圖章式樣竣工圖審核章式樣見圖A.2?？⒐D審核章竣工圖審核章專業(yè)監(jiān)理工程師。審核日期監(jiān)理單位。圖A.2竣工圖審核章式樣1件項目審批、核準(zhǔn)、備案申請報告及批復(fù)、補充件2市場調(diào)研、技術(shù)經(jīng)濟論證采購活動記錄、談判345合同中間結(jié)算審核及批準(zhǔn)文件，財務(wù)計劃及執(zhí)行、年度計劃及組織法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、制度程序宣貫培訓(xùn)6施工勘察報告、巖土試驗報告、地基驗槽記錄、工各類工程施工記錄及測試，交工驗收記錄（包括