檔案管理細(xì)則

檔案管理細(xì)則第一章總則為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性，合理有效利用檔案資料，特制定本細(xì)則。第二章公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限劃分第一條公司級(jí)檔案管理范圍，由公司檔案室專人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù)制、傳遞相關(guān)事宜。公司級(jí)檔案包括以下文件：1．公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；2．公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料；3．財(cái)務(wù)管理、資金貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表等）；4．政府、項(xiàng)目批文、合同；5．公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等）；6．工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來函件等）、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙；7．公司及各部門月度、年中、年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃；8．公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；9．公司有效證件、印章；10．具有法律效力及保存價(jià)值的文件；11．公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。12．本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。第二條部門檔案管理范圍，由各部門指定兼職文書管理，于每年末交檔案清單至公司備案留底。如工作完成后，原件移交公司檔案室管理。部門級(jí)檔案文件如下：1．各部門報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)；2．部門例會(huì)會(huì)議紀(jì)要；3．各部門與其相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理；4．招投標(biāo)文件管理；6．儀器、設(shè)備維修保養(yǎng)資料；7．客戶、特約商家資料及信息管理；8．公司的媒體宣傳資料、銷售報(bào)表；9．財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、帳冊(cè)、月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表。第三章公司檔案管理體制第三條公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由檔案室負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)機(jī)關(guān)各部門、直屬單位的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。第四條根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)收集并保存，并定期向公司檔案室移交保管。第六條檔案管理部門及負(fù)責(zé)人1．公司檔案管理部門為辦公室；2．公司立檔單位為機(jī)關(guān)各部門及各直屬單位；3．檔案管理責(zé)任人：檔案管理員、各部門兼職文書。4．各部門均應(yīng)指定兼職文書，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。第七條各部門兼職文書的職責(zé)1．了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。2．認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集保存，每年末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。3．承辦人員需借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作。第四章檔案管理、歸檔文件整理第八條各部門以公司名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、委任書、項(xiàng)目方案、函等文件均應(yīng)由辦公室文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔，檔案室備案。第十條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。第十一條歸檔時(shí)限各部門兼職文書就文件歸檔工作應(yīng)做到每月進(jìn)行。做歸檔前將資料分類，應(yīng)做到及時(shí)處理，切忌拖拉積壓。第十二條歸檔文件的整理1．歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。2．歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起。3．歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨(dú)成文的可分別計(jì)算件數(shù)，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄等一冊(cè)（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿各為一件。4．不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5．卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。6．整理文件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。7．歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。8．案卷整理的幅面應(yīng)以A4紙為準(zhǔn)(210mm*297mm),材料過窄或小于A4幅面的粘貼在A4的幅面并留出左側(cè)裝訂線；材料過寬應(yīng)按A4的幅面折疊整齊，折疊時(shí)盡量減少折疊次數(shù)，同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件。9．歸檔文件一律不得使用金屬訂書機(jī)裝訂。應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為1cm的裝訂區(qū)域。10．歸檔材料必須文字清楚，嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。11．存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件)，必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。12．文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔，修裱時(shí)應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。第十三條歸檔文件的移交1．接收檔案必須履行手續(xù),填寫移交清冊(cè),一式兩份，寫明移交時(shí)間,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。2．移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。行政部檔案室逐一核對(duì)后，對(duì)電子文檔進(jìn)行整理保存。存檔后，電子文檔之文件名，更改為“檔案號(hào)+文件標(biāo)題”。同一檔案中有多個(gè)電子文檔的，電子文檔裝入以檔案號(hào)命名的電子文件夾內(nèi)。第十四條檔案的保管1．防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全；2．檔案管理人員應(yīng)定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。3．每年須定期對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。第五章檔案名稱、編號(hào)第十八條檔案編號(hào)原則1．公司內(nèi)歸檔文件的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào)—類別號(hào)—年度—保管期限—文件類型--盒號(hào)—件號(hào)”。3．每一檔案盒內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“文件存檔目錄”，文件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄。4．檔號(hào)的表示方式如下：九鼎公司abcccc-de-00-001)“九鼎公司”表示文檔歸屬公司名稱，即全宗號(hào)2)“ab”表示文檔歸屬部門名稱，即類別號(hào)。如：黨群類、行政類、經(jīng)營(yíng)類、生產(chǎn)技術(shù)類等等。3)“cccc”表示文檔的歸屬年份，指文件中所指問題所在年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如：2005。4)“de”表示保管期限。如：永久、定期。6)“00–00”表示文件檔號(hào)。即盒號(hào)、件號(hào)。5．新檔案應(yīng)從“檔案分類編號(hào)表”查明該檔案所屬類別、編號(hào)順序，以此來編列檔號(hào)。6．檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列。7．檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號(hào)。第六章檔案的編目與裝盒第十九條歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置檔案件號(hào)、文件題名、文號(hào)、責(zé)任者、頁數(shù)、日期等項(xiàng)目(見附件4)第二十條檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式。目錄填寫須使用碳素墨水書寫，請(qǐng)將卷內(nèi)目錄放在卷首。第二十一條裝盒，將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒。一盒內(nèi)的文件數(shù)量無限制，以裝滿一盒為準(zhǔn)。第二十二條裝盒完畢后，填寫《檔案盒盒脊》。填寫時(shí)須加蓋專用印章，字跡工整、要素齊全。第二十三條不同保管期限的文件應(yīng)分開裝盒，不得混裝。第二十四條檔案盒的背脊由檔案室統(tǒng)一填寫，并標(biāo)明檔案盒內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。第七章檔案的鑒定與保管期限第二十五條檔案的鑒定。從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價(jià)值。第二十六條檔案的保管期限。文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特者之外，一般為分永久、定期兩種。一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件的保存年限為二年，其余資料原則上均為長(zhǎng)期保存。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。1．長(zhǎng)期保存：1)公司章程；2)股東名冊(cè)；4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；5)財(cái)務(wù)報(bào)表；6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；8)工程設(shè)計(jì)圖；9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。10)預(yù)算、決算書類；11)會(huì)計(jì)憑證；12)事業(yè)計(jì)劃資料；13)期滿或解除之合約；2．二年保存：1)結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。2)一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件第八章檔案密級(jí)第二十七條公司檔案文書分絕密、機(jī)密、密、普通四個(gè)等級(jí)，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí)，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。1．“絕密”文書含：公司之相關(guān)政府批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同、其他經(jīng)核定為絕密的文書。2．“機(jī)密”文書含：公司各類經(jīng)濟(jì)合同、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要（決議）、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要。3．“密”文件含：公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來函件。4．“普通”文件含：部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。第九章檔案借閱、利用工作第二十八條部門經(jīng)理及以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，可直接在檔案管理員處登記后借閱。借閱資料須在規(guī)定時(shí)日內(nèi)歸還。第二十九條各部門其它員工因業(yè)務(wù)需要對(duì)檔案材料進(jìn)行借閱或利用的，須一律填寫《檔案調(diào)閱審批單》并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字許可后，方可借閱檔案。第三十條如需借閱公司財(cái)務(wù)、合同等資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可。第三十一條檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。第三十二條借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。機(jī)密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱，不予借出。第三十三條借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。第三十六條依據(jù)國(guó)家檔案、