外貿(mào)英語函電課件

外貿(mào)英語函電外貿(mào)英語函電是國際貿(mào)易中常用的溝通方式，涉及到各種商務(wù)活動，如詢盤、報價、訂單、信用證、運(yùn)輸、保險、索賠等。掌握外貿(mào)英語函電的寫作技巧，對于企業(yè)拓展國際市場至關(guān)重要。課程目標(biāo)掌握英文函電的基本格式熟練掌握各種英文函電的格式規(guī)范，以及常用句型和表達(dá)方式。提高英文函電寫作水平學(xué)會運(yùn)用恰當(dāng)?shù)脑~匯和語法，寫出清晰簡潔、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、語言準(zhǔn)確的英文函電。學(xué)習(xí)常見英文函電類型深入了解各種英文函電的寫作目的和內(nèi)容，并掌握不同類型函電的寫作技巧。提升外貿(mào)業(yè)務(wù)溝通能力通過學(xué)習(xí)英文函電寫作，提高外貿(mào)業(yè)務(wù)溝通效率和準(zhǔn)確性，促進(jìn)業(yè)務(wù)順利開展。常見英文函電類型1詢價函向供應(yīng)商詢問產(chǎn)品價格和相關(guān)信息。2報價函供應(yīng)商回復(fù)詢價函，提供產(chǎn)品價格、交貨期等信息。3訂單函客戶向供應(yīng)商確認(rèn)訂單，包括產(chǎn)品型號、數(shù)量、價格等信息。4付款函客戶向供應(yīng)商發(fā)送付款信息，包括付款金額、時間、方式等信息。詢價函目的詢價函是向供應(yīng)商詢問商品或服務(wù)的報價，以了解其價格和供貨情況。幫助采購商做出明智的采購決策，選擇最合適的供應(yīng)商。內(nèi)容詢價函應(yīng)包含以下信息：商品或服務(wù)的具體描述所需數(shù)量和規(guī)格希望的交貨時間和地點(diǎn)付款方式和期限聯(lián)系方式報價函報價內(nèi)容列出商品的名稱、數(shù)量、單價、總價等信息。交貨時間明確說明交貨的時間和地點(diǎn)。付款方式說明付款方式、付款期限、銀行賬號等信息。優(yōu)惠條件如有優(yōu)惠政策，需明確說明優(yōu)惠條件。訂單函訂單函的主要內(nèi)容訂單函是買方向賣方發(fā)出的一種正式文件，用來確認(rèn)雙方對交易的具體細(xì)節(jié)達(dá)成一致，包括商品名稱、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等重要信息。訂單函的作用訂單函是買方確認(rèn)交易的書面證明，也是賣方履行合同的依據(jù)，具有法律效力，對雙方都具有約束力。簽署訂單函訂單函一般由買方簽署，并將副本寄送賣方，賣方收到訂單函后，應(yīng)及時確認(rèn)并簽署，并回寄給買方。付款函11.付款情況確認(rèn)已付款金額、支付方式、時間等。22.款項(xiàng)明細(xì)列出具體款項(xiàng)的項(xiàng)目和金額，便于對方核對。33.收款信息提供收款賬戶信息，如銀行名稱、賬號等。44.感謝用語表達(dá)感謝，并期待未來合作。投訴函問題說明詳細(xì)描述產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)方面存在的問題。要求解決明確提出解決方案，例如退貨、換貨、維修或賠償。證據(jù)材料提供相關(guān)證據(jù)，例如照片、視頻或訂單信息。友好態(tài)度使用禮貌的語言，避免情緒化的表達(dá)，以達(dá)成雙方協(xié)商。催款函提醒付款提醒對方付款到期，并說明具體款項(xiàng)和到期時間。說明原因說明造成延遲付款的原因，例如貨物延期交付或發(fā)票延遲。敦促付款敦促對方盡快支付款項(xiàng)，并告知可能產(chǎn)生的后果，例如利息或違約金。協(xié)調(diào)友好保持友好和專業(yè)的語氣，表達(dá)理解，并提供解決方案，例如分期付款。英文函電的基本格式稱呼首先是稱呼，用于禮貌地稱呼收件人。通常使用"Dear"后接收件人的職位或姓名。例如，"DearMr.Smith"或"DearSalesManager"。正文正文是函電的核心部分，具體闡述內(nèi)容，如詢價、報價、訂單、投訴等。應(yīng)言簡意賅、條理清晰、邏輯嚴(yán)密，并使用正式的商務(wù)英語。稱呼尊敬的稱呼以"Dear"開頭，后接收件人姓名或職位，表示尊重。正式稱呼適用于正式場合，如"DearMr./Ms./Dr.[姓名]"。親切稱呼適用于熟人之間，如"Dear[姓名]"，或使用"Bestregards"等。用語正式用語使用正式的商務(wù)語言，避免口語化和俚語。專業(yè)術(shù)語使用相關(guān)的專業(yè)詞匯，展現(xiàn)專業(yè)素養(yǎng)。禮貌用語使用禮貌的表達(dá)方式，尊重對方。英文函電的基本格式1稱呼開頭部分要包含收件人的稱呼，例如“DearMr.Smith”或“DearMs.Johnson”。2正文正文部分要清晰簡潔地表達(dá)您的目的，并使用禮貌的語氣。3結(jié)束語結(jié)尾部分要使用合適的結(jié)束語，例如“Sincerely”或“Bestregards”。4簽名最后要簽名并寫上您的姓名和職位。詢價函寫作技巧明確需求詢價函首先要明確表達(dá)您的需求，包括產(chǎn)品型號、規(guī)格、數(shù)量等信息。相關(guān)問題針對產(chǎn)品價格、付款方式、運(yùn)輸方式等關(guān)鍵問題進(jìn)行詢問，以獲得更詳細(xì)的報價信息。專業(yè)詞匯使用專業(yè)術(shù)語描述產(chǎn)品，避免用詞模糊，例如“服裝”改為“男式西裝”。友好用語在表達(dá)需求的同時，要注意禮貌用語，避免過于強(qiáng)硬的語氣，比如“請盡快回復(fù)”可以改為“感謝您及時回復(fù)”。詢價函寫作技巧產(chǎn)品規(guī)格明確所需產(chǎn)品的具體規(guī)格、型號、顏色等信息，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解您的需求。數(shù)量和交貨期確定所需產(chǎn)品的數(shù)量，以及期望的交貨時間，便于供應(yīng)商根據(jù)您的需求進(jìn)行報價。其他要求如有其他特殊要求，例如包裝方式、運(yùn)輸方式等，請務(wù)必在詢價函中詳細(xì)說明，避免產(chǎn)生誤解。相關(guān)問題產(chǎn)品規(guī)格例如尺寸、材質(zhì)、顏色、包裝等，以便確定是否符合您的需求。交貨時間了解產(chǎn)品的交貨時間，以便您安排后續(xù)計(jì)劃。付款方式確認(rèn)是否接受信用證、電匯、PayPal等支付方式。運(yùn)輸方式了解是否支持海運(yùn)、空運(yùn)、快遞等運(yùn)輸方式。詢價函寫作技巧-專業(yè)詞匯貨物描述準(zhǔn)確描述貨物類型、規(guī)格、數(shù)量、包裝等信息，避免歧義。付款條件明確付款方式、付款期限、匯款銀行等信息，確保交易順利進(jìn)行。運(yùn)輸方式選擇合適的運(yùn)輸方式，并說明運(yùn)輸時間、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)等細(xì)節(jié)。其他要求如有其他特殊要求，例如樣品需求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，應(yīng)在函件中明確說明。友好用語禮貌待人郵件書寫要體現(xiàn)尊重和禮貌，避免過于強(qiáng)硬的語氣。表達(dá)感謝對對方的幫助和合作表示感謝，體現(xiàn)良好的溝通氛圍。積極回應(yīng)及時回復(fù)郵件，并對對方的問題進(jìn)行詳細(xì)解答。報價函寫作技巧簡潔明了報價函應(yīng)簡明扼要，清晰易懂，避免過于冗長或復(fù)雜。時間限制報價函需明確有效期，避免客戶因錯過有效期而導(dǎo)致無法及時確認(rèn)訂單。付款方式報價函需說明付款方式，如電匯、信用證、L/C等，并提供相應(yīng)的銀行信息。運(yùn)輸方式報價函應(yīng)包含運(yùn)輸方式，如海運(yùn)、空運(yùn)或陸運(yùn)，以及運(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)方式。報價函寫作技巧簡潔明了報價函內(nèi)容要簡明扼要，重點(diǎn)突出，避免冗長繁瑣?？焖倮斫獗苊馐褂脤I(yè)術(shù)語或過于復(fù)雜句式，使客戶能夠快速理解報價內(nèi)容。一目了然將重要信息如價格、付款方式等突出顯示，方便客戶快速查找。清晰排版合理的排版，使用標(biāo)題、表格等，提高報價函的可讀性。報價函寫作技巧條理清晰報價函結(jié)構(gòu)清晰明了，方便閱讀和理解。報價函內(nèi)容簡潔，重點(diǎn)突出，避免冗長和啰嗦。結(jié)構(gòu)示例公司抬頭日期收件人主題產(chǎn)品介紹報價明細(xì)付款方式聯(lián)系方式優(yōu)惠說明折扣優(yōu)惠針對不同客戶群體，提供不同程度的折扣優(yōu)惠，例如新客戶首單優(yōu)惠，老客戶忠誠度優(yōu)惠，以及批量采購優(yōu)惠等。贈品優(yōu)惠可根據(jù)產(chǎn)品特點(diǎn)，搭配贈送相關(guān)禮品，例如購買特定產(chǎn)品贈送精美禮盒，或贈送使用指南等。運(yùn)費(fèi)優(yōu)惠設(shè)置不同金額的免運(yùn)費(fèi)門檻，例如超過一定金額的訂單免除運(yùn)費(fèi)，或針對特定區(qū)域提供包郵服務(wù)。優(yōu)惠券設(shè)計(jì)不同面額的優(yōu)惠券，可用于抵扣訂單金額，或直接減免運(yùn)費(fèi)，提升客戶購買意愿。付款方式銀行轉(zhuǎn)賬使用銀行轉(zhuǎn)賬付款方式，將資金直接轉(zhuǎn)入供應(yīng)商提供的銀行賬戶。信用卡支付使用信用卡進(jìn)行在線支付，方便快捷，通常需要提供卡號、有效期和安全碼等信息。支付寶支付使用支付寶進(jìn)行在線支付，安全可靠，在中國國內(nèi)使用較為普遍。西聯(lián)匯款使用西聯(lián)匯款將資金快速匯往指定國家和地區(qū)，需要提供收款人姓名、地址和匯款金額等信息。訂單函寫作技巧11.訂購細(xì)節(jié)訂單函應(yīng)清楚說明訂購產(chǎn)品、數(shù)量、規(guī)格、型號、價格等信息。22.交貨時間明確交貨時間，避免雙方產(chǎn)生糾紛。33.運(yùn)輸方式選擇合適的運(yùn)輸方式，如海運(yùn)、空運(yùn)、鐵路運(yùn)輸?shù)取?4.付款條件明確付款方式，如預(yù)付款、信用證、貨到付款等。訂單函寫作技巧訂購細(xì)節(jié)訂單函需要明確列出訂購產(chǎn)品的具體信息，包括產(chǎn)品名稱、型號、數(shù)量、規(guī)格、顏色等。例如，訂購100臺型號為ABC-123的電腦，顏色為黑色。交貨時間指定日期明確規(guī)定交貨時間，例如“2024年3月15日之前”。提前通知提前告知預(yù)計(jì)的交貨時間，以便客戶提前做好準(zhǔn)備。延遲處理如果發(fā)生延遲，及時告知客戶并說明原因，并提出解決方案。運(yùn)輸方式根據(jù)商品類型和客戶需求選擇合適的運(yùn)輸方式，例如空運(yùn)、海運(yùn)或陸運(yùn)。運(yùn)輸方式海運(yùn)海運(yùn)是最經(jīng)濟(jì)的運(yùn)輸方式，適合大批量貨物運(yùn)輸?？者\(yùn)空運(yùn)速度快，適合緊急貨物運(yùn)輸。鐵路運(yùn)輸鐵路運(yùn)輸穩(wěn)定可靠，適合長途貨物運(yùn)輸。公路運(yùn)輸公路運(yùn)輸靈活快捷，適合短途貨物運(yùn)輸。付款條件付款方式常見付款方式包括電匯、信用證、托收等。選擇合適的付款方式需要根據(jù)具體情況進(jìn)行評估，例如交易金額、雙方信任程度以及國家政策等。付款期限付款期限通常會根據(jù)付款方式以及雙方協(xié)商確定。常見的付款期限包括即期付款、遠(yuǎn)期付款、分期付款等。付款函寫作技巧付款情況清楚地說明付款金額、幣種、付款方式，并附上相關(guān)憑證，例如銀行匯款單或電子支付記錄?？铐?xiàng)明細(xì)若涉及多筆款項(xiàng)，應(yīng)逐項(xiàng)列明金額、用途等信息，便于對方核對。收款信息提供準(zhǔn)確的收款賬戶信息，包括銀行名稱、賬號、戶名等，避免因信息錯誤導(dǎo)致款項(xiàng)無法及時到賬。感謝用語在結(jié)束語中表達(dá)感謝，并期待對方盡快確認(rèn)收款。付款情況銀行轉(zhuǎn)賬最常見的付款方式，安全可靠，適用于較大金額的交易。信用證付款由銀行開立信用證，保證買方付款，適用于大額交易，保障雙方利益。PayPal付款方便快捷，適用于小額交易，支持多種貨幣，廣泛應(yīng)用于國際貿(mào)易。西聯(lián)匯款快速便捷，適用于緊急付款，資金快速到賬，適合急需資金的客戶。款項(xiàng)明細(xì)付款金額詳細(xì)列出具體的付款金額，并確保與之前報價或訂單中所述金額一致。付款日期明確說明付款的日期或時間，以及付款方式。付款方式例如，電匯、銀行轉(zhuǎn)賬、信用卡支付等，并提供相應(yīng)的銀行信息。收款信息收款賬戶提供詳細(xì)的收款賬戶信息，例如銀行名稱、賬戶號碼、SWIFT代碼等。收款人明確標(biāo)注收款人姓名或公司名稱，避免誤解和付款錯誤。付款貨幣說明接受的付款貨幣種類，例如美元、歐元或人民幣。付款方式列出可接受的付款方式，如電匯、信用證或其他方式，并提供相關(guān)說明。付款函寫作技巧表達(dá)感謝在付款函的結(jié)尾，表達(dá)對收款方的感謝。這是一種禮貌的表達(dá)方式，可以增強(qiáng)雙方之間的良好關(guān)系。例如，可以使用"感謝您對我們產(chǎn)品的支持"或"感謝您的及時付款"等表達(dá)方式。投訴函寫作技巧問題說明清楚描述問題，包括時間、地點(diǎn)、事件等細(xì)節(jié)。要求解決提出具體的解決方法或期望的結(jié)果。證據(jù)材料提供相關(guān)證據(jù)，如合同、訂單、郵件等。友好態(tài)度保持禮貌，避免指責(zé)或攻擊性語言。投訴函寫作技巧問題說明清楚描述問題。具體說明問題出現(xiàn)的時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、影響等。要求解決明確提出解決方案。例如，要求更換產(chǎn)品、退貨退款、補(bǔ)償損失等。要求解決11.說明具體問題清晰地描述問題，包括時間、地點(diǎn)、產(chǎn)品、數(shù)量等細(xì)節(jié)。22.提出解決方案明確要求對方如何解決問題，例如更換、退貨、賠償?shù)取?3.設(shè)定時間期限告知對方處理問題的時間期限，避免拖延。證據(jù)材料訂單細(xì)節(jié)提供明確的訂單信息，包括訂單號、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、價格等，以證明您的購買記錄。付款記錄展示支付憑證，例如銀行轉(zhuǎn)賬單、電子支付截圖等，以確認(rèn)您的付款情況。產(chǎn)品圖片提供產(chǎn)品實(shí)物圖片，以佐證產(chǎn)品的實(shí)際狀況，例如損壞程度、尺寸偏差等。溝通記錄保存與賣方的郵件、聊天記錄等，以記錄雙方溝通內(nèi)容，證明您的投訴合理性。投訴函寫作技巧友好態(tài)度投訴函的目的是解決問題，而不是指責(zé)。保持禮貌和專業(yè)的語氣，避免使用攻擊性或貶損性語言。即使你對對方的服務(wù)或產(chǎn)品感到不滿，也要保持冷靜和理性。使用積極的語言，表達(dá)你希望解決問題的愿望。催款函寫作技巧11.款項(xiàng)說明清晰列明欠款金額、賬單編號、付款期限等信息，避免混淆。22.缺款原因用委婉語氣說明對方未付款的原因，避免指責(zé)或質(zhì)疑。33.催款訴求明確表達(dá)催款目的，并提供合理的解決方案，例如重新安排付款期限。44.協(xié)調(diào)態(tài)度保持友好和專業(yè)的語氣，積極與對方溝通，尋求共同解決問題?？铐?xiàng)說明付款日期明確指出付款的具體日期，例如：2023年12月31日。發(fā)票號碼提供準(zhǔn)確的發(fā)票號碼，以便對方核對賬目。付款金額清楚地表明欠款金額，并以貨幣單位表示。缺款原因付款延遲客戶可能因財務(wù)狀況、貨品問題或物流延誤導(dǎo)致付款延遲。合同條款爭議對付款條件、貨款金額或其他條款存在爭議，導(dǎo)致客戶拒絕付款。溝通不暢雙方溝通不及時，導(dǎo)致信息誤傳或理解偏差，影響付款進(jìn)度。催款訴求1明確付款日期要求對方盡快完成付款，并明確給出最后付款日期。2強(qiáng)調(diào)合作關(guān)系表達(dá)對合作關(guān)系的重視，希望對方能夠及時付款，繼續(xù)保持良好的合作關(guān)系。3提供付款方式明確提供多種便捷的付款方式，方便對方及時支付。4尋求解決方案如果對方存在困難，可以尋求雙方協(xié)商解決問題的方案。催款函寫作技巧-協(xié)調(diào)態(tài)度保持專業(yè)和禮貌的語氣，不要使用威脅性或攻擊性的語言。明確告知對方付款截止日期，并提供多種付款方式選擇。表達(dá)愿意與對方溝通解決付款問題，建立良好的合作關(guān)系。常見錯誤及修正語法錯誤語法錯誤會導(dǎo)致意思表達(dá)不清。例如，時態(tài)錯誤、主謂不一致、名詞單復(fù)數(shù)錯誤等。用詞不當(dāng)用詞不當(dāng)會影響意思準(zhǔn)確性。例如，用詞不準(zhǔn)確、詞義混淆、詞語搭配不當(dāng)?shù)?。常見錯誤及修正-語法錯誤動詞時態(tài)錯誤例如，在詢價函中，使用過去時態(tài)“Wehavereceivedyourinquiry”代替“Wereceivedyourinquiry”，會顯得更正式。主謂一致錯誤例如，在報價函中，如果使用“Ourcompanyis”代替“Ourcompanyare”，會顯得不專業(yè)