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XXX泵業(yè)制造有限公司LOGO保密管理控制程序文件編號(hào)XX-XX-XX-XX版本A/0受控狀態(tài)密級(jí)生效日期2022-4-9頁(yè)數(shù)6修訂履歷序號(hào)版本修訂內(nèi)容修訂人生效日期審核批準(zhǔn)目的為了規(guī)范保密管理工作,對(duì)保密過(guò)程進(jìn)行有效控制,防止泄密行為的發(fā)生,特制定本管理程序。適用范圍2.1適用于本公司保密事項(xiàng)全過(guò)程的管理。參考文件GB/T29490-2013《企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理規(guī)范》IPGL-05商業(yè)秘密管理制度術(shù)語(yǔ)及定義絕密:最重要的公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。機(jī)密:重要的公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受嚴(yán)重的損害。秘密:一般的公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受損害。秘密載體:是指以文字、數(shù)據(jù)、符號(hào)、圖形、圖像、聲音等方式記載企業(yè)秘密信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光盤(pán)等各類物品。磁介質(zhì)載體包括計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、軟盤(pán)和錄音帶、錄像帶等。泄密:指使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉的,或使公司秘密超過(guò)了限定的接觸范圍,而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。商業(yè)秘密:指不為公眾所知悉,能為公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益,具有實(shí)用性并經(jīng)公司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息。職責(zé)5.1知識(shí)產(chǎn)權(quán)部:負(fù)責(zé)開(kāi)展公司的整體保密管理工作,負(fù)責(zé)保密事項(xiàng)的歸口管理,負(fù)責(zé)對(duì)公司范圍內(nèi)的保密管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。5.2人力資源部:負(fù)責(zé)與員工簽訂保密責(zé)任書(shū)(保密協(xié)議)。5.3相關(guān)部門(mén)(以下統(tǒng)稱涉密部門(mén)):負(fù)責(zé)本部門(mén)保密管理具體工作,負(fù)有嚴(yán)格遵守公司保密制度的責(zé)任和義務(wù)。程序內(nèi)容6.1保密工作開(kāi)展和檢查6.1.1保密工作歸口部門(mén)知識(shí)產(chǎn)權(quán)部負(fù)責(zé)開(kāi)展公司的整體保密管理工作,負(fù)責(zé)保密事項(xiàng)的歸口管理,負(fù)責(zé)對(duì)公司范圍內(nèi)的保密管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。6.1.2保密工作的開(kāi)展開(kāi)展保密工作前,由知識(shí)產(chǎn)權(quán)部起草下發(fā)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理文件,通知企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系覆蓋的所有部門(mén)從即日起按照《保密管理程序》的要求開(kāi)展保密工作。各部門(mén)負(fù)責(zé)界定各自的涉密人員、涉密載體、涉密設(shè)備,并開(kāi)展日常管理。涉密區(qū)域由知識(shí)產(chǎn)權(quán)部負(fù)責(zé)界定,并要求涉密區(qū)域所在部門(mén)開(kāi)展日常管理。6.1.3保密工作的檢查保密工作的檢查由知識(shí)產(chǎn)權(quán)部負(fù)責(zé),檢查在知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系內(nèi)部審核前完成。檢查內(nèi)容涉及各部門(mén)涉密人員管理、涉密設(shè)備管理、涉密載體管理和涉密區(qū)域管理,并填寫(xiě)《保密工作檢查表》,對(duì)檢查出現(xiàn)問(wèn)題的部門(mén),知識(shí)產(chǎn)權(quán)部簽發(fā)《保密工作問(wèn)題整改通知》,限期整改。6.2涉密人員管理6.2.1本程序中所稱的涉密人員是指在工作中產(chǎn)生、掌握、管理和大量接觸企業(yè)秘密的人員,由知識(shí)產(chǎn)權(quán)部匯總登記《涉密人員清單》。6.2.2在涉及絕密級(jí)企業(yè)秘密崗位工作或承擔(dān)任務(wù)的人員為核心涉密人員,可接觸絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)信息載體;在涉及機(jī)密級(jí)企業(yè)秘密崗位上工作或承擔(dān)任務(wù)的人員為重要涉密人員,重要涉密人員可接觸機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)信息載體;在涉及秘密級(jí)企業(yè)秘密崗位上工作或承擔(dān)任務(wù)的人員為一般涉密人員,可接觸秘密級(jí)信息載體。6.2.3涉密人員崗位定密程序:涉密人員的涉密等級(jí)界定,由各有關(guān)部門(mén)根據(jù)承擔(dān)工作任務(wù)人員的實(shí)際涉密情況,提出人員涉密等級(jí)名單,填寫(xiě)《涉密人員清單》,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核確定后提交知識(shí)產(chǎn)權(quán)部匯總。6.2.4公司對(duì)涉密人員實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。涉密人員所在部門(mén)根據(jù)涉密人員實(shí)際工作崗位、工作任務(wù)、職責(zé)范圍的變化,及時(shí)提出調(diào)整涉密等級(jí)的初審意見(jiàn),填寫(xiě)《涉密人員清單》,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后,報(bào)送知識(shí)產(chǎn)權(quán)部匯總登記。6.2.5知識(shí)產(chǎn)權(quán)部將匯總登記的《涉密人員清單》及時(shí)報(bào)備人力資源部,所有涉密人員應(yīng)簽訂《保密協(xié)議》,明確自己應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任、義務(wù)。相關(guān)協(xié)議應(yīng)由知識(shí)產(chǎn)權(quán)部簽訂并存檔保管。6.3涉密設(shè)備管理各部門(mén)應(yīng)該對(duì)本部門(mén)可能造成知識(shí)產(chǎn)權(quán)流失的設(shè)備進(jìn)行識(shí)別,識(shí)別對(duì)象包括計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)等。規(guī)定其使用目的、人員和方式,并對(duì)此設(shè)備張貼“涉密設(shè)備”標(biāo)識(shí),做好登記在冊(cè)記錄,填寫(xiě)《涉密設(shè)備清單》,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后,報(bào)送知識(shí)產(chǎn)權(quán)部匯總登記。涉密設(shè)備只允許授權(quán)使用人使用,可以通過(guò)自動(dòng)控制授權(quán)使用的不用登記使用記錄,不能自動(dòng)控制的要做好使用登記,填寫(xiě)《涉密設(shè)備使用記錄表》;非授權(quán)人使用需經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)方可使用,并登記《涉密設(shè)備使用記錄表》。6.4涉密載體管理6.4.1密級(jí)及范圍公司保密事項(xiàng)分為絕密、機(jī)密和秘密三種密級(jí):專利技術(shù)、專有技術(shù)、引進(jìn)技術(shù)的核心部分為絕密級(jí);公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中,直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料、公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況等為機(jī)密級(jí);公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系一、二、三級(jí)文件,人事檔案,合同、協(xié)議(涉及公司重要信息的),員工工資收入,尚未進(jìn)入市場(chǎng)或未公開(kāi)的各類信息為秘密級(jí);公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料、規(guī)章制度等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。6.4.2保密期限一般絕密級(jí)事項(xiàng)保密期限為10年,機(jī)密級(jí)事項(xiàng)保密期限為5年,秘密級(jí)事項(xiàng)保密期限為3年。6.4.3涉密載體定密程序由秘密載體材料起草人在秘密載體制作之前,根據(jù)相關(guān)規(guī)定提出密級(jí)意見(jiàn),并進(jìn)行密級(jí)標(biāo)識(shí)。填寫(xiě)《涉密信息清單》,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后,報(bào)送知識(shí)產(chǎn)權(quán)部匯總登記。6.4.4涉密載體的控制1)涉密載體的管理原則:秘密載體管理遵循“嚴(yán)格管理、嚴(yán)密防范、確保安全、方便工作”的原則。2)涉密載體的制作:制作秘密載體,應(yīng)當(dāng)注明密級(jí)。文件形式的公司秘密事項(xiàng)應(yīng)在封面(或者首頁(yè))的左上角標(biāo)明密級(jí);非書(shū)面形式的秘密載體或密品,能夠標(biāo)明密級(jí),應(yīng)以標(biāo)簽的方式標(biāo)明(如:磁介質(zhì)、光盤(pán)等)。3)涉密載體的收發(fā)與傳遞a.各業(yè)務(wù)部門(mén)收發(fā)涉密載體,應(yīng)當(dāng)履行清點(diǎn)、登記、編號(hào)、簽收等手續(xù)。分發(fā)、借閱涉密載體,需填寫(xiě)《涉密載體收發(fā)記錄表》。b.涉密部門(mén)收到涉密載體后,由部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)涉密載體的密級(jí)和制發(fā)單位的要求及工作的實(shí)際需要,確定本部門(mén)知悉該秘密的人員范圍。任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自擴(kuò)大企業(yè)秘密的知悉范圍。4)涉密載體的保存a.保存涉密載體,應(yīng)當(dāng)選擇安全保密的場(chǎng)所和部位。工作人員離開(kāi)辦公場(chǎng)所,應(yīng)當(dāng)將涉密載體存放在保密設(shè)備里。b.需要?dú)w檔的涉密載體,應(yīng)當(dāng)按照公司檔案管理規(guī)定歸檔。c.各部門(mén)對(duì)自己保存的涉密載體要登記《涉密信息清單》,并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后,報(bào)送知識(shí)產(chǎn)權(quán)部匯總。5)涉密載體的銷毀a.銷毀涉密載體,由主辦人員填寫(xiě)《文件處理審批單》,經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn),并履行清點(diǎn)、登記手續(xù)后報(bào)知識(shí)產(chǎn)權(quán)部審核批準(zhǔn)后定期進(jìn)行批量處理。b.銷毀涉密載體,應(yīng)當(dāng)確保秘密信息無(wú)法還原。c.銷毀紙介質(zhì)涉密載體,應(yīng)當(dāng)采用焚毀、化漿等方法處理;使用碎紙機(jī)銷毀的,應(yīng)當(dāng)使用符合保密要求的碎紙機(jī)。d.銷毀磁介質(zhì)、光盤(pán)等涉密載體,應(yīng)當(dāng)采用物理或化學(xué)的方法徹底銷毀。e.禁止將涉密載體作為廢品出售。6.5保密要害部門(mén)、部位管理6.5.1知識(shí)產(chǎn)權(quán)部應(yīng)確定保密要害部門(mén)、部位,并實(shí)施保密管理。確定保密要害部門(mén)、部位遵循最少化和最小化原則。6.5.2公司內(nèi)部業(yè)務(wù)工作中經(jīng)?;虼罅可婕皺C(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公司秘密,涉密人員多的部門(mén)應(yīng)確定為保密要害部門(mén)。公司內(nèi)部進(jìn)行研發(fā)、集中存儲(chǔ)秘密載體的專門(mén)場(chǎng)所應(yīng)確定為保密要害部位。本公司具體保密要害部門(mén)、部位、及參訪允許活動(dòng)范圍界定后知識(shí)產(chǎn)權(quán)部要及時(shí)登記入《涉密區(qū)域列表》,并在相關(guān)區(qū)域入口張貼或懸掛“涉密區(qū)域”標(biāo)識(shí)。6.5.3保密要害部門(mén)、部位應(yīng)設(shè)立門(mén)禁系統(tǒng)或特別通行證對(duì)內(nèi)部人員進(jìn)行進(jìn)入識(shí)別管理。外部和外來(lái)人員進(jìn)入要向知識(shí)產(chǎn)權(quán)部提出申請(qǐng),填寫(xiě)《涉密區(qū)域參訪申請(qǐng)表》,經(jīng)批準(zhǔn)后,佩戴臨時(shí)特別通行證,在保密要害部門(mén)、部位向?qū)H颂峤弧渡婷軈^(qū)域參訪申請(qǐng)表》,進(jìn)行身份確認(rèn)及信息登記,登記《涉密區(qū)域參訪記錄》,并需由該部門(mén)指定內(nèi)部人員全程陪同方可進(jìn)入?!渡婷軈^(qū)域參訪記錄》表由保密要害部門(mén)、部位指定專人登記保管。6.6涉密事件報(bào)告和查處涉密事件是指公司有關(guān)部門(mén)和個(gè)人因違反有關(guān)保密法規(guī),使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉,或者未經(jīng)許可超出了限定的接觸范圍而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的事件。6.6.1涉密事件報(bào)告1)各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)報(bào)告本部門(mén)發(fā)生的泄密事件。各部門(mén)發(fā)現(xiàn)泄密事件后,應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)填寫(xiě)《內(nèi)部聯(lián)系單》,上報(bào)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)部,并立即采取補(bǔ)救措施,積極組織力量查找,以挽回或減少泄密造成的損失。2)在泄密事件情況尚不十分清楚時(shí),可在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)先以口頭形式報(bào)告公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)部,而后在12小時(shí)內(nèi)填寫(xiě)泄密事件報(bào)告登記表,報(bào)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)部。3)發(fā)生泄密事件上報(bào)期限為:——涉及絕密級(jí)和向境外的機(jī)構(gòu)和人員泄露或出賣公司秘密的應(yīng)立即上報(bào);——涉及機(jī)密級(jí)的應(yīng)在2小時(shí)內(nèi)上報(bào);——涉及秘密級(jí)的應(yīng)在4小時(shí)內(nèi)上報(bào)。6.6.2泄密事件查處1)查明所泄露的秘密事項(xiàng)的內(nèi)容、密級(jí)、危害程度、主要情節(jié)和有關(guān)責(zé)任者;2)積極采取必要的補(bǔ)救措施,防止事態(tài)擴(kuò)大;3)依據(jù)國(guó)家的有關(guān)法律、法規(guī)和公司管理制度,對(duì)泄密責(zé)任人提出處理意見(jiàn);4)針對(duì)泄密事件暴露出的問(wèn)題,提出改進(jìn)和加強(qiáng)保密管理工作的意見(jiàn)。相關(guān)記錄7.1表單記錄序號(hào)表格名稱表格編號(hào)使用部門(mén)相關(guān)部門(mén)歸檔部門(mén)1涉密人員清單XXXX-66各執(zhí)行部門(mén)各執(zhí)行部門(mén)知識(shí)產(chǎn)權(quán)部2涉密設(shè)備清單XXXX-67各執(zhí)行部門(mén)各執(zhí)行部門(mén)知識(shí)產(chǎn)權(quán)部3涉密設(shè)備使用記錄表XXXX-70各執(zhí)行部門(mén)各執(zhí)行部門(mén)知識(shí)產(chǎn)權(quán)部4涉密信息清單XXXX-68各執(zhí)行部門(mén)各執(zhí)行部門(mén)知識(shí)產(chǎn)權(quán)部5涉密載體收發(fā)記錄表XXXX-88各執(zhí)行部門(mén)各執(zhí)行部門(mén)知識(shí)產(chǎn)權(quán)部6涉密區(qū)域列表XXXX-69各執(zhí)行部門(mén)各執(zhí)行部門(mén)知識(shí)產(chǎn)權(quán)部7涉密區(qū)域參訪申請(qǐng)表XXXX-90知識(shí)產(chǎn)權(quán)部各執(zhí)行部門(mén)知識(shí)產(chǎn)權(quán)部8涉密區(qū)域參訪記錄表XXXX-71各執(zhí)行部門(mén)各執(zhí)行部門(mén)知識(shí)產(chǎn)權(quán)部9保密工作檢查表XXXX-91-1知識(shí)產(chǎn)權(quán)部各執(zhí)行部門(mén)知識(shí)產(chǎn)權(quán)部10保密工作問(wèn)題整改通知XXXX-91-2知識(shí)產(chǎn)權(quán)部各執(zhí)行部門(mén)知識(shí)產(chǎn)權(quán)部11內(nèi)部聯(lián)系單XXXX-42各執(zhí)行部門(mén)各執(zhí)行部門(mén)知識(shí)產(chǎn)權(quán)部附錄8.1《保密協(xié)議》流程圖OKOKNGOKNG涉密信息獲取秘密載體制作涉密信息定密者終止秘密載體收發(fā)與傳遞秘密載體保存秘密載體銷毀者實(shí)施銷毀確定(調(diào)整)涉密人員等級(jí)確定(調(diào)整)涉密人員等級(jí)批準(zhǔn)涉密設(shè)備清單OKNG涉密人員清單涉密設(shè)備使用記錄確定(調(diào)整)涉密區(qū)域批準(zhǔn)涉密區(qū)域列表OKNG涉密區(qū)域參訪記錄NGOK批準(zhǔn)簽訂保密協(xié)議確定(調(diào)整)涉密設(shè)備批準(zhǔn)涉密設(shè)備清單OKNG涉密人員清單涉密設(shè)備使用記錄確定(調(diào)整)涉密區(qū)域批準(zhǔn)涉密區(qū)域列表OKNG涉密區(qū)域參訪記錄NGOK批準(zhǔn)簽訂保密協(xié)議確定(調(diào)整)涉密設(shè)備附錄1.保密協(xié)議范本第一條乙方為甲方的聘用員工。乙方應(yīng)理解甲方擁有的商業(yè)秘密事項(xiàng)和其他知識(shí)產(chǎn)權(quán)是甲方生產(chǎn)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的關(guān)鍵所在。因此,忠誠(chéng)保護(hù)屬于甲方的商業(yè)秘密事項(xiàng)和其他知識(shí)產(chǎn)權(quán)是甲方聘用乙方的重要條件之一,乙方同意簽訂并嚴(yán)格遵守本協(xié)議。第二條本協(xié)議所稱知識(shí)產(chǎn)權(quán)系指以下內(nèi)容:(一)專利權(quán):是指發(fā)明、實(shí)用新型、外觀設(shè)計(jì);(二)商標(biāo)權(quán):是公司及所屬公司擁有的注冊(cè)商標(biāo)、商號(hào)等:(三)著作權(quán):是指利用公司的物質(zhì)技木條件創(chuàng)作,并由公司承擔(dān)責(zé)任的工程設(shè)計(jì)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖及其說(shuō)明、計(jì)算機(jī)軟件、集成電路布圖設(shè)計(jì)、科學(xué)技術(shù)著作等;(四)商業(yè)秘密:是指不為公眾所知,能為公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益,具有實(shí)用性并經(jīng)公司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息。技術(shù)秘密是指公司新產(chǎn)品、產(chǎn)品配方、工廠自制設(shè)備及對(duì)設(shè)備的改進(jìn)、工藝配方、生產(chǎn)技術(shù)報(bào)告、工程設(shè)計(jì)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙及其說(shuō)明、計(jì)算機(jī)軟件、涉及公司技術(shù)秘密的攝影、錄像等。經(jīng)營(yíng)秘密是指本公司制定的產(chǎn)銷策略、往來(lái)客戶名單及其購(gòu)銷合同、協(xié)議、檔案、市場(chǎng)、價(jià)格、財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)信息以及公司特有的管理方式。第三條乙方受聘為甲方工作服務(wù)而接觸的各種資訊,均推定為甲方的知識(shí)產(chǎn)權(quán),但乙方能舉證非屬甲方知識(shí)產(chǎn)權(quán)者不在此內(nèi)。第四條雙方同意乙方在受聘期間的職務(wù)智力勞動(dòng)成果,或在甲方企劃下開(kāi)發(fā)、創(chuàng)作、生產(chǎn)、制造、銷售的任何發(fā)明、發(fā)現(xiàn)、構(gòu)思、概念、公式、程序、制造技術(shù)、著作、商業(yè)秘密、創(chuàng)意或改進(jìn)等,不論可否取得專利權(quán)、商標(biāo)專用權(quán)、著作權(quán)、科技成果等知識(shí)產(chǎn)權(quán),均歸甲方所有。乙方同意依甲方要求,采取一切甲方認(rèn)為取得及保持前述知識(shí)產(chǎn)權(quán)所需的一切行為,包括申請(qǐng)、注冊(cè)、登記等,并同意依甲方的指示,出具必要的措施確認(rèn)甲方的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。乙方同意在未獲得甲方事先書(shū)面同意時(shí),不得將甲方的知識(shí)產(chǎn)權(quán)透露給任何第三人。第五條乙方在簽訂協(xié)議時(shí),應(yīng)告知甲方在簽訂本協(xié)議前自己所有的各項(xiàng)發(fā)明、專利、著作或?qū)iT(mén)技術(shù),以及對(duì)他人負(fù)有法令上或契約上使用或交付的有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的義務(wù)。乙方在受聘期間,或在甲方的企劃下,如有上述第四條所述職務(wù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)生或創(chuàng)作時(shí),乙方應(yīng)立即書(shū)面呈知甲方。第六條乙方同意且承諾在執(zhí)行職務(wù)時(shí),不使用未經(jīng)他人合法授權(quán)的資料,并保證不致有抄襲模仿他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)的事情發(fā)生。若乙方違反此承諾而侵犯他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán),應(yīng)由乙方自負(fù)其責(zé),若乙方的行為導(dǎo)致甲方受第三人指控和起訴等造成甲方聲譽(yù)和經(jīng)濟(jì)直接和間接損失時(shí),乙方承擔(dān)一切經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。第七條乙方應(yīng)遵守甲方有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的規(guī)章制度,遵守政府及其代理人或國(guó)內(nèi)外其他任何公司、組織與甲方簽訂的有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)合同等契約。第八條乙方因職務(wù)上的關(guān)系所持有的一切記錄或含有知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的文件、資料、圖表或其他媒體等各種資料皆歸甲方所有,乙方在離職或者在甲方請(qǐng)求時(shí),應(yīng)立即全部交還甲方指定的公司和人員,并辦妥相關(guān)手續(xù)。第九條乙方應(yīng)采取必要措施維護(hù)其在受聘期間所接觸的事項(xiàng)以保持其秘密性。除因其職務(wù)范圍內(nèi)容需要,
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