中藥飲片采購(gòu)制度、工作規(guī)范及流程

中藥飲片采購(gòu)制度、工作規(guī)范及流程一、目的及范圍為確保中藥飲片的采購(gòu)高效、規(guī)范，提升產(chǎn)品質(zhì)量及保障用藥安全，特制定本制度。適用于公司內(nèi)部所有涉及中藥飲片的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于常規(guī)采購(gòu)、緊急采購(gòu)及年度采購(gòu)。二、采購(gòu)原則中藥飲片采購(gòu)必須遵循以下原則：1.嚴(yán)格遵循“公正、公平、公開”的原則，選擇合格供應(yīng)商，確保采購(gòu)質(zhì)量。2.所有采購(gòu)行為均需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，確保資金使用合理。3.需優(yōu)先選擇具有合法資質(zhì)的中藥飲片生產(chǎn)企業(yè)，確保產(chǎn)品來(lái)源可追溯。4.采購(gòu)人員與申購(gòu)人員不得為同一人，以避免潛在利益沖突。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)準(zhǔn)備階段1.1需求確認(rèn)：各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫“中藥飲片采購(gòu)需求表”，明確所需飲片的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。1.2庫(kù)存查詢：采購(gòu)人員需檢查現(xiàn)有庫(kù)存，確保不重復(fù)采購(gòu)。1.3預(yù)算編制：依據(jù)采購(gòu)需求及歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)，編制相關(guān)預(yù)算并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。2.采購(gòu)實(shí)施階段2.1詢價(jià)及供應(yīng)商選擇：采購(gòu)人員應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系至少三家符合資質(zhì)的中藥飲片供應(yīng)商，要求提供報(bào)價(jià)及相關(guān)資質(zhì)文件。2.2評(píng)估報(bào)價(jià)：對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行評(píng)估，考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨期及服務(wù)等因素，形成評(píng)估報(bào)告。2.3審批流程：將評(píng)估報(bào)告及供應(yīng)商報(bào)價(jià)呈交部門負(fù)責(zé)人審批，確保透明與合規(guī)。2.4下單采購(gòu)：審批通過(guò)后，向中選供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單，明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)和結(jié)算方式。3.驗(yàn)收與入庫(kù)階段3.1貨物到達(dá)：供應(yīng)商按合同約定時(shí)間送貨，采購(gòu)人員需進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收。3.2驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：驗(yàn)收時(shí)需核對(duì)產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量及質(zhì)量，確保符合采購(gòu)要求。3.3入庫(kù)記錄：驗(yàn)收合格后，及時(shí)填寫“中藥飲片入庫(kù)單”，并進(jìn)行入庫(kù)登記。4.付款與報(bào)銷階段4.1發(fā)票審核：采購(gòu)人員需收集并審核供應(yīng)商提供的發(fā)票及相關(guān)憑證，確保信息一致。4.2付款申請(qǐng)：根據(jù)合同約定，向財(cái)務(wù)部門提交付款申請(qǐng)，附上已審核的發(fā)票及入庫(kù)單。4.3報(bào)銷流程：采購(gòu)物資的報(bào)銷需在貨物到達(dá)后一個(gè)月內(nèi)完成，逾期不予受理。5.特殊采購(gòu)流程5.1緊急采購(gòu)：在特殊情況下如突發(fā)疫情等，需要快速采購(gòu)中藥飲片時(shí)，由采購(gòu)小組進(jìn)行快速?zèng)Q策，無(wú)需進(jìn)行多家詢價(jià)，確保及時(shí)響應(yīng)。5.2集中采購(gòu)：對(duì)于使用頻率高、金額大的中藥飲片，建議各部門在每月最后一周集中提出需求，由采購(gòu)部門統(tǒng)一處理，降低采購(gòu)成本。5.3年度采購(gòu)計(jì)劃：針對(duì)穩(wěn)定需求的中藥飲片，需提前編制年度采購(gòu)計(jì)劃，向財(cái)務(wù)部門報(bào)備，便于預(yù)算和資金安排。四、記錄與備案所有采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，采購(gòu)人員需將采購(gòu)相關(guān)文件進(jìn)行歸檔，包括采購(gòu)需求表、詢價(jià)記錄、審批文件、入庫(kù)單及發(fā)票復(fù)印件。確保后續(xù)查閱及審計(jì)工作的順利進(jìn)行。五、采購(gòu)紀(jì)律與監(jiān)督1.采購(gòu)人員職責(zé)：采購(gòu)人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，保持與供應(yīng)商的良好關(guān)系，確保采購(gòu)工作的高效性與透明度。2.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、服務(wù)及產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，確保其持續(xù)合規(guī)。3.違規(guī)處理：采購(gòu)人員如有違規(guī)行為，需承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重者將面臨相應(yīng)的懲罰措施。六、反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保采購(gòu)制度的有效性和適應(yīng)性，建立反饋機(jī)制，鼓勵(lì)各部門提出意見與建議。定期召開采購(gòu)工作會(huì)議，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化