學術會議舉辦流程與技巧

學術活動舉辦的流程與技巧2021/6/27學術會議的開展不是最終目的，

而是提升銷售的方法！活動類型沙龍、病例交流會省、市級論壇專家講座科室會2021/6/273科室會：1、目的（開發(fā)、解決問題……）2、主任支持3、準備細節(jié)4、會后跟進2021/6/274大型學術活動籌劃確定時間確定地點確定內(nèi)容確定細節(jié)2021/6/275如何保證會議質(zhì)量及效果呢？會議準備工作，您做好了嗎？案例分享省級論壇的開展2021/6/278方案提交會后跟進籌備會議客戶邀請會議當天講者溝通組織流程2021/6/279一、會議方案提交會議意向溝通會議酒店選擇會議方案提交2021/6/2711會議意向溝通1、根據(jù)公司相應政策及市場需要，明確論壇的目的2、篩選論壇的大會主席、主講專家3、當面與專家溝通論壇主題、講座內(nèi)容及時間安排計劃邀請客戶名單1、籌備會議中分析市場情況及專家拜訪情況，講解會議必要性、緊迫性，從而調(diào)動同事舉辦論壇的積極性。2、經(jīng)理、業(yè)務人員上報擬邀請客戶名單（附車船費預算及住宿意向），由總監(jiān)審批。會議酒店選擇1、根據(jù)公司相應政策選擇酒店，實地考察會場、晚宴、茶歇、合影及配套設施（所有項目盡力在同一家酒店）2、與酒店業(yè)務經(jīng)理溝通，爭取提供一些優(yōu)惠或免費服務，明確收費的項目。聯(lián)誼活動安排1、根據(jù)論壇邀請的目標客戶及聯(lián)誼時間選擇并考察酒店周邊的娛樂項目。2、新項目需現(xiàn)場考察，確保具有吸引力費用預算及方案提交1、上述四項均確定后，列出較為詳細的費用預算。2、與同事溝通好各項費用的報銷流程，以防發(fā)生票據(jù)混亂及丟失的情況。二、籌備會議1、論壇活動舉辦意向確定后明確各項籌備工作的時限要求及人員分工。

2、論壇前一天，按細節(jié)準備事項最后確認各項工作的籌備情況，查漏補缺，并進行會前動員，明確會議當天各項工作分工及負責人。

3、論壇前一天，按物品準備明細表清點會議物品，并重點注意準備現(xiàn)場簽到表、論壇日程表、客戶住宿安排表、電腦桌面及公司宣傳片（十分鐘版）。三、客戶邀請客戶邀請必須在公司已批準活動方案主要嘉賓時間均確定無誤后方可啟動。1、為順利邀請到客戶，保證參會人員的質(zhì)量，可爭取獲得醫(yī)學會蓋章的通知。2、為了確定參會客戶的數(shù)量，避免酒店房間及晚宴的浪費，至少進行三次客戶邀請情況的確認。四、講者溝通1、會議前10天，學術人員現(xiàn)場簡述課件制作的主要思路。2、提供給講者的參考資料不得重復（特別是關于血液吸附原理、材料的PPT）3、參考資料不要使用公司LOGO模板4、會議前5天，確保講者的內(nèi)容與論壇的主題吻合。5、會議前1天，支付專家講課費，通過最終版課件確保學術觀點植入效果。五、會議當天會議當天2021/6/2726茶歇處集體合影場地安排會場外圍房間布置會場布置會議室2021/6/2727酒店門口橫幅（注意橫幅內(nèi)容）2021/6/2728簽到臺全景2021/6/2729報到處指示牌2021/6/2730會場地點指示牌2021/6/2731會場門口擺放公司宣傳展架2021/6/2732會場橫幅（注意橫幅內(nèi)容并懸掛于主席臺后）2021/6/2733主席臺銘牌擺放（按照會務禮儀安排）2021/6/2734主席臺物品擺放（話筒、茶水、紙筆、公司宣傳及產(chǎn)品資料）2021/6/2735物品擺放（茶水、紙筆、公司產(chǎn)品資料）2021/6/2736投影儀、電腦及音響效果調(diào)試2021/6/2737立式獎臺（鮮花、寫真、話筒、電腦、鼠標、鼠標墊、電源線、接線板、數(shù)據(jù)線、激光筆）2021/6/2738茶歇處（專人負責提前半小時布置完成并注意看管）2021/6/2739合影（攝影師提前半小時到位、座次按照會務禮儀將第一排座位名單貼于椅背上）2021/6/2740房間布置（消費品撤掉、水果洗后擺放、溫馨提示卡擺放）2021/6/2741會場布置前臺接待用餐安排專家接送會議進行答謝晚宴會后事宜房牌號、簽到表，統(tǒng)一登記發(fā)放（為簡化流程，制作只需客戶打鉤的表格）2021/6/2743會議議程注意每人發(fā)放一份2021/6/2744引導專家于報到處題詞2021/6/2745用餐安排1、會議當日午餐我方人員：需提前（11：00）分批吃飯客戶：商務簡餐2、答謝晚宴會場布置前臺接待用餐安排專家接送會議進行答謝晚宴會后事宜會場布置前臺接待用餐安排專家接送會議進行答謝晚宴會后事宜2、茶水茶歇1、開幕致辭3、照相6、提示會議進行的議程4、提醒5、自由討論環(huán)節(jié)會議進行2021/6/2749嘉賓入場（投影歡迎詞并播放歡迎音樂）2021/6/2750開幕致辭及嘉賓介紹（一般為公司領導）2021/6/2751大會主席致辭（內(nèi)容需提前溝通，可以擬草稿）2021/6/2752茶歇時間（各區(qū)域推廣人員積極參與促進客情）2021/6/2753第一講者授課（內(nèi)容需提前溝通、注意講課時間）2021/6/2754自由討論（安排專人遞送話筒、預先安排提問或發(fā)言者）2021/6/2755會場布置前臺接待用餐安排專家接送會議進行答謝晚宴會后事宜答謝晚宴（公司人員分散坐于客戶中間）2021/6/2757會場布置前臺接待用餐安排專家接送會議進行答謝晚宴會后事宜六、會后跟