電子郵件與通訊工具使用管理制度

電子郵件與通訊工具使用管理制度為了規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的電子郵件與通訊工具使用，提高工作效率，保護企業(yè)信息安全，現(xiàn)訂立本《電子郵件與通訊工具使用管理制度》。1.適用范圍本制度適用于公司全體員工及相關(guān)合作伙伴，包含但不限于電子郵件、移動電話短信、即時消息工具等各種通訊工具。2.基本原則2.1合法合規(guī)：員工在使用電子郵件和通訊工具時，必需遵守國家相關(guān)法律法規(guī)、公司的規(guī)章制度以及道德規(guī)范。2.2信息保密：員工在使用通訊工具時，應(yīng)保護公司及客戶的商業(yè)機密和個人隱私，不得泄露、竄改、傳播公司及客戶的敏感信息。2.3高效溝通：員工在使用電子郵件和通訊工具時，應(yīng)盡量簡明扼要、準確清楚地進行溝通，避開造成信息混亂和誤會。3.使用規(guī)定3.1電子郵件的使用：3.1.1使用企業(yè)郵箱：員工在工作中應(yīng)使用企業(yè)供應(yīng)的正式郵箱進行郵件往來，禁止使用私人郵箱或其他非授權(quán)郵箱。3.1.2郵件主題和附件：在發(fā)送郵件時，應(yīng)明確郵件主題，附件應(yīng)經(jīng)過篩選，確保無病毒、惡意軟件等違規(guī)內(nèi)容。3.1.3抄送和密送：在抄送和密送他人時，應(yīng)合理遵守原則，避開大規(guī)模抄送和密送，以免造成信息泄露和過多干擾。3.1.4回復和轉(zhuǎn)發(fā)：員工收到郵件后，應(yīng)及時回復或轉(zhuǎn)發(fā)，遵從高效溝通的原則，盡量減少郵件往來頻次。3.2移動通訊工具的使用：3.2.1合理使用時間：在工作時間內(nèi)，員工可以使用公司供應(yīng)的移動通訊工具進行正常工作溝通，但不得濫用時間，干擾工作秩序。3.2.2保護個人隱私：員工不得使用通訊工具傳播、發(fā)布個人與公司無關(guān)的信息，敬重他人的個人隱私權(quán)。3.2.3應(yīng)急通知與緊急情況：在公司面對緊急情況時，員工應(yīng)樂觀搭配使用移動通訊工具，確保緊急通知的及時轉(zhuǎn)達。3.3社交媒體和外部平臺的使用：3.3.1敬重公司聲譽：員工在個人社交媒體和外部平臺的言論和行為應(yīng)注意形象，不得對公司造成負面影響。3.3.2敏感信息保護：員工不得在社交媒體和外部平臺上發(fā)布公司的商業(yè)機密、內(nèi)部文件或其他敏感信息。3.3.3代表角色表達：員工在社交媒體和外部平臺上發(fā)表觀點或表達看法時，應(yīng)明確聲明個人立場，不得冒充公司發(fā)言人。3.4違規(guī)行為處理：3.4.1監(jiān)管與檢查：公司有權(quán)對員工的電子郵件和通訊工具使用情況進行監(jiān)管和檢查，確保其合規(guī)性和信息安全。3.4.2違規(guī)行為處理：對于違反本制度的員工，公司將依據(jù)情節(jié)嚴重性，采取相應(yīng)的紀律處分措施，包含口頭警告、書面警告、記過、降職或解雇等。4.職責分工4.1公司：4.1.1供應(yīng)設(shè)備和軟件：公司會向員工供應(yīng)必需的電子郵件和通訊工具設(shè)備，確保其正常運行和安全性。4.1.2供應(yīng)培訓和引導：公司將組織相關(guān)培訓，幫忙員工掌握電子郵件和通訊工具的正確使用方法和技巧。4.1.3監(jiān)測和管理：公司將建立相應(yīng)的監(jiān)測機制，對員工的電子郵件和通訊工具使用情況進行監(jiān)管和管理，確保其合規(guī)性和信息安全。4.2員工：4.2.1遵守制度：員工應(yīng)嚴格遵守本制度的各項規(guī)定，正確使用電子郵件和通訊工具，履行信息保密的責任。4.2.2提高安全意識：員工應(yīng)不絕提高對網(wǎng)絡(luò)安全的認得，警惕釣魚郵件、惡意鏈接等安全威逼，妥當保護個人賬號和密碼。4.2.3樂觀反饋問題：員工在使用電子郵件和通訊工具中遇到問題或發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時向公司相關(guān)部門反饋。5.增補條款5.1本制度由公司管理部門負責解釋和修訂。5.2本制度將在公司內(nèi)部廣泛宣傳和培訓，確保員工都能理解并遵守相關(guān)規(guī)定。5.3對于特殊崗位或具體項目的通訊工具使用，可依據(jù)需要訂立相應(yīng)的專項管理規(guī)定。5.4本制度自發(fā)布之日起生效。針對公司的電子郵件與通訊工具使