企業(yè)檔案分類方案

企業(yè)檔案分類方案企業(yè)檔案是指企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動中所產(chǎn)生的各種文字、圖表、圖片、錄音、錄像等信息載體的集合體，是企業(yè)管理中非常重要的一部分。由于企業(yè)檔案數(shù)量眾多，種類繁多，為了實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化，企業(yè)應(yīng)該對檔案分類進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃。本文將從具體的角度出發(fā)，探討企業(yè)檔案分類方案。一、按照儲存媒介分類1.紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案是指印刷在紙張上的文件、證照等，是企業(yè)中最常見的檔案形式。根據(jù)檔案的重要程度和必要性，分為普通檔案、重要檔案等。2.電子檔案電子檔案是指數(shù)字化處理的文件、照片、錄音、錄像、數(shù)據(jù)庫等信息載體。根據(jù)檔案的重要性和必要性，出示合法的電子簽名或電子印鑒可作為證據(jù)。3.影像檔案影像檔案是以底片或數(shù)字化的方式儲存的檔案，包括微縮膠片、電子掃描圖像等。這樣的檔案具有保存期限長、可復(fù)制等特點。二、按照檔案類型分類1.財務(wù)檔案財務(wù)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動產(chǎn)生的與資金往來相關(guān)的文件，包括會計賬簿、財務(wù)報表、收據(jù)、發(fā)票等等。2.行政檔案行政檔案是公司管理層面上的文件，包括勞動合同、人事檔案、評定檔案、獎懲檔案、檔案管理制度等。3.生產(chǎn)檔案生產(chǎn)檔案是企業(yè)生產(chǎn)活動產(chǎn)生的一系列檔案，包括產(chǎn)品規(guī)格、工藝流程、生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)記錄等。4.營銷檔案營銷檔案是以營銷活動為主要內(nèi)容的檔案，包括市場調(diào)查報告、銷售數(shù)據(jù)分析報告、會議記錄等。三、按照檔案產(chǎn)生部門分類1.經(jīng)營管理部門檔案指公司行政職能部門、辦公室、總經(jīng)理辦公室等組織產(chǎn)生的各種文件，如工作計劃、會議記錄、行政文書等。2.財務(wù)部門檔案指企業(yè)財務(wù)部門產(chǎn)生的各種財務(wù)類檔案，如會計報表、會計賬簿、票據(jù)、合同、發(fā)票等。3.生產(chǎn)部門檔案指企業(yè)生產(chǎn)部門和質(zhì)量檢驗部門產(chǎn)生的各種檔案，如生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)記錄、產(chǎn)品規(guī)格、檢驗記錄等。4.營銷部門檔案指企業(yè)市場營銷部門產(chǎn)生的有關(guān)市場營銷活動的各種檔案，如市場調(diào)研報告、銷售數(shù)據(jù)報表、產(chǎn)品宣傳材料等。四、按照檔案的保存時間分類1.辦公代表檔案辦公代表檔案是指日常工作過程中產(chǎn)生的一些重要文書，如內(nèi)部郵件、電報、電話通訊記錄等。需要同時也需要及時整理和清理。2.經(jīng)濟(jì)活動檔案經(jīng)濟(jì)活動檔案是指企業(yè)各項經(jīng)濟(jì)活動產(chǎn)生的檔案，如合同、發(fā)票、收據(jù)等。保存期一般為10年。3.歷史性檔案歷史性檔案是指記錄公司發(fā)展歷史的重要檔案，如公司創(chuàng)立、改制、重組等歷史性事件的有關(guān)檔案。要保存長期，甚至保存至企業(yè)關(guān)閉。五、總結(jié)在企業(yè)日常管理中，檔案分類是非常重要的一環(huán)，它既能為企業(yè)歷史的長遠(yuǎn)發(fā)展提供依據(jù)，也能為管理決策提供參考數(shù)據(jù)。因此，有效分類管理企業(yè)檔案，不僅能加強企業(yè)的內(nèi)