亂賬之存貨篇

亂賬之存貨處理常常遇到從世界500強外企走出來的小伙伴們，曾經(jīng)經(jīng)歷過千篇一律的職務(wù)與權(quán)責相分離，內(nèi)控合規(guī)等一系列的熏陶，自帶外企“高大上”標簽，可是一旦進入民企或者是初創(chuàng)企業(yè)，真正能存活下來的英雄卻很少，聽到小伙伴們抱怨最多的便是，我司財務(wù)流程太亂了，根本沒法下手，部門與部門之間協(xié)調(diào)太復(fù)雜了，心太累了。我想說的是心累身體累總有一個在路上，誠然大型跨國公司經(jīng)歷了歷史的沉淀，很多流程都非常的規(guī)范化，每個底層人員就是一臺大型操作機器里面的螺絲釘，日日不停的按照設(shè)計好的程序運轉(zhuǎn)，在沒有新項目和大事情發(fā)生的時候，管理層最大的目標并是維穩(wěn)，運用流利的英文和一流的presentation技巧做好向上的呈現(xiàn)便是成功。而民企和初創(chuàng)企業(yè)啥都沒有，也許一次簡單的外匯付款都能讓資金經(jīng)理苦不堪言。與其抱怨公司財務(wù)亂，有多少人能真正坐下來想一想財務(wù)為什么會這么亂，而我又能做些什么？今天想跟大家分享的是存貨篇。存貨是資產(chǎn)的重要組成部分，種類繁多，流動性強，是生產(chǎn)經(jīng)營的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是一個企業(yè)重要的經(jīng)濟命脈。常聽到小伙伴抱怨公司的存貨不清不楚，不知道領(lǐng)用了多少，無法合理計算成本，存貨盤點更是不可言之痛。我下面就從幾方面簡單的跟大家講解一下存貨最重要的幾個財務(wù)控制點。公司內(nèi)部對存貨的定義財務(wù)小伙伴們不要天真的指望業(yè)務(wù)人員能神仙般的知道哪些能直接費用化，哪些算作存貨，就像你們財務(wù)人員也沒辦法去車間搞生產(chǎn)一樣，這是一個道理，所謂聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻，我們能做的就是在一開始的時候財務(wù)，生產(chǎn)還有采購就要坐在一起定義好哪些是要做庫存管理，哪些是可以直接費用化的。一般分為以下三種情況：1.生產(chǎn)用的原材料，經(jīng)生產(chǎn)還未完全完工的在產(chǎn)品，生產(chǎn)完工的產(chǎn)成品，我們是一定要做庫存管理的。（財務(wù)和業(yè)務(wù)上都算存貨）2.可以直接費用化的東西，和生產(chǎn)沒有太大的直接聯(lián)系，或者即便是有實物形態(tài)，但是從價值上來看單價很低，并不值得去庫存管理。（財務(wù)和業(yè)務(wù)上都算費用）3.其他一些低值易耗品，財務(wù)上算費用，但是管理層覺得總的價值龐大，依然希望能夠進行庫存管理。（財務(wù)上算費用，業(yè)務(wù)上按照存貨來管理收發(fā)領(lǐng)用）對于第3種情況，不管管理好壞其實并不會影響財務(wù)報表的呈現(xiàn)，庫存的收發(fā)最多就是一個“賬外賬”，但是做的好的財務(wù)從公司的利益出發(fā)也會定期去監(jiān)督這個“賬外賬“的真實性。一旦公司內(nèi)部定義好哪些做存貨管理，哪些不做，各個部門就要嚴格按照分類執(zhí)行。存貨的收發(fā)記錄存貨的收發(fā)其實聽起來是非常淺顯簡單的，就是買入存貨要根據(jù)實物和發(fā)票真實入賬，發(fā)出存貨要及時有領(lǐng)用記錄。而其實往往最難的就是如何做好領(lǐng)用記錄，領(lǐng)用的數(shù)據(jù)直接關(guān)系的成本的入賬基礎(chǔ)。真實的業(yè)務(wù)操作中，如何合理的做好領(lǐng)用其實是非常困難的。打個簡單的比方，我曾經(jīng)去某工程塑料的生產(chǎn)車間倉庫審計，生產(chǎn)線日夜不停運轉(zhuǎn)，實際操作中常常是一次先領(lǐng)用幾天的原材料堆在某生產(chǎn)車間的臨時存放區(qū)域，往往到了月底，倉庫顯示已領(lǐng)用，但是實際上并沒有耗用，還有一大堆堆在臨時存放區(qū)。那你這個領(lǐng)用能不能算領(lǐng)用，當然不能算，理論上它還是存貨，只是挪了個地方。再比如有的醫(yī)藥試驗公司，一瓶小小的化學(xué)試劑，價格貴的嚇死人，然后很有可能A部門做項目用了10毫升，B項目用了20毫升，C項目用個15毫升，然而人家是一瓶裝，不可能有人來領(lǐng)，我就倒個幾毫升給你。在這個時候業(yè)務(wù)和財務(wù)之間的溝通就顯得十分重要，如何合理有效的記錄領(lǐng)用，并核算成本不是財務(wù)一個人埋頭計算就能解決的。當年我們在工程塑料公司通過合理測算BOM從而預(yù)測生產(chǎn)原料的耗用量，進而制定嚴密的領(lǐng)用計劃，并且在月底的時候設(shè)置一個卡點，將臨時區(qū)域的材料進行盤點才能最終測算真實的存貨量。而有的醫(yī)藥公司通過產(chǎn)出比例最終和審計事務(wù)所設(shè)定好某化學(xué)試劑在各個項目之間的領(lǐng)用分配比例，最終測算成本。所以真實的領(lǐng)用情況千千萬萬，多了解業(yè)務(wù)，多溝通，才能最終找到合適你的那一個方法。存貨的盤點存貨盤點，生命中不可言之痛。我這里不想跟大家講什么永續(xù)盤點法，抽樣盤點法之類的，因為會計書上都有。不管你用哪種辦法，盤點一定是耗時累人的，沒有輕松的盤點。我想跟大家講講盤點有關(guān)的舞弊。因為多年的審計經(jīng)驗發(fā)現(xiàn)大多數(shù)的存貨舞弊都來自于操縱存貨盤點來掩蓋賬實不符合。例如通過大量報廢來掩蓋盜賣的存貨，通過虛增盤點數(shù)量或虛構(gòu)領(lǐng)用單等等來掩蓋挪用的存貨。所以以下幾點非常重要：1.獨立的監(jiān)盤人必須要有。試想一下倉管人員自己管理倉庫自己盤點，是不是和cashier自己付款自己盤點現(xiàn)金是一個道理，舞弊風險太大了。所以獨立的監(jiān)盤人十分的重要。2.存貨盤點后的差異處理非常重要。尤其是大量大金額的存貨缺失，一定要查明原因，寫清楚情況，最好還要有一定的審批流程和追責制度來約束這樣的情況，不是說你短缺了，讓財務(wù)在賬上做個報廢就行了。3.全盤一定要有，也許做不到一個月一次全盤，但至少年度要有一次，而且最好不要拿著財務(wù)帶數(shù)量的賬目去盤，而是拿著空表去盤。這樣才可以發(fā)現(xiàn)不在財務(wù)賬上但是實際存在的存貨。后記：財務(wù)其實就是業(yè)務(wù)的賬面反映，我們的財務(wù)小伙伴最重要的一個觀點要轉(zhuǎn)變就是一定要和業(yè)務(wù)緊密溝通協(xié)作，而不是等著業(yè)務(wù)把好好的資料都交到你面