某連鎖超市ERP系統(tǒng)采購管理需求詳細涉及用戶手冊

目錄

ERP系統(tǒng)采購管理概述....................................................................4

1.1.采購業(yè)務(wù)流程示意圖.........................................................................................................................................4

1.2.業(yè)務(wù)流程描述.....................................................................................................................................................5

1.2.1.供應(yīng)商管理........................................................................5

1.2.2,采購訂貨與到貨....................................................................5

1.2.3,采購檢驗入庫......................................................................6

1.2.4.發(fā)票匹配..........................................................................6

1.2.5.采購業(yè)賬務(wù)處理....................................................................6

1.3.名詞解釋..............................................................................................................................................................7

供應(yīng)商信息管理..........................................................................8

2.1.供應(yīng)商信息維護描述..........................................................................................................................................8

2.1.1,供應(yīng)商編碼規(guī)則....................................................................9

2.1.2.供應(yīng)商分類規(guī)則...................................................................10

2.1.3,供應(yīng)商稅信息.....................................................................11

2.2.新增供應(yīng)商信息流程.......................................................................................................................................12

2.2.1.供應(yīng)商檔案維護流程示意圖.........................................................12

2.2.2.崗位職責(zé)描述.....................................................................12

2.3.創(chuàng)建新地址名冊信息........................................................................................................................................13

2.3.1.業(yè)務(wù)介紹.........................................................................13

2.3.2.系統(tǒng)操作說明.....................................................................13

2.4.創(chuàng)建供應(yīng)商主文檔信息....................................................................................................................................15

2.4.1.業(yè)務(wù)介紹.........................................................................15

2.4.2.系統(tǒng)操作說明.....................................................................16

2.5.指定其他公司為代理受款人...........................................................................................................................21

2.6.集團供應(yīng)商結(jié)構(gòu)設(shè)置.......................................................................................................................................22

2.7.含多個稅率供應(yīng)商稅信息設(shè)置.............................................................................................................................24

2.8.創(chuàng)建供應(yīng)商商品價格信息...............................................................................................................................25

2.8.1.業(yè)務(wù)介紹.........................................................................25

2.8.2.系統(tǒng)操作說明.....................................................................25

2.9.創(chuàng)建供應(yīng)商商品路徑信息..............................................................................................................................26

2.9.1.業(yè)務(wù)介紹.........................................................................26

2.9.2.系統(tǒng)操作說明.....................................................................27

常規(guī)采購訂貨流程.......................................................................28

3.1.業(yè)務(wù)概述...............................................................................................................................28

3.1.1,流程示意圖.......................................................................28

3.1.2.業(yè)務(wù)流程描述.....................................................................28

3.1.3,相關(guān)崗位職責(zé)描述.................................................................30

3.2.系統(tǒng)流程配置說明.........................................................................30

3.2.1.系統(tǒng)操作流程圖...................................................................30

3.2.2,單據(jù)活動規(guī)則.....................................................................32

3.3.系統(tǒng)流程操作說明.........................................................................33

3.3.1.下達采購訂單.....................................................................33

3.3.2.打印采購訂單.....................................................................36

3.3.3.打印采購到貨單...................................................................37

3.3.4,采購?fù)素?........................................................................39

4.含商檢測采購流程.......................................................................41

4.1.業(yè)務(wù)概述...................................................................................41

4.1.1,流程示意圖......................................................................41

4.1.2,業(yè)務(wù)流程描述.....................................................................41

4.1.3.相關(guān)崗位職責(zé)描述.................................................................43

4.2.系統(tǒng)流程配置說明..........................................................................43

4.2.1.系統(tǒng)操作流程圖...................................................................43

4.2.2.供應(yīng)商/項目商檢路徑定義..........................................................44

4.3.系統(tǒng)流程操作說明..........................................................................45

4.3.1,采購訂單管理.....................................................................45

4.3.2.采購到貨入庫.....................................................................46

4.3.3.商檢路徑查詢.....................................................................47

4.3.4.商檢領(lǐng)用.........................................................................49

4.3.5,商檢合格入庫.....................................................................50

5.直運采購流程...........................................................................53

5.；.業(yè)務(wù)概述...................................................................................................................................................53

5.1.1.流程示意圖.......................................................................53

5.1.2,業(yè)務(wù)流程描述.....................................................................53

5.1.3.相關(guān)崗位職責(zé)描述.................................................................54

5.2.系統(tǒng)流程配置說明...................................................................................................................................55

5.2.1.系統(tǒng)操作流程圖...................................................................55

5.2.2.業(yè)務(wù)控制點.......................................................................57

5.2.3,單據(jù)活動規(guī)則.....................................................................57

5.3.系統(tǒng)操作說明..............................................................................58

5.3.1,下達直運銷售訂單SD......................................................................................................................58

5.3.2.直運訂單財務(wù)審批.................................................................60

5.3.3.下達直運采購訂單OD.....................................................................................................................61

5.3.4,直運采購收貨確認.................................................................64

5.3.5,打印財務(wù)附件....................................................................68

6.服務(wù)及勞務(wù)采購流程.....................................................................71

6.1.業(yè)務(wù)概述..............................................................................71

6.1.1,流程示意圖.......................................................................71

6.1.2.業(yè)務(wù)流程描述.....................................................................72

6.1.3,相關(guān)崗位職責(zé)描述.................................................................73

6.2.系統(tǒng)操作說明........................................................................73

6.2.1.新增費用項目.....................................................................73

6.2.2,錄入費用訂單.....................................................................76

6.2.3.兩單匹配.........................................................................79

3.2.4查看憑證...........................................................................83

7.發(fā)票匹配處理流程..........................................................................84

7.1.業(yè)務(wù)概述..............................................................................84

7.2.相關(guān)崗位職責(zé)描述......................................................................84

7.3.系統(tǒng)操作說明..........................................................................85

7.3.1,發(fā)票數(shù)量/金額與訂單一致..........................................................85

73.2.發(fā)票數(shù)量與訂單一致，金額不一致...................................................88

7.3.3,更改稅率.........................................................................93

7.3.4.匹配刪除.........................................................................95

文檔說明

本文檔作為公司采購業(yè)務(wù)在JDEnterpriseOne系統(tǒng)的應(yīng)用而出。在本檔

中，對采購業(yè)務(wù)的目標(biāo)流程、系統(tǒng)設(shè)計、應(yīng)用流程，以及對相關(guān)崗位的定義及操

作進行詳細描述說明。

本文檔主要應(yīng)用于采購業(yè)務(wù)相關(guān)部門內(nèi)部員工規(guī)范日常操作規(guī)范使用，也

可以作為相關(guān)人員的內(nèi)部培訓(xùn)教材使用。

1.ERP系統(tǒng)采購管理概述

某某省公司采購業(yè)務(wù)按采購商品類劃分，主要有4種采購業(yè)務(wù)：國外進品

商品采購、國內(nèi)商品采購、包裝物料采購、服務(wù)及勞務(wù)采購。

相關(guān)業(yè)務(wù)歸屬職能部門如下表所示:

采購業(yè)務(wù)應(yīng)用范圍職能部門

國外進商品采購紅酒、保健品等采購部

國內(nèi)商品采購白酒、茶、副食品等采購部

包裝物料采購包裝物、其他物料企劃部

服務(wù)及勞務(wù)采購加工費、非庫存商品采購財務(wù)部

公司采購業(yè)務(wù)包括供應(yīng)商管理，采購訂貨與到貨、采購檢驗入庫收貨、發(fā)票

匹配、入賬處理5部分應(yīng)用組成。

LL采購業(yè)務(wù)流程示意圖

采購業(yè)務(wù)示意圖如下圖所示:

采購業(yè)務(wù)流程示意圖

供應(yīng)商管理訂貨與到貨收貨入張

ORACLE

L2.業(yè)務(wù)流程描述

1.2.1,供應(yīng)商管理

由采購部負責(zé)進行采購尋源與供應(yīng)商評估，當(dāng)供應(yīng)商通過評審流程后,

即可納入到公司合格供應(yīng)商名錄。

為了后續(xù)采購流程能夠正常應(yīng)用，首先需要在ERP系統(tǒng)中建立供應(yīng)商地

址號以及檔案信息，同時建立該供應(yīng)商的商品目錄。

1.2.2.采購訂貨與到貨

采購職能部門根據(jù)訂貨計劃向供應(yīng)商訂貨，需要在ERP系統(tǒng)中下達采購

訂單并打印，經(jīng)過審批流程后，將采購訂單轉(zhuǎn)供應(yīng)商作為訂購依據(jù)。

供應(yīng)商按照采購訂單安排物流送貨后，反饋采購業(yè)務(wù)人員，采購業(yè)務(wù)人

員打印《采購到貨單》通知公司物流部準(zhǔn)備收貨。

1.2.3,采購檢驗入庫

商品送至倉庫后，倉庫保管負責(zé)清單點收貨，并在ERP系統(tǒng)中收貨確認，

需要檢驗的商品進入檢驗路徑，經(jīng)過檢驗后確認入庫；不需要檢驗的商品直

接確認入庫。

1.2.4.發(fā)票匹配

業(yè)務(wù)人員根據(jù)賬期并辦理付款審批流程，并接收供應(yīng)商發(fā)票。

采購部設(shè)置內(nèi)勤專員，進行采購訂單、采購入庫單、采購發(fā)票核對，并

在ERP系統(tǒng)中進行三單匹配操作，完成估價回沖處理，并生成供應(yīng)商應(yīng)付賬

款記錄。

1.2.5,采購業(yè)賬務(wù)處理

1.采購入庫入賬處理：

采購收貨確認后，系統(tǒng)自動完成入庫賬務(wù)處理，生成憑證如下：

借：庫存商品

貸：暫估應(yīng)付款

2.發(fā)票匹配入庫處理

采購發(fā)票匹配后，記錄自動生成應(yīng)付完成賬務(wù)處理，生成憑證如下：

借：暫估應(yīng)付款

貸：應(yīng)付賬款

L3.名詞解釋

訂貨數(shù)量/金額：

指下達在采購訂單中的數(shù)量/金額。

通常情況下系統(tǒng)預(yù)置查詢與統(tǒng)計，訂貨金額為采購成本金額，即不含稅

金額。

采購到貨數(shù)量/金額：

指采購訂單已入庫記錄的數(shù)量/金額。到貨數(shù)量/金額，根據(jù)是否已開發(fā)票,

可以分為已結(jié)數(shù)量/金額和未結(jié)數(shù)量/金額。

通常情況下系統(tǒng)預(yù)置查詢與統(tǒng)計，采購到貨金額為采購成本金額，即不

含稅金額。

采購未結(jié)數(shù)量：

指采購訂單已入庫，但沒有完成發(fā)票處理的數(shù)量。

采購未結(jié)金額：

指采購訂單己入庫，但沒有進行發(fā)票處理的金額，采購未結(jié)金額即為估

價入庫成本，在財務(wù)系統(tǒng)中將計入暫估應(yīng)付科目。

采購已結(jié)數(shù)量：

指采購訂單已完成發(fā)票處理的數(shù)量。

采購己結(jié)金額：

指采購訂單已完成發(fā)票處理的金額。采購結(jié)金額可能與訂單未結(jié)金額存

在差異。

暫估/回沖業(yè)務(wù):

根據(jù)財務(wù)制度規(guī)定，需要根據(jù)采購發(fā)票確認正式采購入庫。倉庫確認

入庫，財務(wù)核算視同“暫估入庫工

后續(xù)收到采購發(fā)票，根據(jù)發(fā)票數(shù)量、金額確認正式采購成本，以及應(yīng)

付賬款，同時財務(wù)將暫估入庫作“回沖處理”。

2.供應(yīng)商信息管理

2.L供應(yīng)商信息維護描述

供應(yīng)商信息ERP系統(tǒng)重要的基礎(chǔ)檔案之一，主要應(yīng)月于采購管理模塊、財

務(wù)應(yīng)付款管理等功能模塊相關(guān)業(yè)務(wù)。從公司與供應(yīng)商首次簽訂相關(guān)協(xié)議或合同

開始，就要對供應(yīng)商的基礎(chǔ)信息與各項業(yè)務(wù)規(guī)則進行規(guī)范、分類與記錄，為與之

相關(guān)ERP系統(tǒng)流程奠定基礎(chǔ)。

因此，供應(yīng)商信息管理主要包括：供應(yīng)商基礎(chǔ)信息、供應(yīng)商商品名錄信息。

供應(yīng)商基礎(chǔ)信息管理內(nèi)容包括：

?在ERP系統(tǒng)中建立供應(yīng)商檔案所需的編碼原則與分類方式；

?供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)信息；

?供應(yīng)商稅信息；

供應(yīng)商開票信息、付款及賬務(wù)處理相關(guān)信息;

供應(yīng)商商品名錄信息內(nèi)容包括：

某某省公司每新增一個供應(yīng)商，都需要與該供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，確定雙方

合作范圍、相關(guān)交易業(yè)務(wù)規(guī)則與結(jié)算方式，即建立起該供應(yīng)商商品名錄信息。供

應(yīng)商商品名錄信息具體包括：

1、供貨商品與價格管理

某某省公司主要采購的價格策略是與供應(yīng)商簽訂相關(guān)合作協(xié)議，并在協(xié)議

中確定相關(guān)交易的價格信息。如果需要調(diào)價或促銷，則以補充協(xié)議方式進行修訂。

因此，需要采購部門指定專門的崗位，在ERP系統(tǒng)中維護供應(yīng)商價格信息，

以便于處理采購相關(guān)流程時，進行系統(tǒng)應(yīng)用與控制。

2、商品采購路徑管理

某某省公司采購相關(guān)業(yè)務(wù)根據(jù)業(yè)務(wù)流程以及相關(guān)入賬規(guī)則的差異，主要分

為國內(nèi)采購與國外采購兩大類。以及根據(jù)不同類商品，到貨、檢驗的要求不同，

采購流程也會有所差別，因此依據(jù)不同商品，區(qū)別不同的采購流程，即設(shè)置商品

采購路徑。

2.1.1.供應(yīng)商編碼規(guī)則

某某省公司供應(yīng)商編碼格式采用5位數(shù)字類型：

結(jié)構(gòu)為：[2][XXXX]：

第一段：供應(yīng)商識別標(biāo)識為“2"，【1位】。

第二段：流水號，【4位】

2.1.2,供應(yīng)商分類規(guī)則

類別代碼供應(yīng)商類別明細

1類別碼1煙類

2類別碼1茶類

3類別碼1包裝物類

4類別碼1辦公用品類

5類別碼1保健品類

6類別碼1白酒類

7類別碼1紅酒類

8類別碼1綜合類

注:不使用供應(yīng)商商品交叉碼。

2.1.3,供應(yīng)商稅信息

某某省公司商品采購價格均為不含稅價，因此需要設(shè)置供應(yīng)商稅信息。當(dāng)前

所經(jīng)營的商品有兩種稅率：

稅項稅率描述

增值稅17%普通貨品采購進項稅

增值稅13%

2.2.新增供應(yīng)商信息流程

2.2.1.供應(yīng)商檔案維護流程示意圖

某某省公司現(xiàn)階段，商品采購由采購部負責(zé)，物料包裝物由企劃部負責(zé)采購。

新增供應(yīng)商檔案流程

申請部門信息部采購部內(nèi)勤

開始

供應(yīng)商信息維4維護地址名4維護供應(yīng)商

護申請單冊《息主文件信息

維護供應(yīng)商路

徑信息

結(jié)束，

2.2.2.崗位職責(zé)描述

1.供應(yīng)商信息維護申請

相關(guān)部門確認新增供應(yīng)商后，首先需要填寫《供應(yīng)商信息維護申請表》，由

申請部門負責(zé)人審批簽字后，轉(zhuǎn)信息部專崗在系統(tǒng)中維護供應(yīng)商主文件。

（附：《供應(yīng)商信息維護申請表》）

2.供應(yīng)商主文件維護

信息部專崗，根據(jù)《供應(yīng)商信息維護申請表》，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建：

新供應(yīng)商地址信息、聯(lián)系方式與聯(lián)系人信息;

供應(yīng)商主件信息。

3.供應(yīng)商商品名錄信息

信息部專崗創(chuàng)建完成新增供應(yīng)商信息后，通知采購部內(nèi)勤，為該供應(yīng)商創(chuàng)建

商品名錄信息：

/根據(jù)供應(yīng)商協(xié)議，創(chuàng)建商品價格信息；

,根據(jù)公司規(guī)則確認是否創(chuàng)建采購路徑信息；

2.3.創(chuàng)建新地址名冊信息

2.3.1.業(yè)務(wù)介紹

在創(chuàng)建供應(yīng)商主文件之前，首先要在地址名冊中為該供應(yīng)商增加一個搜索

類型為“V”的地址號，名冊中的地址號即為按供應(yīng)商編碼，地址名冊中主要維

護以下內(nèi)容：

?供應(yīng)商編碼、名稱(全稱)、所屬經(jīng)營單位(100)；

?確定啟用應(yīng)付款管理：

?供應(yīng)商類別信息；

2.3.2.系統(tǒng)操作說明

供應(yīng)商的地址名冊信息在“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)-＞地址名冊修訂”模塊中操作。

第一步，在搜索類型中屬于點擊查找，查看供應(yīng)商最大流水號，點擊

“增加”，輸入供應(yīng)商基本信息，如下圖所示:

地址名冊修訂-地址處理

復(fù)％a)WMt(Q)為用a>行(B)傕臺(B)XX(D

哈日X四口蹌

字①名稱顯示電話

除類25顯示地址

記錄601-690?/690caIQI

I

□窩字母行業(yè)9?m

號名稱犬更號

□20678國并君北有限公司V370322592638306

□206794統(tǒng)部林炎易有限公司V110108587717165

□20680徐州紅杉樹商案有限公司V320300067670332

020681厚工坊酒it有時公司V44140205048594X

020682廣州市李葉非花商勿發(fā)展有限公司V440100068697289

020683濟網(wǎng)回E暢想科技有限公切V370102760048357

020684昆期麻瑪生榭科技有限公司V530103592012944

E20685古貝爵笫團脩恁有限公司V371428720711142

吧20686青島華監(jiān)主機電設(shè)普育眼公司01V

回20RA7瀘州老疸向國情樓0生俏堡有陽公司Va7ia(ms4”rmax

□20688上海晶丸留爆有限公司V310109588672464

□20689山東景芝奧廠消售整公司V370784706357255

20690才驚二睇頭芍北股份有限公司V110224738200877

口20691青B若水云天品飲文化笞1野1限公司V370202587833369

020692厥中(青上)煙草機械有B艮公司7000V37021271803199X

020693青島啤酒股館有限公句V370202163615667

020694胄品啤盾股份有限公司皆出If旃分公司V370202163615667

020695四JII紅井若11有限公司V510198587584390

20696茶圳市廣納包裝制品R限公司V440300661007488

第二步，進入地址名冊修訂界面，錄入供應(yīng)商基本信息，如下圖所示:

地址XJW修訂?她M名冊修訂

地址處四奶堆名H1修訂

o?<￡>上一下一工反co

QXO區(qū))田R

地址號|220082

這坪達順K；1?地址名用

字四名臨*i.CL^SAsi]

長地址與I

杭號I

按索類中*|俄欣”

經(jīng)3單位ioo必o,冬山#maKWStnz也"?外可

說明:

?地址號：供應(yīng)商編碼

?字母名稱：供應(yīng)商名稱

?搜索類型：V

?經(jīng)營單位：100

第三步，選擇“選項卡-3”，應(yīng)付賬款標(biāo)識為“Y”,如下圖所示:

送擇送啖卡：3?附加1▼

應(yīng)收席Y/N

雇員組批準(zhǔn)匚用戶碼

子帳潛僖碼

應(yīng)收帳/應(yīng)付帳凈鰭R二否

O雇員Y/N

其他個人稅號

口存在人力資源管理記錄

免稅證書

個人/公司碼II公用實體

2.4.創(chuàng)建供應(yīng)商主文檔信息

2.4.1.業(yè)務(wù)介紹

在地址名冊中啟用應(yīng)付款標(biāo)識后，就可以創(chuàng)建供應(yīng)商主文件信息了，在供應(yīng)

商主文件信息中，主要維護以下內(nèi)容：

L供應(yīng)商付款條款與付款人：某某公司暫不需要設(shè)置付款條款。

2.總賬沖銷碼，用于指定應(yīng)付賬款入賬科目。

3.供應(yīng)商稅信息：

供應(yīng)商稅信息只涉及增值稅進項稅設(shè)置，稅說明碼為“V”；

/稅率信息為V17、V13兩種，如果供應(yīng)商包含2種稅率，默認稅率信息為

V17,13稅率商品在采購發(fā)票匹配時，手工修改稅率。

4.供應(yīng)商其他信息

/銀行賬號：記錄供應(yīng)商開賬行信息，一般情況下為付款行信息；

/聯(lián)系地址、聯(lián)系人信息；

2.4.2.系統(tǒng)操作說明

2.4.2.1.創(chuàng)建供應(yīng)商主文件

供應(yīng)商主文件修訂在“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)->供應(yīng)商主文件修訂”模塊中操作，搜索類

型填“V”，輸入供應(yīng)商地址號點擊查找，如下圖所示：

JDEDWARDSENTERPRISEONE

9供應(yīng)商主文件修訂?供應(yīng)商主文件處理

送好也)查找Q)用加匕)S?J<Y)??(0)關(guān)用行?報告?工具①

nxa□fc

勾選供應(yīng)商記錄后，點擊“選擇”后，進入修訂界面，如下圖所示:

供應(yīng)育主文件修訂?供應(yīng)育王文件修訂(DQ

2.4.2.2.設(shè)置總賬沖銷碼

選擇“總賬分配”頁簽，總帳沖銷設(shè)置為“CNY”，如下圖所示:

供應(yīng)商主文件修訂-供應(yīng)商主文件修訂

夬應(yīng)商主文件處理供店對主文件修訂

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2.4.2.3.設(shè)置供應(yīng)商稅信息

選擇“稅信息填”頁簽，稅說明碼設(shè)置為“V”，稅率、區(qū)設(shè)置“V17/13"，如

下圖所示:

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2.4.2.4.設(shè)置供應(yīng)商銀行賬號

第一步，在供應(yīng)商主文件修訂界面下，點擊“屏幕”，點擊“銀行賬號”，如

下圖所示：

伙核商主文M修訂-供應(yīng)商主文外修訂

供應(yīng)宿主文件處理供成向主文件終訂

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第二步，進入銀行賬號添加界面，點擊增加，如下圖所示:

第三步，進入銀行賬戶的編輯界面，在“銀行賬號”一欄添加銀行開戶行名

稱，在“說明”一欄添加銀行賬戶，如圖所示：

供應(yīng)商主文件修訂?按地址諼署銀行帳戶

B定取芾&)??(￡)XACD

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地址售|220082I4*0公司

記燙類空

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銀行信息

懾行轉(zhuǎn)侏號

爆錦號11I

控觸《1位

國際銀行帳號

說明

支票帳戶或信蓄旅戶

SWIFT碼

■考嘴單號

銀行地址號

國客代碼-爆行

2.4.2.5.設(shè)置供應(yīng)商聯(lián)系人信息

在供應(yīng)商主文件修訂界面下，點擊“屏幕”選擇“人名錄”，如下圖所示:

供應(yīng)商主文件修訂-供應(yīng)育王文件修訂

供應(yīng)商主