會計信息系統(tǒng) 課件 第三章 基礎檔案管理

會計信息系統(tǒng)第三章

基礎檔案管理AcountingInformationSystem第三章

基礎檔案管理

學習目標了解用友U8+V15.0系統(tǒng)基礎檔案管理的主要內容理解基本信息和基礎檔案在系統(tǒng)中的作用掌握建立會計科目體系的流程和規(guī)則能夠設置系統(tǒng)啟用、分類編碼方案和數(shù)據(jù)精度能正確維護機構人員、客商信息、財務信息、存貨檔案等基礎檔案通過基礎檔案的設置和會計數(shù)據(jù)的規(guī)范化、標準化處理，樹立規(guī)則意識，提升信息系統(tǒng)應用能力目錄CONTENTS企業(yè)需求分析驗證性實驗重難點解析設計性實驗企業(yè)需求分析調研企業(yè)會計檔案管理：管理現(xiàn)狀存在問題改進需求企業(yè)需求調研需求調研提綱調研提綱1．企業(yè)有無完整的客戶和供應商檔案？如果有，該檔案有哪些信息（表頭信息）？

2．該企業(yè)有沒有對信息進行分類管理？比如對客戶和供應商是按地區(qū)分類？還是按行業(yè)分類？3．該企業(yè)啟用了ERP管理軟件的哪幾個模塊？第一次使用ERP時，該企業(yè)啟用了哪些模塊？4．企業(yè)有沒有進行數(shù)字化的轉型？在企業(yè)數(shù)字化轉型過程中，財務部門充當了什么角色？根據(jù)你所調研的某企業(yè)會計數(shù)據(jù)的管理情況，結合本單元文獻和熱點政策，了解企業(yè)數(shù)字化轉型中數(shù)據(jù)標準化的意義，完成MOOC平臺上本單元作業(yè)。會計信息系統(tǒng)中的檔案管理問題現(xiàn)狀1.各個業(yè)務部門之間的信息無法有效整合，形成信息孤島2.數(shù)據(jù)在不同部門之間存在差異，難以保證數(shù)據(jù)的準確性和一致性；3.管理層難以獲取全面的業(yè)務數(shù)據(jù)改進需求1.啟用供應鏈和財務鏈相關子系統(tǒng)2.搜集各系統(tǒng)共用的基礎檔案，對其科學編碼，規(guī)范管理3.將各子系統(tǒng)共用的基礎數(shù)據(jù)快速錄入到會計信息系統(tǒng)中4.優(yōu)化企業(yè)會計科目體系，增加項目核算等輔助核算什么是基礎檔案？為什么要錄入基礎檔案？誰來錄入基礎檔案？基礎檔案錄入的流程是什么？

用到什么原始單據(jù)？

產(chǎn)生什么結果？

流程可否優(yōu)化？需要解決的主要問題驗證性實驗驗證性實驗1.子系統(tǒng)啟用：深圳美甲秀公司2023年9月1日啟用總賬、薪資管理、固定資產(chǎn)管理、應收款管理、應付款管理、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算等子系統(tǒng)。2.機構和人員檔案設置（1）根據(jù)部門編碼規(guī)則，給現(xiàn)有部門編碼、建立檔案，如表3-1所示。表3-1

部門檔案部門編碼部門名稱部門編碼部門名稱01總經(jīng)辦05電商部02人事部0501物流組03財務部0502客服組04采購部0503運營組06設計部07倉儲部表3-3人員檔案編碼姓名性別行政部門人員類別證件號碼銀行賬號0101宋寧峰男總經(jīng)辦管理人員3144201981052431346661223462682324670102張鑫女總經(jīng)辦管理人員4417521988070133716661231256454689790201楊雁男人事部管理人員4415211990110203186661323323404123440301方巖男財務部管理人員4124531989081206146662233313641348580302周蕊女財務部管理人員4116471991092404206661132314128491360303呂曉霖男財務部管理人員4415221992100505286662323843940746140304黃可莉女財務部管理人員3256481993040684286661123200558646820401孫浩菲女采購部管理人員556413199009258102666323117854291134050101王冰女物流組物流人員313468199410130876666122346268232469050201徐一梅女客服組銷售人員234615199405070084666132332340412349050202余與亮男客服組銷售人員313468199612010416666223232646132748050301王貝貝女運營組銷售人員318468199110150846666113231412849137050305肖霏霏女運營組銷售人員4126531995081806846662363223448314680601張覺男設計部設計人員4418721994071133716661123278546113260602林旭冉女設計部設計人員3213021993120704366661223462682324680701蘇瑤女倉儲部管理人員4103251997061803726662248721346227200702于淼男倉儲部管理人員4113021990120219316662307501268324783.客戶和供應商檔案設置深圳美甲秀公司是典型的B2C電商企業(yè)，客戶大多為零星個人，目前只有穩(wěn)定的6家企業(yè)客戶，但卻是其銷售收入的主要來源。考慮以后業(yè)務的拓展，擬對客戶進行按地區(qū)分類管理。（1）地區(qū)分類：01華南、02華北、03華中、04華東、05西部。（2）客戶分類：01零星個人客戶、02大宗企業(yè)客戶。（3）供應商分類：參照地區(qū)分類設置。（4）客戶和供應商檔案：如表3-4、表3-5所示驗證性實驗驗證性實驗4.存貨檔案設置深圳美甲秀公司存貨均為美甲產(chǎn)品，涉及的計量單位包括瓶、臺、套、元，相互之間沒有換算關系。考慮未來業(yè)務的擴張，擬對存貨進行分類管理。（1）存貨分類：01商品、02應稅勞務。（2）計量單位，如表3-6所示。表3-6計量單位計量單位組編碼計量單位組計量單位編碼計量單位名稱01無換算率0101瓶0102臺0103套0104元（3）公司存貨檔案，如表3-7所示。表3-7存貨檔案存貨分類存貨編碼存貨名稱計量單位屬性稅率01商品0101鈺創(chuàng)美甲燈臺采購、內銷、外銷13%0102北鷗甲油膠瓶采購、內銷、外銷13%0103鈺創(chuàng)美甲光療機臺采購、內銷、外銷13%0104OPI指甲銼套采購、內銷、外銷13%02應稅勞務0201設計費元應稅勞務6%驗證性實驗5.財務相關檔案（1）會計科目用友U8+軟件中預置了總賬會計科目，根據(jù)深圳美甲秀公司業(yè)務核算需要，需要增加明細科目和輔助核算。比如將“應收票據(jù)”“應收賬款”按客戶核算，將“應付票據(jù)”“應付賬款”按供應商核算，將“預付賬款-推廣費”“銷售費用-平臺宣傳費”“銷售費用-平臺服務費”按電商平臺項目核算；將“庫存商品”“發(fā)出商品”“主營業(yè)務收入”“主營業(yè)務成本”按商品項目核算，將“管理費用”按部門核算；將“庫存現(xiàn)金”和“銀行存款”指定為現(xiàn)金流量科目，并分別指定為現(xiàn)金科目和銀行科目。經(jīng)整理優(yōu)化，深圳美甲秀公司會計科目體系如表3-8所示。驗證性實驗5.財務相關檔案（2）項目核算深圳美甲秀公司在多平臺投放廣告，且充值業(yè)務繁多，導致預付款-推廣費、銷售費用平臺宣傳費和銷售費用平臺服務費的核算與管理工作量大，如果采用傳統(tǒng)賬務處理辦法，則需要設置大量的明細科目，統(tǒng)計匯總不便且難以進行指標間的比較?；诰婊芾硇枰刹捎庙椖抗芾砉δ軄砗怂闵鲜鰳I(yè)務。設置核算項目：平臺項目核算，如表3-9所示。項目大類名稱平臺項目指定核算科目112301推廣費、660116平臺宣傳費、660117平臺服務費項目分類定義分類編碼分類名稱1平臺項目目錄定義項目編號項目名稱01淘寶平臺02天貓平臺03抖音平臺

04百度平臺項目大類名稱商品核算指定核算科目1405庫存商品、1406發(fā)出商品、6001主營業(yè)務收入、6002主營業(yè)務成本項目分類定義分類編碼分類名稱1美甲產(chǎn)品項目目錄定義項目編號項目名稱01鈺創(chuàng)美甲燈02北鷗甲油膠03鈺創(chuàng)美甲光療機

04OPI指甲銼在實驗系統(tǒng)引導下完成本章驗證性實驗

重難點解析ERP是一個由多個模塊組成的系統(tǒng)各模塊共用的信息稱為基礎檔案。數(shù)據(jù)輸入信息輸出識別、計算、分類、匯總ERP系統(tǒng)1.什么是基礎檔案輸入到信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)長期保持不變的靜態(tài)期初數(shù)據(jù)輸入到信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)各子系統(tǒng)的參數(shù)各子系統(tǒng)共用的基礎信息各子系統(tǒng)的期初余額各子系統(tǒng)的業(yè)務數(shù)據(jù)動態(tài)期初數(shù)據(jù)ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)ERP的數(shù)據(jù)靜態(tài)數(shù)據(jù)（基礎數(shù)據(jù)）存貨信息客戶供應商信息會計科目等動態(tài)數(shù)據(jù)（事務數(shù)據(jù)）銷售訂單采購訂單等靜態(tài)數(shù)據(jù)的特征：長期保持不變，各子系統(tǒng)共用，具有唯一性又分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。期初數(shù)據(jù)是ERP上線時點的期初余額和尚未完結的業(yè)務單據(jù)。會計信息系統(tǒng)的基礎檔案部門檔案職員檔案供應商檔案客戶檔案會計科目檔案存貨檔案項目檔案……一次錄入，多子系統(tǒng)使用，節(jié)約存貯空間，不用重復錄入；基礎檔案獨立管理，維護方便。2.為什么要設置基礎檔案？各子系統(tǒng)共享，系統(tǒng)運行的基石不隨日常經(jīng)濟業(yè)務輕易改變的數(shù)據(jù)基礎檔案的性質3.如何設置基礎檔案用友U8：基礎設置-增加/保存檸檬云財務：輔助核算設置檸檬云財務中基礎檔案的設置檸檬云財務中的“輔助核算”就是基礎檔案設置最簡單的方法：增加/保存最快捷的方法：導入3.如何設置基礎檔案導出模板導入數(shù)據(jù)3.如何設置基礎檔案：快速導入（以檸檬云為例）檸檬云財務中基礎檔案=輔助核算設置數(shù)據(jù)分散在各個部門，要設計數(shù)據(jù)收集表，摸底清查；清產(chǎn)核資，找到靜態(tài)數(shù)據(jù)和期初余額。4.數(shù)據(jù)的收集和清查ERP上線前做好物料的清查：物料數(shù)據(jù)是數(shù)量最多、分布最廣。物料包含范圍包括原材料、半成品、產(chǎn)成品，也包括設備、固定資產(chǎn)等。整理編碼后的數(shù)據(jù)錄入會計信息系統(tǒng)5.數(shù)據(jù)的規(guī)范化處理數(shù)據(jù)的規(guī)范化處理1：數(shù)據(jù)編碼規(guī)范化比如：

科目編碼：4222；

部門：22；

客戶分類22；

供應商分類22；

收發(fā)類別：22；

存貨分類2222；

其他采用系統(tǒng)默認數(shù)據(jù)的規(guī)范化處理2：業(yè)務流程規(guī)范化數(shù)據(jù)的規(guī)范化處理3：單據(jù)格式規(guī)范化數(shù)據(jù)的規(guī)范化處理4：基礎檔案規(guī)范化數(shù)據(jù)編碼規(guī)范化、業(yè)務流程規(guī)范化、單據(jù)格式規(guī)范化、基礎檔案規(guī)范化5.數(shù)據(jù)的規(guī)范化處理手工數(shù)據(jù)以部門為單位管理，部門之間用單據(jù)進行流轉，部門內用臺賬進行數(shù)據(jù)記賬；手工數(shù)據(jù)分散、口徑不一致、冗余、不規(guī)范，往往會出現(xiàn)同一數(shù)據(jù)在同一時間點上在不同部門以不盡相同的形式出來。數(shù)據(jù)的不規(guī)范與ERP所追求的數(shù)據(jù)惟一性和共享性理念有很大差別。為什么數(shù)據(jù)難規(guī)范？ERP上線不成功或者上線后掉線，高達70％的原因是數(shù)據(jù)出了問題：在數(shù)據(jù)不準確、不完整的情況下倉促上線；業(yè)務沒有理順，出現(xiàn)一數(shù)多據(jù)、多碼現(xiàn)象，不知道該相信哪個數(shù)據(jù)；上線后操作人員未及時更新業(yè)務數(shù)據(jù)，導致系統(tǒng)內的數(shù)據(jù)失真等。ERP失敗的原因70%因為數(shù)據(jù)？七分管理十二分數(shù)據(jù)三分技術正確的診斷源于準確的信息，準確的信息基于可靠的采集。5.數(shù)據(jù)的規(guī)范化處理操作要點：用友U8軟件基礎檔案錄入的邏輯基礎設置→基礎檔案→增加→保存常見錯誤1：人員檔案-生效日期可以操作U8的人可以進行業(yè)務處理的人客商檔案中找不到該聯(lián)系人常見錯誤2：無法刪除檔案如果檔案已經(jīng)啟用，不能刪除如果該人員離職，則可以注銷常見錯誤3：填寫檔案不符合編碼規(guī)則常見錯誤4：客戶檔案中的銀行信息先分類后錄檔案先分類后錄檔案輔助核算重難點釋疑1：受控于應收應付系統(tǒng)重難點釋疑2：指定科目重難點釋疑3：輔助核算（無輔助核算時）應收賬款1122A公司112201B公司112202C公司112203D公司112204E公司112205……預收賬款2203A公司

220301B公司

220302C公司

220303D公司

220304E公司220305……將客戶或供應商直接設置為應收賬款、預收賬款、應付賬款、預付賬款的明細科目重難點釋疑3：無輔助核算時可能出現(xiàn)的問題1.多一個客戶，增加一個明細，導致明細科目很多，科目體系龐大。2.客戶信息在不同科目下重復定義，帶來數(shù)據(jù)冗余。3.太多的明細科目，輸入記賬憑證時需要篩選。4.管理上看，存在多頭掛賬的現(xiàn)象。都是A公司的往來業(yè)務，應收和預收卻無法在一個明細賬中顯示。重難點釋疑3：設置輔助核算的意義科目的輔助核算，共用基礎檔案，只需要定義一次，減少數(shù)據(jù)冗余。比如，1121如果定義為“客戶往來”，則以后變動時，科目表不動，動的只是客戶檔案。與定義明細科目相比，輔助核算更簡潔、處理速度更快。可以得到更多管理用信息，比如部門費作分析表、項目分析表等。重難點釋疑3：設置輔助核算的意義從管理角度，查詢輔助賬時，客戶的應收預收全部都有，不用再打開相應的科目賬（避免多頭掛賬）。重難點釋疑3：輔助核算生成的管理用報表在記常規(guī)總賬、明細賬的同時，記錄輔助賬，從而得到管理用報表重難點釋疑3：輔助核算生成的管理用報表檸檬云財務：常規(guī)賬表以外的輔助核算賬簿和輔助報表重難點釋疑3：輔助核算生成的管理用報表管理層的困惑：1.手上這么多項目，如何管理進度、收款、成本？2.項目交叉進行，如何精準獲取每個項目的成本和收益？案例：某高校財務：教育廳下?lián)軋F隊建設經(jīng)費10萬，一年后考核經(jīng)費的支出是否符合預算？會計學院全年經(jīng)費：課程建設20萬、學生管理15萬、團隊建設10萬財務上的處理：差旅費19.5、培訓費12、辦公費：4.5萬差旅費培訓費辦公費差旅費培訓費辦公費差旅費培訓費辦公費費用歸口不同：管理層要按項目，財務上按會計科目（費用類型）重難點釋疑3：項目核算案例：高校專項經(jīng)費支出核算誤區(qū)支出按類別分類核算經(jīng)費來源教育公用經(jīng)費撥款專項經(jīng)費團隊建設專項30萬課程建設專項200萬科研提升專項400萬經(jīng)費支出人員經(jīng)費支出公用經(jīng)費支出辦公費設備費培訓費招待費管理費用會計做賬按科目而不是按項目分類核算，項目績效考核時怎么辦？1.現(xiàn)金流量項目核算，包括：經(jīng)營活動。重難點釋疑3：常見的項目核算類型現(xiàn)金流量項目經(jīng)營活動銷售商品、提供勞務收到的現(xiàn)金收到的稅費返還收到其他與經(jīng)營活動有關的現(xiàn)金。。。。。。籌資活動吸收投資收到的現(xiàn)金取得借款收到的現(xiàn)金收到其他與籌資活動有關的現(xiàn)金。。。。。投資活動收回投資收到的現(xiàn)金取得投資收益收到的現(xiàn)金購建固定資產(chǎn)…項目大類項目分類項目目錄待核算的會計科目：1001，1002，1012每發(fā)生一筆業(yè)務，寫到相應的現(xiàn)金流量項目下，業(yè)務完成，現(xiàn)金流量表生成。業(yè)務發(fā)生時，選擇具體的項目，現(xiàn)金流量表就會自動生成重難點釋疑3：常見的項目核算類型（現(xiàn)金流量項目）財務會計的利潤表，費用按科目分管理用利潤表，費用按項目分重難點釋疑3：常見的項目核算類型（現(xiàn)金流量項目）財務會計的現(xiàn)金流量表，按大類統(tǒng)計管理用現(xiàn)金流量表，按產(chǎn)品項目分類提供重難點釋疑3：常見的項目核算類型（現(xiàn)金流量項目）2.成本項目核算，包括：直接人工、直接費用、材料使用、設備使用分攤等重難點釋疑3：常見的項目核算類型水壺成本半成品輕巧型壺體經(jīng)典型壺體豪華型壺體產(chǎn)成品輕巧型水壺經(jīng)典型水壺豪華型水壺項目大類項目目錄項目分類重難點釋疑3：成本項目核算添加會計科目項目核算屬性設置項目大類勾選待選會計科目設置項目欄目設置項目目錄重難點釋疑3：成本項目核算操作流程重難點釋疑3：成本項目核算操作流程先在會計科目中添加輔助核算標志，才會在此顯示待核算會計科目系統(tǒng)默認是現(xiàn)金流量項目大類，注意切換成成本項目增加記賬憑證時，選擇發(fā)生費用的產(chǎn)品項目重難點釋疑3：成本項目核算操作流程重難點釋疑3：項目核算生成管理用報表重難點釋疑4：如何將基礎檔案與會計科目建立關聯(lián)用友U8：基礎檔案和科目建立關聯(lián)檸檬云財務：輔助核算和科目建立關聯(lián)重難點釋疑4：如何將基礎檔案與會計科目建立關聯(lián)重難點釋疑4：如何將基礎檔案與會計科目建立關聯(lián)部門項目=部門核算+項目核算無數(shù)據(jù)不決策無數(shù)據(jù)不管理在記錄常規(guī)總賬、明細賬的同時，記錄輔助賬，從而得到管理用報表重難點釋疑4：如何將基礎檔案與會計科目建立關聯(lián)設計性實驗設計性實驗：了解用友U8軟件后臺數(shù)據(jù)庫可以兩種身份驗證登錄SQLServerManagementStudio查詢分析器但以SQLserver身份驗證登錄，需要SA的密碼U8的架構：C/S客戶端服務器本地部署教學中服務器和客戶端全在一臺電腦上企業(yè)賬輸出后的文件輸出兩個文件：

UFDATA.bak

UferpAct.lst年度賬出后的文件輸出兩個文件：UFDATA.bak

UfErpYer.LstUFDATA.BAK是數(shù)據(jù)文件，保存的是賬套中所有會計數(shù)據(jù)UferpAct.lst或UfErpYer.Lst是賬套文件的備份信息的賬套輸出后的文件賬套在電腦中的存貯同一臺服務器上的不同賬套某個賬套該賬套下某一年的賬套在電腦中的存貯1.進入數(shù)據(jù)庫查看憑證文件登錄SQLServer2008R2下的SQLServerManagem