人事檔案管理制度范例（三篇）

人事檔案管理制度范例1.目標(biāo)與適用范圍1.1目標(biāo)：確立并維護(hù)組織內(nèi)全體員工的人事檔案系統(tǒng)，以確保人事信息的記錄和保存能即時、準(zhǔn)確且完整無誤。1.2適用范圍：本規(guī)定適用于組織內(nèi)部所有員工的人事檔案管理活動。2.人事檔案內(nèi)容與分類2.1人事檔案涵蓋但不限于以下內(nèi)容：個人基本信息、入職文檔、合同與協(xié)議、薪酬詳情、績效評估、培訓(xùn)記錄、職位晉升與調(diào)動、獎懲記錄以及離職手續(xù)等。2.2根據(jù)檔案內(nèi)容的不同，可進(jìn)行分類管理，如按部門、員工級別或崗位等進(jìn)行歸類存儲。3.人事檔案的建立與整理3.1新員工入職時，需提供個人基本信息及必要入職資料，由人力資源部門納入檔案系統(tǒng)，并負(fù)責(zé)檔案的整理工作。3.2檔案整理應(yīng)遵循既定流程，以確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。3.3人力資源專員需定期對檔案進(jìn)行審核和整理，以保證檔案信息的及時更新和準(zhǔn)確性。4.人事檔案的保密與查閱4.1員工的人事檔案需妥善保管，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)許可不得向第三方透露或提供相關(guān)信息。4.2需要查閱檔案的人員需填寫申請表，并經(jīng)過相應(yīng)的審批流程，查閱后應(yīng)立即歸還，禁止擅自復(fù)制或泄露檔案內(nèi)容。5.人事檔案的保存期限與處理5.1根據(jù)法律法規(guī)和公司規(guī)定，不同類型的檔案應(yīng)設(shè)定相應(yīng)的保存期限。5.2檔案到期后，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行處理，如歸檔或銷毀等操作。6.人事檔案管理的責(zé)任與權(quán)利6.1人力資源部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)員工人事檔案，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。6.2員工有義務(wù)提供必要的個人信息和檔案資料，并配合人力資源部門進(jìn)行檔案管理工作。6.3檔案管理人員需遵守保密制度，保證檔案信息的安全性，并正確處理檔案的歸檔、查閱和處理等相關(guān)事務(wù)。7.附則7.1本制度的解釋權(quán)歸組織所有，組織保留對其進(jìn)行修訂的權(quán)利。7.2本制度自發(fā)布之日起生效，后續(xù)修訂需經(jīng)相關(guān)部門審核并公告后方能生效。人事檔案管理制度范例（二）第一章總則第一條為規(guī)范本機(jī)構(gòu)人事檔案管理，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于本機(jī)構(gòu)內(nèi)部所有人事檔案的管理活動。第三條人事檔案管理涵蓋對員工入職、調(diào)動、晉升、獎懲及離職等信息的系統(tǒng)管理和保存。第四條人事檔案內(nèi)容包括個人基本資料、任用文件、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考勤信息、評價材料及薪酬福利等相關(guān)數(shù)據(jù)。第二章人事檔案管理細(xì)則第五條建立和歸檔人事檔案應(yīng)遵循既定的程序和標(biāo)準(zhǔn)。第六條建立人事檔案應(yīng)包含以下資料：（一）員工入職申請表；（二）個人簡歷及學(xué)歷、職稱證明文件；（三）勞動合同或聘用合同；（四）身份證、戶口簿等身份證明；（五）健康檢查證明及照片；（六）其他相關(guān)申請文件。第七條歸檔人事檔案應(yīng)包含以下內(nèi)容：（一）員工調(diào)動、晉升、獎懲等正式文件；（二）工作經(jīng)歷證明及評價材料；（三）培訓(xùn)記錄及證明文件；（四）考勤記錄及績效評估材料；（五）薪酬福利相關(guān)文件；（六）其他相關(guān)檔案或資料。第八條確保檔案的完整性和真實(shí)性，禁止篡改、破壞或遺失檔案。第九條人事檔案管理需遵守法律法規(guī)，保護(hù)個人隱私，防止信息泄露或非法使用。第十條檔案管理應(yīng)實(shí)時更新，確保檔案內(nèi)容與實(shí)際情況一致。第三章人事檔案管理責(zé)任與權(quán)限第十一條人事部門為本機(jī)構(gòu)人事檔案管理的主體，負(fù)責(zé)檔案的建立、歸檔、管理和使用。第十二條各部門及崗位應(yīng)按人事部門規(guī)定，提供所需檔案和資料。第十三條檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，確保檔案安全無損。第十四條人事部門應(yīng)制定并適時更新人事檔案管理的操作規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)，提供相關(guān)培訓(xùn)。第十五條查閱和使用人事檔案需按規(guī)定申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。第十六條違反本規(guī)定的行為將受到相應(yīng)處罰，并承擔(dān)法律責(zé)任。第四章附則第十七條本規(guī)定由人事部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。第十八條本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施，廢止先前相關(guān)條款。人事檔案管理制度范例（三）一、制度目的人事檔案是企業(yè)重要的管理工具，為了規(guī)范人事檔案的管理，保障企業(yè)及員工的權(quán)益，特制訂本制度。二、適用范圍本制度適用于所有公司員工的人事檔案管理。三、檔案管理職責(zé)1.人力資源部門負(fù)責(zé)全面管理公司的人事檔案，包括檔案的建立、歸檔、借閱、銷毀等工作。2.各部門負(fù)責(zé)歸檔和維護(hù)本部門的人事檔案。四、檔案建立1.公司為每位員工建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。2.電子檔案包括員工的個人信息、工作履歷、培訓(xùn)記錄、績效評估等內(nèi)容。3.紙質(zhì)檔案包括員工的個人資料、合同、證件復(fù)印件等原始文件。五、檔案歸檔1.檔案歸檔應(yīng)按照一定的分類和順序進(jìn)行，確保檔案的易查和整潔。2.每份檔案應(yīng)標(biāo)明員工姓名、工號、歸檔日期等信息，并加蓋歸檔章。六、檔案借閱1.檔案借閱需要填寫借閱申請表，并獲得上級批準(zhǔn)。2.借閱期限不得超過2個工作日，逾期需要申請延期，并經(jīng)過審批。3.借閱人需對所借檔案負(fù)責(zé)，不得私自更改或外傳檔案內(nèi)容。七、檔案銷毀1.檔案保管期限為員工離職后5年。2.檔案銷毀應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，需經(jīng)過專人審核和批準(zhǔn)。3.檔案銷毀需建立相關(guān)記錄，包括銷毀日期、銷毀人員簽字等信息。八、違紀(jì)處理1.如有員工私自銷毀檔案或泄露檔案內(nèi)容，將按