采購部規(guī)章制度及工作流程

采購部規(guī)章制度及工作流程一、制定目的及范圍為加強公司采購管理，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，確保采購工作的透明和規(guī)范，特制定本規(guī)章制度。制度涵蓋項目采購、年度采購、零星采購及應急采購等內(nèi)容，適用于公司所有部門。二、采購原則1.采購工作應遵循“公正、公平、公開”的原則，綜合考慮質量、價格和供應商信譽，優(yōu)選合適的供應商。2.所有采購物資均應從合法合規(guī)的商家采購，確保所購物資開具正式發(fā)票。3.各部門應指定專人負責采購事宜，申購人與采購人不得為同一人，以避免利益沖突。三、采購流程1.一般采購流程1.1采購申請各部門在采購物資前需先向倉庫查詢庫存情況，若庫存不足，申購人需填寫“申購單”，明確所需物資的規(guī)格、數(shù)量和用途。1.2申購審批項目采購需提交預算報告，獲得上級領導批準后，方可填寫流轉單。其他類型的采購則需經(jīng)部門負責人審核。1.3詢價各部門負責詢價工作，至少需獲取三家供應商的報價，并記錄在詢價單上，以便后續(xù)比較。1.4核價在詢價完成后，采購人應參考歷史價格進行核價，確保所選價格合理。核價結果應填寫在流轉單中。1.5審批流轉單需逐級審批，最終由公司負責人簽字確認，確保采購的合規(guī)性和必要性。1.6采購實施與驗收入庫審批通過后，采購人可進行下單，物資到貨后，由相關部門負責進行驗收，確認物資與訂單一致后入庫。1.7報銷所有采購物資需在貨物到達后的一個月內(nèi)進行報銷，逾期報銷申請將不予受理。2.特殊采購流程2.1集中計劃采購各部門在每月25日前需將所需辦公用品匯總，填寫流轉單，由辦公室統(tǒng)一進行集中采購。2.2零星采購針對金額較低、偶發(fā)性的采購，采購人需征得部門負責人同意后方可實施。2.3應急采購在緊急情況下需進行采購時，由應急處置小組負責采購事宜，此類采購可不進行詢價，需以最快方式滿足需求。2.4年度采購年度采購涉及定期需求的物資，需提前編制年度預算，并向財務部報備，確保資金的合理安排。四、備案所有采購完成后，采購人需將采購單、流轉單、入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)復印兩份，一份交給財務部門審核，另一份存檔以備查閱，確保采購記錄的完整性和透明度。五、采購紀律1.采購人職責采購人應建立供應商資料檔案，定期進行市場調(diào)查，確保采購物資的質量和競爭性價格。2.采購人員行為規(guī)范采購人員不得接受供應商的任何贈品或回扣，違者將受到嚴肅處理，以維護公司的正當利益和聲譽。六、采購績效評估為了確保采購流程的有效性，采購部將定期對采購績效進行評估，包括采購周期、成本控制、供應商服務質量等方面。評估結果將作為后續(xù)采購決策的重要依據(jù)。七、流程反饋與改進機制為了保證采購流程的持續(xù)改進，各部門在采購過程中可隨時提出意見和建議。采購部將定期召開反饋會議，針對各部門提出的問題進行討論，必要時對流程進行優(yōu)化和調(diào)整，確保流程能夠適應公司發(fā)展的需要。八、培訓與宣傳為了確保全員了解并遵守采購制度，采購部將定期組織培訓，向各部門宣傳采購流程和規(guī)范，幫助員工掌握采購相關知識，提高采購意識和能力。九、附則本規(guī)章制度自發(fā)布之日起實施，所有部門和員工均應嚴格遵守。對于違反本制度的行為，采購部將按照公司相關規(guī)定進行處理。采購部將