檔案業(yè)績管理制度內容

檔案業(yè)績管理制度內容1.1為加強公司檔案業(yè)績管理，規(guī)范檔案業(yè)績的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案的真實性、完整性、及時性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)定》等相關法律法規(guī)，結合公司實際情況，制定本制度。1.2本制度適用于公司各部門、各分支機構檔案業(yè)績的管理工作。1.3公司檔案業(yè)績管理應遵循統(tǒng)一領導、分級負責、分工協(xié)作、資源共享的原則。1.4公司檔案業(yè)績管理應確保檔案資料的客觀性、真實性、完整性、及時性和安全性，防止檔案丟失、損壞、泄露等現(xiàn)象發(fā)生。二、組織機構與職責2.1公司設立檔案業(yè)績管理委員會，負責公司檔案業(yè)績管理的總體策劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導等工作。2.2檔案業(yè)績管理委員會由公司總經(jīng)理、各部門負責人、分支機構負責人及檔案管理員組成。2.3各部門、各分支機構應設立專職或兼職檔案管理員，負責本部門、本機構檔案業(yè)績的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。2.4檔案管理員應具備一定的檔案管理知識和技能，經(jīng)過專業(yè)培訓并取得相應資格。三、檔案業(yè)績的收集與整理3.1檔案業(yè)績的收集范圍包括：公司內部管理制度、經(jīng)營計劃、工作總結、重要會議記錄、合同協(xié)議、財務報表、人力資源管理、市場營銷、技術創(chuàng)新等方面的文件資料。3.2各部門、各分支機構應在規(guī)定時間內將相關檔案資料收集齊全，并按照檔案分類和編號規(guī)則進行整理。3.3檔案整理應遵循檔案的形成規(guī)律，保持檔案的原始面貌，確保檔案資料的真實性、完整性、及時性和安全性。3.4檔案整理應采用電子文檔和紙質文檔相結合的方式，確保檔案資料的長期保存和便于利用。四、檔案歸檔與保管4.1檔案歸檔應按照檔案分類和編號規(guī)則進行，確保檔案資料的系統(tǒng)性和連續(xù)性。4.2歸檔的檔案應經(jīng)過審核，確認無誤后進行歸檔。4.3檔案歸檔應采用電子文檔和紙質文檔相結合的方式，確保檔案資料的長期保存和便于利用。4.4檔案保管應按照檔案庫房管理規(guī)范進行，確保檔案資料的安全性、保密性、防火防盜等。4.5檔案保管應定期進行檔案檢查、清理、修復等工作，確保檔案資料的完整性和可用性。五、檔案利用與統(tǒng)計5.1檔案利用應遵循保密原則和檔案利用規(guī)定，確保檔案資料的安全性和真實性。5.2檔案利用應實行申請制度，利用者需填寫檔案利用申請表，經(jīng)批準后方可查閱檔案。5.3檔案利用應做好利用記錄，記錄利用者的姓名、部門、利用時間、利用檔案名稱、利用目的等內容。5.4檔案統(tǒng)計應按照檔案統(tǒng)計規(guī)定進行，及時、準確、完整地反映公司檔案業(yè)績的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。5.5檔案統(tǒng)計報表應定期上報公司檔案業(yè)績管理委員會，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。六、監(jiān)督與考核6.1公司檔案業(yè)績管理委員會應對各部門、各分支機構檔案業(yè)績管理工作進行監(jiān)督與指導。6.2各部門、各分支機構應定期向公司檔案業(yè)績管理委員會匯報檔案業(yè)績管理工作情況。6.3公司檔案業(yè)績管理委員會應對檔案業(yè)績管理工作進行定期檢查與考核，對存在的問題及時整改。6.4對在檔案業(yè)績管理工作中成績顯著的部門、分支機構和個人，公司應給予表彰和獎勵。6.5對違反檔案業(yè)績管理規(guī)定，造成檔案丟失、損壞、泄露等現(xiàn)象的，公司應依法追究相關責任。7.1本制度自發(fā)布之日起實施。7.2本制度的解釋權歸公司檔案業(yè)績管理委員會。7.3公司可根據(jù)實際情況對本制度進行修訂和完善。八、培訓與教育8.1公司應定期組織檔案業(yè)績管理培訓和教育活動，提高員工的檔案管理意識和能力。8.2培訓內容應包括檔案法律法規(guī)、檔案管理知識、檔案整理歸檔技巧、檔案利用統(tǒng)計等方面。8.3公司鼓勵員工參加外部檔案管理培訓和學術交流活動，提升公司檔案管理水平。8.4公司應建立檔案管理知識庫，分享檔案管理經(jīng)驗，促進檔案管理經(jīng)驗的傳承和積累。九、信息化建設9.1公司應加強檔案業(yè)績管理信息化建設，提升檔案管理的效率和水平。9.2公司應建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化處理。9.3公司應確保檔案管理信息系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，防止檔案信息泄露和損壞。9.4公司應定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行升級和維護，以滿足公司檔案管理的需求。十、外部協(xié)作與交流10.1公司應積極參與行業(yè)組織，加強與同行企業(yè)和其他組織的檔案業(yè)績管理交流與合作。10.2公司可與其他企業(yè)、高校、研究機構建立檔案管理聯(lián)盟，共享檔案管理資源。10.3公司應遵循國家檔案局和相關行業(yè)協(xié)會的規(guī)定，參與制定檔案管理標準和規(guī)范。10.4公司應定期參加檔案業(yè)績管理論壇、研討會等活動，分享檔案管理經(jīng)驗和成果。十一、持續(xù)改進11.1公司應持續(xù)關注檔案業(yè)績管理的發(fā)展趨勢，不斷改進和創(chuàng)新檔案管理工作。11.2公司應定期對檔案業(yè)績管理制度進行評審，以適應公司發(fā)展和管理的需要。11.3公司鼓勵員工提出檔案管理改進建議，對提出有效改進建議的員工給予獎勵。11.4公司應加強檔案業(yè)績管理與其他管理的融合，實現(xiàn)管理的協(xié)同效應。十二、結束語本檔案業(yè)績管理制度旨在確保公司檔案的真實性、完整性、及時性和安全性，為公司的可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。公司全體成員應共同努力，遵循本制度，不斷提升檔案業(yè)績管理水平，為公司的長遠發(fā)展貢獻力量。十三、檔案業(yè)績管理的保密制度13.1公司檔案業(yè)績中包含有大量內部信息，包括但不限于戰(zhàn)略規(guī)劃、市場分析、財務數(shù)據(jù)、技術資料等，這些信息對公司的競爭力具有重要作用，必須嚴格保密。13.2各部門、各分支機構應根據(jù)檔案的保密級別，采取相應的保密措施，如物理隔離、訪問控制、加密存儲等。13.3檔案管理員應嚴格執(zhí)行保密制度，對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定進行特殊管理。13.4任何員工不得泄露檔案內容，不得將檔案資料帶出辦公場所，除非經(jīng)過適當授權。13.5員工在離職前，應將其所管理的檔案資料交還，并接受保密承諾的審查。十四、檔案業(yè)績管理的信息化安全管理14.1公司應建立檔案信息化安全管理體系，確保檔案電子化和數(shù)字化處理的安全。14.2檔案管理信息系統(tǒng)應采用安全的技術架構，實現(xiàn)數(shù)據(jù)備份、恢復和災難恢復功能。14.3公司應定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并修復安全漏洞。14.4檔案管理信息系統(tǒng)應實現(xiàn)用戶身份驗證和權限控制，確保只有授權用戶才能訪問和操作檔案數(shù)據(jù)。14.5公司應制定數(shù)據(jù)安全政策，包括數(shù)據(jù)訪問、使用、共享和銷毀的規(guī)定，以保護檔案數(shù)據(jù)不被未授權訪問、修改或刪除。十五、檔案業(yè)績管理的監(jiān)督與審計15.1公司應定期進行檔案業(yè)績管理的內部審計，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。15.2審計部門應獨立于檔案管理部門，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督和評價。15.3審計結果應報告給公司高層管理人員，并對發(fā)現(xiàn)的問題提出改進建議。15.4公司應鼓勵員工舉報違反檔案管理制度的行為，并對舉報人提供保護。15.5對于審計和舉報發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司應按照相關規(guī)定進行處理，并采取糾正和預防措施。十六、檔案業(yè)績管理的文件和記錄16.1公司應制定一系列文件和記錄模板，以便于檔案的標準化收集和整理。16.2所有檔案文件和記錄應保持清晰、完整、可讀，以確保信息的準確性和可追溯性。16.3檔案文件和記錄應使用耐久性材料制作，確保能夠長期保存而不退色或損壞。16.4公司應建立檔案文件和記錄的索引系統(tǒng)，便于快速檢索和定位所需信息。16.5公司應定期對檔案文件和記錄進行審核，確保其反映當前的業(yè)務實際情況。十七、檔案業(yè)績管理的溝通與反饋17.1公司應建立有效的溝通機制，確保檔案管理制度的宣傳、解釋和執(zhí)行。17.2公司應定期向員工提供檔案管理的培訓和指導，以提高其對檔案管理重要性的認識。17.3公司應鼓勵員工就檔案管理工作提出意見和建議，并對改進措施給予反饋。17.4公司應建立檔案管理問題反饋渠道，如意見箱、在線問卷等，以收集員工對檔案管理工作的意見。17.5公司對收到的反饋應進行分析和處理，并根據(jù)需要調整和改進檔案管理制度。十八、檔案業(yè)績管理的法律遵從性18.1公司應確保檔案業(yè)績管理遵守國家和地方的法律法規(guī)，包括但不限于《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)定》等。18.2公司應關注法律法規(guī)的變化，及時更新檔案管理制度，以確保其始終符合法律要求。18.3公司應建立法律遵從性審查機制，對檔案管理活動進行定期審查，確保其合法性。18.4公司應與法律顧問合作，就檔案管理中的法律問題提供咨詢和建議。18.5公司應對外部法律要求的變化進行監(jiān)控，確保檔案管理活動不會違反任何法律規(guī)定。