建筑公司內(nèi)部審計檔案管理制度

建筑公司內(nèi)部審計檔案管理制度第一章總則為加強建筑公司內(nèi)部審計檔案的管理，保障檔案安全、完整、有效的利用，根據(jù)國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)章制度，特制定本制度。內(nèi)部審計檔案是記錄審計活動、審計結(jié)果及相關(guān)信息的重要文件，是公司治理、風(fēng)險管理和內(nèi)部控制的重要依據(jù)。第二章適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計部及其他相關(guān)部門在開展審計工作中所形成的各類檔案，包括但不限于審計計劃、審計工作底稿、審計報告、審計整改記錄及相關(guān)溝通文件等。所有參與審計工作的人員均應(yīng)遵守本制度。第三章檔案分類與收集內(nèi)部審計檔案按照不同類型進行分類，主要包括：1.審計計劃檔案：包括審計方案、審計時間安排、審計人員分工等。2.審計工作底稿：包括審計過程中的數(shù)據(jù)收集、分析記錄、訪談記錄等。3.審計報告檔案：包括最終審核的審計報告及相關(guān)附件。4.整改記錄檔案：包括對審計發(fā)現(xiàn)問題的整改措施、整改落實情況及跟蹤審計記錄。所有檔案材料的收集由內(nèi)部審計部負責(zé)，相關(guān)部門應(yīng)及時提供所需資料，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。第四章檔案的整理與歸檔檔案整理工作應(yīng)按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行，確保檔案的規(guī)范性和可追溯性。檔案的整理包括：1.材料的整理：將審計過程中產(chǎn)生的文件、記錄等進行分類、編號，確保每份檔案能方便檢索。2.歸檔的要求：所有檔案在審計工作完成后應(yīng)于規(guī)定時間內(nèi)進行歸檔，歸檔時需填寫《審計檔案歸檔清單》，并由審計負責(zé)人簽字確認。歸檔后的檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，確保檔案的安全性和保密性。第五章檔案的保管與安全檔案的保管由內(nèi)部審計部指定專人負責(zé)，需采取以下安全措施：1.存放要求：檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防盜等功能，確保檔案不受到外界環(huán)境的影響。2.訪問控制：檔案的查閱須經(jīng)審計部負責(zé)人批準(zhǔn)，僅限于相關(guān)審計人員及管理層人員，非相關(guān)人員不得隨意查閱。3.定期檢查：每季度應(yīng)對檔案進行一次安全檢查，確保檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施整改。第六章檔案的查閱與借用內(nèi)部審計檔案的查閱和借用應(yīng)遵循以下流程：1.查閱申請：需要查閱檔案的人員需填寫《審計檔案查閱申請表》，并說明查閱目的。2.審批流程：申請表須經(jīng)審計部負責(zé)人審核批準(zhǔn)后方可進行查閱。3.借用管理：如需借用檔案，須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借用期間應(yīng)妥善保管，并在歸還時完成《檔案借用登記表》的填寫。查閱期間，禁止對檔案進行涂改、撕毀、損壞等行為，確保檔案的原始狀態(tài)不受破壞。第七章檔案的轉(zhuǎn)遞與銷毀檔案的轉(zhuǎn)遞與銷毀應(yīng)遵循以下原則：1.轉(zhuǎn)遞管理：審計檔案在部門間轉(zhuǎn)遞時，需填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，確保檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的安全。2.銷毀流程：達到保存期限的檔案需進行銷毀，銷毀前應(yīng)由審計部進行審核，確保銷毀的檔案不再需要保存，并填寫《檔案銷毀登記表》。檔案銷毀時應(yīng)采取安全措施，確保銷毀過程中的信息不被泄露。第八章監(jiān)督機制為確保本制度的有效實施，建立監(jiān)督機制：1.定期審核：內(nèi)部審計部應(yīng)定期對檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并記錄整改情況。2.反饋機制：各部門在審計檔案管理過程中如有建議或意見，需及時向?qū)徲嫴糠答?，促進制度的完善與優(yōu)化。3.考核評估：公司將對審計檔案管理工作進行年度考核，考核結(jié)果納入相關(guān)人員的績效評估。