做秘書(shū)需要哪些基本功底

范文最新推薦1/1做秘書(shū)需要哪些基本功底

做秘書(shū)同做其他專業(yè)工作一樣，需要一些基本功底。這些基本功底，就像蓋樓的地基，越厚實(shí)越牢固，對(duì)做好工作越有利。從我的多年體會(huì)看，在秘書(shū)這個(gè)崗位上，起碼要打好六個(gè)方面功底，就是政治理論功底、邏輯思維功底、政策法規(guī)功底、經(jīng)營(yíng)管理功底、專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)功底和公文寫(xiě)作功底。政治理論功底，是說(shuō)秘書(shū)應(yīng)當(dāng)懂一點(diǎn)兒哲學(xué)和政治經(jīng)濟(jì)學(xué)的知識(shí)。有些人覺(jué)得企業(yè)秘書(shū)懂不懂哲學(xué)和政治經(jīng)濟(jì)學(xué)，對(duì)其工作并沒(méi)有多大關(guān)系。我認(rèn)為這個(gè)看法不大正確，我倒覺(jué)得秘書(shū)必須要懂哲學(xué)和政治經(jīng)濟(jì)學(xué)，這是秘書(shū)功底基礎(chǔ)的基礎(chǔ)。其中的道理很簡(jiǎn)單，因?yàn)槊貢?shū)是需要有一定思想水平和理論水平的，否則無(wú)法把文章寫(xiě)好，而哲學(xué)和政治經(jīng)濟(jì)，是秘書(shū)提高思想水平和理論水平必不可少的知識(shí)。我年輕的時(shí)候在這方面沒(méi)少下工夫，主要靠自學(xué)，看一些教科書(shū)，涉獵一些原著，由于文化低，好多問(wèn)題弄不明白，但有一股鉆勁兒，硬啃，逐漸明白了一些原理。現(xiàn)在回過(guò)頭看，沒(méi)有白學(xué)，對(duì)我做好秘書(shū)工作起到了終生受益的作用。所以我勸搞秘書(shū)工作的朋友，在學(xué)習(xí)哲學(xué)和政治經(jīng)濟(jì)學(xué)上應(yīng)當(dāng)下一番大的工夫。邏輯思維功底，是說(shuō)秘書(shū)要系統(tǒng)的掌握邏輯知識(shí)，有很強(qiáng)的邏輯思維能力。一個(gè)文章寫(xiě)得好的秘書(shū)，他的腦袋肯定邏輯思維能力很強(qiáng)，所以我覺(jué)得邏輯學(xué)知識(shí)就向哲學(xué)和政治經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)一樣，是秘書(shū)缺不了的一門(mén)知識(shí)，也可以說(shuō)是秘書(shū)功底基礎(chǔ)的基礎(chǔ)。我在當(dāng)年念“中國(guó)邏輯與語(yǔ)言函授大學(xué)”的時(shí)候，有一門(mén)教材，叫“形式邏輯”，我學(xué)得津津有味兒，雖然很抽象生澀，但細(xì)細(xì)咀嚼，真是味道好極了，我后來(lái)的寫(xiě)作水平能夠不斷提高，“形式邏輯”實(shí)在是功不可沒(méi)呀！所以我希望做秘書(shū)工作的朋友，一定要好好的學(xué)學(xué)邏輯學(xué)知識(shí)。政策法規(guī)功底，是說(shuō)秘書(shū)要熟悉與本企業(yè)有關(guān)的國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)政策、產(chǎn)業(yè)政策、行業(yè)政策和與本企業(yè)有關(guān)的基本法規(guī)、特定法規(guī)。舉個(gè)例子說(shuō)吧，如果你在電信企業(yè)做秘書(shū)，就要了解熟悉黨和國(guó)家改革開(kāi)放的大政方針和重大決策，就要了解熟悉信息產(chǎn)業(yè)政策、通信行業(yè)政策、電信體制改革政策，就要了解熟悉“勞動(dòng)法”、“消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法”、“合同法”“公司法”、“電信條列”等。只有掌握了這些東西，你才能保證所寫(xiě)的文章有正確的政治性和有“政治高度”，并且使文章符合法律法規(guī)所設(shè)定的“游戲規(guī)則”。很難想象，一個(gè)“政策盲、法盲”的秘書(shū)能把文章寫(xiě)好，所以，政策法規(guī)知識(shí)是秘書(shū)應(yīng)當(dāng)掌握的必要知識(shí)。企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理功底，是說(shuō)秘書(shū)要有豐富的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)。這方面的知識(shí)包括兩個(gè)部分，一部分是一般的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理理論知識(shí)，這里面也包括現(xiàn)代企業(yè)制度知識(shí)；另一部分是你所在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)，比如你在電信企業(yè)，就要有電信企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)，在其他的企業(yè)，就要有其他企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)。這個(gè)方面的知識(shí)越豐富，對(duì)把文章寫(xiě)好越有好處。因?yàn)槟阍谄髽I(yè)當(dāng)秘書(shū)，所寫(xiě)的文章都是有關(guān)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的事情，如果企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)很缺乏，是無(wú)法把文章寫(xiě)好的，所以，學(xué)習(xí)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)，也是秘書(shū)的必修課。專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)功底，是說(shuō)秘書(shū)要比較了解和熟悉所在企業(yè)涉及的技術(shù)業(yè)務(wù)知識(shí)，說(shuō)白了，秘書(shū)對(duì)本企業(yè)的技術(shù)業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)是個(gè)行家，而不應(yīng)當(dāng)是個(gè)外行。為啥呢？因?yàn)槿绻悴涣私狻⒉皇煜け酒髽I(yè)的技術(shù)業(yè)務(wù)知識(shí)，肯定寫(xiě)出來(lái)的東西凈說(shuō)外行話，甚至?xí)斐慑e(cuò)誤，鬧出笑話兒，外行當(dāng)不了秘書(shū)。當(dāng)然，這并不是說(shuō)秘書(shū)就非得精通技術(shù)業(yè)務(wù)不可，這樣要求也沒(méi)有必要，但必須對(duì)基本的常識(shí)性的技術(shù)業(yè)務(wù)知識(shí)要了解和熟悉，而且了解的面和熟悉的面越寬越好，秘書(shū)對(duì)本企業(yè)的技術(shù)業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)是個(gè)通家。公文寫(xiě)作功底，是說(shuō)秘書(shū)要掌握公文寫(xiě)作基本知識(shí)，掌握公文寫(xiě)作技法。這是秘書(shū)這個(gè)行當(dāng)?shù)幕竟Γ貢?shū)就是靠這個(gè)家什兒吃飯的。公文寫(xiě)作知識(shí)包括了三個(gè)部分，一部分是一般的公文寫(xiě)作理論知識(shí)，另一部分是企業(yè)公文寫(xiě)作理論知識(shí)，還有一部分是秘書(shū)個(gè)人在寫(xiě)作實(shí)踐中摸索總結(jié)出來(lái)的寫(xiě)作知識(shí)。前兩個(gè)部分是秘書(shū)基本功的理論基礎(chǔ)，有了這個(gè)理論基礎(chǔ)，你才能邁進(jìn)秘書(shū)這個(gè)行當(dāng)?shù)拈T(mén)檻兒。但光有了理論基礎(chǔ)并不一定就能把文章寫(xiě)出來(lái)，或者寫(xiě)出來(lái)也不一定就能寫(xiě)的好，還有個(gè)在實(shí)際寫(xiě)作中摸索總結(jié)寫(xiě)作知識(shí)問(wèn)題，這部分的知識(shí)摸索總結(jié)的越多，經(jīng)驗(yàn)積累的越多，你的基本功就越厚實(shí)。這六個(gè)方面的功底，是對(duì)秘書(shū)的基本素質(zhì)要求，或者說(shuō)是秘書(shū)能夠把文章寫(xiě)好所需要具備的基本功。我敢肯定的說(shuō)，凡是寫(xiě)作水平比較高、文章寫(xiě)得好的秘書(shū)，他的這六個(gè)功底肯定是很深厚的。

一、選擇題（1~50題。每題1分，滿分50分。請(qǐng)將正確答案以相應(yīng)是字母填入括號(hào)中）1.優(yōu)良的職業(yè)道德是當(dāng)今秘書(shū)人員職業(yè)活動(dòng)的（）。A、依據(jù)B、要求C、標(biāo)準(zhǔn)D、指南2.有意泄密、竊密是個(gè)人品質(zhì)問(wèn)題，無(wú)意泄密是（）問(wèn)題。A、紀(jì)律觀念不強(qiáng)B、思想麻痹C、不夠重視D、職業(yè)道德3.遵紀(jì)守法、（）是秘書(shū)職業(yè)活動(dòng)能夠正常進(jìn)行的基本保證。A、服從領(lǐng)導(dǎo)B、嚴(yán)格要求自己C、廉潔奉公D、按政策辦事4.分辨下列加橫線的字，將屬于該讀輕聲的詞語(yǔ)序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。A、考慮考慮B、代表們C、算了吧D、殷勤5.下列兒化現(xiàn)象中，將屬于普通話成分的詞語(yǔ)序號(hào)填寫(xiě)在括號(hào)內(nèi)。A、頭兒B、門(mén)兒C、書(shū)本兒D、事兒6.在下列句子中有一個(gè)是聯(lián)合詞組作補(bǔ)語(yǔ)，請(qǐng)把它挑選出來(lái)。A、他感動(dòng)得流下淚來(lái)。B、很多人驚喜得叫起來(lái)。C、這雨來(lái)得又突然又猛然。D、一切都做得從容自如。7.股份有限公司的注冊(cè)資本不能少于（）萬(wàn)元。A、6000B、1000C、50D、50008.合同的訂立包括要約和（）兩個(gè)程序。A、回函B、發(fā)函C、承諾D、簽約9.企業(yè)的主要特征之一是（）。A、有組織的單位B、以盈利為目的C、管理科學(xué)D、自主經(jīng)營(yíng)10.（）是現(xiàn)代企業(yè)制度的主要形式之一。A、承包制B、股份合作制C、工廠制D、公司制11.現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)作的四個(gè)過(guò)程要素是（）。A、投入、轉(zhuǎn)換、產(chǎn)出和反饋B、投入、轉(zhuǎn)換、產(chǎn)出和效益C、投入、產(chǎn)出、效益和反饋D、投入、轉(zhuǎn)換、效益和反饋12.用速記記錄長(zhǎng)途電話，既詳細(xì)又（）。A、節(jié)約時(shí)間B、周全C、完整D、節(jié)約電話費(fèi)13.立з（立場(chǎng)、觀點(diǎn)、方法）是（）略寫(xiě)法。A、熟知詞B、常用詞C、可推知D、并列式結(jié)構(gòu)14.接待工作準(zhǔn)備有環(huán)境準(zhǔn)備、物質(zhì)準(zhǔn)備、（）。A、安全準(zhǔn)備B、室內(nèi)準(zhǔn)備C、心理準(zhǔn)備D、車(chē)輛準(zhǔn)備15.接待室除準(zhǔn)備好座位、茶水，還應(yīng)有（）A、盆花B、紙和筆C、一面鏡子D、一部電話16.會(huì)客室要清潔、明亮、整齊、（）。A、綠化B、得體C、清新D、美觀17.待人接物應(yīng)該熱情開(kāi)朗、溫存有禮、（）、舉止大方而靈活。A、溫文爾雅B、微笑面孔C、和藹可親D、真情實(shí)意18.風(fēng)度是一個(gè)人性格、（）、文化水平、道德修養(yǎng)的外化。A、儀容B、儀態(tài)C、服飾D、氣質(zhì)19.接待工作要從心理上尊重別人、關(guān)心別人、理解別人、體貼別人、（）。A、幫助別人B、啟發(fā)別人C、引導(dǎo)別人D、善待別人20.與客人談話時(shí)，距離不要太近，也不能太遠(yuǎn)，大約（）為好。A、1米B、半米C、適當(dāng)D、1.5米21.檔案收集工作就是按要求挑選文件資料（）。A、集中使用B、集中保存C、立卷歸檔D、裝訂成冊(cè)22.檔案的種類劃分之一是（）。A、人事檔案B、教育檔案C、科技檔案D、會(huì)計(jì)檔案23.檔案工作中編制檢索工具是檔案的（）工作。A、收集B、保管C、整理D、鑒定24.下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用（）。A、指示B、報(bào)告C、請(qǐng)示D、通知25.請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別表現(xiàn)為（）。A、行文目的不同B、書(shū)寫(xiě)格式不同C、體例不同D、主送單位不同26.機(jī)關(guān)單位向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或者建議用（）。A.請(qǐng)示B.報(bào)告C.總結(jié)D.函27.批轉(zhuǎn)下級(jí)文書(shū)、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬的文書(shū)、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求下級(jí)辦理和有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用（）。A、指示B、決定C、通知D、通報(bào)28.下列文種中，既可以作為上行文、又可作為平行文使用的文種是（）。A、報(bào)告B、請(qǐng)示C、指示D、通知29.平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間互相商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)時(shí)，使用（）。A、請(qǐng)示B、報(bào)告C、通知D、函30.函的功能是（）。A、商洽工作B、批轉(zhuǎn)下級(jí)文書(shū)C、轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬單位的文書(shū)D、請(qǐng)示、批復(fù)重要事項(xiàng)31.雙方或多方就某一問(wèn)題進(jìn)行初步洽談后形成的意向性文書(shū)是（）。A、合同B、協(xié)議書(shū)C、意向書(shū)D、決定32.圍繞文書(shū)的發(fā)出、收進(jìn)、運(yùn)轉(zhuǎn)和日常管理所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作，是（）。A、文書(shū)處理B、文書(shū)管理C、文書(shū)擬辦D、文書(shū)承辦33.單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)應(yīng)辦的來(lái)文由誰(shuí)或哪一部門(mén)辦理及如何辦理寫(xiě)出指示性意見(jiàn)，叫（）。A、批示B、批辦C、擬辦D、簽發(fā)34.文秘人員對(duì)簽發(fā)的文稿進(jìn)行譽(yù)抄或打印的工作叫（）。A、核稿B、繕印C、校對(duì)D、擬稿35.會(huì)議通知按形式分有口頭通知和（）。A、電話通知B、書(shū)面通知C、電報(bào)通知D、報(bào)紙通知36.發(fā)會(huì)議書(shū)面通知要認(rèn)真核對(duì)名單與信封，以防止（）。A、破損或殘缺B、誤寫(xiě)或漏寫(xiě)C、遺漏或重復(fù)D、不清或錯(cuò)字37.決策性會(huì)議是研究決定（）重大問(wèn)題的會(huì)議。A、外單位B、本單位C、上級(jí)部門(mén)D、同級(jí)單位38.定貨會(huì)屬于會(huì)議種類中的（）會(huì)議。A、專業(yè)性B、總結(jié)交流性C、商品展銷(xiāo)展示性D、談判性39.中型會(huì)議一般指參加會(huì)議人數(shù)大約在（）。A、百人至千人以下B、幾十人至百人以下C、百人至千人以上D、幾十人至百人以上40.部門(mén)性會(huì)議也稱為（）會(huì)議。A、單位性B、企業(yè)性C、局部性D、地區(qū)性41.會(huì)議管理性文件是指（）一類文件。A、統(tǒng)計(jì)報(bào)表B、代表發(fā)言稿C、會(huì)議時(shí)間表D、會(huì)議通知42.文件的校對(duì)要求切實(shí)保證文件正文（）。A、格式正確B、文字準(zhǔn)確C、排列美觀D、印刷清楚43.辦公室工作的職能之一是（）。A、教育管理B、事務(wù)管理C、生活管理D、文化管理44.事務(wù)管理的本質(zhì)特征是（）。A、服務(wù)性B、安全性C、創(chuàng)造性D、集中性45.辦公室管理工作涉及面較廣，具有一定的（）。A、知識(shí)性B、專業(yè)性C、基礎(chǔ)性D、實(shí)踐性46.辦公室事務(wù)管理工作繁雜、瑣碎、具有（）特點(diǎn)。A、群眾性B、統(tǒng)一性C、分散性D、集中性47.反映一般性問(wèn)題來(lái)信，按分別歸口原則應(yīng)（）辦理。A、轉(zhuǎn)辦B、直送C、函轉(zhuǎn)D、批轉(zhuǎn)48.對(duì)來(lái)訪反映的問(wèn)題，應(yīng)根據(jù)規(guī)定（）。A、立案查處B、記錄在案C、報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)D、立即處理49.凡是收取的來(lái)信必須按程序和要求進(jìn)行（）。A、處理B、登記C、傳送D、查閱50.有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的一些重要活動(dòng)安排需要事前請(qǐng)有關(guān)單位來(lái)（）A、開(kāi)會(huì)B、見(jiàn)面C、協(xié)調(diào)D、解決得分評(píng)卷人二、判斷題（51~100題。每題1分，滿分50分。請(qǐng)將判斷結(jié)果填在括號(hào)中，正確的填“√”,錯(cuò)誤的填“×”）（）51、服從領(lǐng)導(dǎo)，這是秘書(shū)職業(yè)性質(zhì)所決定的。（）52、秘書(shū)要改變以往辦事即稱職的舊觀念。（）53、此詞語(yǔ)的注音是否正確，一心一意“yīxīnyíyì”。（）54、此詞語(yǔ)中有無(wú)錯(cuò)別字“和藹可親”。（）55、此說(shuō)法是否正確“在句子里狀語(yǔ)只能用在謂語(yǔ)前?！保ǎ?6、股東會(huì)是有限責(zé)任公司的決策執(zhí)行機(jī)構(gòu)。（）57、以商業(yè)零售為主的有限責(zé)任公司的注冊(cè)資本不能少于30萬(wàn)人民幣。（）58、職工被追究刑事責(zé)任的，用人單位可單方解除勞動(dòng)合同關(guān)系。（）59、企業(yè)必須從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或勞務(wù)，否則，不能稱作企業(yè)。（）60、企業(yè)管理就是對(duì)企業(yè)所從事的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行有效地控制。（）61、拼音速記通過(guò)“記音”達(dá)到“記意”的目的。（）62、很多國(guó)家的秘書(shū)工作是速記工作的同義詞。（）63、接待工作包括來(lái)訪及來(lái)訪意圖。（）64、接待工作是一種無(wú)形的公關(guān)工作。（）65、接待工作有利于本單位改善外部環(huán)境。（）66、接待工作包括環(huán)境準(zhǔn)備與物質(zhì)準(zhǔn)備。（）67、接待禮儀基本要素是“誠(chéng)心”。（）68、迎客、待客、送客是接待工作的基本環(huán)節(jié)。（）69、接待工作要遵循禮貌、負(fù)責(zé)、方便、有效的原則。（）70、對(duì)來(lái)預(yù)約的來(lái)訪者，也應(yīng)熱情友好接待。（）71、通常采用按問(wèn)題、作者、文種、地區(qū)、時(shí)間、通訊者六種特征立卷。（）72、檔案是由所有的文件資料直接轉(zhuǎn)化來(lái)的。（）73、檔案鑒定就是對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行鑒別、挑選，去粗取精。（）74、檔案管理工作的根本目的是確保檔案齊全完整。（）75、意向書(shū)就其作用而言與合同、協(xié)議書(shū)是相同的。（）76、意向書(shū)一經(jīng)鑒定，是不可以隨意更改的。（）77、邀請(qǐng)信是邀請(qǐng)有關(guān)朋友或合作伙伴參加比較莊重、嚴(yán)肅的宴會(huì)、酒會(huì)、茶話會(huì)或其他活動(dòng)時(shí)使用的文書(shū)。（）78、請(qǐng)柬的發(fā)送時(shí)間越早越好。（）79、當(dāng)應(yīng)邀赴宴、受到禮品或得到對(duì)方的幫助后，為感謝對(duì)方的關(guān)懷、支持或幫助，應(yīng)盡快給對(duì)方寫(xiě)感謝信。（）80、文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)即成定稿，可以據(jù)此生效。（）81、校對(duì)是將打印稿或謄抄稿與底稿核對(duì)檢查，以發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯(cuò)漏。（）82、立卷就是將辦理完畢的文書(shū)，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷。（）83、把立好的案卷定期向檔案館移交的工作叫歸檔。（）84、擬稿人應(yīng)對(duì)文書(shū)內(nèi)容、文字、格式的正誤負(fù)完全責(zé)任。（）85、根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)劃分會(huì)議，分決策性會(huì)議與非決策性會(huì)議兩種基本類型。（）86、會(huì)議邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬不是會(huì)議通知的書(shū)面形式。（）87、文件編號(hào)通常印在文件首頁(yè)的左上角處。（）88、不同類型的會(huì)議，雖然內(nèi)容要求不同，但對(duì)用品的要求和使用還是相同的。（）89、設(shè)有主席臺(tái)的會(huì)場(chǎng)，主席臺(tái)是裝飾的重點(diǎn)。（）90、會(huì)見(jiàn)會(huì)談人數(shù)少時(shí)一般多選擇馬蹄型的布局形式。（）91、會(huì)場(chǎng)的裝飾主要是指色調(diào)的選擇、色調(diào)的搭配。（）92、秘書(shū)應(yīng)能夠協(xié)助完成會(huì)場(chǎng)各種設(shè)備的操作。（）93、會(huì)議臨時(shí)產(chǎn)生的討論稿等文件不是應(yīng)及時(shí)分發(fā)的文件。（）94、辦公室事務(wù)管理的工作要素之一是它的主動(dòng)性。（）95、辦公用品發(fā)放對(duì)工作性質(zhì)重要部門(mén)要實(shí)行傾斜政策。（）96、秘書(shū)獨(dú)立完成任務(wù)的原則是保密、準(zhǔn)確、主動(dòng)。（）97、秘書(shū)工作的性質(zhì)就是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助