行政文書與文件管理制度

行政文書與文件管理制度一、總則為規(guī)范企業(yè)行政文書和文件的管理，提高信息流轉(zhuǎn)效率，加強(qiáng)信息安全保障，依照國家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理要求，訂立本制度。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)全部管理層及員工，包含但不限于行政文職部門、財(cái)務(wù)部門和人力資源部門等。三、行政文書管理1.行政文書的定義行政文書是指企業(yè)內(nèi)部用于記錄、轉(zhuǎn)達(dá)、存儲(chǔ)各類管理事務(wù)的書面文件，包含公文、函件、備忘錄、通知、報(bào)告、會(huì)議記錄等。2.行政文書的分類行政文書依據(jù)用途和形式的不同，可分為公文類、函件類、備忘錄類、通知類、報(bào)告類及會(huì)議記錄類等。3.行政文書的發(fā)文3.1發(fā)文報(bào)備：凡涉及緊要事項(xiàng)的發(fā)文，需提前報(bào)備行政部門，并依照相應(yīng)程序進(jìn)行審批。3.2發(fā)文內(nèi)容：發(fā)文內(nèi)容應(yīng)簡明扼要，表達(dá)清楚，不得顯現(xiàn)虛假敘述、歧義用詞等。3.3發(fā)文簽署：發(fā)文應(yīng)由簽發(fā)人親自簽署，簽署人需在文末注明姓名、職務(wù)、日期等信息。3.4發(fā)文備份：發(fā)文后，需在規(guī)定的電子文檔管理系統(tǒng)中備份，并將紙質(zhì)文檔歸檔妥當(dāng)保管。4.行政文書的收文4.1收文登記：凡是收到行政文書，接收人員應(yīng)及時(shí)登記收文，并標(biāo)明收文日期、文號(hào)等信息。4.2收文查閱：收文應(yīng)依照相關(guān)權(quán)限進(jìn)行查閱，未經(jīng)授權(quán)人同意，不得隨便傳閱或泄露文件內(nèi)容。4.3收文回復(fù)：對于涉及需回復(fù)的行政文書，應(yīng)定時(shí)予以回復(fù)，并將回復(fù)內(nèi)容記錄在相應(yīng)的文書中。4.4收文歸檔：收文后，需在規(guī)定的電子文檔管理系統(tǒng)中歸檔，并將紙質(zhì)文檔歸檔妥當(dāng)保管。5.行政文書的保管5.1電子文檔管理：企業(yè)應(yīng)建立完善的電子文檔管理系統(tǒng)，規(guī)范行政文書的存儲(chǔ)、備份和檢索流程。5.2紙質(zhì)文檔管理：涉及緊要信息的行政文書應(yīng)依照分類、編號(hào)等規(guī)定歸檔，并放置在特地的文件柜中。5.3文檔保密：行政文書涉及企業(yè)緊要信息的，應(yīng)依照保密級(jí)別進(jìn)行存儲(chǔ)和使用，并采取相應(yīng)的安全措施。四、文件管理1.文件的定義文件是指企業(yè)內(nèi)部用于收集、整理、存檔各類資料信息的載體，包含紙質(zhì)文件和電子文件兩種形式。2.文件的分類文件依據(jù)內(nèi)容和用途的不同，可分為操作文件、管理文件、業(yè)務(wù)文件和項(xiàng)目文件等。3.文件的登記與備案3.1文件編制：文件的編制應(yīng)包含文件編號(hào)、標(biāo)題、登記日期、生效日期和文件來源等基本信息。3.2文件登記：全部文件應(yīng)在登記冊中進(jìn)行登記，并標(biāo)明編號(hào)、標(biāo)題和日期等信息，以便于管理和查詢。3.3文件備案：文件一經(jīng)登記，需妥當(dāng)保管，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行備案，備案后方可生效。4.文件的傳遞與簽發(fā)4.1文件傳遞：文件傳遞應(yīng)依照相關(guān)程序進(jìn)行，確保傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，同時(shí)記錄傳遞人和接收人等信息。4.2文件簽發(fā)：文件簽發(fā)應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽署，并記錄簽發(fā)人、日期等信息，確保文件的合法性和權(quán)威性。5.文件的查閱與借閱5.1文件查閱：文件的查閱應(yīng)依照相關(guān)權(quán)限進(jìn)行，未經(jīng)授權(quán)人同意，不得擅自查閱他人文件。5.2文件借閱：對于需要借閱的文件，應(yīng)填寫借閱申請表，并在指定日期內(nèi)歸還，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱無關(guān)文件。6.文件的保管6.1電子文件管理：企業(yè)應(yīng)建立完善的電子文件管理系統(tǒng)，對文件進(jìn)行分類、歸檔和備份，確保信息的安全和可靠。6.2紙質(zhì)文件管理：紙質(zhì)文件應(yīng)依照分類、編號(hào)等規(guī)定進(jìn)行歸檔，并妥當(dāng)保管在特地的文件柜中。6.3文件保密：文件涉及企業(yè)緊要信息的，應(yīng)依照保密級(jí)別進(jìn)行存儲(chǔ)和使用，并采取相應(yīng)的安全措施。五、附則1.本制度的解釋權(quán)及修改本制度的解釋權(quán)屬于企業(yè)管理層，并保存修改的權(quán)利。如有需要修改，應(yīng)經(jīng)專人負(fù)責(zé)，訂立并下達(dá)修改通知。2.本制度的執(zhí)行與違規(guī)處理2.1本制度應(yīng)在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，并由行政管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行情況。2.2對于違反本制度的行為，將依