財務(wù)與費(fèi)用報銷制度

財務(wù)與費(fèi)用報銷制度1.北極科技有限公司（下稱“公司”）的背景與目的北極科技有限公司是一家致力于推動科技進(jìn)步、創(chuàng)新發(fā)展的高新技術(shù)企業(yè)。為了規(guī)范和管理公司的財務(wù)與費(fèi)用報銷，提高資金使用效率，保證財務(wù)運(yùn)作的透亮和合規(guī)性，特訂立本財務(wù)與費(fèi)用報銷制度。2.適用范圍本制度適用于公司全部員工，包含全職員工、兼職員工，以及外聘人員和實(shí)習(xí)生等。3.報銷申請與審核3.1報銷申請3.1.1報銷發(fā)生的費(fèi)用必需與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，符合相關(guān)法律法規(guī)和公司的財務(wù)管理政策。3.1.2報銷申請必需以公司規(guī)定的報銷申請表格填寫，并附上相關(guān)的費(fèi)用憑證，如發(fā)票、收據(jù)等。3.1.3對于涉及到外部合作伙伴的費(fèi)用，必需供應(yīng)相應(yīng)的合同、協(xié)議或相關(guān)溝通記錄作為支持料子。3.2報銷審核3.2.1報銷申請須提交給所在部門的主管或負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。3.2.2主管或負(fù)責(zé)人在審核過程中應(yīng)認(rèn)真核對相關(guān)費(fèi)用憑證，并核實(shí)費(fèi)用是否與業(yè)務(wù)相關(guān)。3.2.3主管或負(fù)責(zé)人審核通過后，將報銷申請交給財務(wù)部門進(jìn)行最終審核。3.2.4財務(wù)部門會依據(jù)公司的財務(wù)政策和相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行審核，確保報銷費(fèi)用的合理性和合規(guī)性，并在5個工作日內(nèi)予以審核反饋。4.報銷范圍與限額4.1報銷范圍4.1.1辦公用品：包含但不限于文具、辦公設(shè)備等。4.1.2差旅費(fèi)：包含因公出行產(chǎn)生的交通費(fèi)用、食宿費(fèi)用等。4.1.3業(yè)務(wù)接待費(fèi)：包含與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等商務(wù)場合的餐飲費(fèi)用、禮品費(fèi)用等。4.1.4培訓(xùn)費(fèi)：包含公司員工參加外部培訓(xùn)的費(fèi)用。4.1.5其他費(fèi)用：包含不屬于以上范圍但符合公司相關(guān)政策和業(yè)務(wù)需要的費(fèi)用。4.2報銷限額4.2.1不同費(fèi)用類別的報銷限額由公司進(jìn)行具體規(guī)定，并在公司內(nèi)部溝通公告。4.2.2超出規(guī)定的報銷限額的費(fèi)用必需得到上級主管或負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。5.費(fèi)用憑證與記錄5.1費(fèi)用憑證5.1.1報銷申請必需供應(yīng)原始費(fèi)用憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，憑證上必需包含明確的項(xiàng)目名稱、金額、購買日期等信息，并符合相關(guān)法律法規(guī)的要求。5.1.2對于發(fā)生費(fèi)用無法供應(yīng)原始憑證的情況，須供應(yīng)相應(yīng)的說明和證明料子，并經(jīng)審核部門確認(rèn)。5.2費(fèi)用記錄5.2.1公司鼓舞員工對費(fèi)用報銷進(jìn)行電子記錄，如電子發(fā)票、電子支出記錄等，以提高辦公效率和環(huán)境友好性。5.2.2公司將定期對費(fèi)用記錄進(jìn)行審核，確保費(fèi)用的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。6.報銷流程與結(jié)算6.1報銷流程6.1.1員工在完成相關(guān)費(fèi)用支出后，須及時填寫報銷申請表格，附上相關(guān)費(fèi)用憑證，并交給所在部門的主管或負(fù)責(zé)人初步審核。6.1.2主管或負(fù)責(zé)人審核通過后，將報銷申請交給財務(wù)部門進(jìn)行最終審核。6.1.3財務(wù)部門審核通過后，將費(fèi)用報銷列入下一個結(jié)算周期的支出計劃。6.1.4結(jié)算周期為每月最終一個工作日。6.2報銷結(jié)算6.2.1費(fèi)用報銷結(jié)算以電子轉(zhuǎn)賬方式進(jìn)行，員工應(yīng)供應(yīng)正確的銀行賬戶信息給財務(wù)部門。6.2.2財務(wù)部門將在結(jié)算周期內(nèi)將費(fèi)用報銷金額轉(zhuǎn)入員工指定的銀行賬戶。6.2.3若員工需要開具相關(guān)稅務(wù)憑證，應(yīng)在報銷結(jié)算完成后及時申請，并供應(yīng)相應(yīng)的稅務(wù)信息。7.違規(guī)處理7.1如有員工違反本制度的相關(guān)規(guī)定，經(jīng)核實(shí)后將依據(jù)公司相應(yīng)的紀(jì)律規(guī)定進(jìn)行處理，可能包含但不限于警告、罰款等。7.2對于惡意虛報、冒領(lǐng)、騙取費(fèi)用報銷的行為，公司將視情節(jié)嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的法律措施或追究法律責(zé)任。8.附則8.1本制度自頒布之日起生效。8.2公司保存對本制度進(jìn)行修改和解釋的權(quán)利，并對修改后的制度進(jìn)行內(nèi)部溝通和公告。8.3本制度未涉及的事項(xiàng)，請參照相關(guān)法律法規(guī)和公司其他管理制度處理。8.4如員工對本制度有任何疑問或建議，可以向所在部門的主管、