建設(shè)項(xiàng)目檔案管理

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)提綱

緒言建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作建設(shè)項(xiàng)目檔案的作用生產(chǎn)(運(yùn)行)、維護(hù)、改擴(kuò)建的重要依據(jù)建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量管理的重要內(nèi)容和質(zhì)量問(wèn)題追朔的重要憑證項(xiàng)目竣工的重要內(nèi)容項(xiàng)目管理、稽查、評(píng)價(jià)的重要基礎(chǔ)

第一章、項(xiàng)目檔案管理

基礎(chǔ)知識(shí)

一、

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理涉及

的基本概念1、建設(shè)項(xiàng)目文件材料、基建檔案、科技資料

基建檔案：是直接記述和反映基本建設(shè)活動(dòng)的，歸檔保存的建設(shè)項(xiàng)目文件材料。建設(shè)項(xiàng)目文件材料：是記錄和反映基本建設(shè)活動(dòng)的文字、圖表、聲像等技術(shù)文件的總稱(chēng)?？萍假Y料：是指為了工作參考的目的搜集來(lái)的，對(duì)科技活動(dòng)具有參考作用的科技文獻(xiàn)材料。

2.

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案、基本建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案資料

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案:是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策、勘測(cè)、計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式和載體的文件材料。項(xiàng)目竣工檔案：是指經(jīng)過(guò)整理、編制、匯總、鑒定，滿(mǎn)足項(xiàng)目竣工驗(yàn)收要求的整套基本建設(shè)項(xiàng)目檔案。1.

建設(shè)項(xiàng)目、單位工程、單項(xiàng)工程建設(shè)項(xiàng)目constructionproject：指建筑、安裝等形成資產(chǎn)的活動(dòng)中，按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，獨(dú)立組成的，在經(jīng)濟(jì)上統(tǒng)一核算、行政上有獨(dú)立組織形式、實(shí)行統(tǒng)一管理的建設(shè)目標(biāo)。單項(xiàng)工程uniteofproject：指建設(shè)項(xiàng)目中具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件、可獨(dú)立組織施工，建成后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程。單位工程subunitofproject：是指具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件、可獨(dú)立組織施工，但建成后不能發(fā)揮能力或工程效益的工程。

二、

基本建設(shè)工作程序

(一)前期工作（立項(xiàng)報(bào)批）階段1）、規(guī)劃任務(wù)是以國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和方針任務(wù)意見(jiàn)技術(shù)經(jīng)濟(jì)政策為依據(jù)。在制定區(qū)域、部門(mén)規(guī)劃時(shí)，以自然資源、建設(shè)布局市場(chǎng)預(yù)測(cè)前提，提出建設(shè)項(xiàng)目，初步分析投資效果，綜合平衡后，填寫(xiě)項(xiàng)目建議書(shū)。形成項(xiàng)目建議書(shū)和審批文件。2）、可行性研究

在工程上馬前,在進(jìn)行深入細(xì)致調(diào)查研究,科學(xué)預(yù)測(cè)和技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證的基礎(chǔ)上,對(duì)項(xiàng)目技術(shù)先進(jìn)性,經(jīng)濟(jì)合理性.建設(shè)可能性進(jìn)行研究.以現(xiàn)代科學(xué)成果以最少投資取得最佳經(jīng)濟(jì)效益的有限手段.也是領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)決策的重要依據(jù).

形成以下材料:原始基礎(chǔ)材料:區(qū)域氣象材料,地質(zhì)勘察材料、水文材料；與有關(guān)方面的來(lái)往文件：土地執(zhí)照，有關(guān)建設(shè)來(lái)往文件；與有關(guān)方面的合同與協(xié)議書(shū)：技術(shù)委托合同、勘測(cè)設(shè)計(jì)合同?？尚行匝芯繄?bào)告。編制設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)：設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)是確定基本建設(shè)規(guī)模，編制設(shè)計(jì)文件的重要依據(jù)，是研究審查基本建設(shè)必要性和可能性重要依據(jù)，是確定工程項(xiàng)目、建設(shè)規(guī)模、建設(shè)依據(jù)、技術(shù)布局、技術(shù)進(jìn)度等根本問(wèn)題的重要文件。3）、選擇建設(shè)地點(diǎn)

廠址選擇要根據(jù)建設(shè)方針和工業(yè)布局的要求進(jìn)行。形成：收集、調(diào)研性的材料、選址依據(jù)性的原始材料、水文、地質(zhì)報(bào)告書(shū)，選址報(bào)告、審批文件。(二)設(shè)計(jì)階段4）、編制設(shè)計(jì)文件

基本建設(shè)設(shè)計(jì)工作是論證建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)合理性和技術(shù)可能性的重要工作，設(shè)計(jì)文件是基本建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃和組織施工的主要依據(jù)。建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)和選點(diǎn)報(bào)告經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)后。主管部門(mén)就應(yīng)及時(shí)指定和委托設(shè)計(jì)部門(mén)編制設(shè)計(jì)文件。我國(guó)設(shè)計(jì)程序通常分為：初步設(shè)計(jì):初步設(shè)計(jì)形成區(qū)域地形圖、勘測(cè)報(bào)告及附圖、總平面草圖、主要建筑物草圖、簡(jiǎn)要說(shuō)明書(shū)、計(jì)算書(shū)、工程概算。技術(shù)設(shè)計(jì)：總平面圖、土方計(jì)劃書(shū)、建筑設(shè)計(jì)圖、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)圖、設(shè)備施工安裝圖、工程總概算、工程預(yù)算。施工圖設(shè)計(jì)：形成施工詳圖、各部細(xì)節(jié)結(jié)構(gòu)圖、施工大樣圖、施工說(shuō)明書(shū)、施工組織設(shè)計(jì)文件。

5）、安排年度基本建設(shè)計(jì)劃

須按發(fā)展國(guó)民經(jīng)濟(jì)中長(zhǎng)期和年度計(jì)劃進(jìn)行?；窘ㄔO(shè)須有初步設(shè)計(jì)和總概算，經(jīng)綜合平衡后進(jìn)行。(三)施工階段

6）、工程施工形成各種施工準(zhǔn)備、施工記錄（隱蔽工程記錄、施工日志）、原材料實(shí)驗(yàn)、更改通知單各種技術(shù)會(huì)議記錄、質(zhì)量事故報(bào)告、質(zhì)量評(píng)定、記錄和報(bào)告、交工驗(yàn)收、竣工圖等四、竣工階段

7）試生產(chǎn)（運(yùn)行）8）竣工驗(yàn)收竣工驗(yàn)收鑒定書(shū)、竣工驗(yàn)收會(huì)議材料、各專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收文件材料會(huì)議材料9）固定資產(chǎn)交付使用

二、基本建設(shè)項(xiàng)目的內(nèi)容和特點(diǎn)基建檔案的內(nèi)容主要有：1、

立項(xiàng)審批文件2、

設(shè)計(jì)文件3、

工程管理文件4、

施工文件5、

生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備文件6、

工藝設(shè)備文件7、

涉外文件基本建設(shè)檔案的特點(diǎn)

1、

成套性2、

專(zhuān)業(yè)性3、

現(xiàn)實(shí)性

三、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的性質(zhì)和管理原則

建設(shè)項(xiàng)目檔案工作管理的性質(zhì)

1、建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為主要內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性服務(wù)性工作。

2、建設(shè)項(xiàng)目工作是實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)科學(xué)管理的技術(shù)基礎(chǔ)工作。

建設(shè)項(xiàng)目管理的管理原則

建設(shè)項(xiàng)目檔案工作要按照集中統(tǒng)一管理的原則，保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的有效利用。

第二章、國(guó)家、省關(guān)于基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案的法規(guī)、文件、標(biāo)準(zhǔn)法律、法規(guī)

《檔案法》《云南省檔案條例》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《建筑工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》

管理規(guī)定

國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法（檔發(fā)字[1997]15號(hào)）云南省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記（云檔聯(lián)發(fā)[1997]第5號(hào)）基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行辦法（國(guó)檔發(fā)[1988]4號(hào)）建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工驗(yàn)收辦法（計(jì)建設(shè)[1990]1215號(hào)）重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法（檔發(fā)[2006]2號(hào)）建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案竣工驗(yàn)收辦法（國(guó)檔發(fā)[1992]8號(hào)）城市建設(shè)檔案歸屬與流向的暫行規(guī)定（檔發(fā)（1987）20號(hào)）業(yè)務(wù)技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)

國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（ＤＡ／Ｔ２８－２００２）科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822－２００２）編制基本建設(shè)工程竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定（82）建施字50號(hào)）技術(shù)制圖（ＧＢ１０６０９－89）

第三章、基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料及項(xiàng)目檔案管理

一、科技文件材料的形成管理

基建科技文件材料的形成科技文件的標(biāo)準(zhǔn)化科技文件材料的編號(hào)科技文件材料發(fā)放管理科技文件材料的更改保證科技文件材料完整、準(zhǔn)確、規(guī)范的管理措施

科技文件材料的基本類(lèi)型（一）

圖樣材料建筑圖樣：初步設(shè)計(jì)圖樣、技術(shù)設(shè)計(jì)圖樣、施工圖設(shè)計(jì)圖樣總平面圖、結(jié)構(gòu)圖、大樣圖機(jī)械圖樣：總圖、裝配圖、零件圖、系統(tǒng)圖按照制圖方法：科技文件材料的基本類(lèi)型（二）平面圖、立面圖、剖面圖按照?qǐng)D樣形式：原圖、白圖、底圖、復(fù)制圖（藍(lán)圖、復(fù)制圖、印刷圖）文字材料技術(shù)文件其他形式技術(shù)文件目錄、明細(xì)表、現(xiàn)場(chǎng)記錄表格、質(zhì)量評(píng)定表格、材料檢測(cè)表格等非紙質(zhì)科技文件材料膠片、磁性載文件材料“模擬”電子科技文件材料“數(shù)字”基本建設(shè)文件材料的形成

及成套性項(xiàng)目立項(xiàng)準(zhǔn)備階段設(shè)計(jì)階段施工階段竣工階段科技文件材料的標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)科技文件材料標(biāo)準(zhǔn)化的意義涉及科技文件材料的具體內(nèi)容：

1、圖樣幅面

2、圖樣標(biāo)題欄

3、圖樣繪制的技術(shù)要求

4、文字材料編寫(xiě)要求

5、目錄、表格材料的規(guī)格科技文件的編號(hào)編號(hào)的方法：1、項(xiàng)目結(jié)構(gòu)編號(hào)法產(chǎn)品隸屬分類(lèi)法工程結(jié)構(gòu)分類(lèi)法

2、分類(lèi)編號(hào)法基本建設(shè)文件材料的運(yùn)行管理建立有關(guān)制度明確職責(zé)并采取相關(guān)控制措施做好容易遺失文件的控制管理“四參加”

基本建設(shè)文件材料的更改（竣工圖的編制）更改的原因更改的類(lèi)型適應(yīng)性更改完善性的更改勘誤補(bǔ)漏的更改更改的權(quán)限和程序更改的權(quán)限更改審批程序竣工圖編制竣工圖編制的意義竣工圖編制的責(zé)任竣工圖編制的原則規(guī)定原施工圖轉(zhuǎn)化為竣工圖。照?qǐng)D施工，沒(méi)有變動(dòng)的由施工單位加蓋竣工章，并作必要簽署，原施工圖即轉(zhuǎn)化為竣工圖。原施工圖通過(guò)更改作為竣工圖。凡在施工中有一般性設(shè)計(jì)變更，能夠用原圖作為竣工圖的，可由施工單位在原施工圖上更改，加蓋竣工章，即為竣工圖。重新繪制改變后的竣工圖竣工圖編制的組織清理設(shè)計(jì)變更和施工記錄對(duì)應(yīng)實(shí)際情況檢查，必要時(shí)進(jìn)行行實(shí)際測(cè)量。按照“誰(shuí)施工、誰(shuí)竣工”，組織責(zé)任施工單位、監(jiān)理單位人員學(xué)習(xí)，明確竣工圖編制的范圍、深度和要求。保證圖物相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽署完備。字體、線條和竣工章的簽署。；圖樣和字跡材料的要求。相關(guān)標(biāo)注的要求竣工圖編制的方法：杠改或劃改圖形的更改（1）圖形的更改（2）三、科技文件材料的積累科技文件材料形成、積累的職責(zé)和要求科技文件材料的積累的方式

項(xiàng)目文件材料積累職責(zé)要求明確項(xiàng)目文件材料積累的職責(zé)項(xiàng)目文件材料積累范圍確保積累的質(zhì)量完善積累的條件項(xiàng)目文件材料積累的方式科技人員個(gè)人積累專(zhuān)兼職檔案員積累科技檔案人員代為積累四、項(xiàng)目文件材料的鑒別、整理、立卷與歸檔項(xiàng)目文件材料完整性鑒別科技文件材料的完整性鑒別科技文件材料完整性的方法：確定科技活動(dòng)的范圍分析科技活動(dòng)的具體程序分析本單位在科技活動(dòng)中地位判定項(xiàng)目文件材料準(zhǔn)確性

的標(biāo)準(zhǔn)科技文件材料應(yīng)當(dāng)同它所反映的對(duì)象相一致同一科技項(xiàng)目之間在內(nèi)容上應(yīng)當(dāng)一致項(xiàng)目文件材料與政務(wù)材料區(qū)分內(nèi)容原則整體原則職能原則項(xiàng)目文件整理立卷《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》組卷的原則

遵循項(xiàng)目文件材料的形成規(guī)律，保持科技文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。組卷的要求項(xiàng)目文件材料必須準(zhǔn)確項(xiàng)目文件材料齊全、完整項(xiàng)目文件材料應(yīng)當(dāng)原件歸檔書(shū)寫(xiě)和字跡材料符合耐久性要求項(xiàng)目文件材料組卷的方法按結(jié)構(gòu)組卷按專(zhuān)業(yè)組卷按階段組卷

幾類(lèi)建設(shè)項(xiàng)目文件材料分類(lèi)整理立卷方法說(shuō)明一般工業(yè)民用建設(shè)項(xiàng)目水電建設(shè)項(xiàng)目公路建設(shè)項(xiàng)目組卷特殊情況的說(shuō)明1

直接針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性科技文件材料放入所針對(duì)的項(xiàng)目里組卷。2引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。3

一個(gè)單位保存一套相關(guān)的通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖，并單獨(dú)組卷；采用了這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，其科技文件材料組卷時(shí)可在卷內(nèi)備考表中說(shuō)明并標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖的圖號(hào)。4底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理。5

設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨(dú)組卷。外購(gòu)設(shè)備中的隨機(jī)文件材料可以單獨(dú)組卷。卷內(nèi)文件材料及案卷的排列1、基建類(lèi)案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì))、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。2、設(shè)備類(lèi)案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收(自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。3、案卷內(nèi)管理性科技文件材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。4、案卷內(nèi)科技文件材料排列應(yīng)文字在前，圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。圖樣材料的整理藍(lán)圖底圖兩種科技檔案立卷的方式裝訂的方式不裝訂的方式建設(shè)項(xiàng)目檔案案卷的編目頁(yè)號(hào)的編制卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)備考表的編制案卷封面及卷脊的編制項(xiàng)目檔案案卷題名的構(gòu)成項(xiàng)目名稱(chēng)組件、部件、階段、專(zhuān)業(yè)名稱(chēng)文件材料名稱(chēng)項(xiàng)目文件材料歸檔建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔制度的內(nèi)容歸檔范圍歸檔時(shí)間歸檔份數(shù)歸檔手續(xù)和要求劃定建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍的

基本方法分析研究本單位基建活動(dòng)的范圍和內(nèi)容掌握本單位的基本職能活動(dòng)依據(jù)國(guó)家、行業(yè)有關(guān)規(guī)定判定科技文件材料有無(wú)保存價(jià)值，確定是否列入歸檔范圍國(guó)家文件、標(biāo)準(zhǔn)明確的基建文件材料歸檔范圍基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行辦法（國(guó)檔發(fā)[1988]4號(hào)）國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（ＤＡ／Ｔ２８－２００２）行業(yè)規(guī)定歸檔時(shí)間按項(xiàng)目歸檔按階段歸檔按子項(xiàng)歸檔按時(shí)間歸檔隨時(shí)歸檔歸檔份數(shù)一般一套幾套歸檔要求和手續(xù)歸檔的職責(zé)歸檔文件的質(zhì)量要求案卷質(zhì)量要求歸檔手續(xù)四、基本建設(shè)文件材料的管理措施1）與項(xiàng)目建設(shè)同步開(kāi)展檔案工作。2）加強(qiáng)宣傳，建立責(zé)任保證體系和管理網(wǎng)絡(luò)。3）建立健全制度，保證正常工作秩序。4）實(shí)施“三納入”、“四參加”，加強(qiáng)監(jiān)管。5）利用經(jīng)濟(jì)手段，促進(jìn)工作開(kāi)展。6）應(yīng)用經(jīng)濟(jì)手段，保證工作順利進(jìn)行。檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)“三同步”

項(xiàng)目建設(shè)前期階段就應(yīng)及時(shí)建立檔案工作，加強(qiáng)對(duì)前期階段產(chǎn)生文件材料的管理；在合同中明確對(duì)文件材料編制、整理及提交的具體要求。

在檢查落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，同時(shí)檢查落實(shí)檔案工作情況。

竣工驗(yàn)收時(shí)，同時(shí)驗(yàn)收工程檔案。基本建設(shè)檔案工作“三納入”檔案工作納入基本建設(shè)工作程序。檔案工作納入工作計(jì)劃。檔案工作納入有關(guān)單位和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

基本建設(shè)檔案人員“四參加”參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收（含竣工驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收）參加開(kāi)箱驗(yàn)收參加科研驗(yàn)收參加有關(guān)會(huì)議五、基本建設(shè)檔案的匯總、編制審查、歸檔、移交1）

建設(shè)項(xiàng)目檔案分類(lèi)基本建設(shè)分類(lèi)方案水電基本建設(shè)檔案分類(lèi)、整理公路基本建設(shè)檔案分類(lèi)、整理工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案使用性質(zhì)—項(xiàng)目分類(lèi)法流域—項(xiàng)目分類(lèi)法

單位基本建設(shè)項(xiàng)目檔案分類(lèi)：專(zhuān)業(yè)性質(zhì)—項(xiàng)目分類(lèi)法廠區(qū)綜合生產(chǎn)性項(xiàng)目輔助生產(chǎn)性項(xiàng)目辦公、生活性項(xiàng)目

2）

項(xiàng)目檔案的匯總、編制

根據(jù)專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)的建設(shè)項(xiàng)目檔案分類(lèi)編號(hào)規(guī)則及項(xiàng)目實(shí)際情況，制定統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案分類(lèi)方案。依據(jù)分類(lèi)對(duì)全部檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類(lèi)編號(hào)。對(duì)全部檔案清點(diǎn)編目，并編制項(xiàng)目檔案案卷目錄及檔案編制情況說(shuō)明。

3）基本建設(shè)檔案的審查、歸檔、移交

3）項(xiàng)目檔案的審查、歸檔和移交項(xiàng)目檔案審查：由竣工文件編制方、監(jiān)理單位、質(zhì)監(jiān)單位進(jìn)行審查。各施工單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完工后三個(gè)月內(nèi)向建設(shè)單位歸檔，有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時(shí)歸檔。項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收