辦公室的管理制度（14篇）

辦公室的管理制度（通用14篇）

發(fā)布時間:2022-10-20

辦公室的管理制度（通用14篇）

辦公室的管理制度篇1

第一章管理大綱

為了加強管理，完善各項工作制度，促進公司發(fā)展壯大，提高經

濟效益，根據(jù)國家有關法律、法規(guī)及公司章程的規(guī)定，特制訂本管理

細則。

第一條公司全體員工必須遵守公司章程，遵守公司的各項規(guī)章

制度和決定。

第二條公司禁止任何部門、個人做有損公司利益、形象、聲譽

或破壞公司發(fā)展的事情。

第三條公司通過發(fā)揮全體員工的積極性、創(chuàng)造性和提高全體員

工的技術、管理、經營水平，不斷完善公司的經營、管理體系，實行

多種形式的責任制，不斷壯大公司實力和提高經濟效益。

第四條公司提倡全體員工努力學習產品知識和各種常識，努力

提高員工的整體素質和水平，造就一支思想新、作風硬、業(yè)務強、技

術精的員工隊伍。

第五條公司鼓勵員工積極參與公司的決策和管理，鼓勵員工發(fā)

揮才智，提出合理化建議。

第六條公司為員工提供平等的競爭環(huán)境和晉升機會；公司推行

崗位責任制，實行考勤、考核制度，評先樹優(yōu)，對做出貢獻者予以表

彰、獎勵。

第七條公司提倡求真務實的工作作風，提高工作效率;提倡厲行

節(jié)約，反對鋪張浪費；倡導員工團結互助，同舟共濟，發(fā)揚集體合作

和集體創(chuàng)造精神，增強團體的凝聚力和向心力。

第八條員工必須維護公司紀律，對任何違反公司章程和各項規(guī)

章制度的行為，都要予以追究。

第二章員工守則

員工守則

一、遵紀守法，忠于職守，愛崗敬業(yè)。

二、維護公司聲譽，保護公司利益。

三、服從領導，關心下屬，團結互助。

四、愛護公物，勤儉節(jié)約，杜絕浪費。

五、不斷學習，提高水平，精通業(yè)務。

六、積極進取，勇于開拓，求實創(chuàng)新。

文印管理規(guī)定

一、文印人員按公司規(guī)定按時打印公司相關文件。

二、公司禁止私自打印個人資料以及一切與公司無關的資料。如

有違反，依據(jù)情節(jié)輕重給予罰款處理。

三、文印人員應愛護各種設備，節(jié)約用紙，降低消耗、費用。對

種設備應按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障，應及時報請維修，以免

影響工作。

電腦管理規(guī)定

一、辦公室人員遵守公司的保密規(guī)定，輸入電腦的信息屬公司機

密，未經批準不準向任何人提供、泄露。違者視情節(jié)輕重給予處理。

二、辦公室人員必須按照要求和規(guī)定采集、輸入、輸出信息，為

領導和有關部門決策提供信息資料。（采集、輸入信息以及時、準確、

全面為原則。）

三、信息載體必須安全存放、保管，防止丟失或失效。任何人不

得將信息載體帶出公司。

四、辦公室人員應愛護各種設備，降低消耗、費用。對各種設備

應按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)故障，應及時報請維修，以免影響工

作。

五、嚴禁工作期間上網聊天、看電影、玩游戲等做各種與工作無

關事。如有違犯，發(fā)現(xiàn)一次按遲到一次處理，執(zhí)行遲到相關的罰款制

度。

六、電腦室設備應由專業(yè)人員操作、使用。禁止非專業(yè)人員操作、

使用，否則，造成設備損壞的應照價賠償。

員工的聘（雇）用管理

一、新進人員經公司錄用開始上班日起，前三個月為試用考核

期，經試用合格者將轉正，享有公司的一切待遇。

二、考核期間業(yè)績表現(xiàn)優(yōu)良者，經主管核報后，可申請?zhí)崆稗D

正，但試用期不得低于兩個月；若考核成績太差，且無改進之意者，

可予直接解聘。

三、須辦手續(xù)

第一項：填寫員工資料卡

第二項：繳履歷表及身份證復印件一份，近照兩張。

第三項：請領手冊，并實施在職教育。

第四項：確認該之職務代理人。

四、新進人員自上班日起七天內為新人培訓期，若無故離職者，

不得向公司申請任何薪資及費用。

五、新人在考核試用期三個月內，以個人考核表現(xiàn)，通過后再

予調整薪資。

六、七日內實施新人在職教育，熟練掌握公司管理制度及部門

獎金條例，結束教育者必須簽名，始即生效。

七、未經部門主管許可，未經請假手續(xù)而擅自不上班者，視同

曠職，一日扣三日，二日扣六日，三日以上且無正當理由者予以開除。

員工的離職管理

一、若因工作環(huán)境不適或因其他個人因素而想自行離職者：

1、在三個月試用期內提出離職，須提前15天以書面上報公司，

否則以15天薪水相抵，補償公司損失。

2、到職滿三個月以上，已轉正后若須辭職者，須提前一個月以

書面上報公司，否則以一個月薪水相抵，補償公司損失。

3、工作在一年以上的員工提出離職時，須提前一個月以書面上

報公司核準，未經核準而自行離職者，自愿放棄上月薪資及任何工作

獎金。

二、員工辦理任何請辭時，須先行填寫書面辭職報告，經核準

后，方可離職。

三、員工在自動離職或請辭期間內，因職務交接不清，或手續(xù)

不全而導致公司資金及財物上有所損失，須負賠償責任，公司將依法

解決。

四、已請辭員工在待退期間，若在公司表現(xiàn)惡劣，或影響公司

其他人員或公然破壞公司制度者，可予以直接開除。

五、離職員工交接重點：

第一項：個人職責所屬資產列報表，清點移交予接管人員。

第二項：原服務客戶各項余額，資料檔案及后續(xù)服務重點移交。

第三項：個人所負責之各項本冊移交。

第四項：呈報手中未完成的客戶單予會計查核。

注：員工辦理離職手續(xù)完成后，到離職前，若取消去意仍可繼續(xù)

恢復工作。

六、員工無論到職時間長短，表現(xiàn)優(yōu)異者，可直接升級或跳級。

員工表現(xiàn)極差者，須實施在職教育，仍不合格者予以辭退。

七、員工的裁減或增加，須以部門業(yè)績表現(xiàn)而改善，淘汰劣質

員工，保留優(yōu)質員工。

員工的辭退管理

公司對有下列行為之一者，給予辭退：

1、一年內記過三次者；

2、連續(xù)曠工三日或全年累記超過六日者；

3、營私舞弊、挪用公款、收受賄賂；

4、工作疏忽，貽誤要務、致使企業(yè)蒙受重大損失者；

5、違抗命令或擅離職守，情節(jié)重大者；

6、聚眾罷工、怠工、造謠生事，破壞正常的工作與生產秩序者;

7、仿效領導簽字、盜用印信或涂改公司文件者；

8、因破壞、竊取、毀棄、隱匿公司設施、資材制品及文書等行

為，致使公司業(yè)務遭受損失者；

9、品行不端、行為不簡，屢勸不改者；

10、擅自離職為其他單位工作者；

11、違背國家法令或公司規(guī)章情節(jié)嚴重者；

12、泄漏業(yè)務上的秘密情節(jié)嚴重者；

13、辦事不力、疏忽職守，且有具體事實情節(jié)重大者；

14、精神或機能發(fā)生障礙，或身體虛弱、衰老、殘廢等經本公

司認為不能再從事工作者，或因員工對所從事的工作，雖無過失，但

不能勝任者；

15、為個人利益?zhèn)卧熳C件，冒領各項費用者；

16、年終考核成績不合格，經考察試用不合格者；

17、因公司業(yè)務緊縮須減少一部分員工時；

18、工作期間因受刑事處分而經法院判刑確定者；

19、員工在試用期內經發(fā)現(xiàn)不符合錄用條件者；

20、由于其他類似原因或業(yè)務上之必要者。

員工請休假制度

一、公司全員請假必須事先申請，經批準后方可休假，并取消

全勤獎。

二、非有重大事故，事假每月不得超過二天，扣除當日薪資（同

時取消全勤獎）。

三、懷孕達五個月以上者，可適當照顧休息時間，但每月事假

限定不得連續(xù)超過兩天，特殊情況酌情另定。

四、一般事假應于兩天前請妥（急事經核準則例外），請假時必

須填妥假單及職務代理人簽名。

五、請假未準而私自休假者，以曠工論處，每曠職一日扣除當

日薪資外，并取消全勤獎。

六、公司上班時間內，非有重要事故，不得臨時請假超過2小

時以上，否則扣全日薪資。

七、請任何禍假皆須職業(yè)醫(yī)生開具證明，并在48小時內回報公

司，否則以事假論處。若因傷重住院或臥床無法行動，2日內公司皆

全薪付給，2日后暫停

八、輕微病假可商請部門經理核準，經批準后方可休假。

九、凡在職員工有任何超出正常的休假，例假等公司的福利范

圍時，在請假超過7天以上時，皆必須簽立《停薪留職條例》，連同

請假單一同處理，否則

十、員工懷孕七個月后，可申請無給制之停薪留職，年資福利

直接累進計算，不予扣除。

H、公司會議不定期舉行，一定會提前公告通知，全員參加。

曠會按曠工論處，遲到按正常上班遲到條例處罰。

考勤制度

一.總則

本考勤制度為確保公司進行有秩序的經營管理而制定；

二、考勤細則

1.出勤

1.1工作時間：各部門職員須按以下時間出勤：上班時間

9:00-17:30,因季節(jié)變化需調整工作時間的，由公司另行通知。

1.2簽到：公司全體員工采取人臉識別考勤辦法考勤。

1.3外出：員工外出必須在外出登記表上登記，未登記的視為曠

工一天處理。嚴禁代登記，如若發(fā)現(xiàn)，雙方均按曠工違紀處理。

1.4遲到：每天上午上班前打考勤，9:00以后算遲到，30分鐘

后（不包括30分鐘）到公司的列為曠工半天，過半天未到的為曠工一

天。特殊時間以公司通知為準。

1.5早退：每天下午17:30下班時考勤后離開，17:30前無故離

崗者或未簽退者均視為早退，特殊原因需提前向部門經理說明。

2.請假：

2.1員工若早上有事不能直接到公司，應在前一日向部門經理請

假或在當日上午9：00前用適當方法向部門經理請假，部門經理將未

打考勤人員的情況在當日上午9：30前報給公司，否則視為曠工處理。

2.2員工當日上午請假的，需在9：00前向部門負責人批準并進

行請假登記，未在9：00前登記者請假無效，拒絕電話請假，特殊原

因需出示證明。

2.3上班時間外出辦事須填寫外出登記表。超過規(guī)定上班時間到

崗被視為遲到。

2.4員工因公需出差時，在部門經理批準的情況下，登記考勤,

否則視為曠工處理。

2.5任何類別的請假都需填寫請假條，經部門經理事前批準，并

進行登記。如有緊急情況，不能事先請假的，應在兩小時以內電話通

知本部門經理，在上班當日補辦手續(xù)，否則以曠工計。

3.請假、遲到、早退和曠工的處理

3.1請假：未滿一天者，以工作時間計算，請假時間在半天內的

（包括半天）視為請假半天，超過半天的視為請假一天，按個人工資標

準由財務核扣。

3.2遲到:上班開始至30分鐘之內未到者視為遲到;30分鐘后（不

包括30分鐘）視為曠工處理。（由于公司考慮到可能有些員工住宿比

較遠，可能會出現(xiàn)偶爾堵車，因此每月允許遲到3次，但時間不能超

過30分鐘，超出3次視為遲到處理）遲到考核10元/次。

3.3早退：提前30分鐘之內下班視為早退，提前30分鐘以上下

班視為曠工，按曠工一天處理。早退考核10元/次。

3.4曠工：按正常工資的兩倍核算扣曠工工資。

4.公休

4.1當月休假、請假一周以上者（含一周），當月考勤以實際出勤

天數(shù)為準。

當月工資計算方法：

（月合計工資一全勤獎）÷；當月天數(shù)—實際出勤天數(shù)

5.考勤統(tǒng)計

5.1每月考勤時間：本月1號至本月31號

5.2有以下情況之一者，扣除當月全勤獎：

①全月累計遲到4次者（包括4次）

②除公休外，請假1天者以上者（包括1天）

③月度曠工1次者（包括1次）

5.3對考勤的記錄辦法由公司每月按本規(guī)定，結合系統(tǒng)考勤記錄、

部門的記錄、每日考勤簽到/簽退記錄、每日外出登記記錄等來進行

制月度考勤表，并報

財務處理；

公司衛(wèi)生管理制度

為創(chuàng)造一個舒適、優(yōu)美、整潔的工作環(huán)境，樹立公司的良好形象，

制定本制度。

一、衛(wèi)生管理的范圍為公司該部門辦公室、門窗等辦公場所及其

設施的衛(wèi)生。

二、衛(wèi)生清理的標準是：門窗（玻璃、窗臺、窗杈）上無浮塵；地

面無污物、污水、浮土；四周墻壁及其附屬物、裝飾品無蜘蛛網、浮

塵；照明燈等無浮塵；書櫥、

鏡子上無浮塵、污跡，書櫥、檔案櫥內各類書籍資料排列整齊,

無灰塵，櫥頂無亂堆亂放現(xiàn)象；辦公桌上無浮塵，物品擺放整齊，水

具無茶銹、水垢；桌椅擺放端正，各類座套干凈整潔；微機、打印機等

設備保養(yǎng)良好，無灰塵、浮土。

三、衛(wèi)生清理實行部門責任制，部門負責人為責任人。各部門辦

公室的衛(wèi)生，由部門按小組輪流負責。具體實施參見各部值日表。

辦公室的管理制度篇2

第一節(jié)總則

第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管

理標準化、制度化，提高工作效率，特制定本制度。

第二條本規(guī)定所指行政事務包括印章管理，公文管理，辦公事務

用品管理，公務車管理，郵發(fā)管理、檔案管理等。

第二節(jié)印章管理

第三條公司印章包括：公司公章、財務專用章、合同章、法定代

表人私章、財務主管私章等涉及公司對外交往使用的印章。

第四條公司印章由總經理辦公室主任或指定專人負責保管。

第五條公司印章的使用一律由各單位負責人及總經理簽字許可

后，管理印章人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成后果由直接責任人員

負責。

第六條公司所有需要蓋印章的介紹信、說明以及對外開出的任何

公文，應統(tǒng)一編號登記，以備查詢、存盤。

第七條公司不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它

特殊情況確需開具時，必須經總經理批準后方可開出，持空白介紹信

外出工作歸來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用者必須交回。

第八條需簽章的經濟文本審批權限參照“經濟合同管理制度”和

“資金管理制度”的規(guī)定執(zhí)行，蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。

第三節(jié)公文管理

第九條公司的公文格式應規(guī)范化，公文處理程序應嚴肅、正確。

第十條公司公文的發(fā)行由公司總經理辦公室負責。包括公司各類

紅頭文件、總經理辦公例會會議紀要、規(guī)章制度、通知、指示等。

第十一條各單位、各部門自行打印的涉及公司權益的外發(fā)文稿必

須經本部門負責人簽字，交總經理辦公室審核后發(fā)送。

第十二條各單位、各部、室所有打印成文的內部規(guī)章制度和下行

文稿必須報總經理辦公室留底存檔。

第四節(jié)辦公事務用品的管理

第十三條辦公事務用品類別規(guī)定如下：

（一）辦公用品（桌椅等）

（二）事務器具（活頁夾、度量衡器具等）

（三）印刷品

（四）紙張（復印紙、傳真紙、打印紙等）

（五）雜物器具（杯子、茶葉等）

（六）辦公自動化用品（計算機、打印機、復印機等）

（七）其它

第十四條辦公事務用品的購發(fā)：

（一）辦公事務用品的購發(fā)由各部門在每月1—5日間造好用品需

求計劃，由部門負責人簽署后報總經理辦公室，總經理辦公室根據(jù)實

際工作需要有計劃購買、分發(fā)給各部門，由部門負責人簽字領回。低

值易耗辦公事務用品可由總經理辦公室確定購買。單件價格超過1000

元以上的物品必須由總經理批準后方可購買。

（二）計劃外辦公事務用品的申請領用，必須經公司分管領導與辦

公室主任會簽后方可購發(fā)。

（三）公司新聘工作人員辦公用品，總經理辦公室根據(jù)部門負責人

提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員正常工作。

（四）公司辦公事務用品應建立帳簿，購發(fā)手續(xù)清晰、規(guī)范。

第五節(jié)公務車管理

第十五條公務車的使用范圍主要包括：部門主管級以上領導外出

聯(lián)系工作或外地出差接送；接待外賓；接待兄弟單位或有關單位來廠

辦事的工作人員；其它人員的緊急和特殊用車。

第十六條車輛調度由總經理辦公室主任負責，駕乘人員憑其簽發(fā)

的用車通知單用車。

第十七條申請用車一般應提前一天通知總經理辦公室，總經理辦

公室應嚴格按規(guī)定派車，不得隨意擴大用車范圍；向同一方向的用車，

以節(jié)約為本，能合用車的就合用車，不另派車。

第十八條公司的司機應服從調度，安全駕駛，愛護車輛，文明行

車。

第十九條公司在無車或車輛不足時，申請人應依照上述原則向公

司總經理辦公室提出申請，由總經理辦公室與集團公司車隊協(xié)調派車。

第六節(jié)郵發(fā)管理

第二十條公司總經理辦公室負責為各部門收發(fā)信件、郵件。所有

公發(fā)信件、郵件都由文書登記、收發(fā)。

第二十一條各部門的報刊訂閱由總經理辦公室負責。公費報刊的

征訂由各部門負責人上報分管領導，由總經理辦公室統(tǒng)一報批處理。

第七節(jié)檔案管理

第二十二條檔案管理由公司辦公室文書負責。要認真做好文件收

發(fā)、登記、傳閱和歸檔工作，對涉及機密的文件、資料，檔案要做好

保密工作，防止泄密。

第二十三條歸檔范圍：

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、勞動工資、經營

情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項

目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。

第二十四條檔案的借閱與索?。?/p>

（一）總經理、公司部門負責人借閱非密級檔案可通過檔案管理人

員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。

（二）公司其它人員需借閱檔案時，需經部門主管批準，并辦理借

閱手續(xù)。

（三）借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，

嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡

屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，

第八節(jié)附則

第二十五條本規(guī)定如有未盡事宜或隨公司的發(fā)展，有不適應工作

需要的，各部門可提出修改意見，總經理辦公室研究并呈請總經理批

不O

第二十六條本規(guī)定解釋權歸總經理辦公室。

第二十七條本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。一般內部檔案由公司總經

理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

辦公室管理制度篇4

一、印章管理制度

（一）公司行政印章、合同專用章、介紹信由辦公室負責保存管理,

對印章、介紹信要妥善管理，確保安全。

（二）嚴格履行審批手續(xù)。如有需要蓋章的文件資料或合同先由負

責人簽署意見，再由辦公室加蓋印章。

（三）嚴格印章登記。使用印信經領導批準后，用完后及時收存保

管。（詳見附件表1）

（四）嚴肅印信管理紀律。不得開具空白介紹信或在白紙上蓋印。

二、公文檔案管理制度

為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定

本制度。

（一）歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、

會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托

書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

（二）公司的檔案管理由辦公室負責。

（三）檔案管理職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完

整、安全保密和使用方便。

（四）資料的分類與歸檔：不同部門及分類的文檔要區(qū)分開，分別

用標簽寫明歸檔。

（五）檔案的銷毀：公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔

案資料。凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的

檔案資料，由公室主任批準后方可銷毀。

三、員工著裝管理規(guī)定

為樹立和保持公司良好的社會形象，進一步規(guī)范化管理，本公司

員工應按本規(guī)定的要求著裝：

（一）員工在上班時間內，要注意儀容儀表，佩戴胸牌，胸牌應戴

在左胸前適當位置。

（二）公司制服、工作服和其它勞保用品由辦公室統(tǒng)一加工制作

（購買）和發(fā)放，任何部門和個人不得隨意更改。

（三）各部門負責人應認真配合、督促屬下員工遵守本規(guī)定。

四、衛(wèi)生管理準則

（一）辦公室人員負責公司全面衛(wèi)生工作，每天早上應提前30分

鐘（8：00）到公司進行衛(wèi)生打掃工作，嚴格按照月排班表執(zhí)行。

（二）衛(wèi)生分工：對辦公室劃分，合理安排專人打掃清潔。

（三）衛(wèi)生打掃范圍：辦公室桌、椅、地面保持干凈整潔，茶具、

煙灰缸、垃圾桶及時清洗、清倒。飲水機、桶注意擦洗、更換，保持

室內空氣流通、清新，及時做好門窗、燈的關閉。

五、值班管理制度

（一）日值日：辦公室人員每天值日生持鑰匙，值日生應做到早到

晚歸，辦公室人員輪流排班。需注意對公司影墻燈的開閉工作，做到

早開晚閉。

（二）周值日：每周六、日各安排1人值日，值日生應做好當天衛(wèi)

生清潔工作（參照上條衛(wèi)生管理準則）。值日生不得中途停歇或隨意外

出，個人如有突發(fā)事項需及時聯(lián)絡好代值班人員。

六、公司計算機管理制度

（一）負責專人登記核實辦公計算機臺數(shù)，分配到哪些員工辦公,

做好登記并存檔。

（二）辦公如需繼續(xù)配置新機，專職人員負責設備的采購工作。

（三）日常做好計算機的軟硬件維護工作，非辦公室人員嚴禁使用

計算機，公司計算機只僅用于辦公，嚴禁辦公時間玩游戲看影片等。

七、辦公用品管理制度

（一）采購范圍

辦公設備、辦公耗材（各種辦公用紙、計算機耗材、復印機耗材、

衛(wèi)生用具等）。

（二）采購程序

根據(jù)實際需求和庫存情況填寫《物資申購表》（附件表3）,報分

管領導審批，財務部復核，領導審批后交由專人采購，特殊情況由領

導臨時指定人員采購。

（三）物資管理

購回的物資由辦公室安排專人負責管理，建立辦公用品管理臺帳,

切實做到實物與帳目一致。同時，領用發(fā)放物資時必須嚴格履行領用

手續(xù)，做好發(fā)放記錄。

（四）紀律要求

采購工作人員要嚴格遵守財經紀律，自覺維護單位利益，嚴禁收

取回扣、中介費、好處費等，一經舉報查實將嚴肅處理。公司員工要

厲行節(jié)約，杜絕浪費減少運行成本。

八、保密制度

（一）屬于公司秘密的文件、資料，應標明“秘密”字樣，由專人

負責印制、收發(fā)、傳遞、保管，非經批準，不準復印、摘抄秘密文件、

資料。

（二）公司秘密應根據(jù)需要，限于一定范圍的員工接觸。接觸公司

秘密的員工，未經批準不準向他人泄露。非接觸公司秘密的員工，不

準打聽公司秘密。

（三）記載有公司秘密事項的工作筆記，持有人必須妥善保管。如

有遺失，必須立即報告并采取補救措施。公司員工妥善保管好電腦和

資料，防止外來人員查看電腦內容。

九、來訪接待制度

（一）熱情接待、禮貌待人，做到來有迎聲，問有答聲，走有送聲，

對來訪客戶咨詢問題不推諉，做到首問首接。

（二）接待來訪要耐心聽、仔細問、認真記、全面分析。

（三）對來訪客戶提出的問題不輕易表態(tài)、許愿。

（四）如提前接到通知或在已知有客來訪的情況下，辦公室人員應

提前做好場地布置及茶水訂餐等工作。

附則

本規(guī)定解釋權歸總經理辦公室

本規(guī)定從發(fā)布之日起生效

辦公室的管理制度篇3

1、制服必須整潔，熨燙平整，無松扣和掉扣現(xiàn)象；

2、常剪指甲，避免過長，不得留長指甲及女生不得涂有色指甲

油，男生要常刮胡子；

3、頭發(fā)著色必須是自然色，不準染成其它顏色，不準戴假發(fā)；

4、穿制服時的員工只允許帶一塊手表，但款式必須美觀、簡潔、

大方；

5、允許戴一枚結婚戒指或者訂婚戒指，一對釘式耳環(huán)，不得佩

戴任何手鐲手鏈式的飾物；

6、不準擦刺鼻或香味濃郁的香水；

7、穿短裙的女員工必須穿肉色襪子，不得穿已抽絲、破損的襪

子，男員工要穿黑色皮鞋及襪子；

8、女員工頭發(fā)超過肩膀應用發(fā)夾扎起，發(fā)式應樸素大方，不得

剪特短或梳理其它怪異之發(fā)型，女員工頭發(fā)飾物必須是黑色或棕色。

工作紀律

上班時間穿著制服，方可進入酒店公共區(qū)域或辦公室區(qū)域；當班

期間佩戴工牌；

保持辦公區(qū)域的衛(wèi)生，辦公用品要整齊，不可雜亂無章；

保持辦公室的安靜，嚴禁在辦公室內大聲喧嘩、哼唱歌曲、吹口

哨等；

不得在辦公室吃東西、嚼香口膠、看任何與工作無關的書籍、報

刊，屢犯不改者給予簽單處理；

不許私自將閑雜人員帶入辦公室公共區(qū)域；

對上司不禮貌，不服從主管或上司之合理工作指示，在工作中弄

虛作假欺騙上司，屢教不改者給予簽單處理；

不準利用上班時間串崗或擅自離開工作崗位，情節(jié)嚴重者給予簽

單處理；

不得出入酒店正門，不得使用客人電梯；

遲到、早退、曠工者按酒店規(guī)定處罰，嚴重者作開除處理；

不得搬弄是非、誹謗他人、影響團結及酒店聲譽；

不得委托他人或代他人打時鐘卡以及幫其他同事簽到；

員工不得隨意透露酒店各部門內部保密資料及泄露賓客資料，情

節(jié)嚴重者作開除處理；

當班的員工要將手機保持關機或無聲狀態(tài)；

員工如有換班、換休要求，需經主管或前廳部經理批準方可執(zhí)行,

并填寫換班申請單，違者簽警告單；

員工無故不得請假，如確有急事需向主管提出書面申請或經前廳

部經理同意；若病假需開指定醫(yī)院證明或醫(yī)務室證明；

16、遵守酒店的規(guī)章制度，違者警告，違反多次簽單處理。

工作崗位操作

1、提前十五分鐘到崗交接班，特殊情況不能提前到崗的，應事

先向主管或其他同事說明情況，最遲不得超過規(guī)定上班時間，否則按

遲到處理；

2、使用規(guī)范的禮貌用語接聽電話，注意“請”字開頭，“謝”字

結尾，禮貌用語不離口，聲音要清晰；

3、上班前，仔細閱讀交班本，了解需跟辦事宜，掌握新發(fā)文件

內容，了解當天房態(tài)及可賣房型的信息；

4、熟悉并掌握酒店不同種類的房間的特色和優(yōu)點及房間價格，

鼓勵客人預訂最好的房間，做到高價售房；

5、核對訂房及空房資料，是否超額預定，提前做好對策；

6、做到散客兩分鐘（最遲五分鐘內）、團體五分鐘（最遲10分鐘

內）完成每一個預訂錄入；每個需回傳的訂房務必做到從接到預訂起

10分鐘內回傳給對方。

7、對于交接班不清楚而造成工作失誤或投訴者，給予口頭警告，

屢犯者給予簽單處理；

8、當班所發(fā)生的有關問題，未做詳細記錄或對于交班下來的工

作未做跟進者，屢教不改者給予簽單處理；

9、結束通話時，要待對方先掛電話后方可放下電話，任何時候

都不可以擲電話，要輕拿輕放；

10、當班時由于員工的工作態(tài)度而導致的投訴，給予簽單處理；

11、遇到特殊情況和客人投訴超越自己的權限時，應立即向預訂

主管或am匯報。

辦公室的管理制度篇4

為完善公司的辦公管理機制，建立規(guī)范化的辦公管理，提高

辦公管理水平和工作效率，使公司各項工作有章可循、照章辦事，特

制訂本制度。

一、日常管理制度

1、嚴格遵守辦公紀律，按時到崗，堅持崗位責任制，因事離開

辦公室半小時以上，需向部門經理招呼；部門經理不在，中途離開不

匯報或遲到、早退半小時以上作事假處理。

2、辦公時間保持安靜，不串室、聊天、閑談說笑或做影響于他

人辦公的事。不看以工作無關的書籍。

3、辦公時，要有認真鉆研探討，相互切磋琢磨的嚴謹莊重的氣

氛。

4、辦公室布置整潔、美觀，桌椅、工具以及辦公用品擺放整齊。

辦公桌上經常清理，保持整潔。

5、進辦公室、會議室等，要注意儀表端莊、衣著整潔、坐姿端

正，夏天不穿背心、田徑短褲和拖鞋，舉止文明，禮貌用語，同事間

互相尊重，團結協(xié)作。

6、所有人員應遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公

司保密事項。

7、嚴禁擅自為私人打印、復印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰

款處理。

8、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。

9、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。

10、吃坂時間輪流值班負責接電話。

11、保證斷開電源，鎖好門窗才能離開辦公室。

12、無關人員不得擅自進出辦公室

二、辦公室工作人員工作守則：

1.基本禮儀守則：辦公室人員必須儀表端莊、整潔；

2.日常工作守則：正確使用并愛惜辦公室的物品和設備，不能

隨意損壞或挪為私用；

3.接洽來訪人員的禮儀守則：

1）在規(guī)定的接待時間內，不遲到，不缺席；

2）來客多時應按次序接待，因有緊要事項須先接待后來客人的,

須向先到客人簡要說明原因，征得同意；

3）待客人時應主動、熱情、大方、微笑服務；

4）登記來客信息；

三、文件規(guī)定：專人負責收發(fā)絕密資料

A級別的處置由總經理統(tǒng)一處置、銷毀。

B、由行政部統(tǒng)一處置、銷毀。

C、禁止帶出公司范圍

等級分類：A、絕密公司核心資料

B、僅次由A級公司資料

C、公司普通資料

屬于秘密的文件，核稿人應該注秘密字樣，并確定報送范圍。秘

密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。

四、物品管理制度

1.要及時登記造冊，由辦公室統(tǒng)一管理，明確分管人員。任何人

不得私自侵占、處置或銷毀物品；

2.物品分類存放，統(tǒng)一管理。

3.各部應在每周例會上，把下周的活動所需物品情況告知辦公

室，由辦公室統(tǒng)一調配。借用物品須辦理登記手續(xù)。

4.物品管理人員和物品借用人要愛護物品，嚴禁損壞。

五：辦公室值班、簽到制度

一、值班人員根據(jù)各部門排班情況，按時值班。

二、值班時要做到不遲到，不早退。需請假者須事先向辦公室

負責人提出書面申請，并在申請書上附上補班的確定時間，經批準后

方可請假。如不在確定的時間進行補班，仍視為缺勤處理。

三、值班人員在值班期間有要事需馬上離開，務必向當班負責

人說明，或在留言板上詳細說明原因。

四、每次交接班時，上一班的值班人員要與下一班的做好交接

班工作：如文件的整理與管理，財務的出借與歸還，上級領導下達

的緊急通知、文件等，若有緊急通知或文件處理，上一班人員務必完

成任務，沒完成時必須向下一班人員做好詳細交代，否貝U,將追究

上一班值班人員的責任，并由該部門負責人對其實施必要的處罰。

五、值班人員務必保持辦公室環(huán)境整潔，同時要做好文件、整

理和借出登記等工作，但不能將文件刊物自行帶出辦公室。如有文件、

刊物有借不登記丟失，將由值班人員負責。

以上制度自公布之日起實施，未詳盡處由本中心辦公室負責解釋

辦公室的管理制度篇5

一、文件審批制度

大隊收、發(fā)文件必須嚴格按照《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)

定的程序辦理。

1、凡上級來件、下級請示報告件、同級呈送件等材料都要逐件

登記。

2、原則上對緊急、重大或難處理的公文，直接送大隊長批閱。

3、對屬于分管領導職責范圍內貫徹執(zhí)行的公文，由分管；領導直

接批閱。

4、對需傳閱、學習的文件，須按大隊長、書記、副大隊長、中

隊長、隊員的順序，逐級傳閱、學習，并實行登記閱覽制。

5、對上述一切批閱方式，文件最后都要移交檔案管理員。

6、誰遺失、丟失、損壞文件，將根據(jù)造成的后果追究責任。

二、印章管理制度

對印章管理按照“鄭環(huán)監(jiān)匚］41號文件關于使用新印章及加強印

章管理的通知要求，由辦公室主任嚴格管理。

1、印章使用登記制度。除領導簽發(fā)公文外，使用印章須經有關

領導批準，并一律填寫管城大隊用印登記表。

2、印章管理人員用印前，要認真審核，明確了解用印的內容和

目的，符合用印手續(xù)，方可登記使用，對不符合規(guī)定的，印章管理員

有權拒絕。

3、使用印章必須在辦公室內進行，不得將印章帶出單位以外使

用。

4、已廢止的章，應立即上交支隊辦公室。

5、印章管理員違反上述規(guī)定用印的，將根據(jù)造成的后果追究責

任。

三、財務管理制度

辦公室財務管理必須嚴格按照鄭環(huán)保［1997］77號文件“鄭州環(huán)

保局財務管理規(guī)定”，實行大隊長負責制。重大問題領導集體研究決

定。辦公室主任負責管理經費。

1、對辦公經費的支出，原則上按本年度財務計劃執(zhí)行，如有變

動或遇新增加的重要項目，需立即報請支隊辦公室等待批示。

2、辦理各項經費支出前，必須由辦公室主任報請大隊長批示并

填表申請，經批準后方可進行辦理。

3、凡購置小額辦公用品，須由兩人以上共同辦理、共同簽字，

經大隊長審核、簽字后，內部方可給予報銷。

四、勞動紀律制度

嚴格按照鄭環(huán)保［1995］第41號文件〈關于加強勞動紀律，提高

工作效率的補充規(guī)定〉，規(guī)范管理。

1、按時到崗和休息。上班前要提前到達打掃所屬責任區(qū)衛(wèi)生，

到下班時間方可離崗。不得遲到、早退。如有事須向領導請示批準后

方可離崗。

2、上班時間不準下棋、打撲克，個人不準打游戲、看碟片、收

聽廣播，不準辦私事、干私活。

3、按時參加各種會議，自覺遵守會場紀律，開會時間不準中途

無故退場、不準看與會議無關的報紙、雜志等材料。

4、自覺維護機關正常的工作秩序，做到文明辦公、禮貌待人，

不準在辦公室內大聲喧嘩或吵嘴斗架，對嚴重違犯者給予必要的處分。

5、嚴格執(zhí)行請銷假制度，按規(guī)定填寫請假條，報請大隊長批準。

并將外出時間、地點、聯(lián)系方式、返回日期報辦公室。返回后及時填

寫銷假條，報于大隊長。

五、文印管理制度

辦公室對文印管理工作應本著“勤儉節(jié)約、禁止浪費”的原則，

按支隊下發(fā)的［」04號文件“關于進一步加強文印管理工作的通知（試

行）”的要求，規(guī)范管理。

大隊復印、打印業(yè)務，須報請辦公室主任批準，由辦公室主任統(tǒng)

一管理，實行復印登記、開票、簽名制。

以上規(guī)定，從即日起大隊各成員必須嚴格執(zhí)行，違者后果自負。

辦公室的管理制度篇6

第一章總則

辦公場所是員工從事經營管理的勞動場所，公司努力創(chuàng)造一個安

全、舒適、健康的辦公環(huán)境，員工應自覺維護良好的辦公環(huán)境，特制

定本制度。

第二章員工行為規(guī)范1、員工著裝要求得體、大方、整潔。

a）女員工上班時間不可著濃妝，勿佩戴過多飾品；領口過低，裙、

褲過短的服

b）男員工上班時間不得著背心、短褲、拖鞋。

2、員工舉止要求文雅、禮貌、精神。

a）上班時間保持良好的精神狀態(tài)，精力充沛，樂觀進取。

b）對待上司要尊重，對待同事要禮貌，對待客戶要熱情，處理

工作保持頭腦清

c）保持良好坐姿、行姿，切勿高聲呼叫他人。

d）出入會議室或上司辦公室，主動敲門示意；出入房間隨手關門。

3、員工言談要求親切、誠懇、謙虛。

a）與他人交談，要專心致志，面帶微笑，言語平和，語意明確。

b）嚴禁說臟話、忌語，使用文明用語。

c）同事之間溝通問題時，應本著換位思考、解決問題的原則，

語言應禮貌，

d）見到領導時應主動打招呼，向上級匯報工作時應簡明扼要、

實事求是。

第三章員工日常工作行為規(guī)范

1、辦公大廳、各獨立辦公室上班時間應保持安靜，禁止高聲喧

嘩、嬉戲打鬧。

2、禁止在上班時間玩游戲、進行與工作無關的網絡聊天、瀏覽

與工作無關的網頁和

3、公司的電腦、傳真機、復印機原則上不能用于私人用途，若

有特殊原因，須事先

4、員工產生打印或傳真后的稿件，應立即拿走，禁止堆放在傳

真機或復印機上。

5、嚴禁在上班時間內使用公司電話播打私人電話；上班時間如

需接聽或撥打私人手

6、工作時間內禁止在辦公區(qū)域內食用有氣味的食品及零食。

7、工作中未經他人許可，不得擅自翻閱他人的文件、資料、報

告等材料。

8、辦公桌上應素雅、整齊、清潔，各類文件存放應注意保密，

不得隨意擺放；資料

9、辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅推進辦公桌下面。

10、未經人力資源部同意，禁止私自調換工作位置或挪動辦公設

備。

11、工作時間對待領導、同事、來訪者等應熱情、有禮貌。保持

良好的工作情緒，

12、工作中同事之間應本著以公司利益為重，團結合作、快捷高

效為原則，應及時

第四章辦公室安全衛(wèi)生管理規(guī)范

（一）衛(wèi)生管理

辦公室是大家日常工作的勞動場所，衛(wèi)生情況能直接影響到個人

的工作情緒，為使大家能夠擁有一個舒暢、美好的辦公心情，營造潔

凈、宜人的辦公環(huán)境，制定本制度。

1、公共衛(wèi)生

已由公司請專人打掃，每位員工應自覺維護干凈、整潔的辦公環(huán)

境。具體維護措施如下：

公用設備：打印機、飲水機等公用設備附近不得存放個人物品，

打印廢紙需

碼整齊后放在打印機旁。

會議室：使用過后需將桌面整理干凈，雜志水杯各自歸位，并

將椅子推進

會議桌下面，保持橫面平行。

休息區(qū)：沙發(fā)、茶幾使用過后主動整理干凈，不允許存放雜志

和報紙等。衛(wèi)生間：保持地面干凈無水漬，便池、洗手池使用過后

沖洗干凈。

地面：保持地面干凈清潔、無污物，不得隨地吐痰、亂扔廢棄

物等。

2、員工個人衛(wèi)生

員工個人工位衛(wèi)生由個人負責整理干凈，須做到：

辦公電腦：要定期清理，需做到表面干凈、無污漬灰塵。

資料：擺放整齊，堆砌高度須低于辦公桌隔板立面高度。

桌面：保持干凈、整潔、無污漬灰塵，不得在桌面上擺放與工

作無關的

3、軟環(huán)境

吸煙：公共、辦公區(qū)域內嚴禁吸煙，需要吸煙的人可去樓道或者

不影響他人

工作的地方。

食品：禁止在辦公區(qū)域內食用有氣味的食品及零食。

（二）安全管理

為保證公司財產及員工人身安全，保障正常工作秩序，制定本安

全管理制度。

1、防盜意識

重要文件：要做好重要資料保存工作，不得隨意擺放保密文件,

對于發(fā)明專

公司鑰匙：辦公室鑰匙由各個分公司指定人員配備，不得轉交本

室以外的人

外來人員：員工不得私自帶領與工作無關人員在辦公室內長時間

逗留，如需

外人來我公司等候，需向人力資源部申請，方可進入。嚴禁將外

門窗：辦公室門窗要牢固，人離時要關鎖門窗，員工不得在辦

公室內存

產品：公司的產品、樣機，不得隨意擺放，人機不在一處時要

隨時收起

由個人負責賠償。

2、安全意識

危險品：員工不得攜帶違禁品、危險品、槍支、管制刀具等進入

辦公場所。

空調：開啟空調時須按國家相關要求調整溫度（夏季不得低于

26℃,冬季

水：用水后，要將水龍頭關閉，如有發(fā)現(xiàn)滲漏立即報告人力資

源部。電：要做到人離電停，下班后立即關閉計算機、個人工位上

的插排以及

（三）節(jié)約意識

勤儉節(jié)約是中華民族的傳統(tǒng)美德，我們做為新千年祖國建設者之

一，鼓勵大家繼承和發(fā)揚這個美德。

節(jié)約用水：水是生命之源泉，洗手或者洗涮杯具時，盡量將水量

掰成中速，

用后立即關閉水龍頭，如發(fā)現(xiàn)水管有滴漏或水龍頭關不嚴，要

立即告知人力資源部，任何人都具有在發(fā)現(xiàn)設施受損后立即上

報相關負責人的責任。

節(jié)約用電：下班后要立即關閉計算機，中午下班后至少要做到關

閉顯示器，

會議室使用以后要及時關燈關空調、長時間無人的辦公室要關

燈、下班后飲水機要斷電，周五下班后必須關總閘。

節(jié)約用紙：使用打印機時，需事先設置好打印格式，檢查好打印

區(qū)域，避

免錯打和重打，所產生的錯誤報告或廢紙等須碼整齊放在打印

機旁邊，可再利用于非正式公文或內部流通文件。

第五章罰則

1、本制度的檢查、監(jiān)督由各分公司相關負責人執(zhí)行；

負責人：

負責人：

負責人：

2、若有員工違反此規(guī)定，公司將給予口頭警告、通報批評、降

職降薪、辭退等處罰；

第六章附則

本規(guī)定由各個分公司相關負責人協(xié)商修訂，并具有最終解釋權。

本規(guī)定自二。一一年十二月二十六日起執(zhí)行。

辦公室的管理制度篇7

為了進一步加強辦公室的管理，確保各項工作的順利展開，

營造一個良好的辦公室環(huán)境，特制定本制度：

基本制度

1、進入辦公室務必著裝整潔。

2、在辦公室自覺講普通話，禁止喧嘩、說笑、打鬧，說粗話、

臟話。

3、愛護辦公室的各項設施，隨時持續(xù)辦公室干凈、整潔、營造

一個良好的工作環(huán)境。

4、不得利用辦公室會客、聚會、不得在辦公室吃飯，更不允許

吸煙。

5、各部門務必及時、認真遞交下個月的工作計劃和上一月的工

作總結。

6、辦公室工作由辦公室人員全面負責，其他部門予以配合。

7、不準私自動用辦公室物品，如需應向辦公室登記并做好領取

記錄。

會議制度

1、參會時，不遲到、不早退;有病、有事的確不能出

席會議者應先請假，同意后方有效。

2、學生干部參會時，務必做好會議記錄，以便及時安排和布置

工作。

3、每次例會后，各部須交書面報告和工作計劃。

4、各項會議制度應充分堅持民主、認真、廣泛聽取每位成員的

意見。

值班制度

1、值班人員務必按時到辦公室。

2、接待來訪同學，處理當日事務，了解同學宿舍管理的意見，

巡視各宿舍樓，處理各宿舍樓的一般問題，及時向學生宿舍管理科報

告狀況。

3、工作中務必熱情、禮貌、認真的原則。

4、在值班記錄本上詳細的記錄當日的值班狀況。

1、綜合協(xié)調

1、1貫徹執(zhí)行公司各項方針、政策、指令，負責監(jiān)督、協(xié)調、

檢查各部門、各分公司的實施狀況；

1、2搞好信息服務工作，為公司領導制訂生產經營計劃和長遠

規(guī)劃帶給相關信息；

1、3負責組織、承辦公司有關會議，并構成和發(fā)布會議紀要；

1、4負責制訂公司辦公室的規(guī)章制度、工作程序和管理標準；指

導、協(xié)調分公司辦公室工作；

1、5負責匯總、制定公司年度、月度工作計劃并進行檢查督促;

1、5負責協(xié)調、溝通公司內外關系，來信來訪和對外宣傳，處

理公司辦公日常事務，樹立公司形象；

1、6完成公司領導臨時交辦的各項工作。

2、公文處理

2、1負責公司內外文件的收發(fā)、簽閱、辦理和歸檔；

2、2負責完成公司領導交辦的文件的起草、制文和發(fā)文；

2、3負責公司內外文件資料的打印、復??；

3、檔案管理

3、1負責公司行政檔案的管理，做好立卷、歸檔、分類、保管

和保密工作；

3、2負責公司執(zhí)照、印章的管理，嚴格使用程序和手續(xù)。

4、后勤服務

4、1負責公司通訊設施的管理和通訊費用的結算；

4、2負責公司辦公用品的購買、登記和發(fā)放；

4、3負責公司報刊、資料的征訂和信函的發(fā)送；

4、4負責公司辦公車輛的管理，做好車輛調度，維修和安全工

作；

4、5負責公司總部安全、衛(wèi)生的監(jiān)督、管理工作；

4、6負責領導和總部員工的后勤保障工作；

4、7負責公司對外接待工作。

辦公室的管理制度篇8

第一章總則

一、為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理

工作更加標準化、制度化和規(guī)范化，結合實際狀況，特制訂本制度。

二、本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規(guī)定。

三、切合公司實際，根據(jù)不一樣的制度資料編寫相應的規(guī)范化要

求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公

事務有效開展。

四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周

有計劃、每月有總結的工作目標。

第二章職責范圍

一、辦公室管理人員直理解行政人事主管領導，在直屬主管的領

導下主持開展辦公室的各項工作。

二、負責辦公室相關規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯

編、資料信息收集編撰等文字工作。

三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、

清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項事務有序開展。

四、協(xié)調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展帶給相應的

服務。

五、負責公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待

和公司的各項文化宣傳等工作。

六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時

做出整理，當好領導參謀。

七、協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印

制、收發(fā)傳真等。

第三章工作規(guī)范

一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、

行為規(guī)范，相關規(guī)定按照員工守則細則執(zhí)行。

二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。

第四章辦公室事務管理

一、文書管理制度

文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自我的職責范圍

所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設有特定版頭的文書。本制度中，文件特

指公司內外部發(fā)文文件；而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文

書基礎上構成的，檔案是文書的延續(xù)。現(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于

文書管理，并對文書管理制度做以下規(guī)定。

（一）文件管理制度

第一條管理要點

1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學化，提高辦文速度

和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。

2、文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、

外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁

腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時光、發(fā)文部門、

資料等信息；措辭規(guī)范，表達無歧義。

4、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期

歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條制度規(guī)范

1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室

人員負責執(zhí)行。

2、公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部

門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽

發(fā);各部門需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門負責起草，行政人事

部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對,

校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發(fā)。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。

5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件

進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，

對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。

7、辦公室管理人員對文件借閱狀況進行登記，做好借閱記錄并

限期清退。

8、按時光、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、

批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據(jù)存檔時光及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政

人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。

第三條文件管理流程設計

1、內部文件管理流程：起草文件&rarr；審查編號&rarr；審批、

簽發(fā)&rarr；打印文件&rarr；下發(fā)文件&rarr；文件存檔

2、外部文件管理流程：外部收文&rarr；文件整理&rarr；文件存

檔&rarr；清退&rarr；文件存檔&rarr；文件銷毀

3、借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)&rarr；批準&rarr；借閱&rarr；

清退&rarr；文件存檔&rarr；文件銷毀

（二）文書管理制度

第一條管理要點

1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行，保證公司內部

資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮

文書在各項工作中的指導作用。

2、文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會

議紀要、總結匯編）、行政人事部發(fā)文文書（學習資料、各類簡報）、

宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。

3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但務必標有頁眉頁

腳，文本資料可根據(jù)文書具體資料進行調整。

4、根據(jù)文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，持

續(xù)紙質文檔與電子文檔的同步更新。

第二條制度規(guī)范

1、根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張

貼公示學習。

2、按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文

簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3、行政辦公室發(fā)出的學習文書，需附上學習進度表；閱讀者需認

真學習并簽名備注。

4、按時光、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終

歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

5、根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀;

須上級審批同意，方可銷毀。

6、辦公室負責人為第一職責人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員

務必查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負

責承擔。

7、違反以上規(guī)定者按照相關規(guī)定予以懲處。

第三條流程設計

起草文書&rarr；填寫《發(fā)文簿》（需要時）&rarr；張貼&rarr；存檔

；更新目錄（紙質檔與電子檔）&rarr；借閱&rarr；清退&rarr；審

批&rarr；銷毀

（三）檔案管理制度

第一條管理要點

1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更

專業(yè)，及時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與

效率。

2、檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他

應存檔的信息資料。

3、根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、

整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。

第二條制度規(guī)范

1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數(shù)齊全，包

括附件、批復、定稿等。

2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據(jù)時光先后順序再按同

一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對

照編目，列出清單。

4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核透

過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。

5、檔案管理人員務必遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，個性是員

工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

6、檔案接收、移交，務必根據(jù)檔案管理制度嚴格做好記錄。

第三條流程設計

根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案&rarr；排序整理，編制

編目&rarr；存檔&rarr；借閱&rarr；清退

二、辦公用品管理制度

第一條管理要點

1、為了加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程序，節(jié)約

辦公經費，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一

致嚴格要求，無私自挪用現(xiàn)象。

3、辦公用品保管實行日清月結，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計原

則。

4、辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇

優(yōu)選用，合理開支。

第二條制度規(guī)范

1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設備的入庫登記由

行政辦公室全權負責。

2、辦公用品購置應遵循以下程序：每月27號之前各部門將所需

辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公

用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經部門主管批

準，財務部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進行

靈活處理，但務必經部門主管批準。

3、根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明

名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時光等，做到賬物相符。

4、各部門申領的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊

狀況急需領用未填表登記，事后須及時補填。

5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦

公用品。

6、辦公用品管理人員負責收發(fā)入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次匯總普查。

8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等

量。

第三條管理流程設計

編制《需求計劃表》審批采購入庫登記發(fā)放

編制需求計劃統(tǒng)計申購狀況月末清算匯總出庫登記

三、圖書管理制度

第一條管理要點

1、為了讓大家有一個良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù)，規(guī)范

圖書管理工作。

2、圖書管理人員嚴格按照制度中規(guī)定準時到崗，服務到位，保

證借還流程有序進行。

3、根據(jù)圖書類別，對圖書進行編號，并制作目錄卡以備員工查

閱。

第二條制度規(guī)范

1、各部門可根據(jù)實際工作需要，申請申購圖書。

2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責采購圖

書1-2次。

3、對所有圖書進行分類整理，貼上類別標簽并編號登記，注明

購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。

4、按照規(guī)定時光借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未按時辦理續(xù)

借手續(xù)經通知仍未還書者，按照規(guī)定進行懲處。

5、借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、涂寫，

如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書者全額賠償。

6、圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，

報部門主管，按指示行事。

第三條管理流程設計

1、申購流程：填寫申購單&rarr；審批&rarr；采購&rarr；圖書入

庫登記

2、借還流程：查閱圖書目錄卡&rarr；填寫借閱單&rarr；圖書卡

簽字&rarr；圖書借閱&rarr；續(xù)借圖書，再次填寫圖書借閱單

四、會議管理制度

第一條管理要點

1、為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動潛力，進而規(guī)

范會議管理。

2、根據(jù)公司實際及具體的狀況，確定會議召開的必要性。

3、清楚會議召開目的，合理安排時光，做到少而精，講究高效

原則。

4、會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高

會議主持人控制會議進程的潛力與水平，保證會議實效。

5、按照制度規(guī)定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，并

遵守會議紀律。

6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。

第二條制度規(guī)范

1、收集會議議題，根據(jù)選定的議題收集會上所需資料，擬定會

議時光、地點等做好會議通知工作。

2、會議主持人負責會議的召開并負責現(xiàn)場秩序的維護，行政專

員負責做好相應的會議記錄。

3、行政專員根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關事項，及時整理好

會議記要或者會議決議，打印并張貼。

4、按照時光排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整

理并歸檔。

5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需

查閱應嚴格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。

第三條管理流程設計

會前：確定議題、會上所需資料準備、通知&rarr；會中：用心參

與，做好會議記錄&rarr；會后：整理會議記錄&rarr；張貼&rarr；歸檔

整理

五、清潔衛(wèi)生管理制度

第一條管理要點

1、為了營造一個良好的工作環(huán)境，樹立公司形象，保證清潔衛(wèi)

生管理工作順利進行。

2、按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項目，并到達相應潔凈標

準。

3、辦公室管理人員為第一職責人，管理所有清潔項目并不定時

對衛(wèi)生進行持續(xù)與維護。

第二條制度規(guī)范

1、清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會議室、地板及其他納

入在內的區(qū)域。

2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衛(wèi)生檢

查工作。

3、清潔衛(wèi)生實行衛(wèi)生職責制，辦公室管理人員負責管理辦公室

所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當日值日生按時做好所有的清潔，監(jiān)督者及時

做好相應的督察。

4、由辦公室管理員不定時對清潔衛(wèi)生進行維護，保證地面整潔，

茶水供應，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應等工作。

5、值日生在規(guī)定時光內做好所有清潔項目，填寫《清潔衛(wèi)生值

日表》，監(jiān)督員認真核實，并填寫《清潔衛(wèi)生監(jiān)督表》。

6、未按要求清潔者，按照規(guī)定予以處罰。

第三條流程設計

安排清潔排班&rarr；完成清潔項目&rarr；填值日表&rarr；監(jiān)督

檢查&rarr；填寫監(jiān)督表&rarr；辦公室人員執(zhí)行維護&rarr；發(fā)現(xiàn)問題

&rarr；執(zhí)行處理

六、日常事務管理

（一）接待管理

第一條來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范

有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。

第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮

相待。按照接待要求，嚴格自我要求，做到言行、禮儀規(guī)范。

第三條接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，并奉上

茶水，做好一系列的后續(xù)工作。

第四條流程設計：接待來訪人員&rarr；詢問來意，需要找的人

&rarr；通知被訪者&rarr；引領會見&rarr；奉上茶水&rarr；送客&rarr；

整理客人走后清潔

（二）報刊收發(fā)整理

第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃

預算，負責辦理訂閱的有關手續(xù)。

第二條辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理放置在公共閱

覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕

剪，閱畢放回原位。

第三條任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。

第四條報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。

第五條流程設計：收發(fā)報刊&rarr；整理&rarr；放置資料架&rarr；

定期清理

（三）后勤管理

第一條為了認真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調動員工的用

心性和主動性，根據(jù)實際嚴格制度。

第二條后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工

作。

第三條辦公室人員負責每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護，及時提醒值

日生和監(jiān)督者做好相應工作。

第四條根據(jù)外出工作人員狀況，及時督促其按時填寫外出工作時

光登記，如實填寫時光及外出事由。

第五條辦公室人員每周進行一次外出工作時光統(tǒng)計，每兩周進行

一次考勤匯總統(tǒng)計，月末根據(jù)外出工作時光登記進行總的考勤匯總。

第六條流程設計：監(jiān)督&rarr；如實審核&rarr；匯總登記&rarr；

報表

（四）文化宣傳管理

第一條負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司

外部的宣傳維護工作。