《總務(wù)部流程》課件

總務(wù)部流程總務(wù)部是公司重要的部門，負(fù)責(zé)日常行政管理、后勤保障等工作?？倓?wù)部職責(zé)概覽1物資采購負(fù)責(zé)公司辦公用品、設(shè)備采購和管理，確保物資供應(yīng)充足，滿足公司運(yùn)營需求。2資產(chǎn)管理負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)的登記、盤點(diǎn)、使用和報(bào)廢處理，確保資產(chǎn)安全有效利用。3倉儲管理負(fù)責(zé)公司倉庫的管理，確保物品安全存儲，方便領(lǐng)用，提高倉儲效率。4辦公環(huán)境負(fù)責(zé)公司辦公環(huán)境的維護(hù)和管理，營造舒適、整潔、高效的辦公氛圍。采購物品流程1申請需求部門提出采購物品需求，填寫采購申請單2審批流程部門主管審批，財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算3供應(yīng)商選擇根據(jù)需求選擇合適的供應(yīng)商4訂單確認(rèn)與供應(yīng)商確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)，簽訂合同采購物品流程遵循嚴(yán)格的步驟，確保采購的物品滿足部門需求，同時(shí)控制成本，保證資金安全。采購申請單填寫1填寫申請信息填寫申請人、部門、申請日期、聯(lián)系方式等信息。2列出采購物品包括物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等。描述清楚物品的具體規(guī)格型號，以確保采購到所需物品。填寫物品數(shù)量時(shí)，需考慮實(shí)際使用需求，避免過度采購或不足。注意填寫正確的單價(jià)，確保預(yù)算控制。3附上相關(guān)文件如預(yù)算審批文件、項(xiàng)目需求文件等，以支持采購申請的合理性。預(yù)算審批流程申請?zhí)峤徊块T提交采購申請單，詳細(xì)列明所需物品、數(shù)量、預(yù)算金額等信息。部門審核部門負(fù)責(zé)人審核申請單內(nèi)容，確認(rèn)需求合理性、預(yù)算金額準(zhǔn)確性，并簽字確認(rèn)?？倓?wù)部審核總務(wù)部審核申請單內(nèi)容，評估供應(yīng)商報(bào)價(jià)、市場價(jià)格等，確保采購符合預(yù)算和公司政策。財(cái)務(wù)部審批財(cái)務(wù)部審核申請單內(nèi)容，確保采購資金來源充足，并進(jìn)行預(yù)算控制，確保資金使用合理。審批通過審批通過后，總務(wù)部將采購申請單發(fā)送至供應(yīng)商，進(jìn)行下一步采購流程。供應(yīng)商選擇及合作1建立合作關(guān)系簽訂合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)2供應(yīng)商評估價(jià)格、質(zhì)量、信譽(yù)、服務(wù)3供應(yīng)商篩選資質(zhì)審核，市場調(diào)研4需求分析確定采購需求，明確規(guī)格供應(yīng)商選擇和合作是總務(wù)部的重要工作，影響著公司成本、質(zhì)量和效率。從需求分析開始，經(jīng)過供應(yīng)商篩選、評估和合作建立，確保選擇到合適的供應(yīng)商。訂單下達(dá)與跟蹤1確認(rèn)訂單采購申請單審核通過2下達(dá)訂單與供應(yīng)商確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)3跟蹤進(jìn)度定期與供應(yīng)商聯(lián)系確認(rèn)4接收貨物驗(yàn)收并簽收貨物總務(wù)部負(fù)責(zé)訂單下達(dá)和跟蹤，確保采購流程順利進(jìn)行。與供應(yīng)商保持良好溝通，及時(shí)處理訂單問題。簽收入庫與驗(yàn)收1簽收驗(yàn)收檢查貨物數(shù)量和質(zhì)量2登記入庫更新庫存信息3物品存放分類整理貨物4完成流程確認(rèn)簽收驗(yàn)收簽收入庫與驗(yàn)收是采購流程的最后環(huán)節(jié)，確保采購物品的數(shù)量和質(zhì)量符合要求，并進(jìn)行登記入庫，更新庫存信息。付款審核流程提交付款申請供應(yīng)商提交發(fā)票，申請部門填寫付款申請單，并附上相關(guān)證明材料。審核付款申請財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，核對發(fā)票信息，確認(rèn)采購合同和付款憑證，確保付款的合法性和合理性。確認(rèn)付款信息審核通過后，財(cái)務(wù)部門將付款信息錄入系統(tǒng)，并再次核對付款金額和收款賬戶信息。辦理付款手續(xù)財(cái)務(wù)部門通過銀行轉(zhuǎn)賬或其他方式，將款項(xiàng)支付給供應(yīng)商，并保留付款憑證。費(fèi)用報(bào)銷流程1提交報(bào)銷申請員工填寫報(bào)銷申請單，附上相關(guān)票據(jù)，并提交至部門負(fù)責(zé)人審批。2部門負(fù)責(zé)人審核部門負(fù)責(zé)人審核報(bào)銷申請單，確認(rèn)報(bào)銷金額和票據(jù)真實(shí)性，并簽字確認(rèn)。3財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷申請單，核對相關(guān)信息，并最終進(jìn)行報(bào)銷款項(xiàng)支付。資產(chǎn)管理資產(chǎn)登記對公司所有資產(chǎn)進(jìn)行詳細(xì)登記，建立資產(chǎn)臺賬。包括資產(chǎn)名稱、型號、數(shù)量、購置日期、使用部門、負(fù)責(zé)人等信息。資產(chǎn)盤點(diǎn)定期對公司資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，核對實(shí)際數(shù)量與賬面數(shù)量是否一致，并及時(shí)更新資產(chǎn)信息。資產(chǎn)使用管理對公司資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一管理，制定資產(chǎn)使用制度，明確使用權(quán)限、借用流程、維修保養(yǎng)等規(guī)定。資產(chǎn)報(bào)廢處理對報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行評估，制定報(bào)廢流程，并辦理相關(guān)手續(xù)，確保資產(chǎn)報(bào)廢規(guī)范有序。資產(chǎn)采購資產(chǎn)采購是總務(wù)部的重要職責(zé)之一，確保公司擁有必要的固定資產(chǎn)，支持日常運(yùn)營和業(yè)務(wù)發(fā)展。1需求評估根據(jù)業(yè)務(wù)需求和預(yù)算，確定采購哪些資產(chǎn)。2供應(yīng)商選擇通過招標(biāo)、比價(jià)等方式，選擇合適的供應(yīng)商。3合同簽訂與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。4驗(yàn)收入庫對采購的資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合合同要求。5付款結(jié)算根據(jù)合同條款，進(jìn)行付款結(jié)算。資產(chǎn)登記入賬1資產(chǎn)信息收集收集新購入的資產(chǎn)信息，包括名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商等，確保信息準(zhǔn)確完整。2資產(chǎn)編碼生成根據(jù)公司資產(chǎn)管理制度，為每件資產(chǎn)分配唯一的編碼，方便資產(chǎn)管理和追蹤。3賬務(wù)處理將資產(chǎn)信息錄入固定資產(chǎn)臺賬，進(jìn)行登記和入賬，并更新資產(chǎn)總賬信息。4資產(chǎn)檔案建立建立資產(chǎn)檔案，包括資產(chǎn)照片、保修卡、使用說明書等，以便于后續(xù)管理和維護(hù)。資產(chǎn)使用管理資產(chǎn)登記每個資產(chǎn)登記信息準(zhǔn)確完整，包括資產(chǎn)編號、名稱、型號、購置日期、使用部門、負(fù)責(zé)人等。使用記錄記錄資產(chǎn)使用情況，例如使用部門、使用人員、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。定期盤點(diǎn)定期對資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，核實(shí)實(shí)物數(shù)量、狀態(tài)和使用情況，確保資產(chǎn)管理的準(zhǔn)確性。安全維護(hù)制定資產(chǎn)使用安全規(guī)范，加強(qiáng)資產(chǎn)安全管理，防止資產(chǎn)損壞、丟失或盜竊。報(bào)廢處理對達(dá)到使用年限或無法繼續(xù)使用的資產(chǎn)，進(jìn)行報(bào)廢處理，并做好資產(chǎn)報(bào)廢手續(xù)。資產(chǎn)報(bào)廢處理1資產(chǎn)評估確定資產(chǎn)的殘值2報(bào)廢申請?zhí)顚戀Y產(chǎn)報(bào)廢申請3審批流程部門主管、財(cái)務(wù)部門審批4報(bào)廢處理根據(jù)資產(chǎn)類型進(jìn)行處理報(bào)廢資產(chǎn)必須經(jīng)過評估和審批。評估包括確定資產(chǎn)的殘值，并根據(jù)結(jié)果進(jìn)行處理。倉儲管理倉庫安全確保倉庫環(huán)境安全，防止貨物損壞、丟失。定期檢查消防設(shè)施，做好安全培訓(xùn)。庫存管理及時(shí)準(zhǔn)確掌握倉庫庫存情況，合理控制庫存規(guī)模，避免積壓或短缺。出入庫管理嚴(yán)格執(zhí)行出入庫流程，確保貨物進(jìn)出庫的準(zhǔn)確性，并做好相關(guān)記錄。倉庫維護(hù)定期清潔整理倉庫，保持倉庫環(huán)境整潔，并做好設(shè)施維護(hù)。倉庫驗(yàn)收與入庫1核對信息核對采購單、驗(yàn)收單、貨物信息，確保一致性2檢查質(zhì)量檢查貨物質(zhì)量，是否存在損壞、缺損或不符合標(biāo)準(zhǔn)3數(shù)量清點(diǎn)清點(diǎn)貨物數(shù)量，確保與采購單一致4簽字確認(rèn)雙方簽字確認(rèn)驗(yàn)收結(jié)果，并登記入庫驗(yàn)收與入庫環(huán)節(jié)需謹(jǐn)慎細(xì)致，確保物資的質(zhì)量和數(shù)量準(zhǔn)確無誤，及時(shí)記錄入庫信息，方便后續(xù)管理和盤點(diǎn)。物品領(lǐng)用流程1申請?zhí)顚懳锲奉I(lǐng)用申請單2審批部門負(fù)責(zé)人審批3領(lǐng)取持審批單領(lǐng)取物品4登記記錄領(lǐng)用物品信息員工需填寫物品領(lǐng)用申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，持審批單到倉庫領(lǐng)取物品。倉庫管理員核對審批單后，發(fā)放物品并登記領(lǐng)用信息。領(lǐng)用物品時(shí)，需仔細(xì)核對物品數(shù)量和質(zhì)量，確保無誤后簽字確認(rèn)。倉儲盤點(diǎn)與監(jiān)管定期盤點(diǎn)定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫存記錄與實(shí)際庫存相符，及時(shí)發(fā)現(xiàn)差異并進(jìn)行核查。庫存管理系統(tǒng)利用庫存管理系統(tǒng)進(jìn)行庫存管理，跟蹤貨物進(jìn)出情況，實(shí)時(shí)掌握庫存數(shù)據(jù)。安全監(jiān)管定期檢查倉庫安全，確保安全設(shè)施完好，預(yù)防火災(zāi)、盜竊等安全事故發(fā)生。人員管理嚴(yán)格管理倉庫人員，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高專業(yè)技能，確保規(guī)范操作。辦公用品管理種類與規(guī)格辦公用品種類繁多，如紙張、筆、墨水、文件夾、訂書機(jī)等，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求制定采購計(jì)劃。不同種類辦公用品有不同的規(guī)格，如A4紙、A3紙，需根據(jù)使用場景選擇合適的規(guī)格。庫存管理建立完善的庫存管理系統(tǒng)，記錄每種辦公用品的庫存數(shù)量、入庫時(shí)間、出庫時(shí)間等信息。定期盤點(diǎn)庫存，確保辦公用品供應(yīng)充足，避免出現(xiàn)短缺或積壓。辦公設(shè)備管理設(shè)備采購制定辦公設(shè)備采購計(jì)劃，并嚴(yán)格審批流程，確保設(shè)備符合公司需求。設(shè)備維護(hù)建立設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)制度，定期對辦公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，延長設(shè)備使用壽命。設(shè)備報(bào)廢制定辦公設(shè)備報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)，對達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備及時(shí)進(jìn)行報(bào)廢處理，避免浪費(fèi)。設(shè)備管理建立辦公設(shè)備臺賬，定期盤點(diǎn)設(shè)備數(shù)量，做好設(shè)備的借用登記和歸還管理。印章使用與管理印章使用記錄詳細(xì)記錄印章的使用時(shí)間、用途、使用人等信息，確保印章使用規(guī)范和安全。印章保管印章應(yīng)存放在專門的保管箱內(nèi)，并由指定人員負(fù)責(zé)保管，確保印章的安全和完整。印章使用權(quán)限根據(jù)公司規(guī)定，不同類型的印章對應(yīng)不同的使用權(quán)限，確保印章使用合法合規(guī)。會議室管理預(yù)約系統(tǒng)建立線上預(yù)約系統(tǒng)，方便員工預(yù)約會議室，避免沖突，提高效率。系統(tǒng)應(yīng)包含會議室信息，時(shí)間安排，預(yù)約記錄等功能。會議室使用規(guī)范制定會議室使用規(guī)范，明確預(yù)約流程，使用注意事項(xiàng)，以及清潔衛(wèi)生等要求。規(guī)范應(yīng)清晰易懂，方便員工理解和遵守。郵件收發(fā)管理郵件接收負(fù)責(zé)接收、分發(fā)、登記、歸檔等流程，確保郵件及時(shí)送達(dá)并妥善保管。郵件發(fā)送負(fù)責(zé)郵件的整理、打印、封發(fā)、寄送等環(huán)節(jié)，并確保郵件發(fā)送的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性。郵件管理建立郵件管理制度，定期整理郵件，確保郵件的完整性、可追溯性和安全性。郵件安全加強(qiáng)郵件安全意識，防范郵件病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊，保護(hù)郵件信息安全。差旅管理11.出差申請員工需提交出差申請，明確出差目的、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。22.審批流程部門主管及相關(guān)負(fù)責(zé)人審批出差申請，確保出差計(jì)劃合理可行。33.行程安排總務(wù)部協(xié)助安排機(jī)票、酒店預(yù)訂，并提供相關(guān)交通信息。44.費(fèi)用報(bào)銷員工返程后，需提交差旅費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)，經(jīng)審核后進(jìn)行報(bào)銷。交通工具管理車輛登記詳細(xì)記錄公司車輛信息，包括品牌、型號、車牌號、保險(xiǎn)信息等，方便管理和維護(hù)。使用審批嚴(yán)格審批車輛使用申請，明確用途、時(shí)間、路線等，確保車輛合理利用。定期維護(hù)定期保養(yǎng)車輛，及時(shí)處理故障，延長車輛使用壽命，降低運(yùn)營成本。油料管理建立油料消耗記錄，定期盤點(diǎn)，防止浪費(fèi)，提高油料使用效率。應(yīng)急預(yù)案火災(zāi)制定詳細(xì)的火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，包括疏散路線、安全出口、滅火器材的使用等。地震地震發(fā)生時(shí)，應(yīng)迅速躲避到安全區(qū)域，并采取必要的安全措施。醫(yī)療事故建立醫(yī)療事故應(yīng)急預(yù)案，確保及時(shí)、有效地處理突發(fā)事件。洪水制定洪水應(yīng)急預(yù)案，包括人員疏散、物資轉(zhuǎn)移、設(shè)施維護(hù)等?？冃Э己伺c獎懲績效評估定期評估員工績效，設(shè)定目標(biāo)并跟蹤進(jìn)度。團(tuán)隊(duì)合作鼓勵團(tuán)隊(duì)合作和溝通，提升團(tuán)隊(duì)整體績效。獎勵與表彰對表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予獎勵和表彰，激勵員工積極進(jìn)取。培訓(xùn)與發(fā)展提供培訓(xùn)和發(fā)展機(jī)會，提升員工技能和專業(yè)素養(yǎng)。培訓(xùn)與溝通11.定期培訓(xùn)總務(wù)部員工應(yīng)定期接受專業(yè)培訓(xùn)，提高工作技