《行政秘書學(xué)》 課件 第2章 辦公室事務(wù)管理

行政秘書學(xué)

行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材唐鈞/主編中國人民大學(xué)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2章辦公室事務(wù)管理第3章文書與檔案工作第4章會務(wù)管理第5章行政秘書的綜合能力第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2編做事與業(yè)務(wù)能力

第2章辦公室事務(wù)管理

2.1辦公室事務(wù)管理及其對行政秘書的能力要求提供貼心的來客接待創(chuàng)造舒適的辦公環(huán)境形成高效的日常流程培養(yǎng)規(guī)范的業(yè)務(wù)操作2.1.1辦公室事務(wù)管理的概念第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.1.2行政秘書辦公室事務(wù)管理的能力要求1.能夠識別良好的工作環(huán)境的內(nèi)容和作用，并掌握創(chuàng)造良好的工作環(huán)境的方法；

2.能夠識別、理解并掌握開展日常事務(wù)工作的

方法和技巧；3.能夠了解和掌握提高辦公室效率和加強時間管理的

基本方法；

第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.1.2行政秘書辦公室事務(wù)管理的能力要求4.能夠了解和掌握辦公自動化的基本操作方法；5.能夠識別和掌握進行信息管理的要求、程序和方法；

6.能夠識別、理解并掌握接待工作的一般程序、規(guī)則、

禮儀規(guī)范。

第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.1辦公室的自然環(huán)境空間環(huán)境視覺環(huán)境聽覺環(huán)境空氣環(huán)境2.2辦公室環(huán)境管理第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.2辦公室的布置1.空間布局的合理2.色彩搭配的相宜3.辦公室設(shè)備的優(yōu)化（1）優(yōu)化辦公室的照明設(shè)備。（2）優(yōu)化辦公室的隔音設(shè)備。（3）優(yōu)化辦公室的空氣調(diào)節(jié)設(shè)備。（4）優(yōu)化辦公室的辦公設(shè)備。4.辦公室環(huán)境的美化第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.3辦公室安全管理1.辦公室可能遇到的潛在十大危險（1）辦公家具和設(shè)備擺放不當(dāng)，阻擋通道；（2）拖拽電線或電話線；（3）家具或設(shè)備有突出的棱角；（4）絕緣不徹底；（5）電路負荷過大；（6）接線松開或有危險；（7）柜櫥頂端堆放過多物品導(dǎo)致傾倒；（8）滅火設(shè)備已損壞；（9）在密閉容器內(nèi)燒水或倒熱水；（10）地板打滑。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.3辦公室安全管理2.防范辦公室潛在危險的工作首先，要確定檢查周期，定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全方面的檢查；

其次，發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險或減少危險；再次，如果發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進，直到解決；最后，將異常情況的發(fā)現(xiàn)、報告、處理等過程認真記錄在相關(guān)的隱患記錄和處理表上。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.4辦公室的整理

1.領(lǐng)導(dǎo)辦公室和接待室的整理（1）尊重領(lǐng)導(dǎo)意愿。（2）貼心的設(shè)計。1）桌子和辦公器材是否擺放平穩(wěn)，有沒有歪斜和灰塵。

2）時鐘是否撥準(zhǔn)，并保持走動。

3）日歷上的日期是否準(zhǔn)確。

4）辦公室內(nèi)的溫度和濕度是否調(diào)到適宜的程度。

5）盆景、掛畫的位置是否得體并整理好了。

6）花卉是否定期澆水。

7）報紙雜志是否是最新的一期。

8）書架是否歸置妥當(dāng)。

9）擺放在領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上的用品是否已整理好。

10）文具、便箋是否補充。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.4辦公室的整理

2.行政秘書辦公室的布置和整理（1）行政秘書的辦公桌上，電話一般放在左邊，便于左手摘機，右

手執(zhí)筆做記錄；計算機一般放在桌子的右邊，或放在計算機桌上。（2）準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，可以存放需要領(lǐng)導(dǎo)簽署的文件；已經(jīng)閱讀的文件、處理完畢的文件和資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條；處理完畢的文件和資料應(yīng)該妥當(dāng)放置，如放在帶鎖的抽屜或柜子中。（3）把各種筆、膠水、剪刀等文具分門別類地放在文具用品盒內(nèi)，用完后物歸原處。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.4辦公室的整理

2.行政秘書辦公室的布置和整理(4）辦公桌抽屜里的物品擺放要整齊，要經(jīng)常清理；存放公章、介紹信、機密文件的抽屜必須帶鎖。（5）辦公室里各種類型的文件柜要分門別類地安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識。（6）每天下班前要整理好自己的辦公桌，把文件收藏好,以免丟失和泄密；要仔細檢查計算機、復(fù)印機、空調(diào)等的開關(guān)是否關(guān)上，抽

屜、柜子是否鎖好，確保萬無一失。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

2.3.1電話接打與郵件處理

1.電話接打2.郵件處理

2.3日常辦公第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.電話接打（1）行政秘書接聽電話。（2）行政秘書撥打電話。

2.郵件處理（1）郵件的轉(zhuǎn)交。1）需要呈給領(lǐng)導(dǎo)的信件，應(yīng)根據(jù)重要程度進行整理，將最重要的放在最上面。

2）如果事先得到領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，應(yīng)對信件進行評注，即把長信中重要的部分標(biāo)明或把有用的信息記錄下來。

3）行政秘書要審閱信件，把辦公室無法處理的信和應(yīng)該轉(zhuǎn)交給其他人的信件分開放好。（2）郵件的回復(fù)。信件、電子郵件和傳真。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.3.2印信管理1.印章的管理和使用

2.介紹信的管理和使用第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.印章的管理和使用（1）印章的保管。

1）專人保管。

2）安全放置。3）定期清潔。（2）印章的使用。1）領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2）禁止私自用印。

3）用印登記。4）蓋印端正、清晰。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.介紹信的管理和使用（1）介紹信的保管。（2）介紹信的使用。1）領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2）按要求填寫。

3）妥善保管存根。4）廢信處理。5）禁止事項。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.3.3辦公效率與時間管理1.提高辦公效率

2.合理管理時間第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.提高辦公效率（1）培養(yǎng)有利于工作的好習(xí)慣

1）完成“例行公事”。2）在工作時間不做與工作無關(guān)的事，尤其是私事。3）做事有前瞻性，未雨綢繆，防患于未然。4）不將情緒帶到工作中。

5）工作中學(xué)會說“不”。（2）抓主要矛盾。（3）井然有序地存放文件和物品。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.合理管理時間（1）行政秘書要有計劃地使用時間，就是要在時間資源的使用上，做到有計劃、有標(biāo)準(zhǔn)、定量使用。（2）行政秘書要合理使用零碎時間。所謂零碎時間，是指不構(gòu)成連續(xù)時段的某項工作與另一項工作銜接之間的空余時間。（3）行政秘書在有效管理自己的工作時間之外，還需要合理地替領(lǐng)導(dǎo)管理時間、安排日程等。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.3.4辦公自動化

1.計算機的使用2.常用辦公設(shè)備的使用（1）掃描儀。（2）復(fù)印機。（3）傳真機。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.4.1信息的內(nèi)容與分類1.分類方法2.分類原則2.4信息管理第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.分類方法（1）按對象、主題、形式、來源、信息內(nèi)容和通用分類表分類。按對象分類常用于對書信等往來文書的分類；（2）按主題分類是一種根據(jù)信息資料所反映的主題進行分類的方法；（3）按形式分類是將單據(jù)、合同、廣告稿、新聞稿、報告書、建議書、信函、文件、調(diào)查記錄、報紙和期刊文章等形式區(qū)分，相同形式的信息資料再按時間細分；（4）按來源分類是將資料根據(jù)來源做出分類，把相同來源的信息資料歸在一起；（5）按信息內(nèi)容分類是根據(jù)信息資料所反映的內(nèi)容進行相應(yīng)的區(qū)分；（6）按通用分類表分類是根據(jù)信息資料的情況，借助于“圖書資料分類法”或“檔案分類法”進行分類。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.分類原則（1）適用性原則；（2）綜合性原則；（3）漸進性原則；（4）相斥性原則；（5）并置性原則。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.4.2信息管理工作的基本程序2.審核信息1.搜集信息3.整理信息4.利用信息5.存儲信息第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級政府、三級管理”2.4.3信息保密工作1.做好口頭信息的保密社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.做好書面信息的保密3.做好電子信息的保密第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

2.5.1接待的準(zhǔn)備工作1.自然環(huán)境2.人文環(huán)境3.必備物資4.輔助物品

5.接待禮儀2.5接待工作第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教