行政文檔與檔案管理制度

行政文檔與檔案管理制度一、總則為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部行政文檔與檔案的管理，提高信息的準(zhǔn)確性和有效性，保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和信息安全，訂立本行政文檔與檔案管理制度。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部行政部門和員工，涉及全部行政文檔和檔案的創(chuàng)建、歸檔、保管、檢索和銷毀等環(huán)節(jié)。三、行政文檔管理1.行政文檔的定義行政文檔是指與企業(yè)行政管理有關(guān)的各類書面文件和資料，包含但不限于報(bào)告、備忘錄、公告、函件、決議、會(huì)議紀(jì)要等。2.行政文檔的創(chuàng)建程序（1）行政文檔的創(chuàng)建需由相關(guān)部門或人員提出申請(qǐng)，并經(jīng)過(guò)相關(guān)主管部門的審批。（2）行政文檔應(yīng)依據(jù)企業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行編寫，內(nèi)容準(zhǔn)確、清楚明白、表達(dá)完整。3.行政文檔的歸檔與保管（1）行政文檔的歸檔應(yīng)依照文件的緊要性和緊急程度劃分文件等級(jí)，并進(jìn)行合理分類和編號(hào)。（2）行政文檔應(yīng)依照文件的編號(hào)和分類進(jìn)行歸檔，確保文檔的有序存放。（3）行政文檔的保管人應(yīng)依照規(guī)定對(duì)文檔進(jìn)行妥當(dāng)保管，避開遺失、損壞或泄露。4.行政文檔的檢索和使用（1）行政文檔的檢索應(yīng)方便、快捷，可通過(guò)文檔管理系統(tǒng)或索引表進(jìn)行查詢。（2）行政文檔的使用應(yīng)符合相關(guān)權(quán)限和規(guī)定，禁止私自復(fù)制、傳播或修改文檔內(nèi)容。（3）行政文檔的使用應(yīng)注意信息安全，避開泄露企業(yè)機(jī)密信息。5.行政文檔的銷毀（1）行政文檔的銷毀需經(jīng)過(guò)相關(guān)主管部門的審批，并記錄銷毀的文件數(shù)量和出處。（2）行政文檔的銷毀應(yīng)采取安全可靠的方式，確保文件完全無(wú)法恢復(fù)。（3）行政文檔銷毀后，相關(guān)部門應(yīng)妥當(dāng)處理或存檔相關(guān)銷毀記錄。四、檔案管理1.檔案的定義檔案是指企業(yè)內(nèi)部各類文件、報(bào)告、合同、憑證等實(shí)物載體及其電子化載體。2.檔案的分類和編目（1）檔案應(yīng)依照文件所屬部門及其職能、內(nèi)容和時(shí)代等因素進(jìn)行分類和編目。（2）檔案的編目應(yīng)規(guī)范、可檢索，包含文件題名、時(shí)代、文件形式和編目號(hào)碼等要素。3.檔案的保管和存放（1）檔案應(yīng)依據(jù)機(jī)密性和緊要性進(jìn)行合理保管，設(shè)立特地檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理。（2）檔案室應(yīng)定期進(jìn)行檔案整理、清點(diǎn)和檢查，確保檔案的完整性和安全性。4.檔案的檢索和使用（1）檔案的檢索應(yīng)方便、快捷，可通過(guò)檔案管理系統(tǒng)或索引表進(jìn)行查詢。（2）檔案的使用應(yīng)符合相關(guān)權(quán)限和規(guī)定，遵守檔案查閱申請(qǐng)和使用流程。5.檔案的移交和維護(hù)（1）檔案的移交需經(jīng)過(guò)相關(guān)主管部門的審批，并進(jìn)行移交手續(xù)和記錄。（2）檔案的維護(hù)應(yīng)定期進(jìn)行查閱、更新、修復(fù)和保護(hù)工作，確保檔案的可連續(xù)管理和利用。五、附則1.本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部。2.對(duì)于違反本制度相關(guān)規(guī)定的行為，將依據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理制度進(jìn)行相應(yīng)懲罰。3.本制度自發(fā)布之日起生效，并將通過(guò)內(nèi)部