中小企業(yè)合同管理制度

?##一、制度目的為加強(qiáng)公司合同管理工作，預(yù)防、減少和及時解決合同糾紛，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益、根據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。##二、適用范圍本制度適用于公司及其各部門與外部簽訂的各類合同、協(xié)議等，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。##三、合同管理職責(zé)1.總經(jīng)理-負(fù)責(zé)公司合同管理制度的審批和執(zhí)行。-負(fù)責(zé)對公司重大合同的合法性、可行性進(jìn)行審查。2.風(fēng)控法務(wù)部門-負(fù)責(zé)制定、修訂和完善公司合同管理制度。-負(fù)責(zé)對公司合同的簽訂、履行、變更、解除等進(jìn)行監(jiān)督和管理。-負(fù)責(zé)對公司合同糾紛的處理和解決。-負(fù)責(zé)對公司合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)。3.業(yè)務(wù)部門-負(fù)責(zé)本部門合同的簽訂、履行、變更、解除等工作。-負(fù)責(zé)對本部門合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查。-負(fù)責(zé)對本部門合同糾紛的處理和解決。-負(fù)責(zé)向風(fēng)控法務(wù)部門報送合同簽訂、履行、變更、解除等情況。4.財務(wù)部門-負(fù)責(zé)對合同涉及的財務(wù)事項進(jìn)行審核和把關(guān)。-負(fù)責(zé)對合同涉及的資金收付進(jìn)行監(jiān)督和管理。-負(fù)責(zé)向風(fēng)控法務(wù)部門報送合同涉及的財務(wù)情況。##四、合同簽訂管理1.合同談判-合同談判應(yīng)由業(yè)務(wù)部門、風(fēng)控法務(wù)部門等相關(guān)部門人員組成談判小組，根據(jù)談判情況起草合同文本。-談判過程中應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，包括會議紀(jì)要、電子郵件、傳真等。2.合同審核-合同簽訂前應(yīng)進(jìn)行審核，審核重點包括但不限于：合同的合法性、可行性、經(jīng)濟(jì)性、安全性等。-審核人員應(yīng)對合同條款進(jìn)行認(rèn)真審查，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。3.合同簽訂-合同經(jīng)審核通過后，應(yīng)由法定代表人或其授權(quán)代表與對方簽訂合同。-簽訂合同時應(yīng)注意審查對方的主體資格、資信狀況、履約能力等情況。-合同簽訂后，應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料交由風(fēng)控法務(wù)部門存檔。##五、合同履行管理1.合同執(zhí)行-合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的時間、地點、方式等履行合同義務(wù)。-合同履行過程中，應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，包括但不限于驗收報告、發(fā)票、付款憑證等。2.合同變更-合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容，應(yīng)由雙方協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。-合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、時間、地點、方式等，并經(jīng)法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。3.合同解除-合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，一方有權(quán)解除合同。-合同解除應(yīng)按照合同約定或法律規(guī)定的程序進(jìn)行，并及時通知對方。-合同解除后，應(yīng)及時辦理相關(guān)手續(xù)，包括但不限于清算、退款、退貨等。##六、合同糾紛處理1.糾紛處理原則-合同糾紛處理應(yīng)遵循誠實信用、公平合理的原則。-應(yīng)盡量通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決糾紛，避免通過訴訟等方式解決糾紛。2.糾紛處理程序-合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時向風(fēng)控法務(wù)部門報告。-風(fēng)控法務(wù)部門應(yīng)及時介入糾紛處理，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門與對方進(jìn)行協(xié)商、調(diào)解。-如協(xié)商、調(diào)解不成，應(yīng)及時向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。3.糾紛處理責(zé)任-因一方過錯導(dǎo)致合同糾紛的，應(yīng)由過錯方承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。-因雙方過錯導(dǎo)致合同糾紛的，應(yīng)根據(jù)實際情況分擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。##七、合同檔案管理1.檔案管理要求-合同簽訂后，應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料交由風(fēng)控法務(wù)部門存檔。-合同檔案應(yīng)按照合同編號、簽訂日期、合同類型等進(jìn)行分類管理。-合同檔案應(yīng)妥善保存，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.檔案查閱管理-合同檔案應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱。-查閱合同檔案時，應(yīng)注意保護(hù)檔案的完整性和保密性，不得擅自復(fù)制、摘抄、泄露檔案內(nèi)容。##八、獎勵與處罰1.獎勵-對在合同管理工作中做出突出成績的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。-獎勵的形式包括但不限于通報表揚(yáng)、物質(zhì)獎勵、晉升等。2.處罰-對違反合同管理制度的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。-處罰的形式包括但不限于警告、罰款、降職等。