醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理制度第一章總則第一條根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《某某省檔案管理條例》和黨中央，國務(wù)院制定的檔案工作原則，方針，政策和上級檔案主管部門的有關(guān)規(guī)定，為加強醫(yī)院檔案管理工作，使檔案工作更好地為改革和建設(shè)服務(wù)，特制定本制度。第二條醫(yī)院檔案是黨，政，工，團以及醫(yī)療，護理，科技，基建，人事，保衛(wèi)，會計等在各項工作活動中形成的，對國家和社會有保存價值的，應(yīng)當歸檔保存的各種文字，圖表，音像等不同形式的材料，它是全院職工工作實踐的總結(jié)和記錄，是醫(yī)院的寶貴財富，也是黨和國家寶貴財富的一部份，每一個職工都有責任維護檔案的完整與安全。第三條醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院工作的組成部分，是提高醫(yī)院工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護醫(yī)院歷史真實面貌的一項重要工作。因此，醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)必須切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)有一名院領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，把檔案工作納入議事日程，列入醫(yī)院建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃。第四條根據(jù)國務(wù)院關(guān)于"檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于國家各項工作的利用"的決定，醫(yī)院檔案由院檔案室實行集中統(tǒng)一管理，其他部門或個人不準保存檔案，更不準私自損毀檔案材料。第二章檔案的收集與整理第五條醫(yī)院檔案室是收集和保存本院檔案資料的部門，院部及各科凡經(jīng)打字室打印的文件，材料等，必須將1份底和2份正本交檔案室存檔。凡抄寫的文件材料，須同時抄一份送院檔案室存檔。第六條各科室形成的文件材料，如年度工作計劃，人才培養(yǎng)，教學計劃和工作總結(jié)，必須抄報院辦公室，由院辦公室分別歸檔。第七條凡申報某項科研課題或申報某項科技成果者，不論單位和個人，須將上報材料同時交一份完整材料到檔案室。不交材料者按規(guī)定辦公室不予辦理申報手續(xù)(不準任何人給予蓋章)。第八條基建圖紙，重要儀器的說明書及安裝圖紙等，均屬檔案，資料的重要組成部份，凡驗收基建工程，機器(儀器)設(shè)備安裝時，須同時驗收圖紙，說明書等資料，如果圖紙，資料等檔案材料不全不得驗收，驗收時須有檔案人員參加。第九條外出開會，參觀，考察人員，回院后須將文件材料交檔案室登記存檔，拒絕不交者，按有關(guān)規(guī)定不報銷差旅費和資料費。第十條立卷分工和歸檔文書檔案由院辦公室負責立卷，于次年上半年(6月底)歸檔;科技檔案由檔案室協(xié)助醫(yī)務(wù)科立卷，按科技檔案的形成規(guī)律，辦完一件立一件，隨時歸檔;會計檔案由財務(wù)科負責，于次年6月底以前立卷，保管使用一年以后向檔案室移交。第三章檔案的保管與使用第十一條根據(jù)上級檔案部門關(guān)于建立綜合檔案室的指示精神和我院目前人員不足的情況，適宜設(shè)綜合檔案室，文書檔案，科技檔案，會計檔案均實行統(tǒng)一管理。配備檔案人員2人，由院黨委辦公室主任直接負責領(lǐng)導(dǎo)。第十二條查閱檔案必須辦理審批手續(xù)。外單位查閱檔案須持介紹信并經(jīng)分管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準方可查閱，對本院職工查閱檔案須填寫申請單，經(jīng)辦公室主任或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱，對與所查問題無關(guān)或黨和國家規(guī)定不準個人查閱的案卷不得查閱，摘抄檔案材料必須進行認真核對，對機密文件材料一般不得摘抄。第十三條對科技檔案的查閱，為方便科技人員查閱科技檔案，對形成某項技術(shù)檔案的個人和科室，對該項科技檔案有優(yōu)先使用權(quán)，需要查閱時可免辦查閱審批手續(xù)。第十四條檔案一般不得外借，確有特殊情況需要外借時，須經(jīng)本院主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準方可外借，借閱檔案必須嚴格辦理借閱手續(xù)，詳細登記卷號，件數(shù)，張數(shù)，外借時間一般不得超過10天。最多不得超過20天，交回時要認真核對卷號，件數(shù)，張數(shù)，對差錯缺份少頁或丟失者，要及時查清原因，并向單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門反映，以便查找。第十五條為確保檔案的安全，本院檔案室可為本院職工代管私人所有的機密檔案材料。第十六條某某醫(yī)院檔案庫房管理制度一，檔案庫房只作檔案存放保管之用，不得兼做其他用途。庫房，辦公室和閱卷室應(yīng)分開。二，庫房內(nèi)檔案的存放，管理要規(guī)范，密級架統(tǒng)一編號，案卷上架排列合理，科學，整齊。檔案存放位置確定后，不得輕易變動。三，檔案庫房應(yīng)堅固適用，具有防火，防盜，防蟲，防鼠，防塵，防光，防潮等設(shè)施。四，每日測試和檢查溫度，濕度，掌握其變化規(guī)律，采取積極有效措施做好溫，濕度的調(diào)控工作。庫房內(nèi)溫度應(yīng)控制在14-24℃內(nèi)，相對濕度控制在45-65%。五，借出檔案應(yīng)及時收回存放原處。檔案人員對庫存檔案進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)丟失，破損，褪變等問題應(yīng)及時搶救，修補，復(fù)制或作其他技術(shù)處理。六，未經(jīng)批準，非檔案人員不得進入庫房。不準在庫房內(nèi)吸煙，維護庫房安全。第四章檔案管理人員的職責第十七條檔案管理人員必須以**理論和"**"重要思想為指導(dǎo)，認真落實科學發(fā)展觀，貫徹執(zhí)行檔案工作的原則，法規(guī)和法律，維護檔案的歷史真實面貌。第十八條必須忠于黨和國家的檔案事業(yè)，刻苦鉆研檔案專業(yè)理論和專業(yè)知識，積極參加檔案工作理論研究，探索新理論，開展新技術(shù)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，努力為檔案事業(yè)貢獻力量。第十九條檔案人員必須積極做好檔案材料的收集和整理工作，做好歸檔的宣傳工作，提高職工對檔案材料歸檔重要性的認識，增強材料歸檔的自覺性，做到寧多勿漏的收集材料，同時要做好鑒定，整理和保管工作，為提供利用打好基礎(chǔ)，協(xié)助有關(guān)人員做好檔案立卷工作。第二十條檔案人員必須堅持檔案為改革和建設(shè)服務(wù)的方向，積極熱情地提供利用，要正確處理好管理與利用的關(guān)系，既要管好，又要利用好，既要堅持原則，又要方便利用，既要為內(nèi)部服務(wù)，也要為社會服務(wù)，要最大限度的發(fā)揮檔案憑證和查考作用，做好檔案登統(tǒng)利用的信息反饋工作。第二十一條檔案人員必須隨時提高警惕，認真做好檔案的安全和保密工作，檔案工作既是服務(wù)性工作，又是政治性，機要性很強的工作，檔案管理人員必須嚴格遵守保密紀律，增強保密意識，做好保密工作，嚴防泄失密事件的發(fā)生，以維護檔案的完整與安全。第二十二條檔案管理人員必須按規(guī)定向指定的檔案館移交應(yīng)移交的檔案，同時接收應(yīng)接收的檔案，在交接檔案時，嚴格辦理交接手續(xù)，做好登統(tǒng)工作，嚴防差錯事故的發(fā)生。第五章獎懲第二十三條對不執(zhí)行國家規(guī)定，不按期立卷，移交檔案者，無論科室或個人，應(yīng)給予適當?shù)呐u和教育，并令其限期改正，經(jīng)教育仍不改者，應(yīng)給予必要的經(jīng)濟懲罰。第二十四條對檔案保管不善造成損失的，輕者扣一月或數(shù)月獎金，重者給予行政處分。第二十五條對有意損毀檔案材料者，視其情節(jié)輕重給予黨紀，政紀處理，直至追究法律責任。第二十六條對積極積累收集形成檔案材料做得好的同志給予表揚，有貢獻者應(yīng)予獎勵。第六章檔案的鑒定、銷毀第二十七條成立由院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和有關(guān)業(yè)務(wù)科室負責人組成的檔