公司物業(yè)制度匯編

XX公司物業(yè)

制度匯編

總目錄

第一部分員工行為規(guī)范及職業(yè)準則

第二部分行政管理制度

第三部分人力資源管理制度

第四部分財務管理制度

第五部分員工操作手冊

第一部分

員工行為規(guī)范

及職業(yè)準則

第一章員工行為規(guī)范

一、精神風貌

1、在辦公室及外出公干時應做到著裝整潔、舉止大方，談吐得體，不卑不亢。

2、公司員工在任何場合不得口出粗言，不得開低級下流玩笑。

3、女員工不得濃妝艷抹，上班時間，尤其是所在崗位需直接面對客戶，則不得佩戴過于

昂貴的首飾。

4、作為公司員工應在業(yè)余生活中也表現(xiàn)出積極、進取、健康的一面，公司員工不得參與

賭博和不健康娛樂。

5、身體、面部、手部必須清潔，提倡勤洗澡、勒換內衣物。

6、提倡飯后刷牙漱口，上班前不吃異味食物以保證口氣清新。

7、頭發(fā)要常洗、整齊。男員工不準蓄長發(fā)、燙發(fā)，頭發(fā)不得有頭屑。

8、不得佩戴任何眩目飾物、留長指甲，女員工不得涂色在指甲上。

9、工作時必須佩戴工號牌或名牌，統(tǒng)一佩在左胸處，不得任其歪歪扭扭，注意修整，發(fā)

現(xiàn)問題及時修正。

二、著裝要求

1、所有直接對客戶提供服務的員工須穿公司工作服。工作制服應干凈、整齊、筆挺，非

因工作需要和公司規(guī)定，不得在非工作場合、非工作時間穿著制服。

2、紐扣要全部扣好，穿西裝制服時，不論男、女第一顆紐扣須扣上，襯衣的第二顆紐扣

須扣上，不得敞開外衣、卷起褲腳、衣袖，領帶必須結正。

3、制服衣袖、衣領處、制服花?衣領口，不得顯露個人衣物，制服不得顯露個人物品，

如紀念章、筆、紙張等，制服衣袋不得多裝物品，顯得鼓起。

4、只準按規(guī)定著鞋上班，皮鞋不準釘金屬等，禁止著拖鞋。女員工夏季只準著淺色，

其它顏色和帶花邊、通花的襪子一律不準，襪頭不得露出裙腳，襪子不得有破洞。下班后應

換下制服，尤其保安、保潔、工程制服，不得穿回家中。

5、除本節(jié)要求外，對公司其它有關服裝管理的規(guī)定應當主動了解并遵守。

三、工作形體

1、所有必須以立姿工作的員工，其正確的立姿勢應該是：雙腳以兩肩同寬自然垂直分開

（體重均落在雙腳上，肩平、頭正、兩眼平視前方、挺胸、收腹），因為工作性質不同部門另

有規(guī)定的除外。

2、所有以坐姿工作的員工，必須坐姿端正，不得翹二郎腿，不得將腿搭在座椅扶手上，

不得盤腿。

3、工作時間，身體不得東歪西倒，前傾后靠，不得伸懶腰、駝背、聳肩、背手插兜等。

四、表情

1、微笑，是員工最起碼應有的表情。

2、面對賓客住戶應表現(xiàn)出熱情、親切、真實、友好，必要時還要有同情的表情，做到精

神振奮，情緒飽滿，不卑不亢。

3、和賓客交談時應眼望對方，頻頻點頭稱是。

4、雙手不得叉腰、交叉胸前、插入衣褲或隨意亂放、抓頭、抓癢、挖耳、摳鼻孔，不得

敲桌子、鼓擊或玩弄其他物品。

5、行走要迅速，不得二人搭肩、挽手而行，與客人相遇應靠邊而走，不得從二人中間穿

行。與賓客同時進出門（如電梯門），應讓賓客先行。請人讓路要講對不起，不得橫沖直撞,

粗俗無禮。

6、不得哼歌曲、吹口哨、不得談笑、大聲說話、喊叫、亂丟亂碰物品，發(fā)出不必要聲響。

咳嗽、打噴嚏時應轉身向后，并說“對不起”。

7、不得當眾整理個人衣物。

8、上班期間不得抽煙、吃東西、讀報刊雜志。

9、不得用手指或筆桿指客人和為人指示方向。

10、要注意自我控制，隨時注意自己的言行舉動。

11、客人和你講話時應全神貫注，用心傾聽，不得東張西望，心不在焉。

12、在為客人服務時不得流露出煩、冷淡、憤怒、僵硬、緊張和恐懼的表情，不得扭捏

作態(tài)、做鬼臉、吐舌、眨眼。

13、員工在服務、工作、打電話和與客人交談時，如有客在走近，應立即示意，以表示

已注意他（她）的來臨。不得無所表示，等客人先開口。

五、言談

1、聲調要自然、清晰、柔和、親切，不要裝腔作勢，聲量不要過高，亦不要過低，以

免對方聽不清楚。

2、不準講粗話，使用蔑視或污辱性的語言，不得模仿他人的語言語調和談話。

3、三人以上對話，要用相互易懂的語言，指第三者時不能講“他”，應稱“那位先生”

或“那位女士二

4、不講過份的玩笑，不得以任何借口頂撞、諷刺、挖苦客人。

5、說話要注意藝術，多用敬語，注意“請”、“謝”字不離口。

6、要注意稱呼客人姓氏，未知姓氏之前，要稱呼“先生”或“女士”。

7、無論從客人手上接過任何物品，要講謝謝，客人講“謝謝”時，要答“不用謝”，

不得亳無反應。

8、客人來時要問好，注意講“歡迎您的光臨”，客人走時，注意講“祝您愉快”，或“歡

迎下次再光臨"，任何時候不準講“喂”或說“不知道”。

9、暫時離開面對的客人，一律講“請稍候”，如果離開時間較長，回來后要講“對不

起，讓您久等了“，不得一言不發(fā)就開始服務。

10、當為客人完成一項服務后，應主動詢問是否還有其他事需要幫助。

11、談話時言簡意賅地表達自的觀點，在交談過程中，不可輕易打斷對方的話題，注

意傾聽的藝術。眼睛應注視對方，不可游移不定。善交談者，并非口若懸河、滔滔不絕，而

在于能夠把握對方談話思路，捕捉對方精彩的論斷，并適時予以肯定和贊許，引導交談過程

富有情趣和成效。

12、對每一個人來說，每次與別人的交談，是一次建立外部聯(lián)系網(wǎng)絡的機會。應該珍惜

每一次面對陌生客人的機會，記住對方的相貌、特征、姓名和情趣，給對方留下良好的印象。

六、外出公干

1、事前確認

事先重新確定和核實一下預約的地點和時間等，必要時可提前打電話詢問并再一次確認。

2、提前5分鐘

嚴格遵守雙方約定的時間，不要誤時誤事，通常在迎接來客時，在約定時間前五分鐘作

好迎接的準備；出訪時，最好在約定時間前五分鐘內到達。路程時間必須充裕，并有一定時

間的提前量。如果趕不上約定的時間，必須設法通知對方，講明原因，告知可能到達的時間

并請求對方的諒解。

3、備好資料

提前一天把外出公干所必須的東西準備好：如：L名片2.資料和備用磁盤、光盤3.介

紹信4.工作筆記和通訊錄5.相機及備用電池、數(shù)碼相機內存條6地圖7.交通工具的落實

8.現(xiàn)金及信用卡9.身份證明等。

七、公務出差

1、考勤記錄

由于工作需要，公司委派員工出差。在執(zhí)行出差任務時，按正常出勤記錄考勒。

2、及時聯(lián)絡

凡公司員工出差外地，在到達目的地后，應立即與公司聯(lián)系，告知公司聯(lián)絡方式、聯(lián)絡

時間，每天至少與公司有一次聯(lián)系。

3、信息收集

員工出差外地，在完成出差任務的同時，還應帶回當?shù)叵嚓P專業(yè)的信息，如當?shù)貎?yōu)秀物

業(yè)管理樓盤資料、各種物業(yè)管理細節(jié)照片圖片、優(yōu)秀樓盤樓書，當?shù)乜山梃b的最新政策、法

規(guī)動態(tài)信息等。

4、費用標準及待遇

按公司對員工差旅費的有關規(guī)定，員工完成出差任務返回后應在七天內報銷差旅費，償

還公司的借款。

員工完成出差任務結束后應及時返回公司，并將有關資料以文本、電子文檔的格式交辦

公室存檔處理，必要時就某一課題召開研討會，以供信息資源共享。

八、登門造訪

1、衣裝整理

到達被訪問方后不要匆忙往里闖，應該檢查一下所攜帶的物品，稍稍整理一下衣帽、領

帶，拿出名片、介紹信或證件，松池一下準備會面。

2、分清座次

進門應先敲門，進門后返身輕輕關上門；離開時應退出門后輕輕將門帶上。任何會面場

所，座位分有主客之分；不要反客為主，或誤占上座，令人反感。

3、交換名片

在交換名片時，應該主動遞上名片；并分清對方接待人員地位的高低，依次、正面、雙

手遞呈名片。在接對方名片時，也要恭恭敬敬雙手接住，認真輕讀之后，點頭致意，以示尊重。

4、談話

談話時言簡意賅地表達自己的觀點，在交談過程中，不可輕易打斷對方的話題，注意傾

聽的藝術。眼睛應注視對方，不可游移不定。善交談者，并非口若懸河、滔滔不絕；而在于

能夠把握對方談話思路，捕捉對方精彩的論斷，并適時予以肯定和贊許，引導交談過程富有

情趣和成效。

九、辦公管理

1、辦公區(qū)間

遵守公司關于5S（即：整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)）管理的規(guī)定，保持工作環(huán)境

的整潔有序，保證公司良好的企業(yè)形象與工作風貌。

加餐、用餐時間內，只能在休息區(qū)域內進食，其余上班時間不能進食；不能在上班時間聽音

樂和大聲喧嘩。

2、禁煙區(qū)域

員工在上班時間內禁止吸煙，公司公共辦公區(qū)域為禁煙區(qū)，可供員工吸煙的區(qū)域有：公司

接待室，如有客人需要吸煙，可到以上區(qū)域。

3、電話的接聽與使用

必須在電話鈴響三聲之內接聽電話，應答時應以“您好，陽光和贏物業(yè)**部門。若鈴響

超過三聲，應答時應以“您好，陽光和贏物業(yè)**部門，對不起，讓您久等了”為開始語。

每位員工都有義務協(xié)助做好電話記錄和來訪記錄以備查詢，并及時將記錄告知相關人員。

員工不準用公司電話撥打私人電話。員工打出電話，需事先準備，講話條理清晰，簡明扼要

表達意圖，不要太長時間占用電話線路，以保證話路暢通。

4、注意通告

外出辦事、人員出差、工作崗位變動、電話號碼變動、緊急情況、重要的信息請本部門

文員、當事人及時用提示寫在白板上或發(fā)布在公司內部網(wǎng)上，也可?以采用其它確保同事周知

的辦法。在工作時間內，各位員工應保證公司內部網(wǎng)站和郵件系統(tǒng)處于工作狀態(tài)并隨時注意

刷新屏幕。員工不得以“未開郵箱和內部網(wǎng)站”為由影響辦公。

5、公司各部門員工要相互配合，對因工作需要而臨時由公司委派的任務，應象對待本職

工作一樣認真負責地完成。

十、信息、溝通

1、會議

可通過公司或部門例會、早會、專題研討會、半年及年終總結大會等會議進行溝通。參

加會議必須準時，未請假、遲到或早退按規(guī)定處罰。

2、內部網(wǎng)站

公司所屬各臺電腦均可登錄公司內部網(wǎng)站按所授權限查閱信息、資料，公司所屬各臺電

腦之間可通過局域網(wǎng)、因特網(wǎng)傳遞文件和信息。

3、公告欄

各部門所設的公告欄是員工了解公司信息的重要途徑之一，員工應主動關注更新后的各

種信息。

4、個人之間公司主張溝通透明化，員工之間出現(xiàn)問題時，公司要求當事人必須進行直接

溝通，如果溝通確實無效時才可上報上級主管進行協(xié)調。公司各級主管、負責人一般不受理

未經當面溝通的投訴。

5、公司要求各位員工在信息的傳遞、溝通、處理工作上做到高效、準確、無差錯。

6、溝通技巧

生怕別人聽不懂：用別人最便于理解記憶的方式告知，請對方清晰復述；

生怕別人不明白：學會聆聽，學會復述，復述，不是重復而是用自己的話表達自己的理

解；

生怕大家不知道：盡快通知團隊成員。

工作不一定都能在24小時內干完，但必須在24小時內有回復。學會自己跟自己過不去。

開會或討論工作前：你是否準備簡單的會議內容發(fā)給與會人？

開會或討論后：是否有結論？結論是否固化下來？是否都認同這個結論？是否每項都有

責任人和落實時間？

處理麻煩事的三重境界：”這事我已經跟他說夠了”；“經過協(xié)調努力，這事已經辦妥了”;

“這事已經辦妥了，而且相應的制度流程也完善了，相關人員都明白了。

十一、工衣柜和勞保用品

1、員工衣柜須保持清潔整齊，鎖匙須妥善保管，如遺失須報部門主管或辦公室繳費補領,

繳費金額視其情況為10-50元。衣柜注意緊鎖，公司不負任何財物遺失之責。

2、員工衣柜只限于存放制服及上班必需用品。

3、員工離職時須將衣柜空出，并將鎖匙交回辦公室或本部門。

4、新入職員工憑《員工物品領用登記表》或《入職通知》領取制服、工鞋等勞保用品，

所有勞保用品均屬公司財物，員工須妥善保管。如有遺失，須即以書面報告到辦公室或本部

門報失，并按原價繳費補領。

5、離職時須將所有領用的勞保用品交回辦公室，個人貼身用品，工裝、鞋等作折價處理，

如物品遺失或人為損壞，由員工負責賠償。

十二、員工工作卡

1、員工上班時，須佩戴工作卡，隨時接受檢查。

2、遺失工作卡，須向辦公室報告，并辦理繳費補領手續(xù)，繳費金額視其情況為10-100

元。如因使用時間過長而引起損壞，可申請免費換領。

3、員工離職時，須將有關證件（卡）交回辦公室，違者按規(guī)定罰款，每證（卡）50元。

十三、考勤打卡

員工須自覺遵守上、下班打卡的考勤制度。遲到、早退，每次扣罰10元；遲到、早退超

過1個小時而且未向直接上級請假者視作曠工。代人或托人打卡以及弄虛作假，將受到紀律

處分，按《員工獎懲條例》的相關規(guī)定執(zhí)行。

十四、其它

1、努力完成上司交給的工作任務，認真執(zhí)行崗位職責，同事之間友好相處，互相幫助.

2、保持辦公室內的清潔衛(wèi)生，各部門的工作間、員工更衣室、宿舍、工具房、倉庫，要

經常清掃，保持環(huán)境衛(wèi)生。

3、公司的文件要妥善保管，下班時應將文件資料鎖好，辦公室臺面不要堆放雜物，保持

干凈整齊。

4、節(jié)約用水、用電及辦公用品，凡最后離開辦公室者，必須檢查門窗、電源、水龍頭和

辦公設備的開關是否關好。

5、公司發(fā)給使用的器材、工具、辦公用品、勞保用品、證件，在員工離職時，需交還給

公司，違者罰款。如有遺失或損壞由員工按原價賠償。

6、如遇地震、山洪爆發(fā)、火災、急病及其他緊急事故，要保持冷靜，立即報告有關部門

負責人，采取措施，妥善處理。

第二章職業(yè)準則

一、基本原則

每位員工首先應是一名合法的、有社會公德的公民，任何行為應該遵守國家法律、法規(guī),

應該具有法律意識。任何違法行為，公司將舉報至司法機關進行處理。

公司要求員工信奉守法廉潔、誠實、敬業(yè)的職業(yè)道德。員工的一切工作行為，必須以維

護公司利益，對社會負責為目的。任何私人理由不應成為其工作行為的動機。因違反公司規(guī)

章和職業(yè)道德規(guī)定，給公司造成經濟損失者，公司將依法追索經濟賠償；情節(jié)嚴重，公司懷

疑其涉嫌犯罪的，將提請司法機關追究其刑事責任。

二、經營活動

員工不得超越本職業(yè)務和職權范圍，開展經營活動。特別禁止超越業(yè)務范圍和本職權限，

從事投資業(yè)務。員工除本職日常業(yè)務，未經公司法人代表授權或被授權人批準，禁止從事下

列活動：

1、以公司名義考察、談判、簽約；

2、以公司名義提供擔保、證明；

3、以公司名義對新聞媒介發(fā)表意見、消息；

4、代表公司出席公眾活動。

三、兼職

嚴禁員工在外兼任任何獲取薪金的工作。

四、個人投資

員工可以在不與公司利益發(fā)生沖突的前提下，從事合法的投資活動，但禁止下列情形的

個人投資：

1、參與經營管理的；

2、投資于公司的客戶或商業(yè)競爭對手的；

3、以職務之便向投資對象提供利益的；

4、以直系親屬名義從事上述三項投資行為的

五、非正當利益

1、員工在經營管理及服務活動中，嚴禁索取或收受業(yè)務關聯(lián)單位的利益，否則將構成受

賄。若遇價值200元以下的禮品、禮金，如果拒絕會被視為失禮的情況，則可以在公開的場

合下接受，但必須在返回公司后交辦公室統(tǒng)一處理，若為現(xiàn)金交財務部處理。

2、員工在與業(yè)務關聯(lián)單位的交往中，應堅持合法、正當?shù)穆?業(yè)道德準則，禁止以賄賂及

其他不道德的手段取得利益。

3、員工對外業(yè)務聯(lián)系活動中，原則上不接受傭金、回扣，一般應當場拒絕或交回財務由

財務退回原單位，確難退回的，公司作為營業(yè)外收入或沖減成本，嚴禁個人侵吞，否則以貪

污論。

4、嚴禁員工泄露公司機密；利用內幕消息損害公司利益或處于比公司以外人士較為有利

的情況下時謀取個人利益。嚴禁員工挪用公款謀取個人利益或為他人謀取利益，員工不得用

公款購買各種俱樂部會員卡或者供自己從事高級消費。

六、業(yè)務回避

公司鼓勵員工推薦合作單位，但員工的直系親屬以及其私交甚密的朋友在與公司進行業(yè)

務往來時或從事可能會與公司利益發(fā)生沖突的業(yè)務時，該員工應向公司申報，并提出業(yè)務上

的回避，嚴禁隱瞞。

七、交際應酬

1、內部接待

公司內部的接待工作，提倡熱喑簡樸，不準以公款搞高標準宴請及娛樂活動。

2、對外應酬

公司對外的交際應酬活動，應本著禮貌大方、簡樸務實的原則，不得鋪張浪費。嚴禁涉

及違法及不良行為。員工在與業(yè)務關聯(lián)單位的聯(lián)系過程中，對超出正常業(yè)務聯(lián)系所需要的交

際活動，應謝絕參加。包括：過于頻繁或奢華的宴請及娛樂活動、設有彩頭的牌局或其他具

有賭博性質的活動、邀請方的目的明顯是為了從我方取得不適當利益的活動。

八、保密義務

1、公司員工有義務保守公司機密。公司的管理制度、工作規(guī)程、經濟狀況、市場分析、

營銷策略、項目技術資料、來往關系、業(yè)主資料、員工個人工資收入等情況均屬專有的經營

機密，每個公司員工要注意保守公司的獨有機密。公司員工務必妥善保管所持有的涉密文件。

2、公司員工未經公司授權或批準，不準對外單位或非公司人員提供公司文件，以及其他

未經公開的經營情況，業(yè)務數(shù)據(jù)。

3、公司員工因故離開公司（或工作崗位），應立即將掌握的信息或持有的有關資料交還

公司或主管指定人。公司員工在聘用期或被辭退后都要保守公司的秘密，做到不該知道的不

打聽，不該說的不說。

4、嚴格遵守公司其它有關保密的規(guī)定，如果因泄露公司機密而給公司造成經濟上、榮譽

上的損失，公司將對其保留訴諸法津的權利

九、公司資產

1、未經批準，嚴禁員工將公司的資金、車輛、設備、房產、原材料、產品等擅自贈與、

轉讓、出租、出借、抵押給其他公司、單位或者個人。

2、因工作需要配發(fā)給員工個人使用的交通工具、通訊設備等，不準違反使用規(guī)定，作不

適當之用途。

3、員工必須愛惜公物，節(jié)約使用公物，不能公為私用，包括公司所賦予員工使用的公司

信封、電子郵件系統(tǒng)等只能用于與工作內容相關的聯(lián)絡。凡私用或損壞、遺失公物者必須按

原價賠償，并將受到處罰。

第二部分

第二部分

行政管理制度

第二部部分行政管理制度

目錄

第一章辦公室管理制度

第二章：5s管理規(guī)定

第二章文書檔案管理制度

第三章會議管理制度

第四章印章管理及使用管理制度

第五章接待工作管理制度

第六章員工制服管理制度

第七章車輛管理制度

第八章員工宿舍管理規(guī)定

第一章辦公室管理制度

為加強辦公室的管理及員工工作紀律，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，提高工作效率和工作質量，

特制定辦公室管理制度。

第一節(jié)內部管理

第一條辦公時間不得擅離職守、隨意串崗，因公外出需經上級領導同意。

第二條不得在辦公時間內因私會客長談，確需會見的客人應到會議室會客，并盡量

縮短會客時間。來訪客人未經允許不得帶入辦公區(qū)，公司領導的客人需在辦公室會見的應有

工作人員引領。

第三條嚴禁在辦公室內大聲喧嘩、吸煙、吃東西、閑聊、賭博和從事其他違法活動。

第四條使用電話時應注意文明禮貌、長話短說、盡量壓低音量。嚴格限制打私人電

話。

第五條各類會議應提前通短，做到少開會、開短會。會談（會議）期間，應關閉傳

呼機、手機。原則上不準接聽電話，特別是不準非會議人員或會議人員自由進出接聽電話或

無故離開會議室。員工參加會議，應提前三分鐘到達會場，并保持肅靜。

第六條嚴格遵守公司的保密工作管理制度，公司辦公室負責合同、協(xié)議原件、會議

紀要、會談記錄等資料及重要活動中形成的照片、錄音、錄像等設施的保管。傳真由專人負

責發(fā)送，并作記錄存檔。

第七條嚴禁將報紙占為己有（專業(yè)用除外），辦公室需保存i套公司訂閱的報紙，

為各部門提供信息，也可以供員工休息時閱讀。

第八條養(yǎng)成清潔、整齊的良好習慣，注意個人衛(wèi)生，保護地面及桌面清潔，文件

資料擺放整齊，重要文件注意保管，每天下班后將桌面進行清理，將重要資料、物品放入柜

內鎖好。

第九條認真維護公司的電腦系統(tǒng)，按要求操作電腦，嚴禁利用辦公電腦進行聊天、

玩游戲、聽音樂。如有違反，發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。愛護公司財產，包括各類辦公設備，若無

故損壞，視情節(jié)給予處罰。

第十條員工衣著要求：公司員工上班時必須穿著工作服，未按規(guī)定著裝者，一次罰

款10元。

第十一條員工上班時必須佩帶工作卡（牌），辦公室將不定期進行抽查。不帶工作卡

者，一次罰款10元。

第十二條厲行勤儉節(jié)約，凡起草文稿、發(fā)送內部信件等，應做到一張紙兩面用和信封

重復使用，盡可能使用網(wǎng)絡傳送，泥倡無紙化辦公。員工下班，應做到人走燈滅。

第二節(jié)對外接待

第十三條有來訪業(yè)主或客人，接待員工應起身相迎并讓座、敬茶，要做到態(tài)度和藹，

彬彬有禮；來客告辭，應起身相送。員工接待來客，未經總經理批準不得泄漏公司的管理制度、

程序、標準、員工的工資福利，以及企業(yè)經營活動等企業(yè)機密事項。

第十四條員工接聽電話時第一句話要說：“您好，陽光和贏物業(yè)”，講話要有禮貌，長

話短說。

第十五條接待投訴人員或接聽投訴電話，態(tài)度要誠懇，語氣要和藹，解釋問題要耐心。

禁止用生硬的口氣與業(yè)主交談，如因態(tài)度不好受到客戶投訴，視影響程度罰款100-1000元,

或給予行政處分甚至除名。所有投訴按規(guī)定做好記錄，如未按規(guī)定做好記錄，發(fā)現(xiàn)一次罰款

50元。

第十六條本管理制度解釋權歸濟南陽光和贏物業(yè)有限公司。

第十七條本管理制度自公布之日起執(zhí)行。

第二章5s管理規(guī)定

第一條總則

為了給員工創(chuàng)造一個干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境，使公司辦公管理

及文化建設提升到一個新層次，特制定如下制度。

本制度適用于公司全體員工。

第二條整理

1.每月對文件（包括電子文檔）作盤點，把文件分為必要（有效）和不要（過期無效）

的，不要的全部銷毀。必要文件建檔、歸檔。

2.每月對表單記錄（包括電子文檔）作盤點，盤點后的有效表單記錄統(tǒng)一建檔、歸檔。

3.對所轄區(qū)域的物品、設備、空間做盤點，并區(qū)分其“要”和“不要”；

分類如下：

1）設備：電腦、打印機、文具、書籍等；

2）空間：柜架、桌椅、儲物箱等。

3）物品：個人用品、裝飾品

4.依據(jù)《必要品的使用頻率和常用程度基準表》決定物品的“要”與“不要”；

5.“不要”物品經各部門經理判定后，集中報廢或拍賣；

必要品的使用頻率和常用

使用頻率處理方法

程度基準表常用程度

過去一年都沒有使用過的物品，而

低丟棄

且不能再用。

在過去的6個月中只使用過一次的集中存放（例如歸檔或存

中

或一個月使用一次的物品。放在庫房中）

一周笠用一次的物品；每天都使用

高保存在辦公桌或隨身攜帶

的物品；每小時都要使用的物品。

第三條整頓

一、卡座區(qū)整頓:

1.辦公桌：桌面除文件、電腦、口杯、曳適、文具外，不允許放其他物品；文具必須豎

放。辦公用品一般的常用品：筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，可以

集中放在辦公桌的一定區(qū)域內，電腦線、網(wǎng)線、電話線有序放置；人離開半小時以上應將桌

面收拾干凈。

2.抽屜：抽屜里盡量不放辦公用品。最下層抽屜可以放A4的文件、資料；把這個空間

從充分利用起來，可以放下面這些東西：

1）個人的東西

2）個人的參考資料（文件夾、辭典、手冊、商品目錄等）

3）文件卷宗（各種信息、草擬的文件材料等）

4）空白稿紙、不常使用的文具等

3.坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調正，離開半個小時以上，椅

子應放回桌洞內；

4.電腦：電腦置寫字臺左前角，豎式主機置桌面下；

5.卡座屏風：內外側不允許有任何張貼；

6.垃圾簍：罩塑料袋，置寫字臺下右前角：

7.桌洞下不得堆積雜物。

8.外衣手袋：請置掛于衣帽間或抽屜內，嚴禁隨意放在辦公桌椅上。

二、辦公室整頓：

1.辦公室：桌面除公司購置案頭用品、文件盒、筆筒、文件、電腦外無其他物品；

2.抽屜：同卡座區(qū)規(guī)范：

3.電腦：桌面呈45度角貼墻放置，豎式主機置桌面下；

4.垃圾簍：置于桌后；

5.飲水機：放指定地點，不得隨意移動；

6.報刊：必須上報架，或閱完后放入辦公桌內；

7.外衣手袋：同卡座區(qū)規(guī)范

三、文件、資料管理整頓：

1.檔案管理依據(jù)《公司檔案管理制度》執(zhí)行

2.將文件按照待處理、處理中和已處理分類放置，此外還有機容類文件。根據(jù)應用情況

應將分為每日必用、常用和常不用三種，常不用的文件要盡快處置；

3.硬盤里的電子文檔、資料分類必須條理清晰，電子文件需要永久、長期保存的，應形

成紙質和辦公軟件等雙套介質材料歸檔保存；

4.儲存公用信息的軟盤采取保護措施，使大家都自覺地小心使用。并且為了明確存儲在

硬盤和軟盤里的信息聯(lián)系，建議在軟盤的標簽上注明題目。還要把軟盤分類。修改以后，一

定要注明標題、日期。同時軟盤也應該像保存文件一樣，保存在專用的夾子里。

四、信件、電子郵件（0A）整項：

1.做一個臨時性的信夾，把不能立即處理的信件放在里面，必須保存的東西則放在信件

保存冊里；

2.辦公自動化里面重要郵件應該及時備份；電腦硬盤中應專門建立一個文件夾，不能處

理的郵件存放在里面；

3.為了減輕服務器負擔，提高響應速度，辦公自動化中已看郵件不要超過一定數(shù)量。

第四條清掃

公司新辦公樓有專門的保潔人員，公共區(qū)域（如通道、樓梯）不需清掃，清掃的對象主

要是個人辦公區(qū)域：桌面，桌洞；辦公設備：電腦、傳真機、復印機、打印機等等

清掃基準

對象清掃標準要求周期清掃時間

桌面干凈整潔、桌洞內每天5分每天下班后5

個人區(qū)域

無垃圾、無雜物遺落鐘清掃分鐘

主機和重點部位的正

每周五下班

辦公設備面、背面、送風口無污每周一次

前15分鐘

垢

1、文檔桌面、電腦中不能有失效文

件，不可輕易看到機密文件

2、超過保管年限的表單及時集中銷

毀，保管年限內的表單裝訂送秘書部

每月一次月末

歸檔

3、無破舊的卡片、冊子、檔案、報刊

等

4、無用的手稿與工作無關的文件

第五條清潔

一、落實整理、整頓、清掃工車。

1.徹底落實前面的整理、整頓、清掃工作。

2.利用文化宣傳活動，保持新鮮活躍的活動氣氛

二、保持5s意識

第六條素養(yǎng)

1.遵守《員工手冊》有關規(guī)定

2.遵守《公司日常管理規(guī)定》

3.素養(yǎng)巡查

4.辦公室進行例行巡查

5.每月底5S推行委員會對整個公司的5S執(zhí)行情況進行檢查

6.不定期巡查

7.獎懲條例

采取記分制，每人每月基準分100分，凡違反上述整理、整頓、清掃管理規(guī)范一次者扣

5分，違反《公司日常管理規(guī)定》者扣10分。

辦公室進行檢查，對違規(guī)者在辦公自動化上予以公布。月末進行統(tǒng)計，對被扣5分者給予警

告處分，被扣10分者扣發(fā)當月理50元，15分者100元，以此類推。

年終將每位員工每月得分相加，得分最高者評為“5S先進個人”給予精神、物質獎勵。

5s管理的得分作為績效考核中的一項指標，納入績效評價體系中。

第三章文書檔案管理制度

總則

第一條為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及

時歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。

第二條負責檔案資料的歸檔督鞏和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)

和部門在工作活動中形成的各種有條存價值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸

檔。

第三條堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負責人均應指定專人負責收集

保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督見其及時歸檔。名單報檔案室備案，如有變動須及時通知

檔案室。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶

走或銷毀。

第一節(jié)文書檔案資料的收集管理

第四條凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。

第五條一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保

管。會議文件由會議召集部門收集探管。

第六條公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活

動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續(xù)，檔案員簽

字認可后會計部才給予核報差旅費。

第七條各系統(tǒng)、部門檔案員的職責：

一、了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件

資料。

二、認真執(zhí)行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前

應將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。

三、承辦人員借用文件資料時，應積極地做好服務工作，并辦理臨時借用文件資料登記

手續(xù)。

第二節(jié)歸檔范圍

第八條重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、

會議簡報、會議記錄、會議紀要等。

第九條上級機關發(fā)來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文

件資料。

第十條公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

第十一條公司的請示與上級機關的批復；公司反映主要工作活動的報告、總結。

第十二條公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統(tǒng)計報表、重要工作記錄

（表單）及工作簡報。

第十三條信訪工作資料。

第十四條公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。

第十五條公司管理人員任免的文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。

第十六條公司的各種規(guī)章制度、實施細則、程序文件。

第十七條公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第十八條公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。

第十九條公司重要設備檔案、財會檔案材料。

第三節(jié)平時歸