采購與服務(wù)合同管理制度

采購與服務(wù)合同管理制度1.前言本制度旨在規(guī)范企業(yè)的采購與服務(wù)合同管理流程，確保合同的有效履行，提高采購和服務(wù)質(zhì)量，保障企業(yè)利益。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部全部與采購和服務(wù)合同相關(guān)的部門、崗位和員工，包含但不限于采購部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、項(xiàng)目管理部門等。3.采購流程3.1需求確認(rèn)與需求申請(qǐng)部門依據(jù)業(yè)務(wù)需求，確認(rèn)采購需求，并填寫《采購需求申請(qǐng)表》。采購需求申請(qǐng)表提交采購部門負(fù)責(zé)人審批，并供應(yīng)相關(guān)支持料子。采購部門負(fù)責(zé)人依據(jù)需求的緊急程度和金額，決議是否批準(zhǔn)采購申請(qǐng)。3.2供應(yīng)商篩選與評(píng)估采購部門依據(jù)需求，進(jìn)行供應(yīng)商篩選，將符合條件的供應(yīng)商列入供應(yīng)商名錄。采購部門通過詢價(jià)、招標(biāo)等方式，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行投標(biāo)或報(bào)價(jià)。采購部門依據(jù)供應(yīng)商的信譽(yù)、實(shí)力等綜合評(píng)估指標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。3.3合同簽訂與審批采購部門訂立采購合同草案，并提交相關(guān)部門審批。法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同法律效力和風(fēng)險(xiǎn)，并提出修改看法。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審批，并授權(quán)采購部門負(fù)責(zé)人簽訂合同。3.4合同履行與驗(yàn)收采購部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供應(yīng)商按合同商定進(jìn)行供貨或服務(wù)。項(xiàng)目管理部門參加合同履行，監(jiān)督工程或服務(wù)的質(zhì)量和進(jìn)度。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人依據(jù)實(shí)際完成情況，進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫《合同履行與驗(yàn)收表》。3.5合同更改與索賠采購部門負(fù)責(zé)合同履行過程中的更改管理，遇到需要更改合同的情況，需及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并將更改內(nèi)容書面記錄。項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)更改的實(shí)施和效果評(píng)估，確保更改后的合同能夠得到有效履行。如有供應(yīng)商未按合同履行義務(wù)的情況，采購部門負(fù)責(zé)提交索賠申請(qǐng)，并協(xié)調(diào)解決爭議。3.6歸檔與合同管理采購部門負(fù)責(zé)將簽訂的合同歸檔妥當(dāng)保管，按合同編號(hào)進(jìn)行分類存儲(chǔ)。公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門有權(quán)查閱歸檔的合同內(nèi)容。合同到期后，采購部門負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行評(píng)估，決議是否續(xù)簽或停止。4.服務(wù)合同管理流程4.1需求確認(rèn)與需求申請(qǐng)部門依據(jù)業(yè)務(wù)需求，確認(rèn)服務(wù)需求，并填寫《服務(wù)需求申請(qǐng)表》。服務(wù)需求申請(qǐng)表提交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批，并供應(yīng)相關(guān)支持料子。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人依據(jù)需求的緊急程度和金額，決議是否批準(zhǔn)服務(wù)申請(qǐng)。4.2服務(wù)供應(yīng)商篩選與評(píng)估相關(guān)部門依據(jù)需求，進(jìn)行服務(wù)供應(yīng)商的篩選，將符合條件的服務(wù)供應(yīng)商列入供應(yīng)商名錄。相關(guān)部門通過比較、評(píng)估等方式，選擇合適的服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行洽談、合作。4.3合同簽訂與審批相關(guān)部門訂立服務(wù)合同草案，并提交法務(wù)部門審查。法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同法律效力和風(fēng)險(xiǎn)，并提出修改看法。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審批，并授權(quán)代表公司簽訂合同。4.4合同履行與驗(yàn)收相關(guān)部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)服務(wù)供應(yīng)商按合同商定進(jìn)行服務(wù)供應(yīng)。項(xiàng)目管理部門參加服務(wù)履行，監(jiān)督服務(wù)質(zhì)量和進(jìn)度。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人依據(jù)實(shí)際完成情況，進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫《服務(wù)合同履行與驗(yàn)收表》。4.5合同更改與索賠相關(guān)部門負(fù)責(zé)合同履行過程中的更改管理，遇到需要更改合同的情況，需及時(shí)與服務(wù)供應(yīng)商協(xié)商，并將更改內(nèi)容書面記錄。項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)更改的實(shí)施和效果評(píng)估，確保更改后的合同能夠得到有效履行。如有服務(wù)供應(yīng)商未按合同履行義務(wù)的情況，相關(guān)部門負(fù)責(zé)提交索賠申請(qǐng)，并協(xié)調(diào)解決爭議。4.6歸檔與合同管理相關(guān)部門負(fù)責(zé)將簽訂的服務(wù)合同歸檔妥當(dāng)保管，按合同編號(hào)進(jìn)行分類存儲(chǔ)。公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門有權(quán)查閱歸檔的合同內(nèi)容。合同到期后，相關(guān)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行評(píng)估，決議是否續(xù)簽或停止。5.管理要求采購與服務(wù)合同的執(zhí)行過程中，各部門需建立良好的溝通和協(xié)作機(jī)制，及時(shí)解決合同履行中的問題和爭議。相關(guān)部門需依據(jù)實(shí)際需要，定期進(jìn)行合同履行情況的評(píng)估和反饋，及時(shí)提出優(yōu)化建議并改進(jìn)合同管理流程。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和核查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理合同履行中的違約行為。6.附則本制度自批準(zhǔn)之日起生效，并對(duì)公司內(nèi)部的全部采購與服務(wù)合同管理工作具有引導(dǎo)意義。對(duì)于未