《管理信息系統(tǒng)設計實踐教程》課件第2章

第2章

新建數(shù)據(jù)庫2.1認識數(shù)據(jù)庫2.2應用系統(tǒng)開發(fā)2.3創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫2.4組織數(shù)據(jù)庫對象2.5操作數(shù)據(jù)庫對象動手做實驗

2.1認

識

數(shù)

據(jù)

庫

1.概述

本章介紹Access數(shù)據(jù)庫的基本知識，包括使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫、創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫和使用現(xiàn)有文件創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫以及打開數(shù)據(jù)庫的基本方法。

數(shù)據(jù)庫是為了實現(xiàn)一定目的并按某種規(guī)則組織起來的數(shù)據(jù)的集合，隨著數(shù)據(jù)庫的發(fā)展，現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫則把這一定義發(fā)展為：數(shù)據(jù)的集合以及針對數(shù)據(jù)進行各種基本操作的對象的集合。Access具有一種獨特的文件結構形式，所有對象包含在一個ACCDB文件中。正是這種特殊的文件結構，使得Access數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)的創(chuàng)建和發(fā)布變得非常簡單。2.認識關系數(shù)據(jù)庫

在數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中，應用最為廣泛的是關系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。關系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的基本特征是按關系數(shù)據(jù)模型組織數(shù)據(jù)庫，它以其結構簡單、具有較為嚴格的數(shù)據(jù)理論基礎、數(shù)據(jù)獨立性高等優(yōu)點，被認為是具有很大發(fā)展前景的一類數(shù)據(jù)庫。關系數(shù)據(jù)庫以二維表的結構組織數(shù)據(jù)，Access就屬于關系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。3.?Access數(shù)據(jù)庫的基本概念

在關系型數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)元素是最基本的數(shù)據(jù)單元。若干個數(shù)據(jù)元素組成數(shù)據(jù)元組，若干個相同的數(shù)據(jù)元組組成一個數(shù)據(jù)表。所有相關的數(shù)據(jù)表則組成一個數(shù)據(jù)庫，即關系數(shù)據(jù)庫。

(1)字段。在Access中，數(shù)據(jù)元素被稱為“字段”，一個數(shù)據(jù)表由若干字段構成。每一個字段作為數(shù)據(jù)表的一個列。每個字段必須具有一個唯一的名字，稱為字段名。每個字段都具有一些相關屬性，這些屬性可以賦予不同的值。

(2)記錄。在Access中，數(shù)據(jù)元組被稱為“記錄”，一個數(shù)據(jù)表的每一行就是一個記錄。記錄由若干個字段構成。每一個記錄都有唯一的編號，被稱為“記錄號”。

(3)數(shù)據(jù)表。在Access中，具有相同字段的所有記錄的集合被稱為“數(shù)據(jù)表”，一個數(shù)據(jù)庫中的每一個數(shù)據(jù)表均具有一個唯一的名字，被稱為表名。數(shù)據(jù)表具有一系列的屬性，這些屬性可以取不同的值，以滿足實際應用中的不同需要。

2.2應用系統(tǒng)開發(fā)

隨著人們對數(shù)據(jù)處理需求的增加，很多用戶從Excel轉到Access。無論是熟悉Excel的用戶，還是初次接觸Access的用戶，使用Access進行數(shù)據(jù)處理的首要難題是需要建立一個系統(tǒng)開發(fā)的概念，然后還要學會系統(tǒng)開發(fā)的基本方法。

作為關系數(shù)據(jù)庫，Access中的數(shù)據(jù)庫各類對象之間，尤其是數(shù)據(jù)表之間都存在著關系，這種關系在給數(shù)據(jù)庫帶來了充分利用數(shù)據(jù)資源等各種優(yōu)點的同時，也帶來了很多嚴格的約束。因此人們不能像在Excel中那樣在Access中自由隨意地進行各種操作了，Access中的這種關系反映了客觀世界中事物之間的聯(lián)系。

2.3創(chuàng)

建

數(shù)

據(jù)

庫

Access提供了兩種建立數(shù)據(jù)庫的方法：一種是使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，另一種是從空白開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。使用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫又分為樣品模板、根據(jù)現(xiàn)有內容創(chuàng)建、我的模板、最近打開的模板以及從Office.com網(wǎng)站選擇模板等幾種創(chuàng)建方式。參見第1章圖1.2中Access的啟動窗口。另外，Access2010提供了兩類數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建，即Web數(shù)據(jù)庫和傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，本書以介紹傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建和設計為主。1.使用模板創(chuàng)建Web數(shù)據(jù)庫

使用模板是創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的最快方式。如果能找到并使用與要求最接近的模板，那就最好，此方法的效果最佳。除了可以使用Access提供的本地方法創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫之外，還可以利用Internet網(wǎng)上的資源，如果在Office.com的網(wǎng)站搜索到所需的模板后，把模板下載到本地計算機中，就可以一步創(chuàng)建出所需的數(shù)據(jù)庫。

【例2.1】使用模板創(chuàng)建任務管理數(shù)據(jù)庫。操作步驟如下：

(1)啟動Access。

(2)在啟動窗口中的模板類別窗格中，雙擊樣本模板，打開“可用模板”窗格，可以看到Access提供的12個示例模板。12個模板分成兩組，一組是Web數(shù)據(jù)庫模板，另一組是傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫模板——羅斯文數(shù)據(jù)庫。Web數(shù)據(jù)庫是Access2010新增的功能，這一組Web數(shù)據(jù)庫模板可以讓新老用戶比較快地掌握Web數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建，如圖2.1所示。(3)選中“聯(lián)系人Web數(shù)據(jù)庫”，則自動生成一個文件名“聯(lián)系人Web數(shù)據(jù)庫.Accdb”，保存位置為默認Windows系統(tǒng)安裝時所確定的“我的文檔”中，顯示在右側的窗格中，參見圖2.1。

圖2.1“可用模板”窗格和數(shù)據(jù)庫保存位置(4)單擊“創(chuàng)建”按鈕，開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。

數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建完成后，自動打開“聯(lián)系人Web數(shù)據(jù)庫”，并在標題欄中顯示“contacts”，如圖2.2所示。

圖2.2contacts數(shù)據(jù)庫2.創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫

如果沒有滿足需要的模板，或在另一個程序中有要導入Access的數(shù)據(jù)，那么最好的辦法是創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫?？瞻讛?shù)據(jù)庫就是建立數(shù)據(jù)庫的外殼，但是是沒有數(shù)據(jù)和對象的數(shù)據(jù)庫。創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫后，根據(jù)實際需要，添加所需要的表、窗體、查詢、報表、宏和模塊等對象。這種方法最靈活，可以創(chuàng)建出所需要的各種數(shù)據(jù)庫，但是由于需要用戶自己動手創(chuàng)建各個對象，因此操作較為復雜。創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫的方法適合于創(chuàng)建比較復雜的數(shù)據(jù)庫，且又沒有合適的數(shù)據(jù)庫模板的情形。

【例2.2】創(chuàng)建一個學生管理的空白數(shù)據(jù)庫。操作步驟如下：

(1)在Access啟動窗口中，在中間窗格的上方，單擊“空數(shù)據(jù)庫”。在右側窗格的文件名文本框中，給出一個默認的文件名“Databasel.accdb”，把它修改為“教學管理”，如圖2.3所示。

圖2.3修改數(shù)據(jù)庫名稱(2)單擊“打開文件夾”按鈕，在打開的“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框中，選擇數(shù)據(jù)庫的保存位置，在“E:\Example”文件夾中單擊“確定”按鈕，如圖2.4所示。

圖2.4“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框注意：為了保證數(shù)據(jù)庫安全，創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫最好不要保存在Windows系統(tǒng)所安裝的C盤上。(3)這時返回到Access啟動界面，顯示將要創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫的名稱和保存位置。如果用戶未提供文件擴展名，Access將自動添加上文件擴展名。

(4)在右側窗格下面，單擊“創(chuàng)建”命令按鈕，參見圖2.5。

圖2.5數(shù)據(jù)工作表視圖(5)這時開始創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)自動創(chuàng)建了一個名稱為表1的數(shù)據(jù)表，并以數(shù)據(jù)工作表視圖方式打開這個表1，如圖2.5所示。

(6)這時光標將位于“添加新字段”列中的第一個空單元格中?，F(xiàn)在就可以輸入添加數(shù)據(jù)，或者從另一個數(shù)據(jù)源粘貼數(shù)據(jù)了。

按照用戶事先對數(shù)據(jù)庫的要求，現(xiàn)在就可以開始對工作表的設計工作了。Access數(shù)據(jù)工作表視圖中有兩個字段，一個是默認的ID字段，另一個是添加新字段的標識。在Access中，可以在數(shù)據(jù)工作表視圖中直接進行表的快速設計，具體設計步驟將在下一章介紹。

2.4組織數(shù)據(jù)庫對象

Access提供了對數(shù)據(jù)庫對象的組織和管理的良好工具。導航窗格，它是對Access中的主要對象如表、查詢、窗體、報表、宏和模塊等進行管理的工具。在導航窗格中，Access采用多種方式組織數(shù)據(jù)庫對象，以方便用戶高效地管理數(shù)據(jù)庫對象。這些組織方式包括對象類型、表和相關視圖、創(chuàng)建日期、修改日期、按組篩選以及自定義。在導航窗格上部，單擊“所有Access對象”右側的下拉箭頭，可以打開組織方式列表，如圖2.6所示。

圖2.6組織方式列表1.對象類型

對象類型可以方便地讓用戶按表、查詢、窗體、報表等對象組織數(shù)據(jù)，這種組織方式與以前版本的組織方式相同。在對象類型中，單擊其中一個對象，例如表，在導航窗格中將顯示數(shù)據(jù)庫中所有的表。

2.表和相關視圖

表和相關視圖是Access采用的一種新的組織數(shù)據(jù)的方式。這種組織方式是基于數(shù)據(jù)庫對象的邏輯關系而將數(shù)據(jù)庫組織起來。

(1)打開指定數(shù)據(jù)庫。

(2)在導航窗格中，單擊“表和相關視圖”按鈕。

Access開始對數(shù)據(jù)庫對象進行分組(如果數(shù)據(jù)庫較大，可能需花費一定的時間)。圖2.7是某考勤管理系統(tǒng)中的部分表和相關視圖。

圖2.7學生表與相關視圖3.自定義

自定義組織方式是一種靈活的組織方式，它允許開發(fā)者根據(jù)開發(fā)需要組織數(shù)據(jù)庫的對象。例如，如果一個主窗體由兩個子窗體組成，可以把該主窗體和這兩個子窗體組織在一起；或者把兩個相關的查詢組織在一起。具體操作方法如下：

(1)打開數(shù)據(jù)庫，在導航窗格中，單擊“自定義”按鈕，如圖2.8所示。

(2)這時創(chuàng)建了一個自定義組，從導航窗格中，把需要的對象依次拖到自定義組1中，如圖2.9所示。

圖2.8自定義組織方式圖2.9自定義組

2.5操作數(shù)據(jù)庫對象

在Access數(shù)據(jù)庫中，共有表、查詢等7個基本對象。除了對這些對象進行基本的打開操作之外，還經(jīng)常要對這些對象進行插入、復制和刪除等操作。

1.打開數(shù)據(jù)庫對象

如果需要打開某個數(shù)據(jù)庫對象，可以在導航窗口中選擇一種組織方式，然后雙擊需要打開的對象，就可以直接打開所選中的對象。

【例2.3】打開“考勤管理”數(shù)據(jù)庫中的“班次配置”窗體，其操作步驟如下：

(1)打開“考勤管理”數(shù)據(jù)庫，在導航窗格中，單擊“所有Access對象”右側的下拉箭頭。

(2)在打開的組織方式列表中，單擊“對象類型”命令，如圖2.10所示。

圖2.10組織方式列表(3)在展開的對象列表中，雙擊“班次配置”窗體圖標，如圖2.11所示。或者右擊“班次配置”窗體圖標，在彈出的快捷菜單中單擊“打開”命令，如圖2.12所示。

此時，打開的“班次配置”窗體在選項卡式文檔窗格中顯示出來，如圖2.13所示。

圖2.11對象列表圖2.12快捷菜單圖2.13“班次配置”窗體2.復制數(shù)據(jù)庫對象

在Access數(shù)據(jù)庫中，使用復制方法可以創(chuàng)建對象的副本。在修改某個對象的設計之前，創(chuàng)建對象的副本可以避免因修改操作錯誤造成的損失，一旦發(fā)生失誤可以用副本還原對象。

【例2.4】復制“教學管理”系統(tǒng)中的“學生選課查詢”。其操作步驟如下：

(1)在導航窗格中，單擊“所有Access對象”右側的下拉箭頭。

(2)在打開的組織方式列表中，單擊“對象類型”命令，參見圖2.10。

(3)在展開的對象列表中，右擊“學生選課查詢”圖標，在彈出的快捷菜單中，單擊“復制”命令。

(4)然后再一次右擊“學生選課查詢”圖標，在彈出的快捷菜單中，單擊“粘貼”命令，參見圖2.12所示。

(5)在打開的“粘貼為”對話框中，可以為復制的對象重新命名，或者使用默認的名稱。然后單擊“確定”按鈕，如圖2.14所示。

圖2.14“粘貼為”對話框3.刪除數(shù)據(jù)庫對象

如果要刪除某個數(shù)據(jù)庫對象，需要先關閉要刪除的數(shù)據(jù)庫對象，而且不能使被刪除的對象出現(xiàn)在選項卡文檔窗格中，在多用戶環(huán)境下，確保所有用戶都已關閉了該數(shù)據(jù)庫對象。刪除數(shù)據(jù)庫對象的操作步驟如下：

(1)在導航窗格中，單擊“所有Access對象”右側的下拉箭頭，參見圖2.10。

(2)在打開的組織方式列表中，單擊“對象類型”命令，選中“表”類型，展開表對象集合，見圖2.11。

(3)選中“課程的副本”，然后按“Delete”鍵，該對象則刪除，如果被刪除的表與其他的表已經(jīng)建立關系，則會彈出提示框，禁止刪除，如圖2.15所示。Access的這種機制用來保護數(shù)據(jù)庫的完整性。

提示：一旦誤刪除就會造成嚴重的問題，因此在開發(fā)過程中的每一個階段都要做好數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的備份