采購付款與費用管理制度

采購付款與費用管理制度第一章總則第一條為規(guī)范企業(yè)的采購付款和費用管理，提高資金使用效率，保障企業(yè)的正常運作，訂立本制度。第二條本制度適用于企業(yè)全部部門和員工的采購付款和費用管理工作。第三條采購付款和費用管理應遵從合規(guī)、透亮、公正、高效的原則，確保企業(yè)資金的合理使用，并做到依法合規(guī)、節(jié)省本錢、提高效率。第二章采購付款管理第四條采購申請1.部門采購申請部門需要采購物品或服務時，應向采購部門提交采購申請，并依照企業(yè)規(guī)定的采購申請流程完成審批。2.采購合同采購部門依據采購申請，負責與供應商進行談判和簽訂采購合同。采購合同應明確交貨時間、物品或服務的數量、質量要求、價格、付款方式等內容，并經相關部門負責人審核同意后生效。第五條采購付款審批1.采購付款申請采購部門在收到供應商供應的發(fā)票、合同款項要求單等付款憑證后，應及時向財務部門提交采購付款申請。申請中應包含供應商名稱、金額、付款方式、采購合同等相關信息。2.審批流程財務部門依據采購付款申請，依照企業(yè)規(guī)定的審批流程進行審核，并將審核結果通知相關部門和采購部門。3.付款授權經過財務部門審批通過的采購付款申請，由財務負責人進行付款授權，并向相關部門和采購部門通知付款的具體時間和方式。第六條付款執(zhí)行1.付款流程財務部門在收到付款授權通知后，依照采購付款申請的要求，及時將付款款項轉賬給供應商，并填寫相關付款憑證。2.付款核對財務部門在付款完成后，應與采購部門核應付款金額和發(fā)票等相關信息，確保付款準確無誤。3.付款記錄財務部門應建立完善的付款記錄，包含付款日期、供應商名稱、付款金額、付款方式等信息，并妥當保管相關憑證。第七條付款審計1.付款審計程序財務部門應定期進行付款審計，對采購付款流程進行審查，確保付款合規(guī)、準確。2.付款審計報告財務部門應編制付款審計報告，將審計結果及時向企業(yè)管理層報告，并依照相關要求及時采取改進措施。第八條采購付款檔案管理1.采購付款檔案建立財務部門應依照企業(yè)規(guī)定，建立采購付款檔案，并保管采購合同、發(fā)票、付款申請、付款憑證等相關文件。2.檔案管理財務部門負責對采購付款檔案進行管理和維護，確保檔案的完整性、安全性和可訪問性。第三章費用管理第九條費用報銷申請1.費用發(fā)生員工在工作過程中因公產生費用，應填寫費用報銷申請單，并依照企業(yè)規(guī)定的費用報銷流程進行審批。2.報銷憑證費用報銷申請單應附上相關費用發(fā)生的憑證，如發(fā)票、收據等，并依照企業(yè)要求填寫完整的費用明細。第十條費用審批1.費用審批流程費用報銷申請單經員工所屬部門負責人審批通過后，再由財務部門進行審批。財務部門審核通過后，將費用報銷申請單轉交給相關部門和員工。2.審批結果通知財務部門審批通過的費用報銷申請，將通知員工進行費用的報銷，并說明報銷的時間和方式。第十一條費用報銷1.費用報銷流程員工在收到費用報銷通知后，應依照通知中的要求，將費用報銷申請單和相關憑證提交給財務部門進行報銷。2.報銷核對財務部門在收到費用報銷申請單后，應核對費用明細和相關憑證，確保報銷的準確性和合規(guī)性。3.報銷支出經財務部門審核通過的費用報銷申請，將通過適當的支出方式將報銷款項支出給員工，并填寫相關支出憑證。第十二條費用審計1.費用審計程序財務部門應定期進行費用審計，對費用管理流程進行審查，確保費用的合規(guī)、準確。2.費用審計報告財務部門應編制費用審計報告，將審計結果及時向企業(yè)管理層報告，并依照相關要求及時采取改進措施。第十三條費用檔案管理1.費用檔案建立財務部門應依照企業(yè)規(guī)定，建立費用檔案，并保管費用報銷申請單、相關憑證、報銷支出憑證等文件。2.檔案管理財務部門負責對費用檔案進行管理和維護，確保檔案的完整性、安全性和可訪問性。第四章附則第十四條如本制度與國家法律