第11章 會計檔案

11第11章會計檔案122內容提要本章重點闡述會計檔案的涵義、特點、內容、整理和分類。通過本章的學習，了解會計檔案的保管期限、會計檔案的鑒定與銷毀；熟悉會計檔案的收集與歸檔、會計檔案整理的原則和內容以及會計檔案的查閱要求；掌握會計檔案的整理方法以及電算化會計檔案的管理。

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11.1會計檔案概述

11.1.1會計檔案的意義

1.會計檔案的涵義

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。

其包含兩層含義：

(1)會計檔案是會計核算的產(chǎn)物。(2)會計檔案是重要的憑證和史料。

3442.會計檔案管理辦法的頒布

財政部、國家檔案局1998年8月21日頒布并于1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號文件），對加強單位會計檔案管理、促進會計工作為單位經(jīng)濟和國家經(jīng)濟建設服務等方面發(fā)揮了積極的作用。

45511.1.2會計檔案的內容1.會計憑證類會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。2.會計賬簿類會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。3.財務報告類財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括財務報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。4.其他類其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。5611.1.3會計檔案的特點6

會計檔案是原始性憑證和直接性憑證。它記時記事真實，有的時候不需要借助其它任何材料就能直接說明問題，通過充分的、系統(tǒng)的、全面的利用會計檔案材料，全面衡量經(jīng)濟發(fā)展的趨勢，更好地制定工作計劃和對將來的工作進行科學預測。

與文書檔案、科技檔案相比，會計檔案的特點主要是：形成范圍廣泛、檔案內容嚴密、檔案類別穩(wěn)定和外在形式多樣等。

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11.1.4會計檔案的作用會計檔案在單位正常的工作、生產(chǎn)和科研等方面，具有不可低估的利用價值。會計檔案在經(jīng)濟活動中具有提供數(shù)據(jù)資料；提供決策依據(jù)；發(fā)揮監(jiān)督；提供研究史料的重要作用。7811.2

會計檔案的收集和整理811.2.1會計檔案收集凡具有保存和利用價值的或直接指導和反映財務會計工作、反映財產(chǎn)增減變化和財務收支的會計資料，都屬于收集范圍。為使會計檔案信息完整、齊全、準確，收集工作必須遵循以下幾項要求。

1.遵循會計檔案的形成規(guī)律；2.保證會計檔案完整、齊全、準確；3.依據(jù)“統(tǒng)一領導、分級管理”原則。8911.2.2會計檔案的歸檔

9會計檔案歸檔是指財會部門將辦理完畢且具有保存價值的會計核算材料經(jīng)系統(tǒng)整理后移交檔案室或檔案館保存的過程。為保證會計檔案收集的齊全、完整與準確，必須建立嚴格的會計檔案歸檔制度，包括：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等三個方面的內容。91010

1.會計檔案的歸檔范圍（1）會計憑證；（2）會計賬簿；（3）財務報告；（4）其他核算材料。101111

2.會計檔案的歸檔時間

會計檔案歸檔時間，是指會計機構將會計核算材料整理后，向本單位檔案機構移交的時間?！稌嫏n案管理辦法》第六條第二款規(guī)定：“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案?！睍嫏n案移交清冊格式見表11-1。

111212表11-1會計檔案移交清冊接收單位：

經(jīng)辦人：

移交單位：

經(jīng)辦人：編號檔案種類所屬年月數(shù)量保存年限保存起訖期限原經(jīng)手人備注年份月份單位數(shù)量1213133.會計檔案的歸檔要求（1）歸檔符合規(guī)范；（2）編制移交清冊；（3）應保持原封裝；（4）簽名蓋章完整；（5）嚴格交接手續(xù)。131411.2.3會計檔案的整理

會計檔案的整理，是指按照一定的方法和程序，將零散和需要進一步條理化的會計資料，通過分類、組卷、排列和編目，組成有序體系的過程。會計檔案數(shù)量多、來源廣、內容豐富、信息量大。要使這個龐大的信息系統(tǒng)很好地為現(xiàn)代化經(jīng)濟管理和經(jīng)濟建設服務，必須按其形成規(guī)律進行系統(tǒng)、科學的整理。141515

1.會計檔案整理的原則和內容

(1)會計檔案整理的原則整理會計檔案必須遵循以下原則：會計檔案整理必須遵循會計檔案自然形成的規(guī)律，保持會計檔案材料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分會計檔案的保管價值，便于科學管理和查找利用的原則。

(2)會計檔案整理的內容會計檔案整理工作的內容，就是依照會計工作的基本環(huán)節(jié)，進行科學的分類整理。根據(jù)國家有關規(guī)定，會計檔案的組卷工作由財務會計部門承擔，其它整理環(huán)節(jié)的工作，原則上由檔案部門負責。15162.會計檔案的分類

較為通用的會計檔案分類方法主要有以下幾種：

(1）會計年度分類法。即以會計年度時間為標準，對會計檔案進行分類的方法。（2）會計形式分類法。即以會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他會計核算材料等會計檔案形式為標準，對會計檔案進行分類的方法。（3）會計類型分類法。即以會計類型為標準，對會計檔案進行分類的方法。如稅收會計、經(jīng)費會計、單位預算會計等。（4）會計機構分類法。即以會計核算組織機構為標準，對會計檔案進行分類的方法。（5）會計檔案保管期限分類法。即以會計檔案保管期限為標準，對會計檔案進行分類的方法。

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3.會計檔案的組卷

會計檔案的組卷，是指會計檔案管理部門將每一類別的會計核算材料，按照形成的會計年度或時間順序，結合數(shù)量多少，根據(jù)不同價值，組成若干個保管單位。

（1）會計憑證的組卷

會計憑證需按月分開組卷，并根據(jù)每月憑證的多少組成一卷或數(shù)卷。不同月份產(chǎn)生的憑證不能組在同一案卷內。

（2）會計賬簿的組卷

會計賬簿組卷時要按賬簿形成的特點區(qū)分會計年度，不同種類的賬簿分別組卷。

（3）財務報告的組卷

財務報告組卷時按會計年度結合保管期限組卷。財務報表組卷時要注意以下事項：月報、季報、年報分開；本單位報表與下屬單位報表分開；不同年度、不同保管期限的報表分開。

（4）其他材料的組卷

不同的會計核算材料，按其內容結合保管期限分別組卷。

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4.會計檔案的排列其方法主要有以下幾種：

（1）會計年度—形式（憑證、賬簿、財務報告）—保管期限

（2）形式—會計年度—保管期限

（3）會計年度—保管期限—組織機構

（4）會計年度—會計類型—形式—保管期限18195.會計檔案的編目

（1）會計檔案案卷目錄的編制方法會計檔案經(jīng)過分類排列、裝訂和編號，使之位置固定下來，然后登記案卷目錄，這就是會計檔案的編目。編制會計檔案目錄工作，一般由會計部門負責完成。通常按會計憑證、會計賬簿、財務報告（財務報表）和其他會計資料分別編制目錄。尤其是永久保管的會計檔案，應該單獨編制案卷目錄。

會計檔案案卷目錄的項目主要有：順序號、案卷號、原憑證號、案卷標題、起止年月日、頁數(shù)、保管期限、存放位置、備注等。192020

表11-2會計檔案案卷目錄

順序號案卷號原憑證號案卷標題起止年月日張數(shù)保管期限存放位置備注庫房號柜號格號2.會計檔案案卷目錄的填寫202111.3

會計檔案的保管和銷毀21

11.3.1會計檔案的保管

1.會計檔案的保管期限

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。我國企業(yè)和其他組織、預算單位等會計檔案保管期限見表11-3、表11-4。

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2.會計檔案的鑒定

會計檔案的鑒定是指判定會計檔案的真?zhèn)魏蛢r值的工作。會計檔案鑒定分三步：

（1）初步鑒定。由檔案部門對到期檔案按會計檔案保管期限表作初步審查，提出銷毀意見；

（2）復查鑒定。在初步鑒定基礎上，由檔案部門和會計部門進行第二次鑒定。對初鑒定不恰當?shù)慕o予糾正；

（3）銷毀鑒定。這是最后一次鑒定。這次由檔案、財政、審計主管部門、對銷毀檔案嚴格審核，確定無保存價值的檔案做出銷毀結論。222323

11.3.2會計檔案的銷毀

會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查。銷毀的基本程序和要求是：

1.編制會計檔案銷毀清冊

由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。表11-6會計檔案銷毀清冊財務負責人簽字：

檔案負責人簽字：

年

月

日序號類別題名起止年月日目錄號案卷號頁數(shù)應保管期已保管期備注232424

2.專人負責監(jiān)銷

銷毀會計檔案時，應當由單位的檔案機構和會計機構共同派人監(jiān)銷；國家機關銷毀會計檔案時，還應當有同級財政、審計部門派人監(jiān)銷；各級財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派人監(jiān)銷。

3.關于其他

對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出組卷，保管到未了事項完結時為止。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。

242511.4

會計檔案的查閱和利用

11.4.1會計檔案的查閱

1.會計檔案的查閱要求

（1）建立、健全會計檔案查閱制度（2）嚴格履行會計檔案查閱手續(xù)（3）確保會計檔案原件完整無損2526

2.會計檔案的檢索工具

會計檔案的檢索工具主要有會計檔案案卷目錄和專題目錄。

會計檔案案卷目錄主要用于對會計檔案案卷的查找。會計檔案專題目錄是根據(jù)利用要求或研究工作等特殊需要，針對歷年的會計檔案中有關案卷按專題匯總編制的目錄。26案卷目錄的編制方法大體分為三種：

（1）編制會計憑證、賬簿、財務報告（報表）三者合一的會計檔案案卷目錄；

（2）分別編制會計憑證目錄、會計賬簿目錄、財務報告（會計報表）目錄；

（3）分保管期限編制不同的會計檔案案卷目錄，會計檔案的排列、編號一致，既有利于保管，又便于移交和銷毀檔案。

一般情況下，以第3種方法為好，其優(yōu)點是與會計檔案的排列、編號一致，既有利于保管，又便于移交和銷毀檔案。專題目錄則是根據(jù)編制長遠規(guī)劃和國家經(jīng)濟建設的需要，將歷年案卷目錄中有關生產(chǎn)、基建、供銷、經(jīng)費、財務決策及其說明等按專題編制的目錄。

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11.4.2會計檔案的利用

1.會計檔案的編研工作

（1）基礎數(shù)據(jù)匯編；

（2）重要數(shù)據(jù)匯集；

（3）階段性資金活動分析表；

（4）歷年經(jīng)濟效益曲線圖。

2.會計檔案信息的開發(fā)

（1）依據(jù)會計檔案信息，建立健全崗位責任制；

（2）依據(jù)會計檔案信息，加強成本管理，參與決策；

（3）依據(jù)會計檔案信息，強化科學管理。2829

11.4.3電算化會計檔案的管理

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1.電算化會計檔案的內容

電算化會計檔案是指存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)）和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。

采用計算機打印輸出的會計憑證、賬簿、報表應當符合國家統(tǒng)一會計制度的要求，必須采用中文或中外文對照，字跡要清晰，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

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2.電算化會計檔案的歸檔

1）歸檔范圍

（1）存儲在磁介質或光盤上的會計核算數(shù)據(jù)。

（2）打印輸出的紙質載體的會計核算材料。

（3）會計核算軟件的全套文件資料以及會計核算軟件程序。303131

2）歸檔要求

（1）歸檔的會計軟件應符合1994年財政部關于《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要