招標代理機構(gòu)選取各項管理規(guī)章制度

招標代理機構(gòu)選取各項管理規(guī)章制度

目錄

第一節(jié)招標代理相應(yīng)工作制度.................................6

一、前期準備階段.................................................6

二、人員安排.........................................................6

三、項目進場登記.................................................7

四、招標公告（資格預(yù)審公告）的發(fā)布.............7

五、接受報名和發(fā)售招標文件（資格預(yù)審文件）

........................................................................................8

六、接收并回復答疑.............................................8

七、資格預(yù)審（僅限資格預(yù)審項目）.................8

八、開標前準備工作...........................................10

九、開標、評標...................................................11

十、定標...............................................................11

十一、發(fā)布中標公告（中標候選人公告）.......11

十二、發(fā)布中標通知書.......................................12

十三、中標通知書網(wǎng)上備案...............................12

十四、提交招標情況書面報告...........................12

十五、簽訂施工合同...........................................13

十六、項目整體資料整理...................................13

第二節(jié)內(nèi)部監(jiān)督管理制度.......................................13

一、管理大綱.......................................................13

二、員工守則.......................................................15

1

三、招標業(yè)務(wù)管理規(guī)范.......................................15

第三節(jié)公司行政管理制度.......................................20

一、重大事項請示報告制...................................20

二、會議管理制度...............................................22

三、公司安全保衛(wèi)制度.......................................28

四、公司監(jiān)控系統(tǒng)管理制度...............................31

五、公司網(wǎng)站信息發(fā)布管理制度.......................34

六、公司影像資料存檔管理制度.......................39

七、印章管理及使用制度...................................43

八、公司證件管理規(guī)章制度...............................46

第四節(jié)人事管理制度...............................................49

一、工作流程.......................................................49

二、員工聘用管理制度.......................................56

三、人事檔案管理制度.......................................59

四、員工培訓管理制度.......................................63

五、內(nèi)部崗位競聘、晉級制度...........................68

六、員工考核制度...............................................72

第五節(jié)財務(wù)管理制度...............................................78

一、總則...............................................................78

二、涉及財務(wù)的業(yè)務(wù)管理制度...........................79

三、收入、支出的管理.......................................81

四、固定資產(chǎn)的管理...........................................82

五、現(xiàn)金的管理...................................................83

六、票據(jù)管理制度...............................................85

2

七、財務(wù)檔案管理辦法.......................................85

八、公司印鑒管理制度.......................................86

九、收入管理制度...............................................87

十、費用報銷制度...............................................90

第六節(jié)招標代理管理制度.......................................92

一、招標代理工作人員守則...............................92

二、招標公告及中標公示（告）管理制度.......93

三、招標代理合同管理制度...............................96

四、招標文件編制要求.......................................98

五、投標登記工作制度.....................................102

六、投標預(yù)備會及答疑環(huán)節(jié)工作制度.............103

七、犯罪記錄查詢管理制度.............................105

八、招標項目時間進度管理制度.....................107

九、投標保證金管理制度.................................107

十、答疑室管理制度.........................................108

十一、開標現(xiàn)場管理制度.................................110

十二、評標專家管理制度.................................113

十三、質(zhì)疑投訴管理制度.................................120

十四、中標通知書管理制度.............................122

十五、工程招標檔案管理制度.........................123

十六、政府采購檔案管理制度.........................127

十七、招標項目備案管理制度.........................131

十八、軍隊物資管理辦法.................................136

十九、公司招標廉潔制度.................................150

3

二十、招標代理人員廉潔制度.........................152

第七節(jié)企業(yè)服務(wù)體系和制度.................................154

一、代理機構(gòu)工作制度.....................................154

二、履約過程中的人員管理制度.....................163

三、從業(yè)人員遵守職業(yè)道德的管理措施.........164

四、遵守國家行業(yè)公約.....................................165

五、與采購人和政府采購監(jiān)管部門的配合措施

....................................................................................169

六、學習制度.....................................................170

第八節(jié)招標代理從業(yè)管理規(guī)定.............................174

一、總則.............................................................174

二、職位及職責.................................................175

三、內(nèi)部復核工作流程的要求.........................188

四、檔案資料.....................................................195

五、職業(yè)道德.....................................................202

六、業(yè)績分派.....................................................204

七、執(zhí)業(yè)風險管理.............................................204

八、附則.............................................................206

第九節(jié)合同管理制度.............................................206

第十節(jié)檔案資料管理制度.....................................208

一、檔案資料.....................................................208

二、歸檔及備案時間.........................................209

三、檔案資料的整理.........................................209

四、省政府采購項目檔案資料.........................210

4

五、省建設(shè)工程類項目檔案資料.....................220

六、本級（各區(qū)縣）政府采購項目檔案資料.223

七、市本級（各區(qū)縣）建設(shè)工程類項目檔案資料

....................................................................................227

八、公路（交通）建設(shè)工程類項目檔案資料.230

九、土地整理項目招標投標檔案資料.............232

十、貨物（設(shè)備）招標投標檔案資料.............234

十一、未中標投標文件.....................................236

十二、資料移交.................................................238

十三、檔案資料的歸檔程序.............................239

十四、檔案資料的借閱.....................................240

十五、歸檔資料的銷毀.....................................242

5

第一節(jié)招標代理相應(yīng)工作制度

一、前期準備階段

接受招標人所委托的項目后，與招標人盡快簽訂招標代

理合同。接受招標人委托的項目后，我單位將在第一時間成

立專項招標服務(wù)團隊，就招標人所委托項目概況進行具體分

析，制定合理可行的招標項目實施方案，項目負責人合理劃

分招標小組各組成人員的分工，保證項目的時間節(jié)點及項目

招標流程進度。就招標人委托項目，項目負責人及時與招標

人進行溝通，準確的確定監(jiān)管機構(gòu)并根據(jù)監(jiān)管機構(gòu)的要求開

展招標代理工作；根據(jù)招標人的發(fā)包要求，擬定招標方案，

提前確定好資格審查方式（資格預(yù)審或資格后審）、評標辦

法要點把控環(huán)節(jié)、擬采用的合同模板等。

嚴格執(zhí)行公司內(nèi)部招標項目備案制度，向行政部、財務(wù)

部、質(zhì)量風險控制部進行項目備案，獲取公司內(nèi)部項目編號。

二、人員安排

1.安排項目擬派人員中經(jīng)驗豐富人員負責完成招標前

期的準備工作及進場登記工作，收集進場登記所需要的主要

資料。

2.我單位將針對招標人提供全面的事前服務(wù)，如所委托

項目需要進入公共資源交易中心工程建設(shè)平臺進行交易。項

目前期資料準備時，我單位將會針對進入該公共資源中心的

6

實際要求提前向招標人提供針對該項目的招標方案，以便于

招標人提前安排各時間節(jié)點的計劃，保證該項目順利實施。

3.安排項目負責人按照招標人的發(fā)包要求、擬定的招標

方案、起草招標公告（資格預(yù)審公告）、招標文件（資格預(yù)

審文件）。

4.項目負責人編制完成招標公告（資格預(yù)審公告）、招

標文件（資格預(yù)審文件）后，交由業(yè)務(wù)主管副總經(jīng)理及質(zhì)量

風險控制部進行審核，審核通過后，經(jīng)業(yè)務(wù)主管副總經(jīng)理簽

字確認后發(fā)送招標人進行審核，經(jīng)招標人審核確認后打印文

件報送公共資源交易中心工程建設(shè)平臺主管部門進行審核，

隨后準備項目進場登記工作。（公共資源交易中心工程建設(shè)

平臺監(jiān)管項目）

三、項目進場登記

由項目負責人攜帶整理好的進場登記所需要的全部書

面及電子版上傳資料，以及紙質(zhì)版招標文件（資格預(yù)審文件）

前往公共資源交易中心工程建設(shè)平臺辦理項目進場登記工

作及招標文件（資格預(yù)審文件）的備案發(fā)布工作。

四、招標公告（資格預(yù)審公告）的發(fā)布

（公共資源交易中心工程建設(shè)平臺監(jiān)管項目）

招標公告發(fā)布（資格預(yù)審公告）發(fā)布媒介按照招標人及

公共資源交易中心工程建設(shè)平臺的相關(guān)要求在相關(guān)指定媒

體上發(fā)布公告招標公告發(fā)布（資格預(yù)審公告）。如同時在

7

“XX采購與招標網(wǎng)”、“XXX報”、“XXXX報”等媒介同步發(fā)布

的須提前做好各個媒介發(fā)布準備工作；（公共資源交易中心

工程建設(shè)平臺監(jiān)管項目）

五、接受報名和發(fā)售招標文件（資格預(yù)審文件）

各投標人（資格預(yù)審申請人）使用各自企業(yè)的CA鎖在

公共資源交易中心工程建設(shè)平臺上進行報名；（公共資源交

易中心工程建設(shè)平臺監(jiān)管項目）

注：嚴格按照招標公告（資格預(yù)審公告）要求執(zhí)行，做

好報名統(tǒng)計工作，同時不得泄露報名情況。報名結(jié)束后，核

查各投標人信譽等相關(guān)信息（包括“信用中國”、“國家企業(yè)

信用信息公示系統(tǒng)”、“XX省建筑市場監(jiān)管與誠信信息一體化

平臺”、“XX建設(shè)市場誠信信息平臺”），同時核查擬派項目經(jīng)

理（擬派總監(jiān)理工程師）是否有在建項目或不良記錄并報送

招標人。

六、接收并回復答疑

嚴格按照招標文件（資格預(yù)審文件）規(guī)定的答疑提問時

間接收答疑問題，同時按照招標文件（資格預(yù)審文件）規(guī)定

的答疑回復時間，及時處理投標人有效的提問答疑回復，答

疑回復須以書面形式通知所有獲取招標文件（資格預(yù)審文件）

的投標人（資格預(yù)審申請人）。

七、資格預(yù)審（僅限資格預(yù)審項目）

8

提前準備資格預(yù)審會議的準備工作，包括以下內(nèi)容：

1.在公共資源交易中心工程建設(shè)平臺上提交與監(jiān)管部

門人員預(yù)訂資格預(yù)審會議開標室、評標室，且同時與招標人

確認會議時間；（公共資源交易中心工程建設(shè)平臺監(jiān)管項目）

2.資格預(yù)審文件遞交截止時間之前24小時內(nèi)在公共資

源交易中心工程建設(shè)平臺進行評標專家?guī)斐槿?，招標人代?/p>

參與評標的，須提供由招標人蓋章確認的“交易項目評標

（評審）授權(quán)委托書”。資格審查委員會由招標人代表和有

關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟方面的專家組成，成員為五人以上單數(shù)，其中

技術(shù)、經(jīng)濟方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。（公

共資源交易中心工程建設(shè)平臺監(jiān)管項目）

3.準備資格預(yù)審會議時所需要的物品、文件等。

4.資格預(yù)審會議前組織招標代理機構(gòu)所有工作人員召

開標前會，合理安排資格預(yù)審會議的工作流程和具體人員工

作安排事宜，以保證資格預(yù)審會議的順利進行。

5.提前通知招標人資格預(yù)審會議的舉行時間，并提醒招

標人按時出席資格預(yù)審會議。

6.接收資格預(yù)審申請文件的遞交，召開資格預(yù)審會議。

并做好資格預(yù)審會議全過程的書面記錄，同時應(yīng)整理好全過

程資料。

7.再次核查各合格入圍的資格預(yù)審申請人的信譽等相

關(guān)信息（包括“信用中國”、“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”、

“XX省建筑市場監(jiān)管與誠信信息一體化平臺”、“XX建設(shè)市

場誠信信息平臺”），同時核查擬派項目經(jīng)理（擬派總監(jiān)理工

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程師）是否有在建項目。

8.合格與不合格的資格預(yù)審申請人的名單及資格預(yù)審

報告應(yīng)同時報送招標人代表進行審核、確認，隨后由招標人

在資格預(yù)審報告上蓋章確認；

9.發(fā)布資格預(yù)審結(jié)果。（網(wǎng)上項目在網(wǎng)上公布資格預(yù)審

結(jié)果）

八、開標前準備工作

1.在公共資源交易中心工程建設(shè)平臺上提交與監(jiān)管部

門人員預(yù)訂開標會議的開標室、評標室，且同時與招標人確

認會議時間；（公共資源交易中心工程建設(shè)平臺監(jiān)管項目）

2.依法組建評標委員會

在投標文件遞交截止時間前24小時內(nèi)在公共資源交易

中心工程建設(shè)平臺進行評標專家?guī)斐槿。袠巳舜韰⑴c評

標的，須提供由招標人蓋章確認的“交易項目評標（評審）

授權(quán)委托書”。評標委員會由招標人代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟

方面的專家組成，成員為五人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟方

面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二；（公共資源交易中

心工程建設(shè)平臺監(jiān)管項目）

3.準備開標會議所需要的物品，文件，費用等等。

4.組織招標代理機構(gòu)工作人員召開標前會，合理安排開

標會議的工作流程和具體人員工作安排事宜，以保證會議的

順利進行。

5.提前通知招標人開標會議時間，并提醒招標人按時出

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席開標會議。

6.提前落實投標人投標保證金繳納情況。

7.再次核查各投標人信譽等相關(guān)信息（包括“信用中

國”、“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”、“XX省建筑市場監(jiān)管與

誠信信息一體化平臺”、“XX建設(shè)市場誠信信息平臺”），同時

核查擬派項目經(jīng)理（擬派總監(jiān)理工程師）是否有在建項目。

九、開標、評標

1.注意投標文件提交截止時間，投標文件提交截止時間

過后拒收投標文件。

2.做好開標會議全過程的書面記錄，并整理好開標全過

程資料，避免資料的缺失和遺漏。

十、定標

將評標委員會簽字確認的書面評標報告報送招標人，由

招標人根據(jù)評標委員會提交的書面評標報告確定中標人，并

在招標代理機構(gòu)編寫的書面報告后確認蓋章。

十一、發(fā)布中標公告（中標候選人公告）

1.招標代理機構(gòu)經(jīng)招標人確定中標人后，將中標結(jié)果在

公共資源交易中心工程建設(shè)平臺予以公示。發(fā)布中標公告的

時候須考慮發(fā)布媒介，應(yīng)與該項目發(fā)布招標公告（資格預(yù)審

公告）時的媒介須保持一致，切勿漏發(fā)；（公共資源交易中

心工程建設(shè)平臺監(jiān)管項目）

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2.投標人如對本次招投標活動有問題需質(zhì)疑，可以書面

形式向招標人或招標代理機構(gòu)提出，招標人或招標代理機構(gòu)

將按相關(guān)現(xiàn)行法律、法規(guī)的規(guī)定及時給予答復。

十二、發(fā)布中標通知書

中標公告公示期滿后，由招標代理機構(gòu)向中標人發(fā)出中

標通知書，并將中標結(jié)果通知所有未中標的投標人。

期間應(yīng)提前告知招標人與中標單位，按照現(xiàn)行法律法規(guī)

的要求繳納公共資源交易中心要求的交易服務(wù)費及招標文

件（招標代理合同）約定的招標代理服務(wù)費。（交易中心監(jiān)

管項目）

招標代理機構(gòu)及時辦理中標通知書并提前通知招標人

及中標人所需加蓋印鑒的具體要求，避免在加蓋相關(guān)印鑒時

發(fā)生失誤，從而耽誤招標人簽訂合同的時間安排。

十三、中標通知書網(wǎng)上備案

中標通知書發(fā)布完畢后，須將簽章齊全的中標通知書掃

描上傳至公共資源交易中心工程建設(shè)平臺予以備案。（公共

資源交易中心工程建設(shè)平臺監(jiān)管項目）

十四、提交招標情況書面報告

招標代理機構(gòu)自發(fā)出中標通知書之日起十五日內(nèi)，向政

府監(jiān)督部門提交招投標情況書面報告。

1.包括招標范圍；

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2.招標方式和發(fā)布招標公告媒體；

3.招標文件中投標人須知、技術(shù)條件、評標標準和方法；

4.評標委員會的組成和評標報告；

5.中標結(jié)果。

十五、簽訂施工合同

提醒招標人和中標人應(yīng)在招標文件及法規(guī)規(guī)定的期限

內(nèi)，按照招標文件和中標人投標文件簽訂書面合同，同時提

醒招標人核驗中標人履約保證金繳納情況，招標代理機構(gòu)配

合招標人進行合同的審核。

十六、項目整體資料整理

招標結(jié)束后，嚴格按照公司質(zhì)量風險控制部的要求，在

7個工作日內(nèi)，將項目的招標代理全過程書面資料膠裝成冊，

交由質(zhì)量風險控制部進行審核，審核無誤后，按照招標人的

相關(guān)要求移交相應(yīng)份數(shù)的招標匯總資料（包含投標文件及相

關(guān)電子光盤）。

招標代理機構(gòu)將合同及招投標過程資料一并整理成冊，

存檔保存。

第二節(jié)內(nèi)部監(jiān)督管理制度

一、管理大綱

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1.為了加強管理，完善各項工作制度，促進公司發(fā)展壯

大，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)及公司章程的

規(guī)定，特制訂本管理細則。

2.公司全體員工都必須遵守公司章程，遵守公司的規(guī)章

制度和各項決定、紀律。

3.公司禁止任何組織、個人利用任何手段侵占或破壞公

司財產(chǎn)。

4.公司禁止任何損害公司的形象、聲譽行為。

5.公司禁止任何所屬機構(gòu)、個人為小集體、個人利益而

損害公司利益或破壞公司發(fā)展。

6.公司通過發(fā)揮全體員工的積極性、創(chuàng)造性和提高全體

員工的技術(shù)、管理、經(jīng)營水平，不斷完善公司的經(jīng)營、管理

體系，實行多種形式的責任制，不斷壯大公司實力和提高經(jīng)

濟效益。

7.公司提倡全體員工刻苦學習科學技術(shù)文化知識，公司

為員工提供學習、深造的條件和機會，努力提高員工的素質(zhì)

和水平，造就一支思想和業(yè)務(wù)過硬的員工隊伍。

8.公司鼓勵員工發(fā)揮才能，多作貢獻。對有突出貢獻者，

公司予以獎勵、表彰。

9.公司倡導員工團結(jié)互助，同舟共濟，發(fā)揚集體合作和

集體創(chuàng)造精神。

10.公司尊重專業(yè)人才的辛勤勞動，為其創(chuàng)造良好的工

作條件，提供應(yīng)有的待遇，充分發(fā)揮其知識為公司多作貢獻。

11.公司實行“按勞取酬”、“多勞多得”的分配制度。

14

12.公司推行崗位責任制，實行考勤、考核制度，端正

工作作風和提高工作效率，反對辦事拖拉和不負責任的工作

態(tài)度。

13.公司提倡厲行節(jié)約，反對鋪張浪費；降低消耗，增

加收入，提高效益。

14.維護公司紀律，對任何人違反公司章程和各項制度

的行為，都要予以追究。

二、員工守則

1.遵紀守法，忠于職守，愛崗敬業(yè)。

2.維護公司聲譽，保護公司利益。

3.服從領(lǐng)導，關(guān)心下屬，團結(jié)互助。

4.愛護公物，勤儉節(jié)約，杜絕浪費。

5.不斷學習，提高水平，精通業(yè)務(wù)。

6.積極進取，勇于開拓，求實創(chuàng)新。

三、招標業(yè)務(wù)管理規(guī)范

（一）基本管理制度

1.招標業(yè)務(wù)管理實行分管領(lǐng)導負責制。按照職責分工，

公司有關(guān)領(lǐng)導分別負責招標業(yè)務(wù)、質(zhì)量管理、市場開發(fā)、財

務(wù)管理、機構(gòu)和人員管理、信息化管理等工作。

（1）總經(jīng)理職責：

1）執(zhí)行公司章程，全面負責公司的經(jīng)營管理，負責市

場開發(fā)、信息化管理等戰(zhàn)略部署工作，組織和制定公司年度

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經(jīng)營、發(fā)展、財務(wù)、人事、勞資、福利等計劃，主持制訂公

司年度預(yù)、決算報告，代表公司對外簽署合同和協(xié)議；

2）任免和調(diào)配公司管理人員、財務(wù)人員、業(yè)務(wù)員等；

3）決定員工的獎懲、定級、升級、加薪、招工、調(diào)工

（干）、雇用或解雇辭退，簽發(fā)日常行政、業(yè)務(wù)和財務(wù)等文

件；

4）其他須經(jīng)理處理的有關(guān)事宜。

（2）公司副總經(jīng)理職責：

1）協(xié)助總經(jīng)理工作；

2）負責公司所有項目的協(xié)調(diào)工作，隨時和總經(jīng)理溝通

項目進展情況，對各項目的質(zhì)量進行把控，監(jiān)管，對公司人

員進行考核，帶領(lǐng)新職工開展工作。

3）日常事務(wù)的管理工作。

（3）項目經(jīng)理職責：

1）公司業(yè)務(wù)工作以項目為依托，實行項目負責制，公

司人員有義務(wù)協(xié)助項目負責人共同完成。

2）項目小組在項目開展時按經(jīng)理要求成立，在項目主

要工作完成后解散。

3）項目經(jīng)理：負責受理業(yè)務(wù)，簽訂委托代理合同，開

展業(yè)務(wù)；負責統(tǒng)籌業(yè)務(wù)的工作進度，保證工作如期進行并圓

滿完成；負責整體把握工作質(zhì)量，保證工作的準確度和正確

性，項目服務(wù)費的收取資料的整理歸檔等。

（4）辦公人員職責：

1）主持辦公室全面工作，負責文印、檔案、資料以及

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公關(guān)工作。

2）處理公司日常行政事務(wù)，接待、處理日常事務(wù)，做

好上傳下達、下情上報工作，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導匯報，當

好領(lǐng)導參謀，遵守保密規(guī)定及工作制度，防止泄密和差錯失

誤。

3）處理公司的公關(guān)事務(wù)，協(xié)助項目經(jīng)理整理資料等活

動，管理勤務(wù)工作和環(huán)衛(wèi)工作。

4）做好檔案管理工作等。

5）公司設(shè)置行政部、招標部、財務(wù)部等部門，負責其

職責范圍內(nèi)及本規(guī)范規(guī)定的相關(guān)工作。

2.公司招標業(yè)務(wù)操作管理實行項目經(jīng)理負責制。項目經(jīng)

理應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定的職責、權(quán)利和任務(wù)

開展工作。項目經(jīng)理為項目主要負責人，必須具備三年以上

的招標工作經(jīng)驗，全面負責所承辦的招標業(yè)務(wù)。

3.公司招標業(yè)務(wù)質(zhì)量管理實行質(zhì)量負責人負責制。公司

副總經(jīng)理為本單位的第一質(zhì)量負責人，質(zhì)量負責人的職責：

組織制訂和實施公司的質(zhì)量管理規(guī)定，全面負責公司招標業(yè)

務(wù)質(zhì)量管理工作。嚴格執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)，組織項目經(jīng)理執(zhí)

行本規(guī)范的規(guī)定及公司的各項相關(guān)規(guī)定，負責招標項目全過

程的質(zhì)量控制。質(zhì)量負責人有招標業(yè)務(wù)質(zhì)量管理權(quán)，業(yè)務(wù)流

程審批（或?qū)徍耍?quán)，負責處理招標業(yè)務(wù)詢問、異議、質(zhì)疑

或投訴，并負責起草各類詢問、異議、質(zhì)疑或投訴答復函。

4.公司對招標業(yè)務(wù)實行定期協(xié)調(diào)制度。由主管招標業(yè)務(wù)

的領(lǐng)導每月定期召開招標業(yè)務(wù)例會，公司有關(guān)領(lǐng)導和各項目

17

的負責人參加，主要聽取匯報各項目進展情況和遇到的問題、

財務(wù)收支情況，協(xié)調(diào)解決存在的問題。由辦公室起草會議紀

要，經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后，發(fā)送全體員工手中。

5.項目經(jīng)理應(yīng)當嚴格按照公司招標業(yè)務(wù)審批流程辦理

招標業(yè)務(wù)，公司有關(guān)領(lǐng)導及質(zhì)量負責人應(yīng)認真履行各自的職

責，嚴格把關(guān)。

6.公司對日常招標業(yè)務(wù)實行監(jiān)管抽查制，對已經(jīng)完成的

招標項目進行逐個檢查，檢查合格項目簽字確認，并做好登

記，凡不合格項目根據(jù)公司有關(guān)處罰規(guī)定，進行處罰，對存

在嚴重招標質(zhì)量問題，由總經(jīng)理決定是否辭退該員工。

（二）項目歸檔

1.嚴格執(zhí)行國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機

密安全。

2.公司明確規(guī)定檔案責任人，檔案責任人（檔案員）對

本公司所有檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。

3.各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、

會議紀要、商務(wù)合同、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及

添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負責歸檔。

4.各項目招標資料，技術(shù)文件、圖紙等由項目負責人歸

檔。

5.加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、

防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

6.各項目經(jīng)理、檔案管理員必須嚴格按公司檔案管理規(guī)

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定在項目完成后7日內(nèi)完成項目歸檔工作。逾期未完成歸檔

工作，將給予警告，并按照公司有關(guān)規(guī)定處罰，并限期完成

歸檔，到期仍未完成將由總經(jīng)理決定是否辭退該人員。

7.提交歸檔資料如發(fā)現(xiàn)有缺少文件資料的，按照公司處

罰制度予以處罰，情節(jié)嚴重者，由公司總經(jīng)理決定是否辭退

該人員。

8.歸檔資料必須符合下列要求：

（1）文件材料齊全完整；

（2）根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷；

（3）每個項目按照招標編號進行歸檔，每個項目只允

許有一個招標編號，每個編號的項目按照資料薄厚情況分裝

于檔案盒，根據(jù)檔案盒數(shù)量編號（如本項目3個檔案盒，則

每個檔案盒編號為3-1，3-2，3-3），檔案盒側(cè)欄需寫明項目

名稱，項目編號等信息，檔案盒正面需寫明盒內(nèi)詳細資料名

稱。

9.項目如進行電子招標，則網(wǎng)上電子文件和網(wǎng)下紙質(zhì)文

件最終稿，必須保持一致，各項審批手續(xù)必須齊全，歸檔的

紙質(zhì)文件必須是加蓋有效印章的原件（復印件歸檔的要說明

原件存放地），嚴禁弄虛作假。投標文件的電子文件與紙質(zhì)

文件應(yīng)保持一致，項目經(jīng)理歸檔的電子文件應(yīng)無缺損、無病

毒。檔案柜鑰匙交予辦公室人員管理，檔案資料借閱需履行

登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導。借閱登

記寫明借閱時間，借閱資料名稱以及還回時間、資料明細等

信息。

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10.項目經(jīng)理離職時，應(yīng)做好項目過程文件和檔案文件

的移交工作后方可辦理離職手續(xù)。

第三節(jié)公司行政管理制度

一、重大事項請示報告制

為了進一步加強和規(guī)范緊急重大事項的管理工作，確保

主管領(lǐng)導及時準確地掌握并妥善處置緊急重大事項，避免工

作失誤，特建立重大事項報告制度，使人人明確責任，保證

工作正常有序地開展。

（一）重大事項的界定范圍

1.董事長及總經(jīng)理交辦的重要工作任務(wù)完成情況。

2.下級請示、報告的重要事項。

3.凡以公司名義對外進行商業(yè)談判和簽約。

4.財務(wù)事宜。

5.所有公司經(jīng)濟支出（授權(quán)的除外）。

6.每月主要工作安排及完成情況。

7.當事人決策權(quán)限以外的業(yè)務(wù)事項。

8.突發(fā)性事件、事故、問題。

9.部門負責人發(fā)生違法違紀行為或工作中出現(xiàn)重大失

誤情況。

10.公司遇到質(zhì)疑、投訴事宜。

11.按公司工作程序應(yīng)該請示報告的事項。

20

12.需要報告的其他重大事項。

（二）重大事項報告程序和要求

1.全體員工要認真執(zhí)行工作報告制度，做到事前有請示，

事后有報告，確保領(lǐng)導對工作進展情況做到心中有數(shù)。

2.報告要真實，不得謊報情況，不允許報喜不報憂。

3.實行逐級報告制度。報告要堅持分級負責，逐級報告

的原則，凡屬職權(quán)范圍的工作，要各負其責、認真落實，凡

重大問題本級無權(quán)決定的，要逐級報告，不得超越權(quán)限。

4.凡需要報告的重大事項由報告部門或個人用書面、口

頭或其他形式報告，能事前報告的事要事前報告，事前無法

報告的，事后應(yīng)及時補報。

5.凡重大突發(fā)事件或事故應(yīng)急報告，必須在第一時間

（1小時內(nèi)）報告主管領(lǐng)導，一般事故要及時（2小時內(nèi)）

報告；可先用電話口頭報告，然后再補報文字報告。來不及

報送詳細情況的，可先進行初報，然后根據(jù)事態(tài)進展和處理

情況，隨時進行續(xù)報。

6.凡領(lǐng)導交辦的事情，都必須堅決執(zhí)行，認真落實，不

打折扣，確實遇到困難無法辦理的應(yīng)及時請示、報告，不能

有抵觸行為。

7.報告事項由受理人審批或請示有關(guān)領(lǐng)導后審批。急事

及時批復，其他事項三天內(nèi)批復。特殊情況或按規(guī)定需要上

報事項由董事長辦公室研究確定。

（三）紀律與責任

21

1.上級負責人對下級報告的重要事項，屬自身職責范圍

的要及時答復或處理，自身難以處理的，要及時上報。因自

身答復不及時、處理不當或應(yīng)上報而未上報的，造成后果的

要追究當事人責任。

2.報告對象必須及時按要求如實報告，并嚴格按批復意

見辦理，辦結(jié)后將辦理情況向受理人寫出書面匯報或口頭匯

報，未按要求報告或未按批復意見辦理的，視情節(jié)輕重給予

紀律處分。

3.對突發(fā)事件，因本部門或當事人原因?qū)е挛醇皶r上報

而造成嚴重后果的，要追究當事人和部門負責人的責任。

（四）處罰

凡屬重大事項范圍之內(nèi)的事項，當事人如未按上述程序

及要求進行，每出現(xiàn)一次處以50元處罰，對產(chǎn)生嚴重后果

的事項追究當事人和部門負責人的責任的同時，視后果的嚴

重程度，對當事人和部門負責人按公司規(guī)章制度中嚴重過失、

重大過失進行處理。

二、會議管理制度

（一）為使公司的會議管理規(guī)范化和有序化，提高會議

形式的行政決策效率，特制定本制度。

（二）公司會議主要包括：年終總結(jié)會、半年工作總結(jié)

會、年度工作目標啟動大會、董事長辦公會、月度總結(jié)會、

項目啟動及總結(jié)會、公司日常工作例會等。

22

（三）會議類別

1.總經(jīng)理辦公會

（1）主持：由總辦負責召集，總經(jīng)理主持。

（2）召開時間：每周五下午16：00。

（3）參加人員：董事長、總經(jīng)理、各部門負責人、總

工程師及會議相關(guān)人員。

（4）會議內(nèi)容：各部門負責人匯報本部門本周工作運

情況，包括工作內(nèi)容、原定計劃的執(zhí)行情況及所遇到的問題

等，安排下周工作計劃。

（5）會議相關(guān)報表：

部門工作計劃：每周五下午14:00之前各部門負責人將

工作報表電子版?zhèn)髦列姓浚?/p>

各部門報表：招標部—招標部開表情況周報表、招標部

項目情況周報表、招標部一周新項目基礎(chǔ)信息表；造價部—

造價部未回款項目統(tǒng)計、所有正在進行造價合同簽訂及收費

情況統(tǒng)計表、造價部一周新項目基礎(chǔ)信息表（以上報表視情

況隨時變動）。

2.月度總結(jié)會

（1）主持：由總經(jīng)理秘書負責召集，總經(jīng)理主持，總

經(jīng)理未列席會議時，由副總經(jīng)理或總工程師主持。

（2）召開時間：每月最后一個周五下午16:00。

（3）參加人員：董事長、總經(jīng)理、各部門負責人、總

工程師及會議相關(guān)人員。外出辦事、出差等原因不能參加例

會的，應(yīng)提前告知本部門負責人，并在總經(jīng)理秘書處進行登

23

記。

（4）會議內(nèi)容：各部門負責人匯報本部門本月工作運

行情況，包括工作內(nèi)容、原定計劃的執(zhí)行情況及所遇到的問

題等，安排下月工作計劃。

（5）研究其他各部門提出議案需要審議的重大問題。

3.部門例會

（1）主持：由各部門自行負責召集，部門負責人主持，

視工作需要，邀請董事長、總經(jīng)理列席會議。

（2）召開時間：每周六上午10：00。

（3）參加人員：各部門人員。

（4）會議內(nèi)容：

1）各項目負責人及項目組成員匯報上周工作完成情況，

包括計劃及完成情況，各部績效統(tǒng)計，著重介紹在任務(wù)執(zhí)行

過程中出現(xiàn)的問題解決辦法。

2）各項目負責人按照工作要求和指標提出下周工作計

劃、人員配置需求等

3）各負責人將工作的最新動向與會人員通報。

4）部門負責人作總結(jié)和指導布置工作。

5）部門人員在工作過程遇到的問題進行總結(jié)討論。

（四）公司各部門專業(yè)會議制度

1.項目啟動會

（1）主持：由項目負責人負責召集，公司總工主持召

開。

（2）召開時間：每個項目開始前，具體時間由公司總

24

工安排。

（3）參加人員：項目組成員、公司總經(jīng)理、公司總工、

市場開發(fā)部項目負責人、工作相關(guān)部門人員。

（4）會議內(nèi)容：

①市場開發(fā)部項目負責人介紹項目基本情況。

②討論項目實施中可能遇到的問題、難點。

③需要有關(guān)部門配合解決協(xié)調(diào)的問題。

④公司各部門需要配合的工作、各部門人員下一步工作

銜接及分工。

⑤研究工作方案。

2.各部項目總結(jié)會

（1）主持：項目負責人召集并主持。

（2）召開時間：由項目負責人確定時間。

（3）參加人員：項目組成員、公司總經(jīng)理、總工程師、

項目承攬人。

（4）會議內(nèi)容：

1）總結(jié)項目進行過程成功經(jīng)驗。

2）指出項目進行過程不足并制定改進辦法。

3）提出招標、造價模板改進建議。

4）形成書面總結(jié)材料存到公司相應(yīng)文件夾。

5）共性問題形成書面案例。

（五）公司日常工作例會

1.公司早會

（1）主持：公司例行早會由周值班員負責召集并主持，

25

周值班員有事外出時須委托公司其他人員代為主持。

（2）召開時間：周一上午8:00，特殊原因需要延期召

開、停開會議的由周值班員提前通知。

（3）參加人員：公司全員。

（4）會議流程及目的：周值班員按晨會流程主持會議，

以輕松愉悅的形式，行之有效的調(diào)動全員的工作熱情，全員

間形成良好的工作溝通，明確每周的工作任務(wù)并落實到工作

日志中。

2.部門晨、夕會：

（1）主持：由部門負責人召集并主持。

（2）召開時間：每天早8：20，下午4:40。特殊原因

需要延期召開、停開會議的由部門負責人提前通知。

（3）參加人員：各部門人員。

（4）會議內(nèi)容：早會布置一天的工作內(nèi)容，夕會總結(jié)

當天布置的工作內(nèi)容完成情況，各項目當日進度情況、人員

工作完成情況，確定第二天工作方案。布置安排第二天人員

工作，調(diào)配人員。

（六）會議制度要求

1.所有應(yīng)與會人員均不得缺席、遲到、早退，會議記錄

人員登記到會情況。

2.除公司日常工作例會外，所以會議均應(yīng)安排記錄人員

形成會議記錄，保證會議落實的工作事項的實效性和監(jiān)督性。

3.重要例會須用專用的會議記錄本記錄會議內(nèi)容，記錄

本由記錄員負責保管。會議紀要須包含：會議時間（起止時

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間格式為年/月/日/時/分）、議題、主持人、記錄員、與會

人員、缺席人員、詳細會議內(nèi)容（發(fā)言記錄）、商議結(jié)果等。

重要例會會議紀要由會議記錄員在例會結(jié)束后一個工作日

內(nèi)，以電子郵件形式發(fā)送到未參加會議相關(guān)人員電子郵箱中，

并確認接收到，傳達會議精神，并存檔備案。

4.所有參加例會的人員應(yīng)將手機設(shè)置在無聲或振動狀

態(tài)下。

5.對無故不參加會議，遲到、不遵守會議紀律的人員處

罰如下：

（1）無故不參加會議罰款100元，公司工作群通報批

評；

（2）遲到罰款副總級以上人員每次罰款50元；部長級

以上人員每次罰30元；部員級以上人員每次罰款20元。

（3）開會期間不遵守會議紀律罰款20元。

（七）會議記錄

1.會議記錄原則遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有

必要，主持人可根據(jù)本原則及會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，

臨時指定會議記錄員。由總經(jīng)理發(fā)起、主持的領(lǐng)導班子會議

原則上由與會的行政部負責會議的記錄工作，經(jīng)理另有規(guī)定

的，依據(jù)經(jīng)理指定的辦法實行。

2.會議記錄員應(yīng)遵守的規(guī)定

（1）做好會議的原始記錄及會議的考勤記錄，根據(jù)需

要整理《會議紀要》。

（2）對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議

27

決”字樣。

（3）會議原始記錄應(yīng)于會議當日、《會議紀要》最遲不

遲于次日呈報董事長審核簽名。

3.各部門應(yīng)根據(jù)部門需要進行會議記錄，形成會議紀要，

格式按公司統(tǒng)一要求進行填寫，并統(tǒng)一交由行政部存檔。

（八）會議室管理

1.管理和使用權(quán)限

（1）會議室由行政部負責管理。

（2）會議室衛(wèi)生由行政部安排人員負責進行，在每次

會議召開前后均要進行衛(wèi)生打掃，并做好日常保潔。

3.會議室設(shè)備管理

會議室相關(guān)設(shè)備的管理、使用和維護由行政部專人負責，

其他人不得隨意操作，否則造成設(shè)備損壞應(yīng)按價予以賠償。

（九）附則

本制度由行政部負責解釋。

三、公司安全保衛(wèi)制度

（一）行政部負責公司日常安全保衛(wèi)工作，對公司員工

進行經(jīng)常性的安全宣傳教育，對公司各辦公區(qū)及生活區(qū)進行

日常巡查，保障公司正常的工作秩序

（二）各部門負責人對本部門的安全保衛(wèi)工作負全責。

（三）做好安全保衛(wèi)工作是公司全體員工義不容辭的責

任，公司員工按照每周值勤表輪流負責每周的值勤保衛(wèi)工作。

（四）公司安全防火保衛(wèi)工作領(lǐng)導小組由下列人員組成：

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組長：xxx

副組長：xxx

組員：各部門組織委員

以上人員工作發(fā)生變化時，應(yīng)隨時進行調(diào)整。

（五）落實防火措施

1.辦公樓內(nèi)的消防栓、滅火器等不得挪作他用、要定期

檢查，保證完好。

2.辦公樓內(nèi)不準隨意拉接電線，不準隨意接用各種電器。

3.辦公樓內(nèi)嚴禁存放易燃、易腐蝕品及易爆品。

4.辦公樓內(nèi)嚴禁吸煙。

5.開標期間監(jiān)督開標室不準隨意吸煙。

（六）落實安全用電措施

1.辦公樓內(nèi)一切電器設(shè)備的安裝、維修必須由專業(yè)人員

負責，任何人不得私自改裝、拆除或亂接電源。

2.全體員工每天下班后要做到“工停電斷，人走燈滅”。

（七）落實防盜措施

1.辦公室大門下班后由每周值班員負責鎖門關(guān)閉，并負

責檢查水、電等隱患，確保萬無一失，同時由晚值班人員進

行監(jiān)督檢查。

2.各部門人員下班后應(yīng)關(guān)好門窗，妥善保管貴重設(shè)備、

物品和鎖好資料柜保密文檔。

3.財務(wù)部存放現(xiàn)金不準超出銀行規(guī)定的限額。

4.檔案室、資料室由分管的負責人負責安全保衛(wèi)工作。

（八）突發(fā)事件處理

29

1.公司主管安全保衛(wèi)工作的領(lǐng)導及行政中心負責人做

好公司員工人身安全受到非法侵犯事件的處理，協(xié)助公安機

關(guān)做好公司員工違章、違紀、違法事件的處理。

2.公司有大型活動、開標等相關(guān)事宜，安全保衛(wèi)負責人

應(yīng)組織專人對現(xiàn)場進行紀律維護、安全保衛(wèi)等工作。

（九）獎懲

1.對發(fā)現(xiàn)事故隱患，及時采取措施，防止事故發(fā)生者，

公司視具體情況獎勵，具體獎勵金額由總經(jīng)理辦公會議研究

確定。

2.對因工作失職，不負責任導致安全上發(fā)生問題和事故，

給公司造成經(jīng)濟損失者，公司視具體情況分別給予當事人和

領(lǐng)導者經(jīng)濟處罰，具體處罰金額由總經(jīng)理辦公會議研究確定。

3.對因不負責任造成事故，一律追究責任，情節(jié)嚴重構(gòu)

成犯罪的、追究法律責任。

（十）具體要求：

1.各部門安全負責人：

2.對于各部門公用設(shè)施、防火安全，由各部門負責人負

責管理，行政中心統(tǒng)籌管理。

3.公共區(qū)域由行政中心統(tǒng)一負責。

4.所有個人使用和保管的辦公設(shè)備、物品均由個人負責，

丟失或損壞的由個人賠償。

5.個人使用和保管的電腦、打印機、計算器，等辦公設(shè)

備和物品由個人負責平常的保養(yǎng)和維護，如有丟失或人為損

壞，由個人負責賠償和維修。

30

四、公司監(jiān)控系統(tǒng)管理制度

為保證監(jiān)控系統(tǒng)的正常有序運行，安全可靠的發(fā)揮監(jiān)控

作用，完成辦公過程中的監(jiān)督、管理工作，特制定本制度。

（一）管理部門與職責

1.行政部負責監(jiān)控系統(tǒng)視頻資料的管理、調(diào)取及系統(tǒng)日

常維護、維修。

2.為確保監(jiān)控機房安全，根據(jù)崗位職責設(shè)立監(jiān)控管理員，

負責對機房內(nèi)各類設(shè)備，軟件系統(tǒng)進行維護和管理。

3.監(jiān)控管理員應(yīng)認真履行管理職責，定期按照規(guī)定對機

房內(nèi)各類設(shè)備進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)，報告，解決硬件

系統(tǒng)出現(xiàn)的故障，保證監(jiān)控系統(tǒng)有序進行。

4.嚴格按規(guī)定操作步驟進行操作，密切注意監(jiān)控設(shè)備運

行狀況。

5.嚴格遵守保密制度，數(shù)據(jù)資料必須由監(jiān)控管理員負責

保管，未經(jīng)允許，不得私自拷貝，下載和外借。

6.嚴禁任何人在監(jiān)控計算機上使用未經(jīng)檢測允許的介

質(zhì)，嚴禁在監(jiān)控計算機上做與監(jiān)控無關(guān)的事情。

7.公司各部門，不得擅自關(guān)閉電源或移動、拆裝設(shè)備，

不得隨意操作設(shè)備，保證監(jiān)控系統(tǒng)安全有序運行，不得無故

中斷監(jiān)控、刪除監(jiān)控資料。

8.部門負責人要經(jīng)常督促檢查本制度執(zhí)行情況，切實履

行管理職責，發(fā)現(xiàn)異常情況必須及時解決，并上報公司。

31

（二）圖像信息保存、使用制度

1.監(jiān)控錄像循環(huán)覆蓋式存儲，監(jiān)控錄像目前最多保存21

天，重要監(jiān)控可在行政部備案申請延長保存或獨立備份。

2.除行政部按公司要求對重要錄像資料設(shè)取并備存外，

其他員工調(diào)取、備份監(jiān)控錄像需本人申請，填寫《調(diào)取監(jiān)控

錄像登記申請表》經(jīng)行政部簽字，總經(jīng)理審批后由監(jiān)控管理

員進行操作調(diào)取。

3.任何人不得干擾、妨礙監(jiān)控系統(tǒng)的正常運行。

4.公司監(jiān)控錄像屬公司內(nèi)部信息，除登記在《調(diào)取監(jiān)控

錄像登記申請表》的用途外的不得泄露給無關(guān)第三方。

5.外來人員需要查看監(jiān)控圖像需管理部門負責人批準，

填寫《調(diào)取監(jiān)控錄像登記申請表》進行登記、報總經(jīng)理審批，

董事長審核后方可進行操作。

（三）安全保密制度

1.監(jiān)控計算機要設(shè)置密碼，并且監(jiān)控室鑰匙與密碼分別

管理，嚴禁將計算機密碼及鑰匙告知或交給無關(guān)人員。

2.未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準，任何人員不得將公司的監(jiān)控數(shù)據(jù)、

軟件及資料復制給其他單位或個人。

3.每周六對監(jiān)控影像進行抽段查驗，確定監(jiān)控設(shè)備是否

正常運行。

4.未經(jīng)公司許可，公司以外任何人員不得使用操作監(jiān)控

計算機系統(tǒng)及相關(guān)設(shè)備。

5.對涉及公司秘密、商業(yè)秘密和員工個人隱私的監(jiān)控圖

32

像信息予以保密。

6.任何人不得擅自復制、查詢或者向公安機關(guān)以外的其

他單位和個人提供、傳播監(jiān)控圖像信息。

7.任何人不得擅自刪除、修改監(jiān)控系統(tǒng)的運行程序和記

錄。

8.任何人不得擅自改變公共安全圖像信息系統(tǒng)的用途

和攝像設(shè)備的位置。

9.任何人不得干擾、妨礙監(jiān)控系統(tǒng)的正常運行。

（四）具體實施辦法及操作流程

1.每周必須對監(jiān)控室內(nèi)設(shè)備進行檢查，是否出現(xiàn)自動斷

電等現(xiàn)象，并填寫檢查記錄。

2.每周五對硬盤、歷史錄像、操作日志等情況進行檢查，

并填寫檢查記錄。

3.對檢查出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時處理并上報部門，并記錄

好維修項目及維修辦法。

4.錄像調(diào)取時，申請人必須填寫《調(diào)取監(jiān)控錄像登記申

請表》，填寫調(diào)取時段、調(diào)取事由，部門負責人簽字，行政

部復核，總經(jīng)理審批后，由監(jiān)控管理員進行調(diào)取，申請人旁

觀，同時監(jiān)控管理員應(yīng)對調(diào)取時段的錄像進行備份留存，以

便查驗。

5.部門負責人應(yīng)定期對《調(diào)取監(jiān)控錄像登記申請表》上

登記的內(nèi)容進行抽查，是否按要求進行操作。

33

（五）處罰

1.有下列行為之一的，公司將按員工守則中的嚴重過失

進行處理，承擔相應(yīng)責任：

（1）因個人原因泄露監(jiān)控視頻而損壞公司利益的；

（2）因人為操作不當，不按設(shè)備流程進行操作，而導

致視頻間斷流失的，給公司利益造成損失的；

（3）未經(jīng)允許私自拷貝、外傳公司監(jiān)控錄像資料的；

（4）將監(jiān)控錄像用于損害公司或他人名譽、隱私及對

單位欺詐、扭曲事實的；

2.有下列行為之一的，公司將按員工守則中的重大過失

進行處理，承擔相應(yīng)責任：

（1）不按制度流程進行審批，私自調(diào)取監(jiān)控的；

（2）公司要求存儲的重要監(jiān)控錄像沒有及時儲存的；

（3）因個人原因泄露監(jiān)控視頻而未損壞公司利益的；

（4）違反本制度中安全保密制度中要求的；

（5）其他違反公司相關(guān)制度及相關(guān)法律法規(guī)的行為。

3.因人為操作失誤而造成系統(tǒng)損壞或出現(xiàn)故障（不可抗

拒自然災(zāi)害除外）被判定為外力、故意影響監(jiān)控系統(tǒng)的行為，

按此設(shè)備修復或更換價格賠償，并承擔相應(yīng)責任。

五、公司網(wǎng)站信息發(fā)布管理制度

（一）為了進一步加強公司網(wǎng)站的管理與維護，充分發(fā)

揮網(wǎng)站的作用，促進公司內(nèi)外部信息交流與溝通，擴大公司

對外知名度，提升公司外部形象，制定本制度。

34

（二）公司網(wǎng)站的管理機構(gòu)及職責

1.公司設(shè)1名專職網(wǎng)站管理員，負責公司網(wǎng)站、公司微

信公眾平臺日常管理與維護，版面設(shè)計、調(diào)整、改換欄目設(shè)

置等工作。

2.公司設(shè)1名網(wǎng)站信息發(fā)布管理員，負責公司網(wǎng)站和微

信公眾平臺信息收集匯總、欄目內(nèi)容更新、新聞發(fā)布以及其

他信息材料的管理、錄入與發(fā)布。

（三）公司網(wǎng)絡(luò)信息部負責網(wǎng)站防病毒、防黑客攻擊以

及為網(wǎng)站的正常運行日常維護提供技術(shù)支持與保障。

（四）網(wǎng)站版面與欄目更新

1.網(wǎng)站主頁面原則上每年進行一次審定，審定內(nèi)容包括

頁面的動畫、顏色、欄目組合等；

2.資訊中心內(nèi)的內(nèi)容更新如下：

欄目公司新聞企業(yè)文化行業(yè)資訊政策法規(guī)

大事記、行業(yè)榮

招標投標、

譽、資質(zhì)變化等

公司活動、造價咨詢、工程咨詢

情況、公司通知

內(nèi)容學習培訓、工程咨詢類各行業(yè)

（重要崗位任命

勵志文章等等相關(guān)業(yè)法規(guī)

通知、放假通知

務(wù)狀態(tài)

等）

根據(jù)國家

隨時、要求根據(jù)國家

更新隨時、要求每月網(wǎng)站發(fā)布

每周更新一相關(guān)法規(guī)

時效至少一次更新動態(tài)實時

篇勵志文章實時更新

更新

35

3.招投標動態(tài)內(nèi)的內(nèi)容更新如下

欄目招標公告中標公示文件澄清

公司發(fā)布招標公公司發(fā)布中標公招標文件澄清

內(nèi)容

告示內(nèi)容

更新時按實際時間進行開標當天或次日有澄清時及時

間發(fā)布發(fā)布更新

3.其他版面包括：首頁、關(guān)于我們、工程案例、資質(zhì)榮

譽、招賢納士、下載專區(qū)等，根據(jù)需要隨時更新，如日常無

更新內(nèi)容，最少半年做一次更新檢查。

4.頁面改版由網(wǎng)站管理員預(yù)先設(shè)計出方案，報網(wǎng)信部主

管審核、呈總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

（四）信息的搜集與發(fā)布

1.網(wǎng)站管理員負責網(wǎng)站內(nèi)容信息的搜集和整理，各部門

主管或?qū)Ｈ烁鶕?jù)部門職能及時向網(wǎng)站管理員提供最新相關(guān)

信息。（例如招標投標新狀態(tài)、招標公告、中標公示等）

2.公司大事記、外出學習考察、訪問考察、領(lǐng)導視察、

公司領(lǐng)導重要出訪活動等信息由行政部提供，并由網(wǎng)信部歸

入主站的“企業(yè)新聞”板塊；

3.行業(yè)資訊、合同簽訂、媒體宣傳、招標投標、工程咨

詢、工程設(shè)計、部門大事記、各分公司動態(tài)等信息由相應(yīng)業(yè)

務(wù)部門進行提供；按信息類別分別錄入網(wǎng)站相應(yīng)板塊。

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4.公司學習培訓、人才招聘的信息由人力資源部提供，

并由網(wǎng)信部錄入公司網(wǎng)站企業(yè)文化及招賢納士板塊；

5.工程案例板塊由各相應(yīng)業(yè)務(wù)部門提供；

（五）網(wǎng)站信息報送（相關(guān)部門）

1.各部負責人審核本部門上報信息內(nèi)容，要嚴格審核把

關(guān)，對所報送信息內(nèi)容的真實性、合法性、時效性和準確性

負責，未經(jīng)部門負責人審核確認不得上報（凡涉及圖片信息

必須加帶文字注釋）。

2.各部門應(yīng)指派1-2名責任心強、業(yè)務(wù)能力突出的人員

兼職網(wǎng)站信息員，信息員要認真做好信息采集、整理工作，

撰寫校對相關(guān)稿件，經(jīng)部門負責人審核后，負責將本部門所

需上報的網(wǎng)站信息及時上報行政部網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布管理員處，

并同時做好報送信息的備案存檔工作。

3.各部門上報的信息內(nèi)容，需明確標注摘自來源及需發(fā)

布網(wǎng)站哪個版塊下。

（六）網(wǎng)站信息發(fā)布管理員及時對各部門提供的信息，

進行統(tǒng)一分類、整理、匯總成發(fā)布稿件按下列程序報審批準

后發(fā)布：

1.一般信息，如公司簽訂合同，招標投標、工程咨詢，

行業(yè)資訊等由網(wǎng)信部整理審核后，網(wǎng)站信息發(fā)布管理員24

小時內(nèi)發(fā)布；

2.公司大事記（資質(zhì)榮譽等）、重要商務(wù)活動，重要合

37

作信息、重大項目開標、投標入圍、公司及領(lǐng)導外事活動、

訪問考察、領(lǐng)導視察等重要信息由行政及時整理審批后，交

網(wǎng)站信息發(fā)布管理員12小時內(nèi)發(fā)布。

（七）網(wǎng)站管理

1.任何人未經(jīng)批準，不得隨意發(fā)布信息或更改網(wǎng)站頁面

版式及內(nèi)容。網(wǎng)站密碼由部門負責控制，授權(quán)給相應(yīng)責任人

進行管理，不準向任何部門或個人泄漏。

2.網(wǎng)站管理員發(fā)現(xiàn)公司網(wǎng)站被病毒、黑客襲擊或發(fā)現(xiàn)網(wǎng)

站運行不正常，應(yīng)及時向網(wǎng)絡(luò)信息部報告，由網(wǎng)絡(luò)信息部處

理。

3.任何人不得在公司網(wǎng)站上發(fā)布違反國家法律、法規(guī)、

有損國家利益、公司形象以及不道德的言論。

4.任何人不得利用公司網(wǎng)站傳播反動、淫穢、不道德以

及其他違反國家法律、社會公德的信息。

5.任何人不得利用公司網(wǎng)站發(fā)布虛假信息或違反公司

規(guī)定、影響公司形象、泄露公司機密的信息。

6.網(wǎng)站管理員應(yīng)按本規(guī)定及時對公司網(wǎng)站進行管理、維

護與更新。

（八）獎懲制度

1.員工發(fā)現(xiàn)網(wǎng)站錯誤累計15次、并提出合理化建議或

提供文章被采納5次以上的，獎勵公司移動硬盤一個。

2.網(wǎng)站管理員沒有及時更新相關(guān)信息，導致信息發(fā)布延

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誤或信息錯誤的，對網(wǎng)站管理員處以扣除月度考核分2分/

次的處罰，多次出現(xiàn)延誤或錯誤，或出現(xiàn)重大失誤的，罰款

50-200元。

3.網(wǎng)站管理員一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有違法本制度所示內(nèi)容的信息，

必須立即予以刪除，并追究當事者的行政或法律責任。

六、公司影像資料存檔管理制度

（一）目的：為加強公司的影像檔案管理，提高影像資

料利用效率，便于調(diào)取和查找，發(fā)揮其在公司管理和宣傳中

的重要作用，特制訂本制度。

（二）適用范圍：公司或各部門在日常工作或?qū)ν饣顒?/p>

中的具有保存和利用價值的錄音、錄像、照片、影片等，一

般以光盤、移動硬盤等存儲介質(zhì)進行存檔。

影像檔案是公司檔案的重要組成部分，各部門應(yīng)參照本

制度認真做好收集、整理、報送、備份等工作，并由網(wǎng)信部

實行統(tǒng)一管理。

（三）影像資料主要包括以下內(nèi)容：

1.公司重要發(fā)展階段或重大歷史節(jié)點的視頻、照片等；

2.公司組織的各類大型活動的視頻、照片等，包括啟動

大會、總結(jié)會、跨年晚會、旅游活動、體育活動、扶貧活動、

培訓活動等的影像資料；

3.公司對外宣傳片、宣傳冊等宣傳資料；

4.公司各部門重要活動的存檔，包括參加對公司有影響

的重要活動、參加重要會議、重大項目開標以及所有大項目

39

或有代表性的項目的業(yè)績圖片等資料；

5.各部門領(lǐng)導人參加的與公司有關(guān)的重大活動的影像

資料；

6.各新聞媒體發(fā)布的，對公司有價值的宣傳、報道等資

料；

7.與公司從事行業(yè)相關(guān)的重要政策、法律法規(guī)宣講等視

頻資料；

8.其他與本公司有關(guān)的具有保存價值的重要影像資料；

9.除以上資料外，需每季度采集公司員工工作照片，公

司內(nèi)部環(huán)境有明顯變化時進行登記、照片采集等，有必要時

進行視頻資料存檔。

（四）管理部門及職責

公司影像資料實行集中與分級管理相結(jié)合的辦法，網(wǎng)絡(luò)

信息部（簡稱網(wǎng)信部）是公司影像資料歸口管理部門，同時

各部門檔案管理員對部門內(nèi)部影像資料也有備份保管的職

責。具體職責如下：

1.網(wǎng)信部：負責貫徹執(zhí)行《檔案制度》等有關(guān)規(guī)定，對

公司影像資料管理制度進行完善和修訂；負責公司影像資料

的收集、整理，并對各部門影像資料管理進行指導、監(jiān)督和

檢查。

2.公司配備一臺專業(yè)照相機（型號：尼康D800，帶有錄

像功能）、一臺錄像機（型號：索尼HDR-SR11E）及一臺航拍

機（型號：大疆mavicpro），由網(wǎng)信部負責保管。設(shè)備借用

需經(jīng)總經(jīng)理批準后，由網(wǎng)信部在《攝影設(shè)備借用登記表》中

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做好登記。需明確記錄借用前后的設(shè)備情況，包括損壞、擦

碰等詳細信息。

3.各部門影像資料檔案管理員：各部門設(shè)置1-2名專門

影像資料管理員，負責本部門影像資料的收集、整理、報送

等工作。有重大活動、重大項目等認為需要進行影像資料存

檔的，要指定活動負責人或項目負責人對活動進行影像資料

的拍攝，并交由部門整理存檔備份，同時交網(wǎng)信部歸檔留存。

（五）影像資料歸檔報送要求

1.公司及各部門影像資料必須在收集后的兩個工作日

內(nèi)歸檔留存，網(wǎng)信部管理員在《公司影像資料存檔登記表》

中做好登記，注明資料內(nèi)容、收集時間、地點及報送部門等

相關(guān)信息。

2.影像資料存檔格式：圖片文件格式為JPG、JPEG等；

視頻文件格式為MPEG、AVI等；音頻文件格式為WAV、MP3

等。視頻資料應(yīng)為可以轉(zhuǎn)刻錄的視頻文件。

3.存檔的影像資料要圖像清晰、聲音清楚、保管完好。

應(yīng)在存檔過程中及時篩選并刪除模糊或重復存檔的影像資

料，如有不符合上述要求的影像資料，應(yīng)及時要求重新提供。

4.網(wǎng)信部每半年對各部門存檔影像資料進行檢查，同時

核對公司總臺賬；每年12月31日之前并將本年度《影像資

料存檔登記表》交公司檢查審核。

（六）影像資料的整理歸檔和使用

1.同一階段產(chǎn)生的影像資料存檔在同一文件夾內(nèi)。文件

夾命名格式：收集日期-主要內(nèi)容-存檔部門（例：

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2017.01.01-2017年跨年晚會-公司）

2.所有影像資料均需存原文件，公司存檔影像資料文件

不允許壓縮。

3.紙質(zhì)照片應(yīng)進行掃描后存檔。

4.視頻文件、照片除在公司文件存檔移動硬盤中保存外，

還需單獨刻錄光盤，做好備注標簽，在《XX公司歷年光盤存

檔》檔案盒中存檔。

5.《公司影像資料存檔登記表》以年份為單位，根據(jù)不

同年份建立子表，表中設(shè)置超鏈接進行索引，直接鏈接到所

涉及文件夾。

6.影像資料存檔以存檔文件內(nèi)容為單位，例“公司歷年

啟動大會、公司歷年半年總結(jié)會”等。

（七）影像資料版權(quán)歸屬

1.公司所有影像資料版權(quán)均歸公司所有。

2.未經(jīng)公司批準，任何部門及個人不得私自拍攝、錄制

公司日常辦公事宜。不得私自撤銷、抽出、清洗、銷毀和涂

改。

3.影像資料借用或拷貝，需要在《公司影像資料借用登

記表》中登記。未經(jīng)公司批準，任何影像資料不得私自拷貝、

外傳等。

（八）獎勵及處罰

1.公司對在影像資料管理工作中作出突出貢獻的部門

及個人予以表彰。

2.有以下行為之一的，公司對相關(guān)部門及責任人予以通

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報批評，并視情節(jié)輕重處以人民幣50元-200元罰款不等：

（1）不規(guī)范使用影像資料，引起版權(quán)糾紛的；

（2）玩忽職守造成影像資料損壞、丟失或銷毀的；

（3）未經(jīng)允許私自拷貝、外傳公司重要影像資料的；

（4）將影像資料用于損害公司或他人名譽、隱私及對

單位欺詐、扭曲事實的；

（5）應(yīng)采集的重要影像資料沒有及時向公司報備或為

告知相關(guān)責任人的；

（6）影像資料采集、保管、報送過程中敷衍塞責的；