人事檔案歸檔制度范文（2篇）

人事檔案歸檔制度范文一、概述人事檔案作為組織機構(gòu)對員工實施有效管理的重要工具，旨在詳盡記錄員工個人信息及其工作經(jīng)歷。為強化人事檔案的規(guī)范化管理，提升檔案的可檢索性與安全性，特制定本歸檔制度。本制度全面覆蓋所有員工的人事檔案管理工作，旨在構(gòu)建一套完善、準確、完整且保密性高的人事檔案管理體系。二、檔案歸檔的程序1.人力資源部作為檔案歸檔的責任部門，將指派專人負責人事檔案的具體管理操作。2.員工在離職或跨部門調(diào)動時，需向所屬部門提交離職申請，并隨附身份證及工作證件等有效證件。3.人力資源部將依據(jù)既定流程，對員工的人事檔案進行細致的整理與核對，并遵循文件命名規(guī)范完成歸檔工作。4.人事檔案歸檔流程包含初次歸檔與定期歸檔兩個階段：a)初次歸檔：員工入職之際，人力資源部需遵循既定文件整理與編號規(guī)則，將員工的個人信息、教育背景、工作經(jīng)歷等關(guān)鍵資料整理歸檔，并妥善存放于專用檔案柜中。b)定期歸檔：依據(jù)員工工作年限及檔案存儲量，人力資源部需定期對檔案進行整理與歸檔。對于已離職員工的檔案，將按規(guī)定時限轉(zhuǎn)存至臨時存檔區(qū)。三、檔案歸檔的要求1.檔案的存儲與管理需嚴格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)，確保員工個人隱私得到充分保護，并加強防火、防水、防蟲等安全防范措施。2.檔案歸檔應(yīng)遵循既定順序與規(guī)范，以保障檔案的完整性與準確性。3.檔案存儲區(qū)域應(yīng)配置專用檔案柜及防火設(shè)施，并指派專人負責管理，以確保檔案的保密性與安全性。4.工作人員在歸檔過程中，需依據(jù)文件命名規(guī)范對檔案進行命名，以提升檔案的易查性與統(tǒng)一性。5.檔案柜內(nèi)各層各格的位置應(yīng)有明確標識，并定期進行檢索與更新工作。四、檔案查詢與使用1.檔案的查詢與使用應(yīng)遵循組織機構(gòu)相關(guān)規(guī)定，確保員工合法權(quán)益不受侵害。2.員工如需查詢個人檔案，需向人力資源部提出申請，并經(jīng)過核對與授權(quán)后方可查閱。3.檔案的使用應(yīng)嚴格保密，禁止外借、復(fù)制或泄露給非相關(guān)工作人員。4.檔案使用完畢后應(yīng)及時歸還，并做好相關(guān)記錄與更新工作。五、檔案保管期限與銷毀1.檔案保管期限將嚴格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行，嚴禁隨意銷毀或篡改檔案信息。2.入職員工的人事檔案保管期限至少為____年；離職員工的人事檔案保管期限至少為____年，并按規(guī)定進行備案。3.檔案到期后需按照既定程序進行銷毀處理，嚴禁擅自處置。銷毀工作應(yīng)由專人負責并記錄報備。六、附則1.本制度最終解釋權(quán)歸組織機構(gòu)人力資源部所有，并可根據(jù)實際情況進行適時調(diào)整與修訂。2.全體員工均有義務(wù)遵守本制度規(guī)定并積極配合人力資源部開展人事檔案管理工作。3.對于違反本制度規(guī)定的行為將依據(jù)組織管理規(guī)定進行相應(yīng)處理與追責。以上即為本部門人事檔案歸檔制度的全面闡述，望全體員工嚴格遵守以確保人事檔案管理工作的規(guī)范性與有效性。人事檔案歸檔制度范文（二）一、背景介紹人事檔案是組織管理中不可或缺的一環(huán)，對于保障人員信息的秘密性、完整性和準確性具有重要的意義和作用。為了更好地管理人事檔案，提高辦公效率，確保檔案工作的規(guī)范化和科學(xué)化，制定人事檔案歸檔制度是必不可少的。二、目的和意義1.目的：制定人事檔案歸檔制度的目的是為了確保人事檔案的有序管理，提高檔案的安全性和可查性，保護員工的合法權(quán)益，為組織的發(fā)展提供可靠的人力資源支持。2.意義：（1）保護員工的隱私權(quán)：人事檔案包含了員工個人的隱私信息，制定歸檔制度可以有效保護員工的隱私權(quán)，防止信息泄露和濫用。（2）提高辦公效率：規(guī)范的歸檔制度可以提高檔案的整理、檢索和利用效率，減少不必要的工作流程，節(jié)約人力資源。（3）為決策提供依據(jù)：人事檔案是組織決策的重要依據(jù)，制定歸檔制度可以確保檔案的完整性和準確性，為組織的決策提供可靠的依據(jù)。三、適用范圍本制度適用于組織內(nèi)所有與人事檔案有關(guān)的工作和人員，包括但不限于錄用、晉升、調(diào)動、離職等。四、檔案歸檔原則1.完整性原則：歸檔的檔案必須包含所有與該員工有關(guān)的必要信息，確保檔案的完整性。2.準確性原則：歸檔的檔案必須真實、準確地反映員工的個人信息和工作經(jīng)歷。3.保密性原則：歸檔的檔案必須保護員工的隱私權(quán)，嚴禁將檔案信息泄露給未經(jīng)許可的人員或單位。4.可查性原則：歸檔的檔案必須便于查找和檢索，確保檔案的高效利用。五、檔案歸檔程序1.登記歸檔：新錄用員工的檔案應(yīng)立即進行登記歸檔，包括個人基本信息、合同、考核、晉升及獎懲等內(nèi)容。2.分類歸檔：按照人員類別、崗位職務(wù)等因素對檔案進行分類歸檔，便于管理和查找。3.排序歸檔：按照時間先后順序?qū)n案進行排序歸檔，確保檔案的時效性和順序性。4.登記存檔：簽訂檔案借閱登記表，記錄借閱人、借閱時間、借閱目的和檔案信息等內(nèi)容，以備借閱查閱。5.檔案裝訂：對重要檔案進行裝訂，加強檔案的整體性和防護性。六、檔案保管措施1.物理保管：采取專用的檔案柜、檔案袋等物理設(shè)施進行保管，確保檔案的安全和完整性。2.電子保管：對電子檔案進行加密存儲，確保檔案的安全性和防止篡改。3.權(quán)限控制：對檔案的查閱和借閱進行權(quán)限控制，確保檔案的機密性和不被惡意使用。4.定期檢查：定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改，確保檔案的準確性和完整性。5.滅失備份：定期對檔案進行滅失備份，防止檔案遺失造成不可恢復(fù)的損失。七、檔案借閱管理1.登記借閱：借閱人在借閱檔案時應(yīng)填寫借閱登記表，并提供合理的借閱理由。2.審批借閱：借閱申請經(jīng)主管部門審批后方可出庫，確保借閱行為的合規(guī)性和合理性。3.限期歸還：借閱人按期歸還檔案，如有延期需及時辦理延期手續(xù)，逾期未歸還的檔案將追究責任。4.閱覽室管理：設(shè)立專門的檔案閱覽室，安排專人管理，保證借閱人能夠方便、快捷地查閱檔案。5.檔案銷毀：對于無需保留的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的期限進行銷毀，確保檔案的及時清理和更新。八、檔案安全措施1.防火防盜：對存放檔案的辦公區(qū)域進行防火和防盜措施，確保檔案的安全。2.定期備份：定期對檔案進行電子和物理備份，防止突發(fā)事件導(dǎo)致檔案遺失。3.灰塵防護：定期對檔案柜進行清潔和防塵處理，防止檔案出現(xiàn)污損。4.濕度控制：保持檔案存放區(qū)域的適宜濕度，防止檔案受潮和變形。5.蟲害預(yù)防：定期對檔案進行蟲害防治，確保檔案的安全和可用性。九、檔案歸檔的責任1.人事部門負責制定和宣傳檔案歸檔制度，監(jiān)督執(zhí)行情況。2.部門負責人負責本部門檔案的歸