人事部人事檔案規(guī)定管理（2篇）

人事部人事檔案規(guī)定管理所指的制度是人力資源部門對(duì)員工人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理和維護(hù)的一系列規(guī)則和準(zhǔn)則。人事檔案，包含了員工的基本信息、職業(yè)歷程、工作表現(xiàn)等相關(guān)數(shù)據(jù)，是人力資源管理活動(dòng)的關(guān)鍵部分。其管理規(guī)定旨在確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性，以及維護(hù)檔案的機(jī)密性和安全性。該管理規(guī)范通常涵蓋以下方面：1.歸檔規(guī)范：明確應(yīng)收集的員工資料類型，規(guī)定資料的數(shù)量、格式等標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案分類：設(shè)定檔案分類的準(zhǔn)則，如按姓名、職位、部門等，同時(shí)規(guī)定各類檔案的存儲(chǔ)位置。3.檔案檢索：建立有效的檢索系統(tǒng)，便于迅速定位和管理檔案。4.檔案保存與保護(hù)：規(guī)定檔案的保存方式、存儲(chǔ)媒介和存放位置，以保障檔案的安全和完整性。5.檔案借閱與返還：設(shè)定借閱檔案的流程、權(quán)限和期限，以及歸還檔案的程序和時(shí)間要求。6.檔案銷毀程序：制定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)程序，確保檔案的安全銷毀。通過(guò)這些管理措施，能夠提升檔案管理的效率和效果，保護(hù)員工信息的安全和保密性，同時(shí)為公司的整體人力資源管理提供有力的支持和參考依據(jù)。人事部人事檔案規(guī)定管理（二）一、人事檔案管理目標(biāo)與準(zhǔn)則1.管理目標(biāo)：旨在規(guī)范、統(tǒng)一人事檔案的管理，以提供有效的人力資源管理支持。2.管理準(zhǔn)則：完整性：確保人事檔案內(nèi)容全面、準(zhǔn)確、完整，涵蓋個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、表彰與處分等。保密性：對(duì)人事檔案實(shí)施嚴(yán)格保密控制，保護(hù)個(gè)人隱私及企業(yè)利益。便利性：優(yōu)化檔案存儲(chǔ)和檢索方式，提高管理效率。延續(xù)性：持續(xù)保管和維護(hù)人事檔案，保證其完整性和可用性。二、人事檔案的建立與完善1.建立時(shí)間：?jiǎn)T工入職時(shí)即建立人事檔案，包括簽訂勞動(dòng)合同、提交入職申請(qǐng)等相關(guān)材料。2.建立內(nèi)容：個(gè)人基本信息：如姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等。學(xué)歷與工作經(jīng)歷：包括學(xué)歷證書、工作經(jīng)歷證明、聘任文件等。培訓(xùn)記錄：記錄培訓(xùn)課程、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)時(shí)間等信息。獎(jiǎng)懲記錄：包括表彰獎(jiǎng)勵(lì)、紀(jì)律處分等記錄。其他：其他與員工工作和個(gè)人發(fā)展相關(guān)的材料，如任職資格證書等。三、人事檔案的保管與管理1.保管地點(diǎn)：人事檔案存放在專門的檔案室，確保安全、防火、防塵和濕度適宜。2.保管責(zé)任：人事部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任檔案保管責(zé)任人，負(fù)責(zé)檔案的存放、領(lǐng)用、歸還和銷毀等事務(wù)。3.檔案登記與借閱：檔案登記：對(duì)新建立的檔案進(jìn)行登記，包括檔案編號(hào)、名稱、存放位置等信息。檔案借閱：檔案保管責(zé)任人負(fù)責(zé)審核借閱申請(qǐng)，確保借閱檔案的安全和完整性。四、人事檔案的使用與查詢1.使用權(quán)限：僅授權(quán)人事工作人員在必要時(shí)使用人事檔案，禁止私自查閱或提供給外部人員。2.檔案查詢：授權(quán)人員可通過(guò)檔案查詢系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)檔案查詢和資料提取。3.檔案復(fù)印與歸還：查詢或提取資料后，需正確復(fù)印并及時(shí)歸還檔案。五、人事檔案的保密措施1.檔案保管：檔案室需具備防火、防盜等安全措施，防止檔案受損或丟失。2.訪問(wèn)權(quán)限：僅授權(quán)人員可訪問(wèn)人事檔案，并按權(quán)限等級(jí)進(jìn)行管理。3.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保檔案的安全性和可恢復(fù)性。六、人事檔案的維護(hù)與更新1.檔案維護(hù)：定期維護(hù)：檔案保管責(zé)任人定期進(jìn)行檔案整理、清理和維護(hù)，保證檔案的完整性和可用性。培訓(xùn)提升：加強(qiáng)人事工作人員的檔案管理培訓(xùn)，確保管理規(guī)定的有效執(zhí)行。2.檔案更新：當(dāng)員工工作、培訓(xùn)、任職等情況變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新人事檔案并記錄變更信息。七、人事檔案的銷毀1.銷毀條件：根據(jù)檔案保管年限和公司政策，達(dá)到規(guī)定年限的人事檔案可進(jìn)行銷毀。2.銷毀流程：檔案篩選：檔案保管責(zé)任人對(duì)即將銷毀的檔案進(jìn)行篩選，剔除重復(fù)、無(wú)效或過(guò)期檔案。銷毀審批：編制銷毀清單，經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。安全銷毀：按照公司