第七部分 商務活動

第七部分

商務活動第一章

理論指引一、商務活動的定義商務活動是指為了達到一定的商業(yè)目的而進行的各種投資、收購、兼并、重組、貿(mào)易、合作、會議、培訓、聚會、展覽、報告等活動的總和。二、商務活動的主要模式類型建設(shè)型商務活動模式防御型商務活動模式矯正型商務活動模式進攻型商務活動模式維系型商務活動模式二、商務活動的主要特點明確的目的性廣泛的社會傳播性高投資性利益驅(qū)動性嚴密的操作性周密的計劃性三、商務活動所產(chǎn)生的主要效應蝴蝶效應傳播效應整合效應多贏效應第三章

第1節(jié)商務旅行

學習目標：了解一般商務旅行、出國商務旅行、團體商務旅行的組織實施方法和流程，掌握辦理出國申請、護照、簽證的基本程序和具體要求，具備一般商務旅行、出國商務旅行、團體商務旅行組織和實施能力。工作情境設(shè)置天地公司一年前與美國紐約市嘉樂設(shè)備公司簽訂過引進設(shè)備的合同，最近對方又來電邀請前去考察，商定合作事宜，為此公司領(lǐng)導擬于2015年12月l0日派團到美國紐約市嘉樂設(shè)備公司參觀考察，考察組長為總經(jīng)理李開列，組員為各部門經(jīng)理、總經(jīng)理秘書和骨干員工共110人，在美考察時間需20天，由總經(jīng)理秘書陳好負責安排出行事宜。(一)制作商務旅行計劃

(二)了解出國的相關(guān)常識，辦好出國手續(xù)(三)安排預訂工作

（四）準備必需的文件資料及上司隨身攜帶的用品（五）預支差旅費（六）召開全體出訪人員預備會(七)與邀請單位聯(lián)系使其有所準備（八）出入境手續(xù)（九）旅途中秘書的工作（十）抵達目的地后秘書的工作商務旅行工作步驟及要求（一）制作商務旅行計劃秘書明確①出訪的內(nèi)容和重點②邀請者③參加出訪的人員、數(shù)量④希望邀請單位做哪些準備工作等首先要掌握公司差旅費用、交通、食宿等級標準范圍的有關(guān)規(guī)定及程序等。(1)確定出訪人員，進行編組，制成名單(2)出差的時間、啟程及返回的日期、接站安排。(3)出差的路線、終點及途經(jīng)地點和住宿安排。(4)會晤計劃（人員、地點、日期和時間）。(5)交通工具的選擇：飛機、火車、輪船、大巴或轎車。(6)需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料。(7)上司或接待人的特別要求。(8)上司旅行區(qū)域的天氣狀況。(9)行程安排、約會、會議計劃、會晤人員的名單及背景、會晤主題。（10）差旅費用，包括現(xiàn)金、兌換外幣、辦理旅行支票等。1、商務旅行計劃的內(nèi)容旅程表是按預定的日程表和上司的計劃要求、意見而制訂的。(1)時間、日期。

(2)地點。上司本次出差的目的地（包括中轉(zhuǎn)地點）；旅行過程中開展各項活動的地點、食宿地點等。(3)交通方式。

(4)事項。商務活動內(nèi)容，如訪問、洽談、會議、宴請娛樂活動以及私人事務活動等。(5)備注。記載提醒上司注意的事項，如抵達目的地需要中轉(zhuǎn)的中轉(zhuǎn)站或中轉(zhuǎn)機場，休息時間、飛機起飛時間，以及機場為旅客提供的特殊服務；如在國外，還應提醒在當?shù)匦枰⒁獾囊恍╋L俗習慣和禮儀等。旅程表除了旅行計劃外，還有必要的信息：團隊名稱、人數(shù)、旅館名、房間數(shù)、是否需要全程陪同以及其他特殊服務、所在地、電話號碼、當?shù)氐穆?lián)系人姓名、地址、電話號碼；會晤者名稱、企業(yè)名稱、所在地及電話號碼；海外出差時當?shù)氐闹袊笫桂^所在地及電話號碼等。2、制作旅行日程表××旅程表

團隊名稱：人數(shù)：注意事項(1)旅程表應一式三份（或幾份），一份存檔，一份給上司，一份給上司家屬。(2)安排日程時，在時間上要適當留有余地。(3)了解目的地的環(huán)境、氣候、街道等方面的情況，作為制作旅程表的參考。(4)對初訪地更要具體了解注意細節(jié)。(5)準備上司在不同場合的發(fā)言提綱可擬出幾種方案，制訂完后要向上司報告，選定最佳方案后，將其打印。1．出國常識：護照、簽證、黃皮書、時差⑴護照（身份證）在中國，護照的淵源可追溯到戰(zhàn)國時代。古代的中國人憑用竹簡、布帛、木板、金玉或紙張做成的“封傳”、“契”、“照碟”、“過所”、“符節(jié)”。“護照是一個國家的公民出入本國國境和在國外旅行或居留時，由本國發(fā)給一種證明該公民國籍和身份的合法證件。（二）了解出國的相關(guān)常識，辦好出國手續(xù)⑵簽證（出入證）簽證是一個主權(quán)國家在本國或外國公民所持的護照或其他旅行證件上的簽注、蓋則可看成是出入證。簽證一般可放在護照上，也可放在其他證件上。如前往未建交國家簽證，與護照同時使用。我國的簽證一般在護照上。⑶“黃皮書”（健康證）

“黃皮書”即“預防接種證書”，因其封面通常為黃色而得名。黃皮書的英文為（INTERNATIONALCERTIFICATEOFVACCINATION）。它是世界衛(wèi)生組織為了保障入出國境人員的人身健康，防止某些疾病傳染流行所要求的證明。⑷時差

國際上規(guī)定，以英國格林威治時間（GMT）為標準時間。這樣兩個半球就分為東八區(qū)和西八區(qū)，東八區(qū)時間比GMT早，西八區(qū)時間比GMT晚。調(diào)整時差對于乘坐國際航班的旅行者都是必不可少的。通俗的計算方法是以經(jīng)線劃分，即格林威治以東，每15度+1小時，格林威治以西，每15度減1小時。主要國家時差表出國手續(xù)(1)撰寫出國申請(2)辦理護照(3)辦理簽證(4)辦理《國際預防接種證書》(5)辦理出境登記卡(6)辦理保險

2、辦好出國手續(xù)訂票影響交通方式選擇的主要因素

A、上司要去哪里，是國內(nèi)旅行還是國際旅行。B、上司旅行的原因。上司出訪可能需要攜帶樣品、材料或信息等。C、上司停留的時間長短。對短期停留，需考慮旅行的速度。D、是否參加團體旅行。團體旅行可能意味著不同的選擇方式。E、旅行費用。要受到預算或費用約束。F、企業(yè)旅行政策。根據(jù)公司的規(guī)定，不同職級人員出差，可以乘坐的交通方式不同。G、上司的個人喜好。了解上司喜歡何種交通方式。(三)安排預訂工作訂房注意事項

A、根據(jù)公司規(guī)定，弄清上司出差應享受的待遇。B、訂房時要考慮上司的個人愛好和習慣。C、保證預訂。如果預訂需要有保證或確定，秘書要事先聲明，以便旅館為你保留房間。D、了解結(jié)賬時間。詢問旅館的結(jié)賬時間，并將其放在上司攜帶的備忘錄里。如果是與某人直接聯(lián)系，需弄清此人姓名和預訂號碼，以防萬一。E、了解房間位置。要根據(jù)上司的要求預訂，房間盡量不要在一樓。并且最好住有足夠安全保障的旅館，如房門有鎖死插銷、提供代客泊車業(yè)務、電話號碼保密服務等。F、提前取消預定。如果要取消預定，應在旅館結(jié)賬前通知對方，否則就要付當天的費用。（四）準備必需的文件資料

及上司隨身攜帶的用品常用商務旅行物品清單商務活動文件資料（秘書準備）差旅相關(guān)資料（秘書準備）辦公用品（秘書／領(lǐng)導準備）團隊文件（秘書準備）個人物品（秘書／領(lǐng)導準備）

談判提綱合同草案協(xié)議書演講稿有關(guān)討論問題的信件備忘錄日程表科技、產(chǎn)品資料公司簡介對方公司相關(guān)資料目的地交通圖旅行指南請柬介紹信通信錄對方的向?qū)藕諝v世界各地時間表所到國（地）的背景資料所到國家或地區(qū)的文化、習俗、禮節(jié)等常識

筆記本電腦光盤或U盤微型錄音機或錄音筆照相機／攝像機文件夾筆、筆記本公司信封及信紙手機名片隊員名冊：隊員房間分配表；旅游手冊；通訊錄護照簽證黃皮書身份證機票等

護照簽證身份證替換衣物洗漱用品急救藥品旅行箱車船票、機票現(xiàn)金、信用卡、支票團隊旅行成員名單樣表編號姓名性別年齡籍貫證件號碼客房分配號碼附注1

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秘書為出國旅行團的領(lǐng)隊（他的上司）準備的文件確認表（五）預支差旅費秘書人員要填寫申請?zhí)崛☆A支差旅費。差旅費一般包括往返及當?shù)氐慕煌ㄙM、住宿費、餐費，以及其他可能的活動經(jīng)費。差旅費的攜帶方式可以是現(xiàn)金或旅行支票。了解外匯信息，辦理兌換外幣。（六）在出訪前召開全體出訪人員預備會內(nèi)容：強調(diào)此行的目的、要求；介紹并說明準備工作的進展情況．如人數(shù)、交通工具；對旅行目的地風土人情、衣、食、住、行的說明與介紹；提醒攜帶的個人必備品；有關(guān)團隊標志、出訪方案和日程安排表的分發(fā)；領(lǐng)隊及所有成員的自我介紹；出發(fā)當天的集合方式、地點、時間和交通工具，班機和起飛時間等。(七)與邀請單位聯(lián)系使其有所準備（八）出入境手續(xù)出入境手續(xù)1、邊防檢查2、海關(guān)檢查3、安全檢查4、健康檢疫（九）旅途中秘書的工作1、負責攜帶、照看相關(guān)物品2、聽從上司安排，及時與公司保持聯(lián)系，協(xié)助處理相關(guān)事務3、照顧上司飲食起居，確保商務旅行的順利進行在出發(fā)之前應準備一些藥品，如暈車藥、清涼油、人丹等，以備急用。（十）抵達目的地后秘書的工作1、抵達目的地后，如果無人接站，秘書一方面要招呼出租車或者引導上司去預訂的酒店；另一方面，要檢查和帶好行李，以防丟失。在一切安排妥當之后，要和對方公司聯(lián)系人取得聯(lián)系。如果抵達目的地之后，對方公司派人接站，此時秘書應自覺地讓上司走在前面，并主動為雙方作介紹，對于表示感謝等話語，應由上司來說。2、如果對于事前預訂的酒店對于工作不便，此時秘書要請示上司，得到上司允許后，對酒店進行調(diào)整。確保酒店的路程距離、條件等各方面都有利于工作。3、一旦在酒店住下后，秘書要迅速了解酒店周圍的交通、郵電、醫(yī)院等情況，已備不時之需。4、一切安排妥當之后，秘書征求上司意見，看是否要將上司所住的酒店、聯(lián)系方式等告知公司和上司的家屬，以便取得聯(lián)系。第2節(jié)開放參觀活動學習目標：了解開放參觀活動準備與接待工作的基本方法、基本程序和具體要求，掌握開放參觀活動的組織和實施能力。工作情境設(shè)置天地公司一年前與美國紐約市嘉樂設(shè)備公司簽訂過引進設(shè)備的合同，最近對方又來電邀請前去考察，商定合作事宜。公司領(lǐng)導于2016年12月l0日率團到美國后，美國紐約市嘉樂設(shè)備公司于第二天舉行了開放參觀活動，不僅熱情邀請了我方代表團參觀，而且還熱情邀請公司總經(jīng)理秘書陳好協(xié)助組織開放參觀活動事宜。一、制訂開放參觀活動的策劃方案1、確定開放參觀活動的主題①擴大組織的知名度，提高美譽度；②促進組織的業(yè)務拓展；③和諧組織與社區(qū)的關(guān)系；④增強員工或家庭的自豪感。2、確定邀請對象一般性參觀經(jīng)常邀請員工家屬或一般市民等；特殊參觀經(jīng)常邀請與本組織有上下級關(guān)系、經(jīng)濟利益的團體和公眾，如：行政主管部門、同行業(yè)領(lǐng)導和專家、媒體記者等。二、安排開放參觀的內(nèi)容原則：①能引起參觀者的興趣；②能保證參觀者的安全；③對組織的正常工作干擾小參觀的內(nèi)容：1．情況介紹，包括口頭介紹、書面介紹（宣傳小冊子）和影像（電影、錄像片或幻燈片）介紹2．現(xiàn)場觀摩，讓參觀者參觀工作現(xiàn)場生產(chǎn)經(jīng)營設(shè)備和工藝流程；廠區(qū)環(huán)境或營業(yè)大廳；員工的教育和培訓設(shè)施；組織的科技開放（實驗）中心；組織的服務、娛樂、福利、衛(wèi)生等設(shè)施3．實物展覽企業(yè)可以開放參觀組織的成果展覽室，可以陳列資料、模型、樣品等實物4、選擇開放參觀的時機最好安排在一些特殊的日子里，如周年紀念日、重大的節(jié)假日、開業(yè)慶典、社區(qū)節(jié)日等。5、做好宣傳工作參觀前，可準備一份簡明的說明書，發(fā)給參觀者，或放映電影：錄像片進行介紹。6、做好解說與接待工作①挑選并培訓導游或解說人員；②設(shè)立接待服務站：③準備特殊的參觀用品；④準備禮品或紀念品。二、開放參觀活動的操作流程1、準備工作①準備與寄發(fā)請柬；②準備接待班子；③為來賓準備休息服務處：④準備持殊的參觀用品，如衛(wèi)生服、安全帽等；⑤準備茶水飲料；⑥準備贈送的禮品和紀念品：⑦準備介紹材料，如宣傳小冊子。(2)賓客到達后熱情引導接待①放映視聽材料②觀看模型③引導觀摩實物④中途休息服務⑤贈送紀念品⑥征求意見3、做好歡送工作第3節(jié)商務會見、會談學習目標：了解掌握商務會見、會談的過程中秘書的工作程序和和基本要求，能夠組織和實施商務會見、會談。工作情境設(shè)置天地公司一年前與美國紐約市嘉樂設(shè)備公司簽訂過引進設(shè)備的合同，最近對方又來電邀請前去考察，商定合作事宜。公司領(lǐng)導率團于2016年12月l0日到達美國后，受到美國紐約市嘉樂設(shè)備公司領(lǐng)導的熱情接待，經(jīng)過參觀考察并請示上級領(lǐng)導后，我方公司代表一致覺得可以進一步合作。為此總經(jīng)理李開列決定專程會見美國紐約市嘉樂設(shè)備公司總經(jīng)理湯姆，初步商談合作事宜，由總經(jīng)理秘書陳好負責安排會見事宜。一、首先區(qū)別會見與會談的概念1、會見會見（meet），國際上一般稱接見或拜會。凡身份高的人士會見身份低的，或是主人會見客人，稱為接見或召見；凡身份低的人士會見身份高的，或是客人會見主人，稱為拜見或拜會。中國統(tǒng)稱召見。接見和拜會后的回訪，稱回拜。見可分為禮節(jié)性的、政治性的和事務性的，或兼而有之。2、會談會談（talk），是指雙方身份、地位對等的會見并討論一些具體問題。會見是禮儀性的，一般不討論具體問題。會談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強，商務會談則主要洽商有關(guān)公司商務或商業(yè)合約，與商務談判相比，形式較為隨意，氣氛較為寬松。領(lǐng)導人出面會見客人，往往就為正式會談定下基調(diào)或創(chuàng)造條件二、會見與會談的工作流程1、收集對方的相關(guān)資料(1)對方求見的目的。(2)對方求見的對象。(3)對方相關(guān)的社會背景，如禮儀、習俗、禁忌等。(4)對方參加會見（會談）的人數(shù)、姓名、職務等。(5)主要求見人（對方主談人）的詳細資料等。2、準確掌握會見與會談的時間、地點和雙方參加人員名單（1）會見的時間和地點一般禮節(jié)性的會見可安排在客人到達后的第二天或宴請之前；其他會見則根據(jù)實際安排進行。（2）會談的時間和地點會談的時間一般應先征求對方的意見。地點一般安排在客人所住的賓館會議室。3、通知主客雙方參加會見與會談的人員(1)主方接見人。(2)主方陪同人。(3)主要會談人。(4)其他相關(guān)會談人員。(5)客方參加會見與會談的人員。如果有外籍人士參加，需安排相關(guān)翻譯人員4、場所的布置及座位安排

(1)場所的布置調(diào)節(jié)好充足且適宜的光線選擇能夠?qū)θ藗兊男睦懋a(chǎn)生溫暖、柔和、溫馨感覺的顏色18℃～2l℃的溫度和40%～60%的空氣相對濕度比較適合人體有較好的隔音和抗噪聲干擾設(shè)施，墻壁內(nèi)應裝有消音設(shè)備保持衛(wèi)生與清潔布置合理并有一定的藝術(shù)品位檢查擴音器聲音是否清晰、電源插座與桌子的距離是否合理場所周圍還應具有完好的通訊、傳真、復印設(shè)備及必要的文具（2）會見的座次安排“主左客右”的原則（2）會談的座位安排多邊會談采用圓桌或擺成方形。小范圍的會談也可像會見一樣，不用長桌，只有高沙發(fā)，雙方席位安排與會見安排相同。雙邊會談時，賓主相對而坐，以正門為準。8、雙方會見與會談過程主方請客方首先落座，也可以雙方同時落座，主方不可先行落座。相關(guān)人員不得交頭接耳，不得隨意翻閱與會談和會見無關(guān)的其他相關(guān)資料，也不能隨意打斷別人發(fā)言，并且不能隨意進出會場。會見與會談期間，除相關(guān)參與者、翻譯人員、會議記錄人員外，其他工作人員安排就緒之后應退出會場。秘書人員應準備相關(guān)飲料和茶水9、會見與會談記錄如實記錄會見與會談過程，及時作好相關(guān)總結(jié)，作好會見和會談紀要，并填寫會見與會談情況匯報表。10、送別結(jié)束之后，主人送客人至車前或門口握手送別，目送客人離去后才可回到室內(nèi)。要及時清理會場及清退回收相關(guān)重要文件，尤其需要注意的是涉及公司機密的文件要及時保存。三、會見與會談的注意事項1、技術(shù)（1）了解相關(guān)政策和規(guī)定（2）客觀全面地準備資料會談對方的個人資訊、談判風格和談判經(jīng)歷；會談對方在政治、經(jīng)濟以及人際關(guān)系方面的背景情況；會談對方的會談方案；會談對方的主要商務伙伴、對頭。2、禮儀(1)表情自然，語氣親切得體(2)善于聆聽對方談話，不輕易打斷別人的發(fā)言。不要講刺激性、挑釁性語言，不能不辭而別。(3)使用禮貌語言第4節(jié)商務談判

學習目標：了解商務談判的含義、特征、要素、談判的原則和基本過程、各個階段的主要策略，能夠運用商務談判常識組織和實施商務談判。工作情境設(shè)置天地公司一年前與美國紐約市嘉樂設(shè)備公司簽訂過引進設(shè)備的合同，最近對方又來電邀請前去考察，商定合作事宜。公司領(lǐng)導率團于2016年12月l0日到達美國后，受到美國紐約市嘉樂設(shè)備公司領(lǐng)導的熱情接待。2016年12月l1日參觀考察，2016年12月l2日我方公司代表總經(jīng)理李開列專程會見美國紐約市嘉樂設(shè)備公司總經(jīng)理湯姆，初步商談合作事宜，基本達成統(tǒng)一意見，但就某些問題還有不同意見，雙方定于2016年12月l5日時進行談判，由總經(jīng)理秘書陳好負責安排談判事宜。工作步驟及要求一、了解商務談判的基本常識1、商務談判的定義商務談判，是指人們?yōu)榱藵M足各自的需要、協(xié)調(diào)彼此之間的利益關(guān)系而在一定時空條件下通過協(xié)商對話達成交易的行為和過程，它是由談判利益主體的需求驅(qū)動而引發(fā)的，談判各方是既合作又競爭的關(guān)系。2、商務談判的要素商務談判要素地點參與者時間策略與技巧3、談判的基本原則1)輕立場，重利益2)對事不對人3)努力尋找各得其所的解決之道二、商務談判前的準備工作（一）信息的準備1)市場信息①供給信息②需求信息③供求關(guān)系④競爭者2)對手信息①對手資信情況②對方談判實力的信息3）環(huán)境信息包括法律規(guī)定、歷史、風俗、物產(chǎn)、政治制度、商業(yè)慣例、宗教信仰、天文地理（二）人員的準備1)人員準備的原則①知識互補②個性協(xié)調(diào)③具有法律效力2)商務談判人員特定的要求①知識要求包括商務知識、技術(shù)知識、人文知識②能力要求包括思維能力、觀察能力、理解能力、分析能力、表達能力、解決問題的能力、應變能力③素質(zhì)要求包括自信心、自制力、頑強柔韌、平等尊重。3）商務談判人員的組織準備①組織的規(guī)模。3—5人比較理想，一般不要超過7人。②組織的結(jié)構(gòu)。談判團隊一般應該由技術(shù)人員、商務人員、法律人員、財務人員、翻譯人員、記錄人員、談判領(lǐng)導構(gòu)成（三）方案的準備1)談判方案準備的原則①準確簡明②抓大放?、垤`活性與原則性兼顧2)談判議題和目標的準備①談判之前必須先明確問題，即明確雙方可能會在哪些方面對立，在哪些方面具有共同利益，問題的焦點在哪里，對方的可能立場和利益是什么，我方的立場和利益如何②談判目標都應該設(shè)置三個層次，即最高目標、可接受目標、最低目標3）談判議程的準備①日期和時間②談判議題的順序安排③通則議程與細則議程的內(nèi)容通則議程是談判雙方共同執(zhí)行的談判日程安排，可以由一方先提出，后經(jīng)雙方協(xié)商同意后共同執(zhí)行。通則議程的內(nèi)容：談判的參與人員名單，其中人員的職務和人數(shù)是關(guān)鍵；談判起止時間，如果是多日的談判，包括各個分階段時間的安排；雙方談判討論的中心議題，尤其是第一階段談判的安排；列入談判范圍的各種問題及問題談判的順序；談判地點及招待事宜。細則議程是參加談判策略的組成部分，是己方人員的談判行動指導書，是不對外的。細則議程內(nèi)容：談判中統(tǒng)一的口徑，如發(fā)言的觀點、文件資料數(shù)據(jù)的說明解釋；談判過程中可能出現(xiàn)的各種情況的預測和對策安排；己方發(fā)言的策略，何時提出問題，提出什么問題，向何人提問，誰來提問，誰來補充，誰來回答對方問題，誰來反駁對方進攻；什么情況下要求休會；準備一些什么樣的借口以回絕對方可能提出的難題；談判人員更換的事先安排；己方談判時間的策略安排；對方談判人員的興趣愛好、特長、家庭情況、性格弱點等可利用的個人資料。（四）談判場所的準備1)談判地點主場、客場、中場首先選擇主場，雙方都有主場的愿望時選擇中場2)談判會場①公共區(qū)域：寬敞、明亮、通風②主談室：舒適、談判的私密性、談判的便利性3）單方使用的休息室一是休息；二是內(nèi)部磋商。設(shè)在主談室附近，對私密性的要求更高，不裝竊聽器座位安排國際慣例以右為上，雙方座位以1．2—2．1米為宜會見與會談人數(shù)較多用空心式字形三、商務談判策略1）調(diào)控客觀因素溫度、濕度、通風、光照、桌椅及其擺放、座位的安排、音響效果等2）調(diào)控主觀因素接待規(guī)格標準、接待態(tài)度、寒喧的語氣等3）營造氣氛的常用方法①寒喧②非實質(zhì)性的、雙方都感興趣的、容易引起共鳴的話題4）談判開局氣氛策略①稱贊法②幽默法③沉默法（一）、營造有利的談判氣氛（二）商務談判策略⑴一致式開局策略即以協(xié)商、肯定的方式，創(chuàng)造或建立起談判的“一致”感覺。⑵保留式開局策略即對談判對手提出的關(guān)鍵性問題不作徹底的、確切的回答，而是有所保留，從而給對手造成神秘感，以吸引對手步入談判。⑶坦誠式開局策略即以開誠布公的方式向談判對手陳述自己的觀點或想法，從而為談判打開局面。⑷進攻式開局策略即通過語言或行為來表達己方強硬的姿態(tài)，從而獲得對方必要的尊重，并借以制造心理優(yōu)勢，使談判順利地進行下去。⑸挑剔式開局策略即開局時到內(nèi)疚，從而達到營造低調(diào)氣氛進攻式開局策略也可對對方的某項錯誤或禮儀失誤嚴加指責迫使對方讓步的目的。1、商務談判開局策略（1）商務談判磋商準則A、把握氣氛的準則即保護已經(jīng)營造出來的良好的合作氣氛。B、次序邏輯準則雙方要通過磋商確定幾個重要的談判議題，按照其內(nèi)在邏輯關(guān)系排列先后次序，然后逐題磋商。C、掌握節(jié)奏準則磋商階段的談判節(jié)奏要穩(wěn)健，不可過于急促。雙方開始磋商時節(jié)奏要相對慢些，關(guān)鍵性問題涉及雙方根本利益，需要花費較多的時間。D、溝通說服準則首先，雙方要善于溝通，這種溝通應該是雙向的和多方面的。其次，雙方要善于說服，要充滿信心去說服對方，讓對方感覺到你非常感謝他的協(xié)作，而且你也非常樂意努力幫助對方解決困難。2、商務談判磋商階段的策略1）報價a、先報價策略：適合己方掌握信息優(yōu)勢，成交彈性較大的情況。b、無所謂先后策略：適用于雙方實力相當c、后報價策略：符合己方是外行，掌據(jù)交易標的物的信息少于對方，成交彈性較小等情況時。2）確定報價高開價是基本原則，高不是價格的高，而是目標的高。3）還價不要干擾對方報價，認真聽取，確認難確無誤。不急于還價，要求解釋，拿出根據(jù)，從中尋找破綻和反擊的切入點，利用原則談判法堅持客觀標性的原理讓對方重新報價，盡量不提出自己的報價，盡量避免給對方自己的底價，這意味著己方從未作出任何讓步最后提出自己的報價，并在此基礎(chǔ)上與對方討價還價。理論上的最后成交價應該是雙方報價之和的二分之一左右（2）商務談判的報價策略1）讓步的原則和要求a、維護整體利益；b、明確讓步條件；c、選樣好讓步時機；d、確定適宜的讓步幅度；e、不要承諾作出與對方同等幅度的讓步；f、在讓步中講究技巧g、不要輕易向?qū)Ψ阶尣?；h、每次讓步后要檢驗效果2）己方讓步實施策略互利互惠的讓步策略、予之遠利、取之近惠的讓步策略、絲毫無損、希望對方諒解的讓步策略。3）迫使對方讓步的策略情緒爆發(fā)策略、吹毛求疵策略、紅白臉策略、得寸進尺策略、聲東擊西策略。4）阻止對方進攻的策略受限制策略（即“權(quán)力受限”和“資料受限”）、疲勞策略、以遲為進策略（3）商務談判讓步策略方法有：理性對待談判僵局；避重就輕（即暫時放下這個問題，轉(zhuǎn)而先洽商其他條款）、運用休會策略改變談判環(huán)境（雙方通過游玩、休息、私下接觸，清除隔閡，也可以不拘形式地就僵持的問題繼續(xù)交換意見）；調(diào)整談判人員。（4）處理談判僵局的策略（1）促成交易方法有最后期限法、暗示法、只剩站票法即SRO促成法、場外交易法。（2）做好最后的讓步A、掌握最后讓步的時間主要部分在最后期限之前作出，以便讓對方有足夠的時間品味；次要部分作為最后的“甜頭”，安排在最后時刻作出。B、最后讓步的幅度：能夠滿足對方上司的地位和尊嚴要求的讓步。C、不忘最后獲利即指在簽約之前，突然漫不經(jīng)心地提出一個請求，要求對方作一點小小的讓步。（3）做好成交的善后工作A、慎重對待協(xié)議：要逐字逐句地斟酌協(xié)議，最后要有法律專家，要有諳熟法律的人士的幫助和把關(guān)，還要對方注意對照和確認。B、以積極、肯定的語言結(jié)束談判3、商務談判成交階段的策略（四）注意事項

1、實質(zhì)性的話題不宜在開局進行。2、營造適宜的談判氣氛的方法的本質(zhì)是談論對方容易認同、能夠產(chǎn)生好感的非實質(zhì)性話題。3、由于商業(yè)慣例和討價還價的原因，報價和還價一定要高目標，否則會很被動。4、買賣雙方估價矛盾源于依據(jù)的不同，因此，需要從對方估價依據(jù)的角度去說服對方。第5節(jié)簽字儀式

學習目標：了解簽字儀式的組織實施方法和程序，能夠組織和實施簽字儀式。工作情境設(shè)置天地公司一年前與美國紐約市嘉樂設(shè)備公司簽訂過引進設(shè)備的合同，最近對方又來電邀請前去考察，商定合作事宜。公司領(lǐng)導率團于2016年12月l0日到達美國后，受到美國紐約市嘉樂設(shè)備公司領(lǐng)導的熱情接待。雙方于2016年12月l5日時進行談判，達成了統(tǒng)一意見。由中方代表主辦，在威尼斯大酒店舉行與美國紐約市嘉樂設(shè)備公司合作的簽字儀式，由總經(jīng)理秘書陳好負責安排簽字事宜。一、簽字儀式的準備（一）布置好簽字廳

簽字廳：常設(shè)專用會議廳、會客室，地毯鋪滿房間。莊重、整潔、清靜

簽字桌：室內(nèi)一般鋪紅地毯，橫放一張正規(guī)的簽字桌----長桌，桌上鋪設(shè)深綠色絨毯臺布，擺放待簽合同文本、簽字筆等簽字時所用的文具。桌子正中擺放鮮花。涉外簽字活動中，簽字桌上還應插放相關(guān)國家的國旗。簽字桌后墻上可貼上會標，如“××××簽字儀式”

坐椅：簽署雙邊性合同時，可放置兩把坐椅。簽署多邊性合同時可以僅放一把坐椅，供各方簽字人簽字時輪流就座，也可以為每位簽字人各提供一把坐椅。簽字人在就座時，一般應當面對正門。（按照國際慣例主方在左，客方在右）

（二）座次安排(1)簽署雙邊性合同(2)簽署多邊性合同（三）準備合同文本應由舉行簽字儀式的主方負責準備待簽合同的正式文本。主方會同有關(guān)各方一道指定專人，共同負責合同文本的翻譯、校對、定稿、印刷、裝訂、蓋火漆印。待簽合同文本的要求：(1)待簽的合同文本通常按大八開的規(guī)格裝訂成冊，用高檔白紙精心印制而成，封面應一般選擇真皮、金屬、軟木等高檔材質(zhì)印制。按常規(guī)合同文本上正式簽字的有關(guān)各方，均提供一份待簽的合同文本還可再向各方提供一份副本。(2)簽署涉外商務合同①按照國際慣例，待簽的合同文本，應同時使用有關(guān)各方法定的官方語言。此外，亦可同時并用有關(guān)各方法定的官方語言。②在準備合同文本過程中，應對條款內(nèi)容進行認真細致的核對。③注意遵守相關(guān)法律、法規(guī)。④符合商務交往中的慣例及常識。（四）

準備簽字用具（五）準備國旗國旗需插放在該方簽字入座椅的正前方（六）準備簽字人員的服飾出席簽字人：簡約、莊重，切不可摩登前衛(wèi)或者是標新立異。應當穿著具有禮服性質(zhì)的深色西裝套裝、中山裝套裝或西裝套裙，并且配以白色襯衫與深色皮鞋，男士還必須系上單色領(lǐng)帶，以示正規(guī)。

秘書人員以及禮儀人員：穿自己的工作制服，或是旗袍一類的禮儀性服裝。二、簽字儀式的程序（一）主持人宣布簽約儀式開始（二）簽字人正式簽署合同文本——名列首位（三）簽字人正式交換已經(jīng)有關(guān)各方正式簽署的合同文本各方簽字人應該起立并誠摯地握手，互致祝賀，并相互交換方才用過的簽字筆，以留作紀念。全場人員應熱烈鼓掌。（四）共飲香檳酒互相道賀（五）雙方簡短致詞后合影留念（六）退場有序應由雙方最高領(lǐng)導和客方先退場，然后東道主再退場。整個簽約儀式以半小時為宜。第5節(jié)新聞發(fā)布會

學習目標：了解新聞發(fā)布會的組織實施方法和工作程序，能夠組織和實施新聞發(fā)布會。工作情境設(shè)置2016年12月l8日天地公司與美國紐約市嘉樂設(shè)備公司在威尼斯大酒店隆重舉行了合作的簽字儀式，這是公司正式與世界500強公司攜手合作的開始，公司領(lǐng)導覺得應該把有關(guān)新聞媒體邀請到一起，宣傳這一重大消息，并借此機會提高公司的美譽度，搞好與新聞界的關(guān)系，由總經(jīng)理秘書陳好負責組織新聞發(fā)布會的有關(guān)事宜。

一、新聞發(fā)布會的準備工作

1、確定新聞發(fā)布會的主題①說明性主題如企業(yè)推出新產(chǎn)品、企業(yè)經(jīng)營方針的改變等，主要是對外宣布決定。②解釋性主題如企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)了問題，企業(yè)出現(xiàn)了重大事故等，主要是對所發(fā)生的事件進行解釋。注意事項：第一，主題應有較大的新聞價值。企業(yè)新聞發(fā)布會的主題有以下幾種：新產(chǎn)品開發(fā)、企業(yè)經(jīng)營方針的改變、企業(yè)首腦或高級管理人員的變更、新工廠的上馬或舊工廠的擴建、企業(yè)合并、企業(yè)創(chuàng)立周年紀念日、企業(yè)的產(chǎn)品獲獎、與企業(yè)相關(guān)的重大責任事故的發(fā)生等。第二，新聞主題要單一。2、新聞發(fā)布會標題的選擇

(1)避免使用新聞發(fā)布會的字樣企業(yè)發(fā)布會的名字為：“××信息發(fā)布會”或“××媒體溝通會”(2)最好在發(fā)布會的標題中說明發(fā)布會的主旨內(nèi)容如“××企業(yè)2005新品信息發(fā)布會”。(3)通常需要明確會議舉辦的時間、地點和主辦單位(4)有時可選擇一個具有象征意義的標題主題加副題如“海闊天空——五星電器收購青島雅泰信息發(fā)布會”。3、新聞發(fā)布會時機的選擇

(1)公司及產(chǎn)品（服務）己成為公眾關(guān)注問題的一部分。(2)公司或其成員已成為眾矢之的。(3)新產(chǎn)品上市。(4)開始聘用某大牌明星做自己的廣告模特或代言人。(5)公司人員重大調(diào)整。(6)公司擴大生產(chǎn)規(guī)模。(7)公司取得最新記錄的銷售業(yè)績等等。4、新聞發(fā)布會時間的確定

應盡量避開節(jié)假日和重大社會活動報社一般在周一或周五舉行例會，因此，周二至周四通常較合適。最好將時間安排在上午10時或下午3時，總時間1小時左右為佳，盡量不超過2小時。有一些以晚宴酒會形式舉行的重大事件發(fā)布，也會邀請記者出席。但應把新聞發(fā)布的內(nèi)容安排在最初的階段，至少保證記者的采訪工作可以比較早的結(jié)束，確保媒體次日發(fā)稿。

5、地點的選擇與場地的布置

可考慮在本單位所在地、事件發(fā)生地、當?shù)刂馁e館與會議廳召開。場地可以選擇戶外（事件發(fā)生的現(xiàn)場，便于攝影記者拍照），也可以選擇在室內(nèi)。根據(jù)發(fā)布會規(guī)模的大小，室內(nèi)發(fā)布會可以直接安排在企業(yè)的辦公場所或者選擇酒店。酒店有不同的星級，從企業(yè)形象的角度來說，重要的發(fā)布會宜選擇五星級或四星級酒店?，F(xiàn)場布置需要營造出一個與行業(yè)相匹配，還要考慮地點的交通便利與易于尋找，包括離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否方便。還須考慮：①會議廳容納人數(shù)，主席臺的大小，投影設(shè)備，電源，布景，胸部麥克風，遠程麥克風，相關(guān)服務，住宿、酒品、食物、飲料的提供，價錢是否合理，有沒有空間的浪費。②背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方。③外圍布置如門外橫幅、豎幅、飄空氣球、拱形門等是否允許布置，當?shù)厥腥葜鞴懿块T是否有規(guī)定限制等。6、對象的邀請

主題大小、輕重決定了所邀請記者范圍。1、專業(yè)性較強的新聞發(fā)布會應當邀請專業(yè)媒體參加；2、考慮媒體的知名度和影響力；3、邀請的記者“類別”要齊全，報刊、電臺、電視臺的新聞媒體皆覆蓋，文字、攝影、攝像皆俱全。此外，廣告公司、客戶、同行等也是受邀請的對象。發(fā)布會應該發(fā)出正式的邀請。請柬應提前3～5天送出，請柬上應說明舉行記者招待會的目的、日期、地點、單位名稱及聯(lián)系電話。會前一兩天電話落實。7、發(fā)言人和主持人的挑選

組織的“形象代表”。主持人一般由主辦單位公關(guān)部門負責人、辦公室主任、單位副職領(lǐng)導擔任。發(fā)言人一般應由單位正職領(lǐng)導擔任。如果是公布某項新產(chǎn)品或新技術(shù)，相關(guān)方面的負責人和技術(shù)人員也應出席，發(fā)言人旁邊可配設(shè)助理人員。一名優(yōu)秀的發(fā)言對本組織的情況應了如指掌，面對記者的提問時能夠應對自如、游刃有余。8、發(fā)布會材料的準備

一是準備主要發(fā)言人的發(fā)言提綱、回答提綱、發(fā)言人的背景資料介紹（應包括頭銜、主要經(jīng)歷、取得成就等）和報道提綱（可事先將報道重點、有關(guān)的數(shù)據(jù)、資料編印出來，作為記者采訪報道的參考資料）；二是制定會議議程；三是準備一些輔助材料，如新聞事件的背景資料、政策法規(guī)的說明材料、證人證詞、公司宣傳冊、產(chǎn)品說明資料（如果是關(guān)于新產(chǎn)品的新聞發(fā)布的話）、企業(yè)新聞負責人名片、紀念品（或紀念品領(lǐng)用券）等，還有圖片、實物、模型、錄像、光碟等，目的是增強發(fā)言人的講話效果，加深與會者對會議主題的認識和理解，還可準備空白信箋、筆，以方便記者記錄。9、經(jīng)費預算

應根據(jù)新聞發(fā)布會的規(guī)格和規(guī)模制訂費用預算，并留有余地，以備急用。費用項目一般有：場地租用費、會議布置費、交通費、住宿費、音像器材、印刷品、郵電費、文具用品、禮品、茶點或餐費等。10、組織記者參觀的準備必要時給記者創(chuàng)造實地采訪、攝影、錄像等機會，增強記者對會議的感性認識，同時應安排好接待、介紹工作。11、模擬預演

在新聞發(fā)布會舉行前一天，從組織者到發(fā)言人．從接待人員到服務人員都要接受“模擬訓練”。圍繞主題，設(shè)想記者可能提出的各種問題，尤其是那些刁難的問題。這樣有利于發(fā)言人有充足的臨場準備，有利于更好地樹立組織形象。二、新聞發(fā)布會進程的控制1、簽到與分發(fā)資料簽到簿可包括來賓編號、姓名、單位、職務、聯(lián)系電話、地址等項目。2、禮貌接待，引導入座3、主持人宣布發(fā)布會開始應先由主持人介紹新聞發(fā)布會的基本情況，并向記者介紹出席新聞發(fā)布會的有關(guān)人士。4、發(fā)言人講話并接受記者提問發(fā)言人發(fā)布有關(guān)新聞；發(fā)布完畢后，由記者開始提問，發(fā)言人及有關(guān)人士答問；回答記者提問時，應充分地、準確地向記者提供有關(guān)信息，但對涉及保密和不宜發(fā)表透露的問題，應婉轉(zhuǎn)地向記者解釋；同時，對記者提出的一些敏感又回答不了的提問時，通?？刹扇h繁就簡的方式回答5．發(fā)布會結(jié)束由主持人宣布會議結(jié)束。6、會后專訪安排記者專訪也是新聞發(fā)布會的重要環(huán)節(jié)，會后專訪應留給那些主流的媒體，尤其是非常注重新聞時效性的電視記者或者日報記者。專訪通常會被記者認為挖掘獨家信息和深度素材的好機會，因此，要把這樣的時間留給最有價值的媒體。7、其他活動會議結(jié)束后可組織來賓合影留念。還應由專人陪同記者參觀考察，給記者創(chuàng)造實地采訪、攝影、錄像等機會，增加記者對會議主題的感性認識。還可舉行茶會和酒會，以便于個別記者能夠單獨提問，并能融洽和新聞界的關(guān)系。三、新聞發(fā)布會的善后工作1、收拾整理會場主要包括收拾好設(shè)備、道具與用品，收集會議資料以及物品的入庫。2、會后總結(jié)對照來賓簽到簿，了解來賓對發(fā)布會的意見與建議，盡快找出自己的缺陷與不足。組織全部工作人員對發(fā)布會的組織、布置、主持和回答問題等方面的工作進行總結(jié)，并將總結(jié)材料歸檔備查。3、整理保存發(fā)布會資料整理發(fā)布會音像資料，制作發(fā)布會成果資料集（包括來賓名單、聯(lián)系方式，發(fā)布會各媒體報道資料集，發(fā)布會總結(jié)報告等），作為企業(yè)市場部資料保存，并可在此基礎(chǔ)上制作相應的宣傳資料。4、查對新聞單位報道情況會議結(jié)束后，根據(jù)記者到會的情況，查對新聞單位報道情況，如果發(fā)現(xiàn)所發(fā)的消息有誤．應及時通知該新聞單位予以及時更正；對正確地報道了公司有關(guān)信息的記者和新聞單位．應通過電話或書信表示謝意。對記者所發(fā)稿件的內(nèi)容及傾向做分析，以此作為以后舉辦新聞發(fā)布會邀請記者范圍的參考依據(jù)。新聞發(fā)布會的注意事項

1、事前做好排練，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2、不隨意打斷記者的發(fā)言與提問，也不能以各種表情、動作表示不滿。對待各媒體記者一視同仁，不能厚此薄彼。3、與組織的宣傳口徑保持一致。各位發(fā)言人在重大問題上要統(tǒng)一口徑，切忌說法不一。4、做好會議的接待和記錄工作。5、主持人和發(fā)言人要注意言談舉止和會場的氣氛引導。在發(fā)言冷場時，適時引導記者提問，而在記者爭相提問時，又要維持好會場次序。6、事先準備好回避問題的方式和技巧。7、避免造成對立情緒，在發(fā)現(xiàn)對立苗頭時，要善于控制和化解。第7節(jié)商務慶典學習目標：了解商務慶典的組織實施方法和程序，能夠組織和實施開業(yè)慶典。工作情境設(shè)制天地公司與世界500強公司----美國紐約市嘉樂設(shè)備公司攜手合作之后，公司發(fā)展如日中天，經(jīng)過周密的市場調(diào)研和高層決策，決定于上海成立一家分司---上海天地公司。半年后，上海天地公司如期成立。公司準備于12月12日在公司所在地隆重舉行開業(yè)典禮，屆時會有當?shù)氐母鹘缟虡I(yè)人士、政府領(lǐng)導及新聞媒體參加。經(jīng)理要求秘書陳好負責組織開業(yè)慶典的有關(guān)事宜。一、典禮工作的流程

(一）成立典禮籌委會，專門策劃并落實慶典工作。（二）確定典禮活動主題，精心策劃活動方案舉辦方應當根據(jù)舉辦慶典活動的具體目的以及社會環(huán)境、人文環(huán)境等因素來確定本次活動的主題。主題確定后，組織人員策劃擬寫慶典方案（包括擬訂典禮儀式的流程）。方案應從全局出發(fā)，緊緊圍繞活動主題。（三）選擇時間和地點(1)時間的選擇?？紤]：主要嘉賓和領(lǐng)導能夠參加、大多數(shù)目標公眾能夠參加。注意天氣變化，盡量避開禁忌日和節(jié)假日。(2)地點的選擇。一般來說地點應設(shè)在企業(yè)經(jīng)營所在地、目標公眾所在地或租用大型會議場所。要考慮場地是否夠用，場內(nèi)空間與場外空間的比例是否合適，交通是否便利，停車位是否足夠。（四）確定邀請對象(1)要確立邀請對象。邀請的主要人員有：政府領(lǐng)導（工商、稅務等直接管轄部門）、社會名流、上級領(lǐng)導、同行人士、員工代表、潛在的、預期的未來客戶、新聞記者等。(2)要做好邀請工作。電話邀請，還可以制作通知，發(fā)傳真，更能夠表明誠意與尊重的方法是發(fā)請柬、邀請函或派專人當面邀請。出席典禮的人員一旦確定，應提前一至兩周內(nèi)發(fā)送請柬，以便對方安排時間，按時赴會。在活動舉辦前2～3天最好電話核實有無變動，對貴賓宜在活動舉辦前一天再核實一次。請柬的印制要精美，內(nèi)容要完整，文字要簡潔，措辭要熱情。被邀者的姓名要書寫整齊，不能潦草馬虎。一般的請柬可派專員送達，也可通過郵局郵寄。給有名望的人士或主要領(lǐng)導的請柬應派專人送達，以表示誠懇和尊重。（五）做好典禮的輿論宣傳工作

(1)企業(yè)可以利用報紙、雜志等視覺媒介物和運用電臺、電視臺等大眾媒體等方式進行輿論宣傳工作，提高典禮的知名度；同時，在企業(yè)建筑物周圍設(shè)置醒目的條幅、廣告、宣傳畫等也可以起到宣傳的作用。(2)