2025年會務服務擔保協議

2025年會務服務擔保協議合同/協議編號：____________

甲方：[甲方全稱]

乙方：[乙方全稱]

鑒于甲方舉辦2025年年度會議，需要乙方提供會議現場的服務保障，雙方本著平等互利、誠實信用的原則，經友好協商，特訂立本協議，以資共同遵守。

一、合同目的

本協議的簽訂旨在明確甲方與乙方在2025年年度會議會務服務中的權利義務，確保會議的順利進行，并為參會人員提供優(yōu)質的服務。

二、合同背景

甲方舉辦2025年年度會議，旨在加強內部溝通、增進合作、提升團隊凝聚力。為確保會議的成功舉辦，甲方委托乙方提供會議現場的服務保障，包括但不限于會場布置、設備調試、現場協調、安全保障等。

三、雙方權利義務

1.甲方權利義務

（1）提供會議所需的場地、設備等資源；

（2）按時支付乙方約定的服務費用；

（3）按照約定的時間、地點舉辦會議；

（4）遵守國家法律法規(guī)，維護會議秩序。

2.乙方權利義務

（1）按照甲方要求，提供高質量的會議現場服務保障；

（2）確保會議現場的安全、有序；

（3）對會議現場進行有效協調，確保各項活動順利進行；

（4）按時完成甲方委托的其他工作。

四、違約責任

1.甲方未按時支付乙方服務費用，應承擔相應的違約責任；

2.乙方未能按約定提供服務質量，造成甲方損失的，應承擔相應的違約責任。

本協議自雙方簽字蓋章之日起生效，未盡事宜，雙方另行協商解決。

主要條款內容：

一、服務內容

1.乙方應按照甲方提供的會議日程，負責會議現場的整體布置，包括但不限于主席臺、背景板、指示牌、座椅、音響、燈光等。

2.乙方負責會議設備的調試與維護，確保會議期間設備正常運行。

3.乙方應提供專業(yè)的現場協調服務，包括但不限于會場秩序維護、參會人員引導、突發(fā)事件處理等。

4.乙方應提供必要的安全保障服務，包括但不限于安全檢查、緊急疏散預案等。

5.乙方負責會議資料的準備與分發(fā)，包括但不限于會議手冊、資料袋等。

6.乙方應提供會議期間的餐飲服務，包括但不限于茶歇、午餐、晚宴等。

7.乙方應提供會議期間的住宿服務，包括但不限于預訂酒店房間、協助參會人員入住等。

二、質量標準

1.會議現場布置應整潔、美觀，符合會議主題。

2.設備運行應穩(wěn)定、可靠，無故障。

3.現場協調服務應高效、專業(yè)，確保會議順利進行。

4.安全保障服務應到位，確保參會人員的人身安全。

5.餐飲服務應符合衛(wèi)生標準，口味適宜。

6.住宿服務應滿足參會人員的基本需求，提供舒適的居住環(huán)境。

三、價格支付

1.雙方應根據實際服務內容，協商確定服務費用。

2.甲方應按照約定時間支付服務費用，支付方式為[支付方式]。

3.若發(fā)生服務費用調整，雙方應另行協商，并簽訂補充協議。

四、保密條款

1.雙方對本協議內容負有保密義務，未經對方同意，不得向任何第三方泄露。

2.保密期限自本協議簽訂之日起至協議終止后[保密期限]。

五、違約責任

1.甲方未能按時支付服務費用，應向乙方支付違約金，違約金為應付款項的[違約金比例]%。

2.乙方未能按照約定提供服務質量，導致甲方損失的，應賠償甲方實際損失。

3.任何一方違反保密條款，應承擔相應的法律責任。

六、爭議解決

1.雙方應本著友好協商的原則解決合同履行過程中的爭議。

2.若協商不成，任何一方均可向合同簽訂地人民法院提起訴訟。

七、其他

1.本協議未盡事宜，雙方可另行協商補充。

2.本協議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。

3.本協議自雙方簽字蓋章之日起生效。

雙方權利與義務詳細說明：

一、甲方權利與義務

1.甲方有權要求乙方按照約定的時間、地點提供會議現場的服務保障。

2.甲方有權要求乙方提供詳細的服務方案和費用預算。

3.甲方有權對乙方提供的服務進行監(jiān)督，確保服務質量符合約定標準。

4.甲方有義務按照協議約定的時間支付服務費用。

5.甲方有義務向乙方提供會議相關的必要信息，包括但不限于參會人員名單、日程安排、特殊需求等。

6.甲方有義務配合乙方進行現場布置和設備調試工作。

7.甲方有義務在會議期間保持良好的溝通，及時反饋現場情況，協助乙方解決問題。

二、乙方權利與義務

1.乙方有權要求甲方按照約定支付服務費用。

2.乙方有權要求甲方提供必要的會議資料和設備。

3.乙方有權在合同執(zhí)行過程中，根據實際情況調整服務方案，但需提前通知甲方并獲得甲方同意。

4.乙方有義務按照甲方要求，在約定的時間內完成會議現場布置和設備調試工作。

5.乙方有義務確保會議現場的安全、有序，提供專業(yè)的現場協調服務。

6.乙方有義務按照甲方提供的參會人員名單和日程安排，提供相應的服務。

7.乙方有義務在會議期間保持與甲方的溝通，及時報告現場情況，處理突發(fā)事件。

8.乙方有義務在會議結束后，向甲方提交服務報告，包括但不限于服務內容、費用明細、問題與建議等。

三、合作方式

1.雙方應建立定期溝通機制，如每周或每月召開協調會議，討論會議籌備、執(zhí)行過程中的問題及改進措施。

2.雙方應通過電子郵件、電話或其他通訊工具保持日常溝通，確保信息的及時傳遞。

3.甲方應指定專人負責與乙方的溝通協調工作，乙方也應指定專人負責對接甲方。

4.雙方應共同制定會議應急預案，明確突發(fā)事件的處理流程和責任分工。

5.雙方應共同參與會議的籌備和執(zhí)行工作，確保會議的順利進行。

6.雙方應相互尊重對方的知識產權和商業(yè)秘密，不得泄露給任何第三方。

7.雙方應遵守國家相關法律法規(guī)，確保會議的合法性、合規(guī)性。

四、合同執(zhí)行過程中的權利與義務

1.甲方在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現乙方服務不符合約定標準，有權要求乙方進行整改或更換服務人員。

2.乙方在合同執(zhí)行過程中，如遇到甲方提供的資料或設備不符合要求，有權要求甲方進行補充或更換。

3.雙方在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生爭議，應首先通過友好協商解決；協商不成的，可按本協議“爭議解決”條款處理。

4.雙方在合同執(zhí)行過程中，應相互配合，共同維護會議的正常秩序。

5.雙方在合同執(zhí)行過程中，應保持誠信，不得有任何損害對方利益的行為。

合同有效期限、變更、終止等條件詳細說明：

一、合同有效期限

1.本協議自雙方簽字蓋章之日起生效，有效期限為[有效期限]，自協議生效之日起計算。

2.本協議在有效期限內，除非因以下原因終止，否則自動延續(xù)至下一年度。

3.若雙方同意，可通過書面形式延長本協議的有效期限。

二、合同的變更

1.任何一方對合同內容的變更，均需以書面形式提出，經雙方協商一致并簽署書面協議后生效。

2.合同變更不得損害第三方的合法權益，且不得違反相關法律法規(guī)。

三、合同的終止

1.本協議在以下情況下終止：

a.本協議約定的有效期限屆滿；

b.雙方協商一致解除本協議；

c.因不可抗力導致本協議無法繼續(xù)履行；

d.一方違約，經另一方催告后仍未改正；

e.法律法規(guī)規(guī)定的其他終止情形。

2.一旦本協議終止，雙方應立即停止履行各自的權利和義務。

四、爭議解決機制

1.雙方在履行本協議過程中發(fā)生的爭議，應首先通過友好協商解決。

2.若協商不成，任何一方均有權將爭議提交至[爭議解決機構]進行調解。

3.若調解仍不能解決爭議，任何一方均可向[爭議解決機構]申請仲裁或向合同簽訂地人民法院提起訴訟。

五、法律適用和管轄法院

1.本協議的簽訂、效力、解釋、履行、變更、解除及終止均適用中華人民共和國法律。

2.本協議的簽訂地為[簽訂地]，對于因本協議引起的或與本協議有關的任何爭議，雙方均同意提交[簽訂地]人民法院管轄。

六、合同效力

1.本協議自雙方簽字蓋章之日起具有法律約束力。

2.本協議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。

3.若本協議任何條款與法律法規(guī)相抵觸，該條款無效，但不影響其他條款的效力。

法律名詞及解釋：

法律名詞及解釋：

1.保密義務：指合同雙方在合同履行過程中，對對方提供的商業(yè)秘密、技術秘密、個人信息等保密信息承擔的保密責任。

2.違約責任：指合同一方未履行合同義務或履行不符合合同約定，應當承擔的民事責任。

3.爭議解決：指合同雙方在履行合同過程中發(fā)生的爭議，通過協商、調解、仲裁或訴訟等方式解決爭議的過程。

4.不可抗力：指不能預見、不能避免并不能克服的客觀情況，如自然災害、戰(zhàn)爭、政府行為等，導致合同不能履行或履行不能實現。

5.合同解除：指在合同有效期內，因法定或約定的原因，合同雙方協商一致或一方依法解除合同的行為。

6.仲裁：指爭議雙方約定將爭議提交仲裁機構進行裁決的一種爭議解決方式。

7.調解：指在爭議解決過程中，由第三方調解人協助雙方達成和解的一種非訴訟解決爭議的方式。

8.法院管轄：指人民法院對特定案件的審判權，即人民法院依法對案件進行審理和判決的權限。

9.法律適用：指在處理案件時，應當適用的法律規(guī)范。

10.法律效力：指法律規(guī)范對人們行為的約束力，以及法律規(guī)范對國家機關、社會組織和公民個人的約束作用。

11.民事責任：指民事主體因違反民事義務而依法應當承擔的民事法律后果。

12.合同法：指調整平等主體之間因設立、變更、終止民事權利義務關系而形成的民事法律關系的法律規(guī)范。

13.民事訴訟：指人民法院在當事人和其他訴訟參與人的參加下，依法審理和解決民事糾紛的活動。

14.仲裁法：指調整仲裁機構仲裁民事糾紛活動的法律規(guī)范。

15.民事調解法：指調整民事調解活動的法律規(guī)范。

相關問題、注意事項及解決辦法：

1.問題：服務內容與實際需求不符。

注意事項：在簽訂合同前，詳細溝通會議需求和服務內容。

解決辦法：要求乙方在合同中明確服務內容和標準，并在執(zhí)行過程中進行監(jiān)督，必要時可要求乙方進行整改或更換服務人員。

2.問題：服務費用支付不及時。

注意事項：明確支付方式和時間節(jié)點，并在合同中約定違約責任。

解決辦法：甲方應按照約定時間支付費用，若乙方未按時提供服務，甲方有權要求乙方承擔違約責任。

3.問題：現場協調服務不到位。

注意事項：在合同中詳細規(guī)定現場協調服務的標準和流程。

解決辦法：甲方應定期檢查乙方的現場協調服務，發(fā)現問題及時提出，并要求乙方改進。

4.問題：設備故障或損壞。

注意事項：在合同中明確設備維護和故障處理的責任。

解決辦法：乙方應在設備出現故障或損壞時及時修復，若因乙方原因導致設備損壞，乙方應承擔賠償責任。

5.問題：會議期間發(fā)生突發(fā)事件。

注意事項：在合同中制定應急預案，明確處理流程和責任分工。

解決辦法：雙方應按照應急預案及時處理突發(fā)事件，確保會議順利進行。

6.問題：保密信息泄露。

注意事項：在合同中明確保密義務和保密期限。

解決辦法：雙方應嚴格遵守保密協議，對泄露保密信息的行為依法追究責任。

7.問題：爭議解決不力。

注意事項：在合同中約定爭議解決機制，包括協商、調解、仲裁和訴訟。

解決辦法：在爭議發(fā)生后，雙方應按照合同約定的爭議解決機制進行處理。

8.問題：合同變更未經協商一致。

注意事項：在合同變更時，雙方應充分溝通，達成一致意見。

解決辦法：任何一方提出合同變更時，雙方應通過書面形式協商，并簽署書面協議。

9.問題：合同終止后，遺留問題未解決。

注意事項：在合同終止時，明確處理遺留問題的責任和方式。

解決辦法：在合同終止后，雙方應積極處理遺留問題，確保合同的順利終止。

10.問題：法律適用和管轄法院選擇不一致。

注意事項：在合同中明確約定適用的法律和管轄法院。

解決辦法：雙方應按照合同約定的法律和管轄法院處理相關法律事務。

本合同/協議適用場景：

1.公司、企業(yè)舉辦年度會議、研討會、培訓等大型活動，需要第三方服務提供方提供會務服務保障。

2.機構或組織舉辦文化節(jié)、慶典、展覽等活動，需要專業(yè)服務支持。

3.政府部門或公共機構舉辦公開活動，需要會務服務及安全保障。

4.各類非營利組織或社會團體舉辦活動，需要第三方提供活動策劃與執(zhí)行服務。

5.商業(yè)活動、產品發(fā)布會、簽約儀式等需要專業(yè)會務服務支持的場景。

6.企事業(yè)單位舉辦內部培訓、員工大會等活動，需要會務服務與現場協調。

7.教育機構舉辦講座、研討會等活動，需要會務服務和教學設施支持。

8.旅游、酒店等行業(yè)在承接會議、活動時，需要提供專業(yè)會務服務保障。

9.任何需要第三方提供現場布置、設備調試、安全保障、餐飲住宿等服務保障的場合。

10.任何涉及合同雙方權利義務關系的活動中，需要明確雙方責任和合作方式的場合。

11.任何需要保密信息保護的活動中，需要雙方簽訂保密協議的場景。

12.任何可能發(fā)生爭議的活動中，需要預先設定爭議解決機制的場合。

13.任何需要明確法律適用和管轄法院的合同簽訂場景。

所需附件列表：

1.會議日程安排表

2.會議場地及設備清單

3.服務內容明細及報價

4.現場協調服務流程圖

5.安全保障預案

6.餐飲及住宿服務方案

7.知識產權及商業(yè)秘密保密協議

8.合同雙方營業(yè)執(zhí)照復印件

9.合同雙方法定代表人或授權代表身份證復印件

10.合同雙方銀行賬戶信息

11.緊急聯絡人及聯系方式

12.會議參會人員名單

13.服務人員名單及資質證明

14.設備操作手冊及維護保養(yǎng)記錄

15.會議現場照片及視頻資料

16.服務報告及總結

17.合同變更協議（