2025年檔案室管理制度樣本（2篇）

2025年檔案室管理制度樣本一、總則為規(guī)范檔案室管理，提升檔案管理效率，有效保護(hù)與合理利用檔案資源，特制定本管理制度。本制度將依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。二、組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.檔案室設(shè)立專職檔案管理員，負(fù)責(zé)日常管理工作。2.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的歸檔、整理、借閱、銷毀及安全保障等工作，確保檔案完整、準(zhǔn)確。3.檔案管理員需定期進(jìn)行檔案分類整理與盤點，以保障檔案的系統(tǒng)性與準(zhǔn)確性。4.檔案管理員應(yīng)及時修復(fù)與保存檔案，確保其完好狀態(tài)。三、檔案的歸檔與整理1.檔案歸檔須遵循時間順序，確保歸檔有序。2.建立檔案目錄，便于查閱與管理。3.對檔案進(jìn)行分類整理，依據(jù)文件性質(zhì)、用途及保管期限等因素，確保檔案存放有序、易于檢索。四、檔案的借閱與歸還1.借閱檔案需填寫借閱單，并經(jīng)借閱人與檔案管理員簽字確認(rèn)。2.記錄借閱時間、借閱人及借閱目的等信息，以備查檔。3.借閱人須在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，逾期未還將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.嚴(yán)禁涂寫、撕毀或篡改檔案內(nèi)容，違者將依法追究責(zé)任。5.歸還檔案后，檔案管理員應(yīng)及時檢查，確保檔案完整與安全。五、檔案的銷毀與保存1.依據(jù)法律法規(guī)與文件保管期限，及時銷毀過期檔案。2.銷毀檔案需經(jīng)合法程序，填寫銷毀申請表并獲相關(guān)部門批準(zhǔn)。3.制定檔案銷毀計劃并按計劃執(zhí)行。4.對需長期保存的檔案采取保護(hù)措施，如數(shù)字化保存等。5.建立檔案保存與銷毀記錄，及時更新存儲情況，確保檔案安全。六、檔案安全管理1.定期進(jìn)行檔案安全檢查，評估存放環(huán)境與安全措施。2.配備防火、防水、防盜設(shè)備并定期維護(hù)檢修。3.對涉密檔案進(jìn)行加密處理并限制查閱范圍。4.加強(qiáng)職工培訓(xùn)提高檔案安全意識，禁止私自查閱與借閱檔案。5.建立檔案安全事件報告與處理機(jī)制，及時應(yīng)對安全事件。七、檔案利用與服務(wù)1.提供高效便捷的檔案查詢與利用服務(wù)滿足用戶需求。2.建立檔案利用申請制度用戶需填寫申請表并經(jīng)審核后提供服務(wù)。3.提供檔案復(fù)制與掃描服務(wù)滿足用戶復(fù)制需求。4.加強(qiáng)檔案利用過程監(jiān)督防止非法復(fù)制與傳播。八、違規(guī)處理對于違反本管理制度的行為將依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)與規(guī)章制度進(jìn)行處理包括但不限于口頭警告、書面警告、停職檢查、辭退及追究法律責(zé)任等。九、附則2025年檔案室管理制度樣本（二）檔案室管理制度模板（____年）一、總則為規(guī)范并提升檔案室管理水平，確保檔案管理工作的科學(xué)性、正規(guī)性、規(guī)范性及高效性，特制定本管理制度。此制度適用于本公司檔案室的所有管理工作。二、職責(zé)與權(quán)限1.檔案室承擔(dān)公司各類檔案資料的保管與管理職責(zé)，涵蓋紙質(zhì)檔案與電子檔案。2.負(fù)責(zé)檔案的接收、登記、整理、分類、存儲、借閱、銷毀等全周期管理。3.制定并實施檔案管理制度、規(guī)范及工作流程，確保執(zhí)行到位。4.審查、歸檔并妥善保存公司各類文件與資料，依規(guī)開展檔案整理、銷毀及歸檔工作。5.提供檔案咨詢與查詢服務(wù)，配合內(nèi)外部需求進(jìn)行檔案調(diào)閱。6.定期開展檔案巡檢與盤點，確保檔案的安全性與完整性。7.加強(qiáng)檔案安全培訓(xùn)與宣傳，提升員工的檔案意識與保密意識。8.協(xié)助公司各部門開展檔案管理工作，提供必要的支持與指導(dǎo)。三、檔案管理制度1.檔案登記：為每份檔案分配唯一編號，并詳細(xì)登記其基本信息，包括但不限于檔案名稱、制表日期、責(zé)任人等。2.檔案整理：對紙質(zhì)檔案實施分類、整理與裝訂，確保檔案的有序與完整。3.檔案存儲：根據(jù)檔案的密級與保管期限，將檔案存放于專用柜中，并加強(qiáng)防火措施。對于電子檔案，則設(shè)置專用服務(wù)器進(jìn)行保管。4.檔案借閱：員工借閱檔案需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，并填寫借閱申請表，借閱期限通常不超過一個月。借閱檔案需妥善保管，嚴(yán)禁私自帶離公司。5.檔案銷毀：檔案達(dá)到保管期限后應(yīng)及時銷毀，銷毀前需經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核，并按規(guī)定程序執(zhí)行，同時填寫銷毀記錄。6.檔案安全：檔案室需強(qiáng)化安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備，并定期進(jìn)行安全巡查。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)調(diào)閱與復(fù)制檔案。7.檔案備份：對重要電子檔案進(jìn)行定期備份，確保檔案的安全性與可靠性。8.檔案傳遞：檔案室負(fù)責(zé)人在傳遞檔案時，需明確簽收人、時間與目的，并填寫檔案傳遞單。9.檔案歸檔：對項目與活動檔案進(jìn)行及時整理與歸檔，確保檔案的完整性與易查性。四、違規(guī)行為與處理1.檔案室負(fù)責(zé)人未遵守檔案管理程序者，將受到相應(yīng)紀(jì)律處分。2.擅自調(diào)閱、復(fù)制、銷毀或泄露檔案者，將依法追究其責(zé)任。3.因違規(guī)操作導(dǎo)致檔案損毀、丟