離職員工數(shù)據(jù)保護(hù)制度

離職員工數(shù)據(jù)保護(hù)制度1.前言為加強(qiáng)企業(yè)信息安全管理，保護(hù)離職員工的個(gè)人隱私和敏感信息，維護(hù)企業(yè)和員工的合法權(quán)益，訂立本《離職員工數(shù)據(jù)保護(hù)制度》。本制度適用于全部離職員工的個(gè)人信息，包含但不限于個(gè)人身份信息、工作記錄、薪酬和福利信息、績效評(píng)估信息等。2.定義離職員工：指已經(jīng)離開本企業(yè)的員工，無論離職方式為自動(dòng)離職、被動(dòng)解雇或合同到期等。個(gè)人信息：指包含但不限于身份證號(hào)碼、電話號(hào)碼、住址、銀行賬號(hào)、社保信息、工資單、績效評(píng)估數(shù)據(jù)等與員工個(gè)人身份和工作相關(guān)的信息。敏感信息：指包含但不限于個(gè)人健康信息、犯罪記錄、家庭成員信息等員工隱私性較高的信息。3.離職員工數(shù)據(jù)保護(hù)原則本制度訂立的目的在于明確離職員工個(gè)人信息的保護(hù)原則，確保其合法、安全、恰本地使用和處理。3.1合法性原則離職員工個(gè)人信息的使用和處理必需遵守適用的國家法律、法規(guī)以及企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度，對(duì)于未經(jīng)離職員工同意的個(gè)人信息的使用和處理均屬于違法行為。3.2安全性原則離職員工個(gè)人信息必需進(jìn)行安全保護(hù)，防止丟失、泄露、竄改等風(fēng)險(xiǎn)，確保信息的保密性、完整性和可用性。3.3恰當(dāng)性原則離職員工個(gè)人信息的使用和處理應(yīng)限于與離職員工工作相關(guān)的合法目的，不得超出必需的范圍進(jìn)行使用和處理。離職員工個(gè)人信息在處理結(jié)束后需及時(shí)刪除或匿名化處理。4.離職員工個(gè)人信息的取得和使用4.1信息收集企業(yè)在員工入職前，應(yīng)征得員工同意并依照相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定收集員工個(gè)人身份信息，并保證所收集信息的合法性和準(zhǔn)確性。4.2信息使用離職員工個(gè)人信息的使用應(yīng)遵從以下原則：限制訪問權(quán)限：僅授權(quán)人員可以訪問和使用離職員工個(gè)人信息，并僅限于工作需要。保密義務(wù)：授權(quán)人員有義務(wù)對(duì)離職員工個(gè)人信息進(jìn)行保密，不得將其披露給任何未經(jīng)授權(quán)的第三方。合法目的：離職員工個(gè)人信息的使用必需與離職員工工作相關(guān)，而且符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。4.3信息存儲(chǔ)和銷毀離職員工個(gè)人信息的存儲(chǔ)和銷毀應(yīng)遵從以下原則：存儲(chǔ)安全：離職員工個(gè)人信息應(yīng)妥當(dāng)保管，采取物理和技術(shù)措施確保信息的安全。存儲(chǔ)期限：離職員工個(gè)人信息的存儲(chǔ)期限不得超出與企業(yè)相關(guān)的合法目的所必需的時(shí)間。銷毀規(guī)定：離職員工個(gè)人信息在存儲(chǔ)期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀或匿名化處理，不得再以可辨識(shí)的方式存在。5.離職員工敏感信息的處理離職員工敏感信息的處理應(yīng)遵從以下原則：5.1取得和使用企業(yè)僅在必需的情況下，經(jīng)過員工明示同意后，方可取得和使用離職員工敏感信息。在取得和使用敏感信息時(shí)，應(yīng)采取必需的安全措施，加強(qiáng)對(duì)敏感信息權(quán)限的管控。5.2保密要求離職員工敏感信息的保密要求更為嚴(yán)格，離職員工敏感信息僅限授權(quán)人員知曉，不得向未授權(quán)的任何第三方披露。5.3存儲(chǔ)和銷毀離職員工敏感信息的存儲(chǔ)和銷毀應(yīng)采取更高的安全措施，確保其不被非法取得。敏感信息的存儲(chǔ)期限結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀或匿名化處理，不得再以可辨識(shí)的方式存在。6.員工違反離職員工數(shù)據(jù)保護(hù)制度的處理對(duì)于違反本制度的離職員工個(gè)人，依據(jù)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處理，包含但不限于批判教育、直接責(zé)任追究并承當(dāng)相應(yīng)的法律責(zé)任。7.法律責(zé)任和組織布置7.1法律責(zé)任違反國家法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定的，將依法承當(dāng)相應(yīng)的法律責(zé)任。同時(shí)，企業(yè)將樂觀搭配相關(guān)法律機(jī)構(gòu)開展調(diào)查，并采取恰當(dāng)?shù)耐炀却胧?.2組織布置企業(yè)應(yīng)設(shè)立特地的數(shù)據(jù)保護(hù)部門或委員會(huì)，負(fù)責(zé)離職員工個(gè)人信息的管理和保護(hù)工作。同時(shí)，該部門或委員會(huì)應(yīng)負(fù)責(zé)訂立認(rèn)真的數(shù)據(jù)保護(hù)操作規(guī)范和流程，并監(jiān)督執(zhí)行情況。8.審查和更新本制度定期進(jìn)行審查，以確保其與國家法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度的全都性。對(duì)于制度的更新和修訂，應(yīng)進(jìn)行及時(shí)告知和培訓(xùn)，并將最新版本的制度文本公之于眾。9.附則本制度同時(shí)適用于公司的全體員工、合作伙伴等，并與公司其它管理制度相互搭配，以形成完整的信息管理體系。對(duì)于未盡事宜，將按國家法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部