公司檔案管理規(guī)定范文（2篇）

公司檔案管理規(guī)定范文第一章總則一、為規(guī)范公司檔案管理工作，推動(dòng)公司信息化進(jìn)程，促進(jìn)科學(xué)決策，特制定本規(guī)定。二、本規(guī)定適用于公司內(nèi)所有檔案的管理工作。第二章檔案的定義與分類一、檔案系指公司內(nèi)生成、收購、合作獲取的各類文件、記載、資料等載體。二、根據(jù)檔案的不同目的和用途，將其劃分為以下幾類：1.辦公檔案：涵蓋日常辦公中產(chǎn)生的文件、通知、報(bào)告等，以及與業(yè)務(wù)活動(dòng)緊密相關(guān)的資料。2.人事檔案：包含與公司員工相關(guān)的所有檔案資料，如員工合同、培訓(xùn)記錄、考勤記錄等。3.財(cái)務(wù)檔案：涉及公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的所有檔案資料，如會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的相關(guān)檔案，如業(yè)務(wù)合同、客戶資料、項(xiàng)目文件等。5.專有檔案：指公司特定部門或項(xiàng)目所需的檔案，例如研發(fā)檔案、法務(wù)檔案等。第三章檔案管理原則一、合規(guī)性原則：檔案管理工作需嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度。二、完整性原則：確保公司檔案真實(shí)、完整地記錄公司歷史、業(yè)務(wù)活動(dòng)和重要決策等信息。三、安全性原則：公司檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，以保障檔案的安全和完整性，防止遺失和損壞。四、便利性原則：檔案需合理組織、分類和編目，以便于檢索和利用。第四章檔案管理責(zé)任一、公司檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，負(fù)責(zé)制定和實(shí)施相關(guān)管理制度。二、各部門應(yīng)積極參與本部門檔案的管理，并配合檔案管理部門的工作。三、檔案管理部門應(yīng)建立檔案管理責(zé)任制，明確各級(jí)管理人員和工作人員的職責(zé)。第五章檔案的采集與整理一、檔案的采集和整理需遵循規(guī)定的程序和要求，以確保檔案的真實(shí)性和完整性。二、檔案采集和整理工作應(yīng)及時(shí)完成，并建立目錄和索引，便于后續(xù)檢索和利用。三、原始資料應(yīng)至少保存五年以上，并進(jìn)行電子備份，以確保檔案的安全。第六章檔案的歸檔與存儲(chǔ)一、檔案的歸檔應(yīng)遵循分類和文件編號(hào)原則，將檔案存放于指定檔案庫或存儲(chǔ)設(shè)備中。二、定期檢查和維護(hù)存儲(chǔ)設(shè)備，以確保檔案的安全和可靠性。三、檔案的存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)符合防火、防水、防盜等安全要求。第七章檔案的借閱與調(diào)閱一、公司員工借閱檔案需按照管理規(guī)定和程序進(jìn)行申請和審批。二、檔案的調(diào)閱應(yīng)迅速響應(yīng)，及時(shí)提供所需檔案，并做好出庫和歸檔工作。三、借閱和調(diào)閱檔案應(yīng)做好記錄，以確保檔案的安全和可追溯性。第八章檔案的銷毀與歸檔一、檔案的銷毀需遵循規(guī)定的流程和程序，并經(jīng)授權(quán)審批后方可進(jìn)行。二、保管期限到期的已歸檔檔案，應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行歸檔或銷毀處理。三、檔案的銷毀和歸檔應(yīng)做好相關(guān)記錄，以確保檔案管理工作的真實(shí)性和責(zé)任追溯性。第九章檔案安全管理一、檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全管理制度，確保檔案的保密和安全。二、對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其檔案安全意識(shí)和技能。三、配備必要的安全設(shè)備和措施，以保障檔案的安全和完整性。第十章檔案管理評估與監(jiān)督一、檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行檔案管理評估，以評估和改進(jìn)檔案管理工作的質(zhì)量和效果。二、公司對檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和監(jiān)督，確保各部門嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案管理。三、發(fā)現(xiàn)檔案管理工作不符合規(guī)定時(shí)，應(yīng)及時(shí)糾正并追究相應(yīng)責(zé)任。結(jié)語本檔案管理規(guī)定范本旨在為規(guī)范公司檔案管理工作提供參考。公司應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況，結(jié)合本范本進(jìn)行適當(dāng)修改和完善，以確保檔案管理工作的順利推進(jìn)和高效運(yùn)作。公司檔案管理規(guī)定范文（二）一、目的與意義為強(qiáng)化公司檔案管理，保障檔案的安全性、完整性及便捷檢索與利用，提升公司檔案管理的規(guī)范化程度，特制定本規(guī)定。本規(guī)定的實(shí)施旨在規(guī)范檔案的建立、使用、保管及銷毀流程，加強(qiáng)檔案管理，確保檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確與完整，為公司的決策、管理及服務(wù)提供堅(jiān)實(shí)支撐與保障。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)所有部門、單位及個(gè)人，在進(jìn)行檔案管理活動(dòng)時(shí)均需遵循的原則與規(guī)定。三、檔案管理的原則1.法律依據(jù)原則：公司檔案管理須嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)，確保管理活動(dòng)的合法性與合規(guī)性。2.防護(hù)原則：應(yīng)采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)與物理措施，保障檔案的安全性與保密性，防止遺失、損壞、泄露及非法使用。3.應(yīng)用原則：根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需求，對檔案進(jìn)行分類、整理與使用，確保檔案信息的準(zhǔn)確性與完整性，提升檔案信息的利用價(jià)值。4.統(tǒng)一管理原則：遵循統(tǒng)一的管理制度，確保檔案管理的有序、規(guī)范與高效。5.檔案價(jià)值原則：依據(jù)檔案的歷史、科研、文化及價(jià)值等特點(diǎn)，進(jìn)行鑒定、評估與定級(jí)，保護(hù)重要檔案的完整性與真實(shí)性。四、檔案管理的職責(zé)1.公司領(lǐng)導(dǎo)層：應(yīng)高度重視檔案管理工作，制定相關(guān)政策、規(guī)定與制度，確保檔案管理工作的順利推進(jìn)。2.檔案管理部門：作為檔案管理的核心部門，負(fù)責(zé)制定管理規(guī)程與標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施相關(guān)管理工作。3.各部門與單位：需依據(jù)公司檔案管理規(guī)定，依法建立、使用、保管與銷毀本部門檔案，及時(shí)報(bào)送、歸還與檢索相關(guān)檔案。4.檔案管理員：作為檔案管理骨干，負(fù)責(zé)本部門檔案的管理工作，包括整理、分類、保存、報(bào)送與銷毀等。五、檔案建立與歸檔1.檔案建立：依據(jù)相關(guān)文件、書面記錄與證明材料建立檔案，確保檔案的真實(shí)性與可信度。2.檔案歸檔：遵循一定分類與編號(hào)規(guī)則進(jìn)行歸檔，確保檔案的有序性與便捷性。歸檔時(shí)，應(yīng)編制并管理檔案目錄、索引與標(biāo)簽。六、檔案保管與借閱1.檔案保管：應(yīng)妥善保管檔案，防止遺失、損壞與泄露。檔案室需配備防火、防潮、防塵與防盜設(shè)施，并定期進(jìn)行保管檢查與防火防災(zāi)演練。2.檔案借閱：借閱需符合相關(guān)法律法規(guī)與檔案管理規(guī)定，借閱人需按流程申請并簽署借閱責(zé)任書，確保檔案的安全與完整。七、檔案銷毀與移交1.檔案銷毀：依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)與檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀，確保檔案的安全性與保密性。銷毀時(shí)，需遵循一定制度，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.檔案移交：依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)與檔案管理規(guī)定進(jìn)行移交，確保檔案的準(zhǔn)確性與完整性。移交時(shí)，應(yīng)編制移交清單與登記簿，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。八、檔案管理的監(jiān)督與評估公司應(yīng)建立健全檔案