采購與合同審批管理制度

采購與合同審批管理制度1.前言本采購與合同審批管理制度（以下簡稱“制度”）旨在規(guī)范企業(yè)內部采購活動與合同審批流程，確保采購和合同的效率、公正、合規(guī)性和透亮度，保障企業(yè)的利益并降低潛在風險。全部涉及采購和合同審批的員工必需嚴格遵守本制度。2.采購管理2.1采購需求確認（1）各部門提出采購需求時，需填寫采購需求申請表，明確采購項目的名稱、規(guī)格、數量、技術要求、所屬部門、預算額度以及相關附件等信息。（2）采購部門收到采購需求申請后，應依據申請的緊急程度進行評估，并確認是否符合相關政策與法規(guī)。2.2供應商選擇與評估（1）為確保采購過程的公正與透亮，供應商的選擇應通過公開招標、詢價等方式進行。（2）采購部門應建立供應商數據庫，依照供應商的信譽度、資質、質量、價格等因素進行評估和排序。2.3采購合同簽訂（1）采購部門在確定供應商后，應與供應商進行合同談判與協商，確保合同條款合理、權益保護。（2）合同簽訂前，采購部門應邀請法務部門對合同進行法律審查，并確保合同的合規(guī)性與有效性。（3）采購合同應明確商品或服務的名稱、規(guī)格、數量、質量標準、價格、交付方式、付款方式、違約責任等內容。2.4采購合同執(zhí)行與驗收（1）采購部門應監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況，確保供應商按合同要求履行義務。（2）采購部門應依照合同商定進行采購品的驗收，對不符合合同要求的商品或服務，應及時與供應商協商解決。2.5采購檔案管理（1）采購部門應建立健全采購檔案管理制度，包含采購申請、招標文件、合同、發(fā)票、驗收記錄等相關文件的歸檔與保管。（2）采購檔案應進行編號、分類、密級等管理，并定期進行備份和歸檔，確保檔案的安全性與完整性。3.合同審批管理3.1合同審批流程（1）員工在合同簽訂前，需將合同提交至相關部門進行審批。合同審批流程應依據合同金額、種類等因素進行分類，具體分類標準由公司內部訂立。（2）各部門應依照合同審批流程，對合同進行逐級審批，并在規(guī)定時間內完成審批過程。3.2合同審批崗位職責（1）合同起草人：負責撰寫合同草案，并確保草稿中包含必需的合同條款。（2）合同審批人：依據合同金額與分類標準，對合同進行審批，確保合同的合規(guī)性和風險可控性。（3）法務部門：負責對合同進行法律審查，包含條款合規(guī)性、風險評估、合同風險提示等。3.3合同備案與跟蹤（1）合同審批通過后，合同起草人應將合同正本及相關附件交由合同管理部門進行備案，并在合同備案登記簿上進行登記。（2）合同管理部門應建立合同跟蹤體系，及時掌握合同履行情況，對合同執(zhí)行與履約進行監(jiān)督和管理。4.制度執(zhí)行與監(jiān)督4.1制度培訓與宣傳（1）公司應定期組織員工參加采購與合同審批相關制度培訓，以提升員工對制度的理解和遵守程度。（2）制度應以文檔形式向全體員工發(fā)布，并在公司內部網站、通知欄等渠道進行宣傳和公示。4.2內部掌控與風險管理（1）公司應建立內部掌控體系，將采購與合同審批流程納入內部掌控范圍，確保制度的有效執(zhí)行和風險的管控。（2）公司應定期對采購與合同審批流程進行風險評估和改進，及時解決發(fā)現的問題和漏洞。4.3監(jiān)督與懲罰（1）公司應設立監(jiān)督機構或委員會，負責對制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查。（2）對于違反制度的行為，公司應依據公司規(guī)章制度，并依法進行處理，對違規(guī)人員予以相應的紀律處分。5.附則（1）本制度由公司負責人審批并生效，任何對本制度的修改或廢止應經過公司負責人的批準。（2）本制度自發(fā)布之日起生效，并適用于全體員工。（3）對于本制度未能掩蓋的情況，應參照相關的國家法律法規(guī)進行處理。以上為本公司的采購與合同審批管理制度，各部門和員工必需