杭州市電子文件歸檔工作實踐

杭州市檔案館電子文件歸檔工作實踐HANGZHOUARCHIVES杭州檔案主要的做法2情況介紹1存在的問題3體會4目錄未來計劃5主要的做法2情況介紹1存在的問題3體會4目錄未來計劃5……文件管理是政府治理的重要基礎，深化政府自身改革必將涉及文件管理方式的改革……“杭州市檔案館開展電子文件管理的幾個階段電子公文歸檔電子數(shù)據歸檔數(shù)據治理2009年至今針對電子公文歸檔建設電子文件管理系統(tǒng)ERMS尚未實現(xiàn)真正的單軌制2016年至今針對業(yè)務數(shù)據歸檔建設電子數(shù)據歸檔系統(tǒng)EDAS單軌制2018年關注數(shù)據的質量問題開展元數(shù)據管理準備構建數(shù)據資源目錄建立資源標簽正式啟動電子文件管理工作，制定相關計劃啟動工作開展電子文件管理專項考核。開展國家試點工作開展試點和考評工作開展EDAS系統(tǒng)建設，實現(xiàn)對行政審批電子文件歸檔EDAS建設擴大歸檔范圍，啟動最多跑一次電子化歸檔考核開展考評開發(fā)建設電子文件管理系統(tǒng)ERMS。制定相關標準和規(guī)范ERMS建設開展政務服務網行政審批事項電子化歸檔相關預研工作預研

對政務服務網行政審批事項進行電子化歸檔，實現(xiàn)自建業(yè)務系統(tǒng)的對接開展電子化歸檔20092012-2014201620182010-至今20152017工作歷程主要的做法2情況介紹1存在的問題3體會4目錄未來計劃5電子公文歸檔實現(xiàn)路徑和系統(tǒng)建設PART01杭州電子公文歸檔實踐2009起步研究標準規(guī)范、系統(tǒng)、開展國家試點、參與國家重要標準和課題研究等成果47家單位OA系統(tǒng)15萬件原生電子文件100多家單位無紙化網上年檢檔案在線移交進館ERMS電子文件管理系統(tǒng)移交接收電子公文實時歸檔數(shù)字檔案館系統(tǒng)Digital

Archives其他文件歸檔部門兼職檔案員實現(xiàn)電子文件全流程管理單位AOA單位BOA單位COA各單位自建OA預歸檔自動采集著錄檔案整理歸檔數(shù)據管理檔案利用（借閱、搜索）處置管理（檔案移交）校驗系統(tǒng)建設的杭州模式全省統(tǒng)建OA系統(tǒng)OA預歸檔自動采集著錄檔案整理歸檔管理數(shù)據管理檔案利用（借閱、搜索）處置管理（檔案移交）校驗系統(tǒng)建設的浙江省模式程序管理技術管理形式管理規(guī)則管理電子文件管理程序管理“電子文件產生的環(huán)境以及歸檔業(yè)務流程各環(huán)節(jié)的程序合規(guī)性”主要環(huán)節(jié)：生成、處理、傳遞和保存組織提?。嚎刂菩畔ⅰI(yè)務信息、流程信息、系統(tǒng)信息形式管理“文件是業(yè)務活動的正式交流工具，應具有統(tǒng)一、正規(guī)的規(guī)格、格式”公文類：《國家行政機關公文格式》行政審批業(yè)務類：行業(yè)規(guī)范要求版本要求：正稿、底搞、元數(shù)據、附件等技術管理“文件的記錄方式、格式要求、管理手段等都包含技術。技術的選擇和運用是保證電子文件信息的可靠與穩(wěn)定的前提?！遍L期保存格式：PDF/A、OFD驗證手段：md5校驗、電子簽名封裝標準：METS、VERS、ZIP規(guī)則管理“對歸檔的程序、形式和技術等方面的要求以法規(guī)、制度、標準等規(guī)范性文件的形式加以明確”+“形成單位、利用單位、歸檔單位進行同一標準的規(guī)范建設”=“國家、地區(qū)、機構對電子文件歸檔后其效用的一致性認定”降低了主觀因素對保管期限判定的影響機構的檔案質量不會因檔案人員變更而產生較大影響分類穩(wěn)定，且易理解，上手快，培訓時間短123綁定4管理的顆粒度細化管理要求和數(shù)據標準DA/T

46-2009DA/T

50-2014DA/T

63-2017元數(shù)據標準功能要求·GB/T

29194-2012管理要求國家檔案局13號令GB/T

26162.1-2010GB/T

18894-2016四性檢測DA/T

70-2018國家檔案局14號令格式要求DA/T

47-2009DA/T48-2009DA/T57-2009電子檔案移交接收辦法規(guī)范標準2019.01“電子公文同紙質文件具備同等效力”《黨政機關電子公文處理工作辦法》2019.04“除法律規(guī)定外電子文件不再以紙質形式歸檔和移交”《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》2019.??“增設信息化建設專章，增加六條，對電子文件的歸檔和電子檔案的管理、共享利用等進行明確”《檔案法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》2018.12“符合國家規(guī)范的電子公文可以僅以電子形式歸檔”法規(guī)制度保障電子數(shù)據歸檔思考與實施PART02加快建設數(shù)字政府，全面建設法治政府、責任政府和服務型政府經濟社會發(fā)展其他領域各項改革“最多跑一次“改革加快“互聯(lián)網+政務服務”深度融合、打破信息孤島實現(xiàn)數(shù)據共享加快政府數(shù)字化轉型2000萬注冊用戶（2018年10月）6萬余項行政審批事項，累計辦件4200萬件（2018年3月）覆蓋省市縣3200余個政府部門全省5700萬常住人口和1300萬余家企業(yè)等法人單位的數(shù)據身份證、戶口簿、營業(yè)執(zhí)照等140余種常用證照數(shù)據為1500余個政府單位提供3.2億次數(shù)據共享調用服務EDASElectronicDataArchivingSystem自動化歸檔

采用全自動化歸檔，具有足夠高的歸檔效率靈活的數(shù)據管理功能

一套系統(tǒng)對應多類型數(shù)據，最大限度地保持業(yè)務信息的有機關聯(lián)數(shù)據匯總

對TB甚至是PB級規(guī)模的數(shù)據具有很高的信息檢索和訪問并發(fā)能力歸檔過程不可能、也沒有能力去制定、維護過多的數(shù)據標準數(shù)據標準要能夠適應業(yè)務的變化需要制定一個更為抽象和通用的數(shù)據標準，使得系統(tǒng)能夠針對各種類型的業(yè)務進行歸檔我們認為業(yè)務信息業(yè)務過程文檔UDM的提出統(tǒng)一數(shù)據模型Unified

Data

Model現(xiàn)行的歸檔方法不適用

數(shù)據庫的業(yè)務信息記錄和附件材料又具有高度的整體性與關聯(lián)性業(yè)務可能發(fā)生變化

業(yè)務發(fā)生了變化意味著需要對原有的數(shù)據標準重新修訂建設目標的需要

必須滿足杭州市檔案局所提出的“一套歸檔系統(tǒng)應對多個業(yè)務數(shù)據庫歸檔”的要求保存描述信息內容信息包描述信息封裝信息封裝包OAIS信息模型保存描述信息歷史參考信息、歸檔信息業(yè)務信息業(yè)務描述數(shù)據、數(shù)據對象AIP封裝信息ID、封裝實踐、文件名、存儲路徑……描述信息類別、權限、角色……統(tǒng)一數(shù)據模型UDMAIUSIPAIP………………數(shù)據包結構“統(tǒng)一”的體現(xiàn)數(shù)據包統(tǒng)一采用XML描述

UDM物理模型的實例基于XML描述并打包為ZIP文件，一個ZIP文件既一個歸檔數(shù)據包。業(yè)務信息的封裝統(tǒng)一

UDM將具體的業(yè)務信息、過程信息和文件材料組織并封裝在統(tǒng)一的“業(yè)務信息”描述區(qū)塊當中。………………混合式數(shù)據庫完全依靠關系型數(shù)據庫將導致靈活性變差杭州的實踐行政審批數(shù)據歸檔2018年全面啟動對接統(tǒng)一建設平臺20個自建業(yè)務系統(tǒng)歸檔61家單位數(shù)據203個事項107萬件60多G132制定歸檔策略接收檢測依照法律依據確定保管期限和歸檔范圍表執(zhí)行策略自動歸檔系統(tǒng)建設、元數(shù)據、流程等地方標準重點確定材料應歸盡歸，反饋數(shù)據報告具體操作流程ERMS電子文件管理系統(tǒng)EDAS電子數(shù)據歸檔系統(tǒng)移交接收電子文件電子數(shù)據實時歸檔實時歸檔數(shù)字檔案館系統(tǒng)Digital

Archives實現(xiàn)電子數(shù)據的全程管理檔案資源建設全面、順利進入政務數(shù)據領域杭州的實踐正在研發(fā)中標準規(guī)范IT化解讀數(shù)據標準格式標準應用于檔案管理全過程業(yè)務指導檔案整理進館移交長期格式轉換杭州的實踐突破檔案屬地利用限制突破閉門辦館的觀念限制突破單一數(shù)源歸檔管理限制杭州的實踐突破檔案屬地利用限制突破閉門辦館的觀念限制突破單一數(shù)源歸檔管理限制杭州的實踐突破檔案屬地利用限制突破閉門辦館的觀念限制突破單一數(shù)源歸檔管理限制主要的做法2情況介紹1存在的問題3體會4目錄未來計劃5存在的問題（一）機關檔案員的專職化管理細節(jié)的問題過度的業(yè)務中介化導致檔案員專業(yè)化程度不足，不理解檔案工作的專業(yè)性或者甩手不干全部交給中介。如何將電子檔案和紙質檔案在一個管理框架內進行管理？管理細節(jié)上的不一致似乎很難將二者統(tǒng)一起來。資源管理不夠精細信息資源的管理還是過于粗糙，以部門、問題、門類、年度幾個要素的分類方法難以滿足多變的信息利用需求，無法融入政府數(shù)據共享體系當中。存在的問題（二）數(shù)據質量的問題歸檔數(shù)據的質量不高，政務服務網的辦事事項的歸檔材料收集不齊全、電子材料不規(guī)范、業(yè)務信息不完整。數(shù)據供給與需求不匹配開展數(shù)據共享使得民生檔案的利用率正在逐年下降，如何讓數(shù)據供給端能夠根據需要靈活地提供信息產品。系統(tǒng)設計思想落后行業(yè)整體的管理水平較低限制了應用系統(tǒng)的開發(fā)和設計水平，又進一步限制了管理水平。主要的做法2情況介紹1存在的問題3體會4目錄未來計劃5做好工作的幾個層面融入中心工作，以考核推動外部環(huán)境的成熟管理要求和服務必須要同步制度的“四化”要能夠轉化為系統(tǒng)的規(guī)則必要時，制度需要突破工作推動層面制度落實層面系統(tǒng)建設層面向自動化靠攏系統(tǒng)建設以解決問題為導向小步快跑，迭代升級體系管理信息化收集、管理、保存、利用制度標準化管理制度要有可操作性標準體系化管理、數(shù)據、格式、功能要求……管理制度化1制定完善的管理制度234加強制度建設四化模式Version

1.0Version

2.0Version

3.0Version

3.1杭州區(qū)縣網上查檔及跨館查檔情況杭州市本級查檔類型80%民生檔案利用檔案利用方式多元化館查詢量8000多人次利用檔案類型細化老百姓對檔案利用的需求信息治理視角下的電子數(shù)據管理行政審批數(shù)據歸檔，以及大數(shù)據關系分析社會發(fā)展大勢下的創(chuàng)新應用檔案信息服務的供給側結構性改革全面邁向數(shù)字轉型的電子文件管理1單套制23信息化轉型全程管理的理由統(tǒng)一目標統(tǒng)一標準措施銜接實行“前端控制”提高源頭數(shù)據的質量和效率發(fā)展質量控制體系促進業(yè)務流程重組必須從管理轉移到治理大數(shù)據低價值密度，強調數(shù)據關聯(lián)度為了共享，為簡化辦事流程提供數(shù)據支撐數(shù)據的真實、完整、可用和安全只從應用所需出發(fā)檔案以價值篩查為前提的高價值密度信息為了實現(xiàn)對高價值信息的鑒別和長久保存檔案的真實、完整、可用和安全證據性，更關注元數(shù)據的收集VS相異相同相近認清大數(shù)據和檔案的關系主要的做法2情況介紹1存在的問題3體會4目錄未來計劃5信息治理參考模型責任銜接+信息價值判定=高效地管理業(yè)務部門

創(chuàng)建并使用信息IT部門

負責信息的存儲和安全風控/法務部門

依規(guī)保留信息、處置信息制度和規(guī)范Records管理信息治理視角下的檔案管理信息治理視角下的檔案管理全市域數(shù)據中臺數(shù)據標準化、數(shù)據資源管理和治理提供體系支撐實現(xiàn)統(tǒng)一數(shù)據基礎服務、數(shù)據資產與治理實現(xiàn)數(shù)據統(tǒng)一管控和精細化管理數(shù)據服務搜索引擎報表引擎數(shù)據端口推送引擎數(shù)據開發(fā)數(shù)據融合數(shù)據集成數(shù)據關聯(lián)數(shù)據抽取數(shù)據標準體系應用層匯總層明細層操作層指標體系數(shù)據治理數(shù)據質量數(shù)據安全數(shù)據集中數(shù)據分類基礎服務可視化管理運維監(jiān)控集群管理權限管理日志中心數(shù)據處理引擎采集檢核鑒定歸檔數(shù)據源層辦公系統(tǒng)業(yè)務系統(tǒng)文檔數(shù)據庫檔案數(shù)字化與數(shù)據化的比較特點檔案數(shù)字化檔案數(shù)據化工作內容數(shù)據條目著錄、數(shù)字化處理+OCROCR+NLP、資源標簽處理對象紙質檔案數(shù)字化圖像、電子檔案處理方式人工Ai+人工訓練最終成果條目數(shù)據庫+數(shù)字化圖像專題數(shù)據庫+數(shù)據資產目錄需求導向