公司電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)定

I公司電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)定總則為加強(qiáng)公司電子文件歸檔與電子檔案管理，確保電子文件真實(shí)、完整、可用和安全，根據(jù)相關(guān)制度，結(jié)合實(shí)際，制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于公司電子文件與電子檔案的管理。公司電子文件歸檔與電子檔案管理，應(yīng)遵循納入信息化建設(shè)規(guī)劃、技術(shù)與管理并重、便于利用和安全可靠的原則?；拘g(shù)語電子文件是指公司在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。電子檔案是指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。元數(shù)據(jù)是指描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。公司應(yīng)對電子文件、電子檔案實(shí)施全程和集中管理，加強(qiáng)電子文件前端控制，對有價(jià)值的文件采取相應(yīng)的保護(hù)措施，確保電子文件和電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性與安全性。相關(guān)文件GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T15磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T38電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范DA/T47版式電子文件長期保存格式需求DA/T48基于XML的電子文件封裝規(guī)范DA/T46文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案DA/T54照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案DA/T63錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案DA/T1檔案工作基本術(shù)語DA/T58電子檔案管理基本術(shù)語《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《公司檔案工作管理辦法》管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)公司辦公室負(fù)責(zé)牽頭建立電子文件及電子檔案管理工作協(xié)同機(jī)制，推進(jìn)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。各單位、各部門職責(zé)各單位、各部門作為電子文件歸檔管理責(zé)任部門負(fù)責(zé)按照歸檔范圍開展電子文件的收集、整理、著錄和移交歸檔等工作，對電子文件的真實(shí)、完整、可用負(fù)責(zé)，指定兼職檔案員統(tǒng)一管理并確保人員穩(wěn)定；對于公司外工程項(xiàng)目的電子檔案，應(yīng)由工程項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)電子文件歸檔工作，所在單位、部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查。公司辦公室職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)宣傳、貫徹、執(zhí)行國家關(guān)于電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定，制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度規(guī)范。2.制定電子檔案元數(shù)據(jù)方案。3.負(fù)責(zé)電子文件接收歸檔和電子檔案整理、保管、處置、統(tǒng)計(jì)等工作，并提供電子檔案利用，定期對電子檔案進(jìn)行檢測。4.對公司電子文件歸檔及電子檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。5.提出電子文件歸檔及電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)需求，參與系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開發(fā)、實(shí)施、培訓(xùn)與驗(yàn)收工作。6.做好電子檔案備份、災(zāi)備及恢復(fù)工作，保證電子檔案的安全性。7.積極探索電子檔案知識(shí)化服務(wù)，充分利用信息技術(shù)提高電子檔案服務(wù)水平。（二）信息技術(shù)科職責(zé)1.推動(dòng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔工作，將電子文件歸檔相關(guān)功能需求納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)范圍。2.推動(dòng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)集成建設(shè)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件歸檔。（三）網(wǎng)絡(luò)設(shè)備科職責(zé)負(fù)責(zé)檔案服務(wù)器的維護(hù)、提供網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及軟硬件支持。業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)及集成業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)對電子文件全生命周期進(jìn)行有效管控，確保歸檔電子文件真實(shí)、完整、可用和安全。建設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)充分考慮電子文件歸檔的需求，按照本規(guī)定要求，形成、收集、歸檔電子文件及元數(shù)據(jù)。以業(yè)務(wù)辦理流程為依據(jù)，結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)，明確各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔范圍及規(guī)范，建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被篡改。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：（一）系統(tǒng)配置管理功能。（二）電子檔案管理功能，包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)的采集、登記、分類、編目、命名、存儲(chǔ)、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、移交、備份、報(bào)表管理等功能。（三）電子檔案安全管理功能，包括身份認(rèn)證、權(quán)限管理、跟蹤審計(jì)、生成固化信息等功能。（四）系統(tǒng)管理功能，包括系統(tǒng)參數(shù)管理、系統(tǒng)用戶和資源管理、系統(tǒng)功能配置、操作權(quán)限分配、事件報(bào)告等功能。（五）傳統(tǒng)載體檔案輔助管理功能，包括對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案同步編目、排序、編制檔號等功能。業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)與電子檔案管理系統(tǒng)無縫對接。新建業(yè)務(wù)系統(tǒng)或者原有業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級時(shí)，歸檔接口應(yīng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)同設(shè)計(jì)、同開發(fā)、同測試、同實(shí)施，實(shí)施時(shí)未開發(fā)歸檔接口的業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)通過二次開發(fā)實(shí)現(xiàn)。歸檔接收接口應(yīng)具備以下功能：（一）對歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，防止存在瑕疵的電子文件歸檔；（二）將歸檔成功的電子文件轉(zhuǎn)入已接收文件并防止重復(fù)歸檔。應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及實(shí)際情況，確定電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔接口建設(shè)方式。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備良好的擴(kuò)展能力，能接收業(yè)務(wù)系統(tǒng)移交歸檔的電子文件及元數(shù)據(jù)。為保證電子文件的安全性，電子檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)服務(wù)器須安裝國內(nèi)通用殺毒軟件，并定期升級，更新病毒庫，對操作系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描。電子文件的形成、收集與歸檔公司電子文件歸檔依據(jù)公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表執(zhí)行，電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限與電子文件內(nèi)容信息保管期限一致。電子文件收集歸檔時(shí)間按照各類檔案管理規(guī)定執(zhí)行。不同類型電子文件的收集格式要求采用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，包括：文字文件、表格文件等，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)一并保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、DOC、DOCX、XLS、XLSX、PPT、PPTX、TIFF、PDF、OFD為通用文件格式。使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的二維圖像電子文件為非通用文件格式時(shí)，應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用文件格式后收集。如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一起收集。二維圖像電子文件以PDF、OFD、JPEG、TIFF為通用文件格式。采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)(CAD)或繪圖中產(chǎn)生的三維圖形電子文件(如設(shè)計(jì)模型等)，收集時(shí)應(yīng)注明軟硬件環(huán)境和各種相關(guān)數(shù)據(jù)。三維圖像電子文件以DWG、PDF、OFD、JPEG、TIFF為通用文件格式。用視頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的動(dòng)態(tài)影像文件，收集其壓縮計(jì)算方法和相關(guān)軟件，并應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。影像數(shù)據(jù)以MPEG4、AVI為通用文件格式。用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片，或?qū)⒓堎|(zhì)照片轉(zhuǎn)化為電子照片的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用文件格式后收集。照片數(shù)據(jù)以PDF、OFD、JPEG、TIFF為通用文件格式。用數(shù)字音頻設(shè)備獲得的聲音文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和相關(guān)軟件，并注意收集其非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用文件格式。紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果應(yīng)以PDF、OFD、JPEG、TIFF為通用文件格式。對專用軟件產(chǎn)生的電子文件，原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，則收集時(shí)應(yīng)當(dāng)連同專用軟件一并收集。電子文件的歸檔方式（一）業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)歸檔，歸檔的電子文件應(yīng)包括正文、附件、著錄信息及背景信息等內(nèi)容，在辦理完畢后歸檔。（二）手工歸檔方式，由電子文件形成部門離線移交歸檔，檔案管理員在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)完成電子文件著錄，同時(shí)上載相應(yīng)的電子文件。檔案管理部門應(yīng)對歸檔的電子文件進(jìn)行檢驗(yàn)并接收，檢驗(yàn)不合格的，需組織重新歸檔。以項(xiàng)目移交的電子文件均需填寫《電子文件登記表》（附件2），并將電子文件與《電子文件登記表》一同刻錄光盤保存，參見《電子文件歸檔規(guī)范》（附件1）。電子檔案的保管與利用電子文件整理包括分類、組成保管單位、保管單位內(nèi)文件編號、排序等?？梢约楣芾韱挝徽黼娮游募?整理活動(dòng)應(yīng)保持電子文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系,建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。電子檔案的保管（一）應(yīng)采用一次寫光盤、磁帶、磁盤等離線存儲(chǔ)介質(zhì)對電子檔案及元數(shù)據(jù)等進(jìn)行離線備份。禁止使用軟磁盤、U盤作為電子檔案長期保存載體。（二）存儲(chǔ)電子文件的載體須使用裝具存放，裝具應(yīng)貼有標(biāo)簽（附件4），存儲(chǔ)電子檔案的載體應(yīng)設(shè)置成只讀狀態(tài)。（三）電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)至少制作一套，可采用異質(zhì)保管方式。離線載體應(yīng)按要求進(jìn)行標(biāo)識(shí)。（四）電子檔案離線備份要求離線備份介質(zhì)的保管除滿足紙質(zhì)檔案保管要求外，還應(yīng)滿足以下要求：1.應(yīng)做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；2.應(yīng)裝盒、豎立存放或平放，避免擠壓；3.應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離；（五）應(yīng)定期對磁性載體進(jìn)行抽樣檢測，抽樣率不低于10%。抽樣檢測過程中發(fā)現(xiàn)永久性誤差時(shí)，應(yīng)擴(kuò)大抽檢范圍或進(jìn)行100%檢測，并立即對發(fā)生永久性誤差的磁性存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行復(fù)制或更新。（六）封存的電子檔案載體不得外借使用，利用時(shí)提供拷貝件；未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制電子檔案。公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)從制度、技術(shù)上對自然災(zāi)害、突發(fā)事件、非法訪問、非法操作、人為破壞、計(jì)算機(jī)病毒等方面做好防范措施，采用符合系統(tǒng)安全和保密等級要求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，采取具備信息安全、數(shù)據(jù)安全和操作安全的保證措施。電子檔案的利用電子檔案利用參見下表執(zhí)行：權(quán)限內(nèi)容權(quán)限說明范圍利用手續(xù)利用電子檔案本部門/單位形成的管理類電子檔案全體員工預(yù)授權(quán)，無需審批，可在數(shù)字檔案平臺(tái)中自行查詢下載已在辦公網(wǎng)上公開發(fā)布的管理類電子檔案全體員工預(yù)授權(quán)，無需審批，可在數(shù)字檔案平臺(tái)中自行查詢下載合同類電子檔案投標(biāo)經(jīng)營員工預(yù)授權(quán)，無需審批，可在數(shù)字檔案平臺(tái)中自行查詢下載其他部門/單位形成的管理類電子檔案全體員工填寫《利用檔案審批表》，檔案形成部門/單位領(lǐng)導(dǎo)審批，員工所在部門/單位領(lǐng)導(dǎo)審批（部門/單位已撤銷的由相關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)審批）不可編輯格式的產(chǎn)品類電子檔案（如PDF/TIFF等）全體員工可在數(shù)字檔案平臺(tái)中自行查詢?yōu)g覽，如需下載應(yīng)向檔案室提交申請，并由檔案室提供下載利用可編輯格式的產(chǎn)品類電子檔案（如DWG/DOC等）全體員工填寫《利用檔案審批表》，檔案形成部門/單位領(lǐng)導(dǎo)審批利用實(shí)物類(資質(zhì)證照獲獎(jiǎng)材料)電子檔案全體員工填寫《利用檔案審批表》，員工所在部門/單位領(lǐng)導(dǎo)審批利用聲像類(照片、音視頻)電子檔案全體員工填寫《利用檔案審批表》，員工所在部門/單位領(lǐng)導(dǎo)審批（一）應(yīng)根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為利用者設(shè)置相應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限。原則上可編輯格式的電子檔案需審批后提供參考利用。（二）利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案及其元數(shù)據(jù)。（三）電子檔案及其元數(shù)據(jù)的離線存儲(chǔ)介質(zhì)不得外借,其使用應(yīng)在檔案管理部門的監(jiān)管范圍內(nèi)。電子檔案的鑒定與處置電子檔案的鑒定銷毀按照《公司檔案工作規(guī)定》執(zhí)行。銷毀電子檔案應(yīng)填寫電子檔案銷毀登記表（附件3）并歸檔保存。電子檔案長期保存管理（一）長期保存文件格式應(yīng)滿足真實(shí)性保證、格式透明、不綁定軟硬件、格式自包含、格式自描述、固定顯示、持續(xù)可解釋、持續(xù)可用、可轉(zhuǎn)換、易存儲(chǔ)的要求符合長期保存要求的電子檔案存儲(chǔ)格式：1.文本型電子文件以XML文檔和RTF、OFD、PDF為長期保存格式。2.圖像類電子文件以JPEG、TIFF為長期保存格式。3.音頻類電子文件以WAV、MP3為長期保存格式。4.視頻類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI為長期保存格式。5.數(shù)據(jù)庫文件以ET、XLS、XML、DBF為長期保存格式。6.電子郵件以EML為長期保存格式。7.網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件以HTML為長期保存格式。8.圖形類二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF為長期保存格式；三維矢量文件以STEP為長期保存格式。（二）電子檔案的遷移1.出現(xiàn)以下但不限于以下情況時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移：電子檔案當(dāng)前格式將被淘汰或失去技術(shù)支持時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)換；因技術(shù)更新、介質(zhì)檢測不合格等原因需要更換離線存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)離線存儲(chǔ)介質(zhì)的轉(zhuǎn)換；支撐電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、臺(tái)式計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、磁盤陣列等主要系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件等設(shè)備升級、更新時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移；檔案管理系統(tǒng)更新時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移。2.電子檔案遷移前應(yīng)進(jìn)行遷移可行性評估，包括目標(biāo)載體、系統(tǒng)、格式的可持續(xù)性評估和保管成本評估等，并保證遷移過程中電子文件真實(shí)性，防止遷移過程中電子文件信息丟失、非法篡改。3.應(yīng)在確信轉(zhuǎn)換或遷移活動(dòng)成功實(shí)施之后，填寫《電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表》（附件4），根據(jù)實(shí)際對轉(zhuǎn)換或遷移前的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行銷毀或繼續(xù)留存處置。對經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換后的電子檔案及其元數(shù)據(jù)應(yīng)重新進(jìn)行備份。附則本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。原《公司電子文件歸檔與電子檔案管理細(xì)則》公司辦〔2017〕14號同時(shí)廢止。

附件1電子文件歸檔規(guī)范一、歸檔范圍凡屬于管理類檔案、產(chǎn)品檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案9大類歸檔范圍的文件材料，在實(shí)體歸檔的同時(shí)，相關(guān)電子文件要求同步歸檔。光盤作為承載歸檔電子文件的載體，不僅具有對部分無法上傳檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)體或超大電子文件進(jìn)行歸檔的功能，還具有對各類歸檔電子檔案進(jìn)行異質(zhì)備份的功能，并符合電子檔案安全管理要求。二、電子文件定義及基本數(shù)據(jù)類型歸檔的電子文件主要包括以下數(shù)據(jù)類型：(一)文本文件（Text，代碼為T）：指使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號表達(dá)的文件。文本文件中除了存儲(chǔ)文件有效字符信息（包括能用ASCII碼字符表示的回車、換行等信息）外，不包含聲音、動(dòng)畫、圖像、視頻等其他任何信息。(二)圖形文件（Graphic，代碼為G）：指根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖，包括幾何圖形和把物理量（如：應(yīng)力、強(qiáng)度等）用圖標(biāo)表示的圖形；計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）或繪圖中產(chǎn)生的文件等即為圖形文件。(三)圖像文件（Image，代碼為I）：指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的靜態(tài)畫面，如用掃描儀掃描的各種原件畫面，用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片等。(四)視頻文件（Video，代碼為V）：指使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動(dòng)畫軟件生成的二維、三維動(dòng)畫等各種動(dòng)態(tài)畫面，如數(shù)字影視片、動(dòng)畫片等。(五)音頻文件（Audio，代碼為A）：指用音頻設(shè)備錄入或用編曲軟件生成的文件。用音頻設(shè)備錄入并轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的文件，主要有11kHZ（電話質(zhì)量）、22KHz（FM調(diào)頻收音機(jī)質(zhì)量）和44kHz（CD質(zhì)量）三種。(六)數(shù)據(jù)庫文件（Database，代碼為D）：指在事務(wù)處理系統(tǒng)中單獨(dú)承擔(dān)文件職責(zé)，或者作為文件的重要組成部分出現(xiàn)的數(shù)據(jù)對象。(七)計(jì)算機(jī)程序文件（Program，代碼為P）：指用計(jì)算機(jī)語言編寫的程序，是一種計(jì)算機(jī)軟件。它的形成過程一般是由程序員編寫“源程序”輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的程序編譯后執(zhí)行，有些還要經(jīng)過連接程序才能執(zhí)行?！霸闯绦颉蹦鼙砻靼鏅?quán)的歸屬，對于計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)者來說具有重要的保存價(jià)值。(八)多媒體文件（Multimedia，代碼為M）：包含上述兩種以上信息形式的文件為“多媒體文件”，它使用多媒體技術(shù)制作，具有較復(fù)雜的結(jié)構(gòu)，必須使用多媒體計(jì)算機(jī)復(fù)現(xiàn)。(九)表格文件（Excel，代碼為E）。三、光盤制作要求(一)格式要求1.歸檔電子文件應(yīng)滿足通用格式要求。對非通用格式的電子文件，應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，應(yīng)將紙質(zhì)文件掃描后以TIFF或PDF格式歸檔。2.專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用格式的電子文件，若不能轉(zhuǎn)換，必須將專用軟、硬件環(huán)境相關(guān)信息在《電子文件登記表》（附件2）中填寫清楚。3.特殊的無法轉(zhuǎn)換為通用格式的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其特殊的軟硬件環(huán)境、壓縮算法和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。(二)制作要求1.歸檔電子文件的內(nèi)容必須與其他載體內(nèi)容一致。2.歸檔電子文件的制作應(yīng)與歸檔實(shí)體對應(yīng)，不應(yīng)將封面、目錄、附圖、附表與正文分別制作成多個(gè)電子文件，應(yīng)對應(yīng)傳統(tǒng)載體文件材料的目錄編制成一個(gè)完整的電子文件。3.電子文件的頁碼應(yīng)與傳統(tǒng)載體文件材料的頁碼對應(yīng)。4.對附圖、附表類電子文件，每一個(gè)附圖、附表均應(yīng)有表名和表頭。制作電子表格時(shí)，無論是Excel格式還是Word格式，不應(yīng)將不同題名的電子表格設(shè)置或編輯在一個(gè)文件中，要求對應(yīng)實(shí)體分別制作。(三)歸檔要求1.電子文件要求原生格式電子文件和格式轉(zhuǎn)換后的電子文件同時(shí)歸檔。2.加密電子文件應(yīng)解密后歸檔。3.向檔案部門移交的光盤一般1式2套，其中1套封存保管,1套提供利用。4.歸檔的電子文件要包括《電子文件登記表》(附件2)，并存入歸檔光盤中，作為電子文件機(jī)讀目錄以備查詢。(四)質(zhì)量要求1.歸檔光盤應(yīng)采用優(yōu)質(zhì)獨(dú)立包裝的品牌CD-R或DVD±R一次性寫入檔案適用光盤。2.電子文件歸檔時(shí)，歸檔管理人員應(yīng)檢驗(yàn)電子文件的外形與技術(shù)環(huán)境。歸檔光盤及電子文件檢驗(yàn)內(nèi)容：(1)載體外觀檢驗(yàn)：如載體有無劃痕，是否清潔等。(2)可用性檢驗(yàn)：如電子文件是否可正常打開，是否可讀，無亂碼等問題。(五)光盤標(biāo)簽規(guī)格光盤盒正面標(biāo)識(shí)(光盤標(biāo)簽)由名稱、主要內(nèi)容、形成單位、光盤內(nèi)容量、記錄總數(shù)、光盤刻錄時(shí)間和刻錄人組成。標(biāo)簽規(guī)格樣式見附件5。1.密級、保密期限：按照實(shí)體檔案標(biāo)注的密級和保密期限打印在標(biāo)簽右上角，不涉密則不標(biāo)注。2.名稱：填寫光盤內(nèi)刻錄文件內(nèi)容的項(xiàng)目名稱。3.主要內(nèi)容：填寫光盤內(nèi)電子文件的主要內(nèi)容。4.形成單位：填寫光盤刻錄單位的規(guī)范名稱。5.光盤內(nèi)容量：填寫光盤中電子文件容量的總量，以“數(shù)字+計(jì)算單位”表示。如：680MB。6.記錄總數(shù)：光盤內(nèi)刻錄電子文件的個(gè)數(shù)(實(shí)際數(shù)量)。7.刻錄時(shí)間：填寫光盤的刻錄日期。如：20150323。8.刻錄人：填寫光盤刻錄責(zé)任人姓名。9.備注：填寫光盤中原生格式電子文件和格式轉(zhuǎn)換后的電子文件的歸檔情況。

附件2電子文件登記表文件特征形成部門形成日期光盤內(nèi)容量密級保密期限軟硬件環(huán)境硬件環(huán)境（主機(jī)/網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號/制造廠商等）操作系統(tǒng)開發(fā)工具及版本文本:圖像:數(shù)據(jù)體或軟件：文件記錄特征源電子文件個(gè)數(shù)歸檔電子文件個(gè)數(shù)總字節(jié)數(shù)（MB）文件類別及代碼○文本文件T

○圖形文件G

○圖像文件I○數(shù)據(jù)庫D

○音頻文件A

○視頻文件V○表格文件E

○多媒體文件M

○計(jì)算機(jī)程序文件P載體類型存儲(chǔ)方式□一件一盤□多件一盤□一件多盤□多件多盤制表審核填表人（簽名）：年月日審核人（簽名）：年月日移交簽字移交人（簽名）：移交時(shí)間