廣佛線二期工程總體文件（總體部）歸檔管理細(xì)則

佛山市鐵路投資建設(shè)集團(tuán)有限公司FoshanRailwayInvestmentConstructionGroupCo.，Ltd.文件編號版本/版次A版/0次管理制度流程匯編廣佛線二期工程總體文件（總體部）歸檔管理細(xì)則頁碼第頁共14頁P(yáng)AGEPAGE61.總則1.1為加強(qiáng)廣佛線二期工程的設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件（詳細(xì)勘察文件）、施工圖設(shè)計(jì)文件、報(bào)建文件的管理，建立、健全工程檔案管理工作，規(guī)范相關(guān)資料的編寫、收集、整理、組卷管理，確保滿足工程文件移交和歸檔要求，特制定本細(xì)則。1.2本細(xì)則依據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、《建筑工程資料管理規(guī)程》（JGJ/T185-2009）等國家、地方現(xiàn)行的有關(guān)法律法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及佛山市檔案館有關(guān)規(guī)定、佛山市軌道交通有限公司（以下簡稱市軌道公司）制定的《工程檔案管理辦法》等辦法，結(jié)合廣佛線二期工程的情況及特點(diǎn)編制。1.3凡參與廣佛線二期工程項(xiàng)目建設(shè)的設(shè)計(jì)、咨詢、勘察單位均應(yīng)執(zhí)行本細(xì)則。把工程資料管理納入自身業(yè)務(wù)管理工作中，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的文件的編制和整理、歸檔工作，保證工程資料的積累，達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng)，并及時(shí)移交檔案室歸檔，以保證工程檔案系統(tǒng)工作的順利開展。1.4按照集中統(tǒng)一管理的基本原則，市軌道公司總體管理部（以下簡稱總體部）配備專職人員統(tǒng)一管理相關(guān)資料，同時(shí)負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察、設(shè)計(jì)、咨詢等單位整理相關(guān)文件和編制歸檔文件，達(dá)到工程資料的及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。1.5在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確各單位提交相應(yīng)項(xiàng)目文件（含電子版）以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任。填寫內(nèi)容及格式要求符合省市相關(guān)規(guī)定。2.管理職責(zé)2.1通用職責(zé)2.1.1相關(guān)資料的形成應(yīng)符合國家相關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)范質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、工程合同及設(shè)計(jì)文件等規(guī)定。2.1.2工程各參與單位應(yīng)將工程資料的形成和積累納入工程過程管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。2.1.3工程資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理并按規(guī)定移交。2.1.4工程資料應(yīng)實(shí)行分級管理，由各單位負(fù)責(zé)人組織本單位工程資料的全過程管理與控制工作。建設(shè)過程中工程資料的收集、整理工作和審核工作應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，并按規(guī)定取得相應(yīng)的崗位資格。2.1.5工程各參建單位應(yīng)確保各自文件的真實(shí)、有效、完整和齊全，對工程資料進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等的，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定予以處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究法律責(zé)任。2.2總體部管理職責(zé)2.2.1負(fù)責(zé)相關(guān)工程檔案管理，設(shè)專人對相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理和歸檔。2.2.22.2.3負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查各單位工程資料的形成、積累和立卷工作，委托設(shè)計(jì)咨詢單位檢查2.2.4對須建設(shè)方簽認(rèn)的2.2.5收集和匯總勘察和2.2.6工程竣工驗(yàn)收后6個(gè)月內(nèi)，將合格完整的歸檔文件移交市軌道公司檔案2.3設(shè)計(jì)咨詢單位職責(zé)2.3.1負(fù)責(zé)咨詢、審查檔案資料的管理工作，并設(shè)專人進(jìn)行收集、整理和歸檔。2.3.2施工圖設(shè)計(jì)階段，設(shè)計(jì)咨詢應(yīng)對勘察、設(shè)計(jì)資料的形成、積累、組卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查，使工程資料的完整性、準(zhǔn)確性符合有關(guān)要求。2.3.3組織勘察、設(shè)計(jì)單位按時(shí)提交設(shè)計(jì)成果文件；經(jīng)審核合格的設(shè)計(jì)文件，須加蓋設(shè)計(jì)咨詢審核章。2.3.4配合總體部進(jìn)行相關(guān)檔案的歸檔工作。2.3.5工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)將合格完整的歸檔文件移交市軌道公司總體部。2.4總體總包單位職責(zé)2.4.1負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)資料管理工作，設(shè)專人負(fù)責(zé)監(jiān)督、協(xié)調(diào)、組織工點(diǎn)設(shè)計(jì)單位開展檔案管理工作。同時(shí)，對分包單位資料的真實(shí)性、完整性和有效性負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。2.4.2根據(jù)各專業(yè)接口劃分的標(biāo)準(zhǔn)和原則，指定相應(yīng)責(zé)任人員監(jiān)督、協(xié)調(diào)接口設(shè)計(jì)文件傳遞。制訂相應(yīng)設(shè)計(jì)文件、圖紙、資料的統(tǒng)一格式及標(biāo)準(zhǔn)。2.4.3配合總體部進(jìn)行相關(guān)檔案歸檔工作。2.4.4應(yīng)負(fù)責(zé)編制至少6套完整合格的工程資料（不含自行保存2.4.5工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)將合格完整的歸檔文件2.5勘察單位職責(zé)2.5.1按照國家、省市有關(guān)規(guī)定編制完整、合格的歸檔文件。2.5.2根據(jù)勘察階段、目標(biāo)建立各工點(diǎn)項(xiàng)目的勘察文件的收集、整理及歸檔制度。設(shè)置專職部門和人員負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)檔案工作。2.5.3根據(jù)各專業(yè)接口劃分的標(biāo)準(zhǔn)和原則，指定相應(yīng)責(zé)任人員監(jiān)督、協(xié)調(diào)接口勘察文件傳遞。制訂相應(yīng)勘察文件、圖紙、資料的統(tǒng)一格式及標(biāo)準(zhǔn)。2.5.4配合佛山軌道公司總體部進(jìn)行相關(guān)檔案歸檔工作。2.5.5應(yīng)負(fù)責(zé)編制至少6套完整合格的工程資料（不含自行保存2.5.6工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)將合格完整的歸檔文件移交市軌道公司總體部3.歸檔文件形成與組成3.1設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件形成與組成3.1.1勘察單位根據(jù)設(shè)計(jì)要求提供工程勘察階段形成成果報(bào)告文件，并附同紙質(zhì)文件內(nèi)容相同的電子版文件，勘察單位、咨詢審查單位均要蓋出圖章、注冊巖土工程師章。3.1.2設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件主要組成根據(jù)項(xiàng)目不同階段，各階段設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件的主要形成（不限于）詳見下表：階段案卷主要細(xì)目文件形成詳細(xì)勘察階段勘察技術(shù)管理文件詳勘工程地質(zhì)勘察開工報(bào)告詳勘大綱詳勘技術(shù)要求專家、咨詢意見及回復(fù)單會(huì)議紀(jì)要勘察咨詢工程師咨詢審查單及回復(fù)單工作聯(lián)系單施工圖（勘察）審查備案合格證書詳細(xì)勘察成果各工點(diǎn)詳細(xì)勘察階段巖土工程勘察報(bào)告巖芯照片因工程建設(shè)需要，經(jīng)業(yè)主批準(zhǔn)的其他各補(bǔ)充勘察、專題勘察報(bào)告3.2報(bào)建文件形成與組成3.2.1設(shè)計(jì)總體單位必須配合總體部進(jìn)行報(bào)建工作，和總體部共同整理和收集規(guī)劃報(bào)建所需的相關(guān)材料。3.2.2報(bào)建資料主要組成各階段報(bào)建文件的主要形成與組成（不限于）詳見下表：審批項(xiàng)目類別階段批復(fù)文件主要細(xì)目文件形成消防審批初步設(shè)計(jì)階段建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)審核意見書《建筑工程消防設(shè)計(jì)防火審核申報(bào)表》；《自動(dòng)消防設(shè)施設(shè)計(jì)防火審核申報(bào)表》；建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位相關(guān)證明材料；計(jì)劃立項(xiàng)批文；建筑總、平、立、剖面圖，機(jī)電相關(guān)圖紙，室外消防給水平面圖、生產(chǎn)工藝流程圖及說明書、消防設(shè)計(jì)專篇；消防性能化設(shè)計(jì)審批文件；專家評估意見。施工圖設(shè)計(jì)階段建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)備案批文裝修、消防設(shè)計(jì)文件；《建筑內(nèi)部裝修設(shè)計(jì)防火審核申報(bào)表》；《建筑消防設(shè)計(jì)防火審核意見書》；消防安全協(xié)議書；施工組織設(shè)計(jì)方案和消防安全保衛(wèi)措施?？⒐を?yàn)收階段建設(shè)工程消防驗(yàn)收意見書建設(shè)工程消防驗(yàn)收申請表；竣工圖和變更設(shè)計(jì)文件；工程驗(yàn)收竣工報(bào)告；建筑構(gòu)件、建筑材料、消防產(chǎn)品、消防設(shè)施、電氣防火技術(shù)檢測質(zhì)量合格證明；建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)審核意見書；施工、監(jiān)理、檢測單位、消防項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等相關(guān)證明材料。人防審批初步設(shè)計(jì)階段人防地下室初步設(shè)計(jì)審查意見《建設(shè)工程項(xiàng)目人防報(bào)建辦理審批表》；《建設(shè)工程人防報(bào)建申請表》；計(jì)劃立項(xiàng)批文；建設(shè)單位相關(guān)證明材料；初步設(shè)計(jì)文件（人防工程部分；地質(zhì)勘探報(bào)告）。施工圖設(shè)計(jì)階段人防工程施工圖設(shè)計(jì)文件審查意見書《建設(shè)工程項(xiàng)目人防報(bào)建辦理審批表）；《防空地下室施工圖設(shè)計(jì)文件申報(bào)表》；施工圖設(shè)計(jì)文件；《工程人防地下室初步設(shè)計(jì)審查意見》。審批項(xiàng)目類別階段批復(fù)文件主要細(xì)目文件形成人防審批施工階段《人防工程開工通知書》、《人防工程質(zhì)量監(jiān)督通知書》《人防工程質(zhì)量監(jiān)督申請表》；經(jīng)審核的施工圖紙；施工組織技術(shù)設(shè)計(jì)；《人防工程施工圖設(shè)計(jì)文件審查意見書》；規(guī)劃許可證復(fù)印件；防護(hù)設(shè)備安裝、平戰(zhàn)轉(zhuǎn)換合同?？⒐るA段《人防工程竣工驗(yàn)收備案意見書》人防工程竣工驗(yàn)收備案申請表；《人防工程技術(shù)檔案（總表）》；《人防工程質(zhì)量評定表》；《防護(hù)構(gòu)件竣工驗(yàn)收報(bào)告》；《廣東省人民防空工程平戰(zhàn)轉(zhuǎn)換手冊》；防空地下室防洪排澇預(yù)案；防空地下室平時(shí)使用平面圖；防空地下室戰(zhàn)時(shí)使用平面圖；防空地下室平戰(zhàn)轉(zhuǎn)換平面圖；防空地下室建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、防護(hù)設(shè)備施工安裝單位、平戰(zhàn)轉(zhuǎn)換設(shè)備施工安裝單位、人防工程竣工報(bào)告；施工單位簽署的質(zhì)量保修書、人防工程質(zhì)量保修書；人防工程質(zhì)監(jiān)報(bào)告書；主要建筑材料、構(gòu)配件和設(shè)備的產(chǎn)品質(zhì)量出廠檢驗(yàn)合格證明和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的進(jìn)場試驗(yàn)報(bào)告；勘察、設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽署的質(zhì)量合格文件。3.3施工圖設(shè)計(jì)文件管理3.3.1設(shè)計(jì)成果文件的提交應(yīng)有時(shí)限性要求?？偝邪鼏挝粦?yīng)在與專業(yè)分包單位簽訂施工合同中明確設(shè)計(jì)資料的移交套數(shù)、移交時(shí)間、質(zhì)量要求及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。分包工程完工后，應(yīng)將有關(guān)設(shè)計(jì)成果資料按約定移交。3.3.2施工圖設(shè)計(jì)文件主要組成各階段施工圖設(shè)計(jì)文件的主要形成與組成（不限于）詳見下表：案卷主要細(xì)目文件形成施工圖設(shè)計(jì)階段成果線路施工圖限界施工圖軌道工程施工圖車站建筑施工圖車站結(jié)構(gòu)施工圖區(qū)間施工圖給排水及消防施工圖車站建筑裝修施工圖通風(fēng)空調(diào)施工圖綜合管線施工圖區(qū)間疏散平臺(tái)施工圖火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警施工圖人防工程施工圖設(shè)計(jì)咨詢、專家審查意見設(shè)計(jì)咨詢、專家審查意見的回復(fù)單設(shè)計(jì)變更文件設(shè)計(jì)變更申請及審批文件會(huì)議紀(jì)要工作聯(lián)系單、往來函3.4設(shè)計(jì)變更文件工程方案變更文件由設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)整理和歸檔。設(shè)計(jì)變更文件組成詳見下表：案卷細(xì)目設(shè)計(jì)變更文件工程方案變更申請表工程方案變更審批表審查會(huì)議紀(jì)要根據(jù)會(huì)議紀(jì)要完成的變更圖設(shè)計(jì)（工程）變更依據(jù)性文件匯總4.文件主要內(nèi)容與要求4.1詳勘報(bào)告主要內(nèi)容概述、自然地理環(huán)境、區(qū)域地質(zhì)特征、巖土工程特性、水文地質(zhì)條件、土石可挖性分級、場地和地基的地震效應(yīng)、巖土物理力學(xué)指標(biāo)及其參數(shù)建議值、巖土工程條件評價(jià)和工程措施建議、相關(guān)說明等。4.2施工圖設(shè)計(jì)文件施工圖設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容與規(guī)范要按照《施工圖設(shè)計(jì)文件組成與內(nèi)容》以及《施工圖設(shè)計(jì)文件編制統(tǒng)一規(guī)定》進(jìn)行編制。設(shè)計(jì)圖紙按專業(yè)單獨(dú)成冊。4.3設(shè)計(jì)咨詢報(bào)告咨詢單位對各階段的設(shè)計(jì)成果文件要進(jìn)行審查，向行政主管部門辦理施工圖審查合格證，并且形成設(shè)計(jì)咨詢報(bào)告。設(shè)計(jì)咨詢單位均要向市軌道公司總體部提交至少6套設(shè)計(jì)咨詢報(bào)告。4.4相關(guān)審批文件4.4.1政府批復(fù)文件：相關(guān)政府部門對設(shè)計(jì)方案的批復(fù)意見。4.4.2專家審查意見：專家評審會(huì)上對設(shè)計(jì)文件的審查意見，須附有專家簽名表。5.工程資料的收集5.1工程資料的形成和積累各勘察、設(shè)計(jì)單位及市軌道公司各技術(shù)、職能部門對工程資料的形成、積累、整理、歸檔以本工程項(xiàng)目開始為起點(diǎn)，根據(jù)進(jìn)程及時(shí)收集、整理、歸檔。5.2工程資料設(shè)計(jì)階段文件的收集由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部工程資料的收集、積累、整理，并提交設(shè)計(jì)總體總包單位匯總。咨詢單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查工程項(xiàng)目建設(shè)中資料收集、整理的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，并向市軌道公司總體管理部提交咨詢文件。5.3收集范圍反映與工程項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入工程資料。5.4工程資料質(zhì)量要求5.4.1凡需歸檔的資料，應(yīng)符合國標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整、清楚，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰、圖表整潔，簽字手續(xù)完備。5.4.2需永久、長期保存的文件嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆、易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水)和復(fù)寫紙打印、書寫、繪制。5.4.3復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。5.4.4錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。5.4.5長期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。5.5設(shè)計(jì)歸檔文件套數(shù)歸檔文件套數(shù)按公司的規(guī)定提交。5.6編制土建施工圖變更的費(fèi)用5.6.1編制設(shè)計(jì)文件所需的費(fèi)用按簽訂合同規(guī)定辦理。5.6.2設(shè)計(jì)單位應(yīng)向市軌道公司提交至少6套屬于職責(zé)范圍內(nèi)形成的施工圖設(shè)計(jì)檔案文件。5.7合同要求5.7.1設(shè)計(jì)合同中應(yīng)明確設(shè)計(jì)單位提交項(xiàng)目檔案的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時(shí)間、費(fèi)用、質(zhì)量要求及違約責(zé)任。5.7.2咨詢合同中應(yīng)明確咨詢對設(shè)計(jì)文件審核和向建設(shè)單位提交咨詢檔案的責(zé)任。6.工程資料的整理與歸檔6.1工程資料的整理6.1.1工程建設(shè)形成的資料在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持項(xiàng)目文件材料的成套性，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、組卷、排列、編目，形成符合國家檔案工作規(guī)范的系統(tǒng)。資料形成單位進(jìn)行整理。6.1.2整理步驟（1）劃分階段。凡是歸入工程項(xiàng)目資料的文字材料、圖表、圖紙，按市軌道公司發(fā)布的工作階段歸類劃分，不同形成階段的文件材料不能混淆在一起。（2）鑒別。按相關(guān)要求對收集整理的文件材料進(jìn)行鑒定，剔除不屬歸檔范圍及重份的文件，以確保工程資料的完整性。（3）排列。根據(jù)工程資料的形成階段規(guī)律和查找利用規(guī)律分別排列，如管理性文件按問題、時(shí)間排列。（4）卷內(nèi)文件排列。如果一個(gè)項(xiàng)目形成的同類型文件數(shù)量不多，能裝入一個(gè)檔案盒，可以組織為一個(gè)案卷，其卷內(nèi)文件的排列要按形成的先后順序排列；如果圖紙、文字性文件分別組卷時(shí)，圖紙的排列可按圖紙目錄的順序進(jìn)行，文字性文件遵循反映同一問題、同一結(jié)構(gòu)的文件排列在一起的原則，同一案卷中有若干個(gè)問題時(shí)，按問題的時(shí)間順序或重要程序排列；同一案卷中既有文字性文件，也有竣工圖文件時(shí)，反映同一個(gè)問題、同一工作進(jìn)程的文件排列，文件性文件材料在前，竣工圖文件在后。6.2工程項(xiàng)目文件的組卷6.2.1組卷要遵循工程資料的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。6.2.2組卷基本原則（1）建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)按單位工程組卷。（2）工程資料應(yīng)按照不同的收集、整理單位及資料類別等分別進(jìn)行組卷。（3）卷內(nèi)資料排列順序應(yīng)依據(jù)卷內(nèi)資料構(gòu)成而定，一般順序?yàn)榉饷?、目錄、資料部分、備考表和封底。組成的案卷應(yīng)美觀、整齊。（4）卷內(nèi)若存在多類工程資料時(shí)，同類資料按自然形成的順序和時(shí)間排序，不同資料之間的排列順序可參照中《總體文件（總體部）分類編號表》的順序排列。（5）案卷不宜過厚，一般不超過40mm。案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)資料。（6）案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件、該卷保管期限從長。6.3案卷與卷內(nèi)文件的排列6.3.1管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列。6.3.2文件按設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料、設(shè)計(jì)圖紙（分專業(yè)）、報(bào)建文件排列。6.3.3卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；正件在前，附件在后；印件在前，定草稿在后。6.4案卷編目6.4.1卷內(nèi)文件頁號的編寫卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號；頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標(biāo)題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號；各卷之間不連續(xù)編頁號。6.4.2卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄格式采用《工程檔案管理辦法》中規(guī)定的樣式。卷內(nèi)目錄包括的內(nèi)容如下：——檔案號，對每個(gè)案卷按工程資料類別、分類代碼序號編制；——序號，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從１起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，—個(gè)文件—個(gè)號；——資料名稱，每個(gè)資料文件的名稱；——責(zé)任單位或責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者；——文件日期，每個(gè)技術(shù)檔案文件編制的日期；——頁數(shù),每件文件總頁數(shù)?！獋渥ⅲ筛鶕?jù)實(shí)際填寫需注明的情況。注：每個(gè)技術(shù)檔案文件如有電子版，必須提供。6.4.3案卷封面和脊背的編制案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式，主要內(nèi)容如下：——案卷題名，應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項(xiàng)目名稱、代字、代號及結(jié)構(gòu)、部件、階段的代號和名稱等；項(xiàng)目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的原立項(xiàng)、設(shè)計(jì)相符；歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文；——立卷單位，應(yīng)填寫文件組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門；——起止日期，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期；——保管期限，應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限；——密級，應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級；——檔案號，應(yīng)依據(jù)市軌道公司提供的資料檔案號編寫原則填寫。案卷脊背，應(yīng)填寫保管期限、檔號和案卷題名或關(guān)鍵詞。具體立卷歸檔時(shí)，案卷封面和脊背按《工程檔案管理辦法》的要求填寫。6.4.4卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表采用《工程檔案管理辦法》中規(guī)定的樣式?！韮?nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)，頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量，見示例。說明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等；

——卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后；——互見號應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔案號，并注明其載體形式。6.5案卷裝訂要求6.5.1文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；裝訂的案卷卷內(nèi)文字材料、圖紙統(tǒng)一折疊為A4標(biāo)準(zhǔn)(297×210mm)，整冊A3幅面的圖紙可不折疊。大于A3圖幅折疊成A4規(guī)格入盒，歸檔圖紙折疊時(shí)按手風(fēng)琴式，圖幅內(nèi)折，以便長久保護(hù)檔案壽命。大于A3圖幅的成冊圖也可不裝訂。6.5.2案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。6.5.3外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。6.5.4檢查案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表等是否符合國標(biāo)要求；6.5.5如同類材料數(shù)量較多，可分成幾卷，但每卷都必須有各自的封面、目錄、備考表。6.5.6每卷內(nèi)容排列順序?yàn)椋悍饷嬉痪韮?nèi)目錄一文件材料一備考表。6.6卷盒、卷內(nèi)表格規(guī)格、要求及制成材料6.6.1卷盒采用國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒。6.6.2案卷內(nèi)的卷內(nèi)目錄、備考表的尺寸為297×210mm。6.6.3卷內(nèi)表格印制應(yīng)清晰端正。6.7特殊載體檔案材料的整理隨著信息技術(shù)的普及，在建設(shè)中積累了大量的非紙質(zhì)載體的文件內(nèi)容，它是建設(shè)項(xiàng)目檔案的補(bǔ)充，更是日后工作查考的重要的信息。它們涉及的內(nèi)容相當(dāng)廣泛。由于它的信息記錄形式比較特殊，在立卷中應(yīng)單獨(dú)處理。6.7.1聲像材料整理聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說明，對事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。凡是歸檔的聲像文件，必須圖像清晰、聲音清楚，并附以必要的文字說明，必須是原版、原件。錄音、錄像檔案以自然盒(盤)為一卷，每盒(盤)的外套上要貼有標(biāo)簽，注明其內(nèi)容、主要人物、形成日期、帶長(分鐘)、編號、型號和保管期限等，并填寫移交目錄。6.7.2照片的整理照片檔案應(yīng)以本項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)為主，選用具有查考價(jià)值大體可以包括以下幾個(gè)方面：（1）本項(xiàng)目籌建、施工、竣工過程中產(chǎn)生的具有憑證和參考價(jià)值的照片；（2）本項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的照片，上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在本項(xiàng)目視察活動(dòng)的照片；（3）本項(xiàng)目向有關(guān)單位提出內(nèi)容和要求、組織拍攝或征集的照片（4）本項(xiàng)目在工作中選用的外單位的照片。照片檔案的構(gòu)成應(yīng)當(dāng)由底片(向外單位收集的可以沒有底片)、照片和文字說明等部分構(gòu)成。一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。如一組初步設(shè)計(jì)審查會(huì)的照片，可能在查看線路現(xiàn)場的照片，有在會(huì)議室具體講座的照片，可以把這一閃會(huì)議形成的若干張照片作為一組照片。組合照片說明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項(xiàng)。同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片說明的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號。組聯(lián)符號按組依次采用“①”、“②”、“③”…同組中的照片其組聯(lián)符號相同。組聯(lián)符號不應(yīng)越冊。組合照片說明放在本組第一張照片的上方。對于某次活動(dòng)只收集了單張照片的，則要以單張照片為單位擬寫說明。照片說明“六要素”的內(nèi)容：①事由②時(shí)間③地點(diǎn)④人物⑤背景⑥攝影者。6.8工程資料的歸檔6.8.1設(shè)計(jì)總體單位將經(jīng)整理、編目后所形成的工程資料按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向市軌道公司總體管理部歸檔。總體管理部審核通過后向市軌道公司檔案室歸檔。6.8.2歸檔資料應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)全過程；真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目的實(shí)際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質(zhì)量應(yīng)符合規(guī)定。6.8.3凡外來、外購的圖紙資料，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參與清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。6.8.4外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文；經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。7.歸檔文件的移交7.1歸檔文件的移交7.1.1設(shè)計(jì)、咨詢單位在完成各自案卷的編制工作后，應(yīng)把各自整理的檔案連同案卷目錄、城建檔案移