山東友臣食品有限公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡介..........................................................1

2公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制基本情況......................................1

2.1采購部門人員配置............................................1

2.2采購方式及組織架構(gòu)..........................................1

2.3采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程........................................2

3公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題....................................3

3.1采購人員素質(zhì)不高............................................3

3.2缺乏完備的供應(yīng)商選擇機(jī)制....................................3

3.3采購計(jì)劃制定不合理..........................................4

3.4采購費(fèi)用控制不合理..........................................5

4公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)......................................5

4.1提高采購人員素質(zhì)............................................5

4.2完善供應(yīng)商篩選機(jī)制..........................................6

4.3制定完備的采購計(jì)劃..........................................7

4.4將采購費(fèi)用控制在合理范圍....................................7

5總結(jié)..............................................................8

參考資料...........................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

山東友臣食品有限公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡介

山東友臣食品有限公司于2013年在臨沂經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)市場監(jiān)督管理局登

記成立的一家民營企業(yè)，是一家食品制造業(yè)，注冊(cè)資本1000萬人民幣；經(jīng)營范

圍包括研發(fā)、生產(chǎn)、銷售：糕點(diǎn)（烘烤類糕點(diǎn)）、膨化食品、糖果制品（糖果）、

餅干、其他休閑食品、飲料（果汁及蔬菜汁類、蛋白飲料、茶飲料類）、罐頭、

飲料類保健食品開發(fā)，通過互聯(lián)網(wǎng)及實(shí)體店銷售預(yù)包裝食品及其他休閑食品等。

公司推出各種衍生產(chǎn)品，并不斷根據(jù)品牌定位和市場需求優(yōu)化升級(jí)，致力于打

造一流的烘焙品牌。在研發(fā)及品質(zhì)把控方面，友臣擁有國內(nèi)先進(jìn)的研發(fā)中心和

經(jīng)驗(yàn)豐富的研發(fā)團(tuán)隊(duì)，掌握多項(xiàng)核心技術(shù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

2公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制基本情況

2.1采購部門人員配置

為了確保采購工作的順利進(jìn)行，我們需要在企業(yè)內(nèi)組建一支高效，團(tuán)結(jié)的

采購隊(duì)伍，每一位都具有自己特有的職能，以確保采購工作的順利進(jìn)行。采購

人員應(yīng)具有良好的素質(zhì)和能力，才能使采購業(yè)務(wù)順利開展。友臣公司的采購團(tuán)

隊(duì)由市場及需求分析員、供應(yīng)商管理人員、采購經(jīng)理、采購人員、庫存管理人

員、采購統(tǒng)計(jì)分析人員以及財(cái)務(wù)與成本核算人員等多個(gè)專業(yè)人員組成。

采購部門

市場及需求供應(yīng)商管理庫存管理人采購統(tǒng)計(jì)分財(cái)務(wù)與成本

采購經(jīng)理采購人員

分析員人員員析人員核算人員

圖1采購部門人員配置圖

2.2采購方式及組織架構(gòu)

該公司采購方式為采購方式不限于公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)，而應(yīng)根據(jù)技術(shù)特

點(diǎn)、使用環(huán)境和市場供求等因素制定相應(yīng)的采購計(jì)劃，以獲取貨物、工程和服

務(wù)。在政府投資項(xiàng)目中應(yīng)用非招標(biāo)方式可以減少中間環(huán)節(jié)、簡化程序、降低成

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本、提高效率、避免腐敗。以下是可供選擇的非招標(biāo)采購方式：通過詢價(jià)現(xiàn)購、

比價(jià)采購、議價(jià)采購、訂價(jià)收購以及公開市場采購等方式。

該公司采用混合型采購的組織架構(gòu)，即總部采購負(fù)責(zé)建立整體采購戰(zhàn)略，

負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選，各個(gè)事業(yè)部負(fù)責(zé)日常業(yè)務(wù)交易?；旌闲徒M織架構(gòu)整合企業(yè)

資源，有利于供應(yīng)商管控及進(jìn)行更好的議價(jià)。

2.3采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程

（1）制定采購計(jì)劃。采購部門依據(jù)制定的生產(chǎn)計(jì)劃，并參考以往產(chǎn)品銷

售價(jià)格及以往產(chǎn)品銷售記錄等方面，做出相應(yīng)的成本核算分析后擬定采購計(jì)

劃。

（2）供應(yīng)商的選擇與考核。采購員根據(jù)公司所需物料清單，將所需原材

料及生產(chǎn)所需設(shè)備信息、產(chǎn)品參數(shù)、技術(shù)參數(shù)等相關(guān)信息提供給供應(yīng)商，聯(lián)系

供應(yīng)商，供應(yīng)商進(jìn)行相關(guān)信息提供及產(chǎn)品報(bào)價(jià)。

（3）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。采購人員建立供應(yīng)商資料，綜合考慮價(jià)格、付

款方式等條件，貨比三家。

（4）合同的簽訂。與供應(yīng)商協(xié)商后，達(dá)成一致，確定報(bào)價(jià)、交貨日期、

付款方式等。

（5）交貨驗(yàn)收。采購人員需要確定貨物品種、數(shù)量、質(zhì)量的準(zhǔn)確。質(zhì)檢

合格的貨物安排入庫，不合格的需要安排補(bǔ)救和退換貨。

（6）財(cái)務(wù)結(jié)算。會(huì)計(jì)人員會(huì)對(duì)采購合同、采購訂單、驗(yàn)收單等進(jìn)行仔細(xì)

審查，以確保各類明細(xì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和符合財(cái)務(wù)規(guī)定的要求。如有問題，就需

要財(cái)務(wù)人員與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人溝通協(xié)商。在經(jīng)過財(cái)務(wù)部的審核并確認(rèn)無誤后，

將按照企業(yè)的審批制度進(jìn)行審批，并由財(cái)務(wù)部進(jìn)行付款安排。

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圖2采購內(nèi)部控制流程圖

3公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

3.1采購人員素質(zhì)不高

采購部門作為一個(gè)擁有大量“油和水”的部門，采購部門人員混雜；采購

管理隊(duì)伍在政策，理論水平和管理能力等方面，普遍較低。由于知識(shí)結(jié)構(gòu)存在

缺陷，對(duì)于招投標(biāo)、合同、商業(yè)談判、市場調(diào)查、法律等方面的認(rèn)知不足，因

此將采購活動(dòng)委托給社會(huì)中介機(jī)構(gòu)來主辦，從而導(dǎo)致采購成本的增加。這些都

是影響政府采購制度有效運(yùn)行的主要原因。對(duì)于政府采購的復(fù)雜性，缺乏充分

的認(rèn)知，不了解專業(yè)系統(tǒng)采購方式與流程，許多采購人員不熟悉采購業(yè)務(wù)與技

術(shù)，不掌握廠商信譽(yù)與商品質(zhì)量，缺乏市場信息搜索與解析能力，不敏感不了

解政府采購政策，不規(guī)范情況時(shí)有發(fā)生。

企業(yè)對(duì)采購監(jiān)管缺乏制約機(jī)制、對(duì)個(gè)別部門或者單人把握的采購工作不加

監(jiān)督、采購產(chǎn)生弊端的可能性很大。采購資金是否安全，采購材料是否優(yōu)質(zhì)都

不能準(zhǔn)確保證，發(fā)展前景受到了很大威脅。

3.2缺乏完備的供應(yīng)商選擇機(jī)制

在采購工作的推進(jìn)過程中，首要問題在于如何進(jìn)行供應(yīng)商的篩選和選擇。

供應(yīng)商的質(zhì)量好壞直接影響到企業(yè)能否順利地完成采購任務(wù)以及是否能夠按時(shí)

按質(zhì)保量地向客戶交付產(chǎn)品。為了確保生產(chǎn)作業(yè)的順暢進(jìn)行，企業(yè)需尋覓品質(zhì)

卓越的供應(yīng)商，以供應(yīng)所需之相關(guān)物資。為了能夠快速響應(yīng)市場需求，企業(yè)也

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開始注重自身供應(yīng)商體系的建設(shè)。然而，當(dāng)前公司仍然奉行傳統(tǒng)的采購理念，

只有在物資供應(yīng)不足的情況下，才會(huì)大力尋找相應(yīng)的供應(yīng)商，這導(dǎo)致了大量時(shí)

間和資金的浪費(fèi)，同時(shí)也無法及時(shí)找到所需的供應(yīng)商。另外，由于供應(yīng)商之間

存在著不同的需求，所以在選擇供應(yīng)商時(shí)往往會(huì)產(chǎn)生一些困難。盡管在規(guī)定時(shí)

間內(nèi)確定了供應(yīng)商，然而缺乏足夠的時(shí)間去搜集既選供應(yīng)商信息，致使提供的

信息無法滿足企業(yè)自身的生產(chǎn)需求。

山東友臣公司對(duì)供應(yīng)商價(jià)值認(rèn)識(shí)不到位，與供應(yīng)商信息溝通過少。公司感

覺到采購工作只是企業(yè)開展日常工作的一項(xiàng)輔助職能，以為它只給企業(yè)提供生

產(chǎn)所需的原料，這樣就使得企業(yè)對(duì)于自身和供應(yīng)商之間的關(guān)系沒有充分的了解，

也就沒有準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)供應(yīng)商給自身企業(yè)帶來的沖擊，從而使得企業(yè)內(nèi)部采購效

率進(jìn)有了比較明顯的降低。此外，在與供應(yīng)商的合作中，均以企業(yè)自身利益為

主要準(zhǔn)則，這使得與供應(yīng)商難以維持長期合作關(guān)系，從而使得供應(yīng)商對(duì)于本企

業(yè)所不具備的關(guān)注度不足，最終給企業(yè)帶來了嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失。

3.3采購計(jì)劃制定不合理

采購工作計(jì)劃性不強(qiáng)。在編制采購計(jì)劃時(shí)，往往沒有考慮到物資采購的時(shí)

效性，有的甚至沒有考慮到物資配送的時(shí)間性。有計(jì)劃但不實(shí)行計(jì)劃管理，而

是由領(lǐng)導(dǎo)拍腦袋決定采購數(shù)量，采購計(jì)劃不符合企業(yè)實(shí)際情況，忽視了行業(yè)環(huán)

境，采購過多造成了庫存積壓，空間占用，浪費(fèi)資源；采購過少導(dǎo)致物資緊

缺，造成斷貨，匆忙采購，成本可能過高，使得公司資金周轉(zhuǎn)產(chǎn)生一系列問

題，增加了計(jì)劃的隨意性，工作的計(jì)劃性不強(qiáng)。

采購計(jì)劃與生產(chǎn)及經(jīng)營脫節(jié)。由于公司缺乏必要的管理知識(shí)和管理水平，

在編制采購計(jì)劃時(shí)往往只是根據(jù)本單位的年度預(yù)算來決定采購量，而不是按照

產(chǎn)品規(guī)格、性能特點(diǎn)、批量大小及市場行情來確定采購量，這樣會(huì)導(dǎo)致物資采

購量超過本單位實(shí)際所需數(shù)量，這種做法是不利于企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的正常進(jìn)行。

在制定采購計(jì)劃過程中，單重視編制采購計(jì)劃，但是忽視了采購計(jì)劃的制定依

據(jù)與實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營情況之間的關(guān)系。按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出的年度物資需求量來制

定下一年的采購計(jì)劃，忽視了實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營要求和成本控制目標(biāo)，這樣制定的

采購計(jì)劃影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營秩序，會(huì)使得采購計(jì)劃往往與實(shí)際生產(chǎn)計(jì)劃

脫節(jié)，從而影響了公司的正常生產(chǎn)任務(wù)，不利于公司生產(chǎn)計(jì)劃的順利進(jìn)行，在

采購周期上也受到了限制，使生產(chǎn)和需求之間形成一種惡性循環(huán)。

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3.4采購費(fèi)用控制不合理

一般而言，采購批量大，則采購次數(shù)少，存貨費(fèi)用高。對(duì)于企業(yè)而言，至

關(guān)重要的是確定最優(yōu)的訂貨批量，以實(shí)現(xiàn)相關(guān)存貨成本的最小化目標(biāo)。在訂貨

批量一定的情況下，企業(yè)應(yīng)根據(jù)不同類型產(chǎn)品的特點(diǎn)，選擇合適的訂貨量及相

應(yīng)的庫存水平。影響庫存成本的因素包括購買價(jià)、訂貨成本、儲(chǔ)存成本和缺貨

成本等，最為重要的是訂購成本和庫存成本。采購批量和采購次數(shù)是影響訂貨

和儲(chǔ)存成本的兩個(gè)重要因素。隨著采購次數(shù)的增加，所需的訂貨成本，包括采

購人員的費(fèi)用等，也隨之增加。

該公司信息化程度不高。目前公司與供應(yīng)商之間的信息交流十分有限，與

供應(yīng)商之間是典型的非信息對(duì)稱的博弈過程。信息化程度差，導(dǎo)致工作效率很

低?，F(xiàn)代物流技術(shù)和電子信息技術(shù)technology的應(yīng)用仍然處于低水平，各種采

購信息管理水平較低，導(dǎo)致采購業(yè)務(wù)的物流成本昂貴，嚴(yán)重影響了物流業(yè)的現(xiàn)

金流。而且由于物流信息系統(tǒng)使用欠缺，整個(gè)采購渠道的重復(fù)運(yùn)輸非常嚴(yán)重，

定購提前期長，中間商、供應(yīng)商無法直接與市場上的消費(fèi)者聯(lián)系消費(fèi)者反饋調(diào)

查，無法及時(shí)了解市場和產(chǎn)品信息。

4公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1提高采購人員素質(zhì)

提高員工的素養(yǎng)與價(jià)值理念。企業(yè)氛圍對(duì)采購業(yè)務(wù)有著決定性作用。首先，

企業(yè)員工把公司的利益放至第一位，還需避免出現(xiàn)個(gè)人利益與公司利益發(fā)生沖

突；企業(yè)要遵守誠信為根的基本理念，在平常工作中遵照有關(guān)的法規(guī)。企業(yè)要

明確職工遵守道德準(zhǔn)則，嚴(yán)重違紀(jì)人員得免去職位；企業(yè)得針對(duì)地制定政策來

保護(hù)機(jī)密信息不被泄露，特別是在采購時(shí)要避免泄露。其次，提高勝任能力。

在新情況下，為了提高企業(yè)員工的勝任能力，管理層需要在選拔和招聘員工時(shí)

制定條件，并在完成各項(xiàng)工作任務(wù)時(shí)為其設(shè)定合適的工作崗位。在制定工作所

需的知識(shí)技能時(shí)，必須考慮到工作的本質(zhì)特征，同時(shí)也需要從實(shí)際情況出發(fā)，

對(duì)人力資源成本進(jìn)行深入思考和研究。在采購部門的發(fā)展過程中，必須確保采

購人員具備敏銳的市場洞察力和高效的市場信息搜集能力。

完善職位不相容制度，避免一個(gè)職位擁有多個(gè)權(quán)限，防止以權(quán)謀私。按照

機(jī)構(gòu)間相互支持、相互制衡原則建立相關(guān)監(jiān)管制度。以保證企業(yè)資金安全，采

購部門必須接受嚴(yán)格的監(jiān)管和限制，以避免權(quán)力過度膨脹的風(fēng)險(xiǎn)。在采購活動(dòng)

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中，通過設(shè)置監(jiān)督機(jī)構(gòu)來實(shí)現(xiàn)對(duì)各環(huán)節(jié)的控制，并建立起完善的管理制度。監(jiān)

管人員全程監(jiān)督和管理采購計(jì)劃和執(zhí)行過程。

4.2完善供應(yīng)商篩選機(jī)制

完善供應(yīng)商體系，多渠道、多方位獲取盡可能多的供應(yīng)商資料，對(duì)材料的供

應(yīng)商要求達(dá)到三四家，確保材料能及時(shí)供應(yīng)。確保現(xiàn)有供應(yīng)商、爭取潛在供應(yīng)

商和健全供應(yīng)商體系。隨著市場的沖擊，各類原材料價(jià)格均有不同程度的提高

或降低，采購員應(yīng)搞好價(jià)格比較工作，搞好比價(jià)，議價(jià)工作，摸清市場價(jià)格，

擇優(yōu)選用供應(yīng)商，避免供應(yīng)商借故要求提價(jià)。

圖3供應(yīng)商篩選流程

確保企業(yè)在采購信息上的保持信息暢通，加強(qiáng)各個(gè)時(shí)段與供應(yīng)商的信息溝

通，從而使供應(yīng)商能夠更好地滿足企業(yè)的需求，創(chuàng)造更大的價(jià)值。采購人員應(yīng)

熟悉市場價(jià)格等動(dòng)態(tài)，以便采購工作開展中能全面掌握具體資料加以比較，摸

清市場供求狀況，并能處于價(jià)格談判中的有利位置。之外，對(duì)市場信息的足夠

了解，確保企業(yè)采購的最佳進(jìn)貨時(shí)間點(diǎn)，避免延誤給公司造成損失。

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4.3制定完備的采購計(jì)劃

提前規(guī)劃采購計(jì)劃，同時(shí)保留一定的靈活性，以避免不利局面的出現(xiàn)。將

企業(yè)的內(nèi)外環(huán)境相結(jié)合，進(jìn)行全面分析，以加強(qiáng)采購計(jì)劃的制定。在內(nèi)部環(huán)境

方面，我們會(huì)根據(jù)生產(chǎn)年度、季度和月廢計(jì)劃的需要，逐步制定采購計(jì)劃。在

執(zhí)行采購計(jì)劃時(shí)，我們會(huì)根據(jù)庫存量、生產(chǎn)計(jì)劃和供應(yīng)商供貨周期等因素，制

定合理的采購物料計(jì)劃，以確保計(jì)劃的科學(xué)性和合理性。分析整個(gè)食品行業(yè)過

去的數(shù)據(jù)，預(yù)測未來的發(fā)展趨勢，以了解市場狀況。

表1采購計(jì)劃表

保持采購部門和生產(chǎn)部門之間信息的流通，能夠幫助采購部門提高預(yù)測的

準(zhǔn)確性。計(jì)劃制定的重要輸入信息是預(yù)測結(jié)果，若預(yù)測不準(zhǔn)確，則管理過程中

會(huì)暴露出許多問題，因此提高預(yù)測準(zhǔn)確性的關(guān)鍵在于完善預(yù)測方法，采用滾動(dòng)

預(yù)測的方法，準(zhǔn)確預(yù)測需求。不同的預(yù)測方法會(huì)因行業(yè)特點(diǎn)有所差異，有的將

市場份額分析或者客戶選擇理論與其他方法相結(jié)合，有的將在宏觀經(jīng)濟(jì)相關(guān)分

析的基礎(chǔ)上進(jìn)行，滾動(dòng)預(yù)測能夠?qū)κ袌銮闆r做出更可靠的反應(yīng)，從而使得所需

信息更精準(zhǔn)。

4.4將采購費(fèi)用控制在合理范圍

實(shí)施大規(guī)模采購以減少單次采購的費(fèi)用，達(dá)到規(guī)模效應(yīng)、降低采購成本。

大規(guī)模采購的最大優(yōu)勢在于發(fā)揮集中采購的規(guī)模效應(yīng)，將分散采購物資集中采

購，一方面可減少采購批次，有效降低采購實(shí)施成本；另一方面，采購量的增

加可以帶來更多價(jià)格折扣，從而降低采購價(jià)格。整合采購資源、提升采購質(zhì)量。

集中采購可以通過整合現(xiàn)有供應(yīng)商資源，從眾多供應(yīng)商中選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)行

合作，提升采購產(chǎn)品質(zhì)量與售后服務(wù)質(zhì)量。統(tǒng)一采購標(biāo)準(zhǔn)、降低運(yùn)作成本。集

中采購可以更加有效地推行上級(jí)機(jī)構(gòu)采購策略，通過同步化供應(yīng)鏈計(jì)劃進(jìn)行控

制，統(tǒng)一策劃，統(tǒng)一采購，統(tǒng)一配置標(biāo)準(zhǔn)，從而提高物資采購供應(yīng)管理水平，

降低采購價(jià)格，整合采購職能，減少作業(yè)和管理費(fèi)用。

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為控制采購費(fèi)用，公司可進(jìn)行存貨管理。存貨管理主要方法有:ABC分類管

理、經(jīng)濟(jì)訂貨批量法。ABC分類管理是指根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)把公司庫存分為A類、B

類和C類，再根據(jù)每一類庫存的重要性分別采用不同的方式進(jìn)行管理，包括:A

類庫存具有金額大但是品種數(shù)量少等特點(diǎn)；B類存貨數(shù)額大、品種數(shù)量多；C類

存貨種類較多，但其價(jià)值數(shù)額較小。一般來說，這三種存貨金額比例大致是

A:B:C=0.7:0.2:0.1,品種數(shù)量比例則大致是A:B:C=0.1:0.2:0.7。經(jīng)濟(jì)訂貨批量

屬于固定訂貨批量模型，它可用于決定企業(yè)單次訂貨量。企業(yè)在按經(jīng)濟(jì)訂貨批

量訂貨的情況下，可以使訂貨成本與儲(chǔ)存成本的總和達(dá)到最小。進(jìn)行存貨管理，

控制存貨水平，發(fā)揮存貨降低存貨成本功能，還可以發(fā)揮防止停工待料，適應(yīng)

市場變化，維護(hù)均衡生產(chǎn)的功能。

表2采購成本費(fèi)用表