深圳華影時(shí)代有限公司采購(gòu)原材料業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1深圳華影時(shí)代有限公司簡(jiǎn)介............................錯(cuò)誤!未定義書簽。

2深圳華影時(shí)代有限公司采購(gòu)流程現(xiàn)狀....................................1

2.1采購(gòu)部組織架構(gòu)及崗位說明......................................1

2.2公司采購(gòu)流程現(xiàn)狀..............................................2

2.3采購(gòu)流程圖....................................................3

3.深圳華影時(shí)代有限公司采購(gòu)流程存在的問題及原因分析...................4

3.1采購(gòu)人員配備方面..............................................4

3.2采購(gòu)流程方面..................................................5

3.3評(píng)審機(jī)制方面..................................................5

4深圳華影時(shí)代有限公司采購(gòu)原材料流程優(yōu)化設(shè)計(jì)..........................5

4.1采購(gòu)原材料業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)思路................................5

4.2設(shè)置合理崗位，提升在崗職工的專業(yè)性............................5

4.3采購(gòu)流程的優(yōu)化................................................7

4.4評(píng)審機(jī)制的設(shè)置................................................8

5總結(jié)...............................................................9

參考資料............................................................9

II

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

深圳華影時(shí)代有限公司采購(gòu)原材料業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)

計(jì)

1深圳華影時(shí)代有限公司簡(jiǎn)介

深圳華影時(shí)代有限公司，是一家專業(yè)的屏幕、芯片代理及分銷一體化現(xiàn)貨

供應(yīng)商，公司于2017年成立。一直專注于TI、ADI、ST、Infineon、

Intel、XILINX等芯片。臺(tái)灣群創(chuàng)、日本夏普、日本JDI（JapanDisplay

Inc。）的高級(jí)液晶屏等品牌的推廣與銷售。

公司產(chǎn)品，廣泛應(yīng)用于航空、航天、電力及安防、工控儀器、汽車電子、

消費(fèi)類電子、儲(chǔ)能系統(tǒng)、工業(yè)控制、電源、白色家電、電腦、儀器儀表、通信

網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等行業(yè)。

公司目前服務(wù)的電子廠商客戶有：富士康（煙臺(tái)）、中國(guó)中車集團(tuán)、

中電?？导瘓F(tuán)、上海浦東投資控股集團(tuán)、捷普、偉創(chuàng)力、仁寶、華為、聯(lián)想、

愛默生、IBM、NEC、漫步者等。目前滿足全球200多家生產(chǎn)商的生產(chǎn)需求，服

務(wù)感動(dòng)客戶，致力于做客戶最滿意的芯片及智能屏幕分銷商。

圖1華影時(shí)代主營(yíng)產(chǎn)品

2深圳華影時(shí)代有限公司采購(gòu)原材料業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀

2.1采購(gòu)部組織架構(gòu)圖及崗位說明

深圳華影時(shí)代有限公司成立有專門的采購(gòu)部，隸屬于總經(jīng)理。目前公司采購(gòu)

部共有3人，如下圖所示：

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圖2采購(gòu)部崗位人員架構(gòu)圖

采購(gòu)部部門職責(zé)與權(quán)力：

1、負(fù)責(zé)對(duì)合格供應(yīng)方信息的收集、引進(jìn)工作。

2、負(fù)責(zé)組織與供應(yīng)商進(jìn)行合同談判、草擬、初審、申報(bào)工作；

3、負(fù)責(zé)公司主營(yíng)產(chǎn)品及輔助材料及包裝物的采購(gòu)工作；

4、負(fù)責(zé)公司主營(yíng)產(chǎn)品及輔助材料及包裝物的質(zhì)量驗(yàn)收工作以及不合格品的

協(xié)商與退貨；

5、負(fù)責(zé)對(duì)公司主營(yíng)產(chǎn)品輔助材料、包裝物年度、月度物資采購(gòu)計(jì)劃的編制

以及執(zhí)行；

6、負(fù)責(zé)所采購(gòu)物資質(zhì)量異議的處理；

7、負(fù)責(zé)采購(gòu)付款的匯總和申報(bào)工作；

8、負(fù)責(zé)對(duì)公司采購(gòu)物資成本的分析，降低采購(gòu)成本。

2.2公司采購(gòu)流程現(xiàn)狀

1、制定采購(gòu)需求計(jì)劃。

2、認(rèn)證供應(yīng)商。

一、必須是產(chǎn)品品牌的原廠生產(chǎn)，原廠供貨采購(gòu)。

二、必須是產(chǎn)品品牌的原廠代理商，經(jīng)銷商，持有有效的適時(shí)年份的代理

經(jīng)銷授權(quán)證書，提供原廠的環(huán)保，安全，使用體系文件。

三、對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；通過一定

的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供

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應(yīng)商的各方面的實(shí)力；

3、發(fā)出采購(gòu)訂單。（包含詳細(xì)的購(gòu)買計(jì)劃和需求信息，并商定結(jié)款方式等

→等）

4、物料入庫(kù)驗(yàn)收。

根據(jù)公司驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行來料檢測(cè)，如有質(zhì)量、缺貨或者破損等問題，倉(cāng)庫(kù)

做好檢驗(yàn)記錄并及時(shí)通知采購(gòu)部反饋供應(yīng)商解決。對(duì)需要調(diào)換或者退貨的產(chǎn)品

及時(shí)進(jìn)行處理。

5、不定期對(duì)供應(yīng)商的價(jià)格，產(chǎn)能，品質(zhì)，交期，合作態(tài)度，服務(wù)能力進(jìn)行

審核，以確定原供應(yīng)商的穩(wěn)定供貨能力。

2.3采購(gòu)流程圖

采購(gòu)流程管理，是公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是整個(gè)企業(yè)成本管

理中最具價(jià)值的部分流程。通過對(duì)公司采購(gòu)流程的分析，合理降低原料成本是

增加企業(yè)利潤(rùn)的途徑之一。采購(gòu)流程的不合理，會(huì)造成庫(kù)存積壓，資金占用。

增加管理成本；還會(huì)影響到供貨的價(jià)格、質(zhì)量以及供貨的及時(shí)性。

本文主要針對(duì)芯片的采購(gòu)流程進(jìn)行分析，如下圖所示：

圖3采購(gòu)流程圖

現(xiàn)階段原料采購(gòu)流程的分析：

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首先，公司業(yè)務(wù)部根據(jù)市場(chǎng)訂單把請(qǐng)購(gòu)訂單提供給采購(gòu)部，采購(gòu)部根據(jù)市

場(chǎng)部具體需求，綜合考慮現(xiàn)有庫(kù)存量、品種、安全庫(kù)存量等多種因素，提出采

購(gòu)需求并報(bào)上級(jí)審核。

審核通過后，采購(gòu)部制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，選擇認(rèn)證的合

格的供應(yīng)商，根據(jù)采購(gòu)材料品類、封裝規(guī)格、數(shù)量、單位、單價(jià)、金額、交

期、封裝等具體事項(xiàng)，制定采購(gòu)合同，經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理審核通過后，簽訂采購(gòu)合同。

隨后采購(gòu)員對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行跟進(jìn)，要求供應(yīng)商如期交貨。

采購(gòu)材料到貨后，采購(gòu)部通知質(zhì)檢部門按公司驗(yàn)貨標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，如

有質(zhì)量問題，缺貨，破損等問題時(shí)做好檢驗(yàn)記錄并及時(shí)通知采購(gòu)部反饋供應(yīng)商

解決。對(duì)需要調(diào)換或者退貨的產(chǎn)品及時(shí)進(jìn)行處理。若無質(zhì)量問題，驗(yàn)收合格，

則通知倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)。

采購(gòu)員對(duì)供應(yīng)商此次價(jià)格，產(chǎn)能，品質(zhì)，交期進(jìn)行評(píng)價(jià)。并不定期對(duì)供應(yīng)

商進(jìn)行全面審核。

3深圳華影時(shí)代有限公司采購(gòu)流程存在的問題及原因分析

3.1采購(gòu)人員配置方面

華影時(shí)代有限公司主營(yíng)產(chǎn)品品類不多但專業(yè)性要求極大。就芯片而言，諸

如翻新貨、散新貨、國(guó)產(chǎn)貼標(biāo)、白板打字、代碼打字、臺(tái)產(chǎn)換標(biāo)等等。貨源怎

么區(qū)分，如何去區(qū)分是需要專業(yè)技術(shù)人員檢測(cè)核查。

不同于傳統(tǒng)電子行業(yè)，因近兩年美國(guó)對(duì)中國(guó)的經(jīng)濟(jì)封鎖和疫情的雙重影響，

芯片價(jià)格波動(dòng)很大，談好的價(jià)格一天變了幾次，說好的有貨突然都沒貨，早上

還是買方市場(chǎng)下午就變賣方市場(chǎng)都是常態(tài)。面對(duì)波動(dòng)的市場(chǎng)，眾多的芯片品牌，

種類。光靠釆購(gòu)員的甄選，價(jià)格跟蹤，工作量是巨大的。需要不間斷的，重復(fù)

的，對(duì)重點(diǎn)品種進(jìn)行資源的搜索，補(bǔ)充品種品類，發(fā)展更廣闊的來源和供應(yīng)商，

更優(yōu)化的供貨渠道等。

就芯片行業(yè)而言，一個(gè)合格的采購(gòu)員對(duì)公司來說，有著不可替代性。不僅

要做到眾覽全局，控制整體成本，以合理的價(jià)格采購(gòu)合格的產(chǎn)品，保障公司項(xiàng)

目能夠準(zhǔn)時(shí)健康的運(yùn)營(yíng)下去。還要能敏銳監(jiān)控行情，提前布局，做好用料計(jì)劃

以應(yīng)對(duì)不同周期的價(jià)格浮動(dòng)。

3.2采購(gòu)流程方面

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公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)是根據(jù)市場(chǎng)銷售訂單需求，由業(yè)務(wù)部下達(dá)需求采購(gòu)計(jì)劃，

經(jīng)由采購(gòu)部綜合考慮，制定采購(gòu)計(jì)劃，尋找合適供應(yīng)商、簽訂合同、跟蹤發(fā)貨、

貨物驗(yàn)收等過程，來滿足公司銷售需求。流程涉及環(huán)節(jié)不僅長(zhǎng)而且多，有時(shí)會(huì)

由于市場(chǎng)信息不靈、政策原因?qū)е碌男袠I(yè)板塊波動(dòng)等因素影響公司的銷售市場(chǎng)，

最終影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。

根據(jù)公司特殊的業(yè)務(wù)性質(zhì)，芯片是現(xiàn)金交易，這時(shí)候采購(gòu)部與財(cái)務(wù)部的信

息對(duì)稱顯得尤為重要。信息不對(duì)稱，延遲付款導(dǎo)致現(xiàn)貨無貨，期貨的等待時(shí)間

過長(zhǎng)，影響公司正常出貨時(shí)間。

3.3評(píng)審機(jī)制方面

原材料采購(gòu)是直接以貨幣為媒介的商品交換，掌握著大量的資金使用權(quán)，

現(xiàn)在采購(gòu)部沒有明確分權(quán)制衡機(jī)制，采購(gòu)員不僅要尋找供應(yīng)商，聯(lián)系供應(yīng)商，

還參與談判定價(jià)。無人監(jiān)管的情況下為經(jīng)辦人員從采購(gòu)中撈取回扣或其他私利

提供了便利。另一方面，現(xiàn)行采購(gòu)制度的弊病是無監(jiān)管部門參與到物資采購(gòu)的

事先、事中談判，以及事后監(jiān)督。從而會(huì)導(dǎo)致以下幾個(gè)問題發(fā)生：采購(gòu)渠道得

不到控制；采購(gòu)質(zhì)量得不到控制；合理地采購(gòu)價(jià)格沒有保證；準(zhǔn)確地采購(gòu)時(shí)效

沒有保證；超量采購(gòu)得不到控制；庫(kù)存材料不合理等。

4深圳華影時(shí)代有限公司采購(gòu)原材料業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1采購(gòu)原材料業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)思路

本章節(jié)針對(duì)華影時(shí)代公司采購(gòu)原材料管理現(xiàn)狀及存在的問題制定出最佳優(yōu)

化方案，分別為采購(gòu)組織的優(yōu)化，設(shè)置合理的崗位提升在崗職工的專業(yè)性。采

購(gòu)流程的優(yōu)化、建立監(jiān)督機(jī)制。

一個(gè)采購(gòu)組織想要得到更好的優(yōu)化，要加強(qiáng)采購(gòu)內(nèi)部結(jié)構(gòu)，理順各專業(yè)管

理口和采購(gòu)業(yè)務(wù)口的工作分工和工作職責(zé)，具體落實(shí)崗位職責(zé)。采購(gòu)流程的優(yōu)

化首先得優(yōu)化其內(nèi)部結(jié)構(gòu)，這能提高公司的采購(gòu)管理運(yùn)作效率。建立評(píng)審機(jī)制，

明確分權(quán)制衡，各利益部門形成良性制約。

4.2設(shè)置合理的崗位,提升在崗職工的專業(yè)性

建立高效優(yōu)質(zhì)的采購(gòu)管理組織結(jié)構(gòu)，采購(gòu)部是公司最重要環(huán)節(jié)，采購(gòu)效率

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的優(yōu)劣直接影響到公司的業(yè)務(wù)發(fā)展，根據(jù)公司特殊的業(yè)務(wù)性質(zhì)，對(duì)原有采購(gòu)人

員架構(gòu)做了優(yōu)化和調(diào)整。技術(shù)檢測(cè)工程師對(duì)供應(yīng)商在技術(shù)品種問題上有更專業(yè)

的把控度。采購(gòu)人員由單純意義上的采購(gòu)向?qū)I(yè)采購(gòu)和資源性采購(gòu)延展，能更

好的完善和提高采購(gòu)控制流程水平。專家評(píng)審團(tuán)對(duì)各利益部門形成良性制約。

如下圖所示：

圖4采購(gòu)部人員優(yōu)化架構(gòu)圖

采購(gòu)經(jīng)理：負(fù)責(zé)采購(gòu)部的日常工作計(jì)劃和安排，控制物料的質(zhì)量，價(jià)格。

完成本部門各項(xiàng)任務(wù)指標(biāo)。

專業(yè)采購(gòu)purchasing：負(fù)責(zé)訂單處理（POTransaction），詢價(jià)、發(fā)出訂

單、跟蹤訂單、催單、收貨，跟進(jìn)付款流程等。

資源采購(gòu)sourcing:負(fù)責(zé)材料供應(yīng)商信息的搜集、評(píng)估、并考核。定期組

織行業(yè)市場(chǎng)調(diào)研，對(duì)供應(yīng)商供貨能力分析，確保產(chǎn)品價(jià)格質(zhì)量?jī)?yōu)勢(shì)。

技術(shù)檢測(cè)工程師:負(fù)責(zé)對(duì)不同的規(guī)格品種，技術(shù)數(shù)據(jù)的測(cè)試確認(rèn)，替代產(chǎn)品

的技術(shù)數(shù)據(jù)分析和比對(duì)，檢測(cè)芯片真?zhèn)?，尋找方案及替代產(chǎn)品，培育潛在第二

梯隊(duì)芯片品牌和替代芯片等。

采購(gòu)專家評(píng)審團(tuán)：負(fù)責(zé)對(duì)不同部門KPI考核指標(biāo)，進(jìn)度考核、質(zhì)量、可靠

性、商務(wù)主動(dòng)性、成本、長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作等。

4.3采購(gòu)流程的優(yōu)化

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

采購(gòu)績(jī)效取決于具體的采購(gòu)流程，流程優(yōu)化的目是減少非增值環(huán)節(jié)，此環(huán)

節(jié)采用供應(yīng)鏈管理思想對(duì)華影時(shí)代公司采購(gòu)流程進(jìn)行優(yōu)化，提高公司采購(gòu)管理

運(yùn)作效率。

圖5優(yōu)化后采購(gòu)流程圖

具體描述如下:

業(yè)務(wù)部根據(jù)銷售系統(tǒng)和銷售訂單，下達(dá)采購(gòu)需求單，經(jīng)采購(gòu)部綜合考慮現(xiàn)

有庫(kù)存，尚缺數(shù)、安全庫(kù)存，訂貨周期等因素后制定采購(gòu)計(jì)劃單，并報(bào)上級(jí)審

核。

審核通過后，通過公司的供應(yīng)商信息庫(kù)中選擇最合適的供應(yīng)商與其商量各

項(xiàng)相關(guān)內(nèi)容，比如：采購(gòu)型號(hào)、需求數(shù)量、封裝年份、付款方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等

等。經(jīng)由雙方的談判確認(rèn)后，編制采購(gòu)合同，經(jīng)上級(jí)審批后，再請(qǐng)供應(yīng)商確認(rèn)，

簽訂采購(gòu)合同。

根據(jù)簽訂的采購(gòu)合同，財(cái)務(wù)部核對(duì)無誤后進(jìn)行付款事宜，最后把付款情況

反饋給采購(gòu)部門，合同正式生效。

隨后采購(gòu)部督促供應(yīng)商發(fā)貨。收到貨物后，采購(gòu)部通知質(zhì)檢部門，根據(jù)合

同要求的質(zhì)量檢測(cè)，質(zhì)檢部門檢測(cè)合格后，通知倉(cāng)庫(kù)管理人員存儲(chǔ)。

最后倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)采購(gòu)合同、收貨單、填寫采購(gòu)入庫(kù)單，并將入庫(kù)單

告知采購(gòu)部。

4.4評(píng)審機(jī)制的設(shè)置

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為了規(guī)范物資采購(gòu)評(píng)審工作，加強(qiáng)對(duì)各階段各環(huán)節(jié)的監(jiān)控，以確保達(dá)到

原材料設(shè)計(jì)質(zhì)量、進(jìn)度和控制成本的目的；更加強(qiáng)價(jià)格評(píng)審管理，提高采購(gòu)資

金的使用效益，保護(hù)公司的合法權(quán)益。

一、建立系統(tǒng)的監(jiān)督流程，以便制約采購(gòu)活動(dòng)的漏洞產(chǎn)生。采購(gòu)機(jī)構(gòu)要從

決策管理、比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)、價(jià)格質(zhì)量監(jiān)督等方面制定詳細(xì)的制度，并實(shí)行由采

購(gòu)人員、質(zhì)量、價(jià)格監(jiān)督人員、合同管理人員通過參與會(huì)議或文件形式，對(duì)采

購(gòu)渠道、采購(gòu)方法、采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行集體討論，議定辦法，

二、主管部門及相關(guān)部門要對(duì)采購(gòu)全過程進(jìn)行監(jiān)格指導(dǎo)。例如公司在對(duì)辦

公用品的采購(gòu)考察過程中，先在市場(chǎng)進(jìn)行大范圍調(diào)查，然后進(jìn)行初步評(píng)審，選

出部分資質(zhì)較好的供應(yīng)商，再邀請(qǐng)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門及財(cái)務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門

的工作人員一起進(jìn)行市場(chǎng)考察，這樣做的好處在于既征詢了各部門的意見，又

完成了采購(gòu)監(jiān)督的過程，

三、除了對(duì)采購(gòu)過程進(jìn)行監(jiān)督以外，還要把物資采購(gòu)的效能也作為綜合采

購(gòu)機(jī)構(gòu)效能檢察的主要內(nèi)容，從而使物資采購(gòu)行為自始至終都得以規(guī)范。

5總結(jié)

本文從對(duì)華影時(shí)代有