招投標(biāo)及合同管理組工作職責(zé)

招投標(biāo)及合同管理組工作職責(zé)合同編號：__________甲方（單位名稱）：[甲方單位名稱]，地址：[甲方地址]，聯(lián)系方式：[甲方聯(lián)系方式]。乙方（單位名稱）：[乙方單位名稱]，地址：[乙方地址]，聯(lián)系方式：[乙方聯(lián)系方式]。鑒于甲方在[項目名稱]項目中有相關(guān)需求，乙方具備提供相關(guān)服務(wù)或產(chǎn)品的能力，雙方經(jīng)友好協(xié)商，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，達(dá)成如下協(xié)議：一、總則1.目的本合同的目的在于明確雙方在招投標(biāo)及合同管理相關(guān)工作中的權(quán)利和義務(wù)，保證招投標(biāo)工作的公正、公平、公開進(jìn)行，以及合同的有效簽訂、履行、管理和監(jiān)督，保障雙方的合法權(quán)益。2.適用范圍本合同適用于雙方在[項目名稱]項目招投標(biāo)及合同管理全過程，包括但不限于招標(biāo)項目前期準(zhǔn)備、招標(biāo)信息發(fā)布、供應(yīng)商篩選、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、合同簽訂、履行、變更、風(fēng)險管理、文檔管理等各個環(huán)節(jié)。3.定義與解釋在本合同中，“招投標(biāo)文件”指與招標(biāo)項目相關(guān)的所有文件，包括但不限于招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等；“合同文檔”指與本合同相關(guān)的所有文件，包括但不限于合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等；“供應(yīng)商”指參與招標(biāo)項目投標(biāo)的單位或個人；“合同履行”指雙方按照合同約定履行各自的義務(wù)，包括但不限于提供產(chǎn)品或服務(wù)、支付款項等。二、組織架構(gòu)與人員職責(zé)1.組織架構(gòu)雙方應(yīng)各自設(shè)立招投標(biāo)及合同管理相關(guān)的組織架構(gòu)，明確各部門或人員在招投標(biāo)及合同管理工作中的職責(zé)和權(quán)限。2.招投標(biāo)工作負(fù)責(zé)人職責(zé)（1）甲方招投標(biāo)工作負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)甲方的招標(biāo)項目前期準(zhǔn)備工作，包括但不限于確定招標(biāo)需求、編制招標(biāo)預(yù)算等。（2）乙方招投標(biāo)工作負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)乙方的投標(biāo)工作，包括但不限于編制投標(biāo)文件、確定投標(biāo)報價等。3.合同管理工作負(fù)責(zé)人職責(zé)（1）甲方合同管理工作負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)甲方的合同簽訂、履行、變更、監(jiān)督等工作，保證甲方按照合同約定履行義務(wù)。（2）乙方合同管理工作負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)乙方的合同簽訂、履行、變更、監(jiān)督等工作，保證乙方按照合同約定履行義務(wù)。4.組員通用職責(zé)（1）雙方組員應(yīng)積極配合招投標(biāo)工作負(fù)責(zé)人和合同管理工作負(fù)責(zé)人的工作，提供必要的支持和協(xié)助。（2）雙方組員應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和本合同的約定，保守在招投標(biāo)及合同管理工作中知悉的商業(yè)秘密。三、招投標(biāo)工作流程管理1.招標(biāo)項目前期準(zhǔn)備（1）甲方應(yīng)明確招標(biāo)項目的需求，包括但不限于產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間、交付地點等，并編制詳細(xì)的招標(biāo)需求說明書。（2）甲方應(yīng)根據(jù)招標(biāo)項目的需求和預(yù)算，確定招標(biāo)方式，包括但不限于公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)等。（3）甲方應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，辦理招標(biāo)項目的審批手續(xù)，取得必要的批準(zhǔn)文件。2.招標(biāo)信息發(fā)布與潛在供應(yīng)商篩選（1）甲方應(yīng)按照確定的招標(biāo)方式，在規(guī)定的媒體上發(fā)布招標(biāo)信息，招標(biāo)信息應(yīng)包括但不限于招標(biāo)項目的名稱、內(nèi)容、要求、投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間等。（2）甲方應(yīng)根據(jù)招標(biāo)項目的需求和要求，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定符合條件的潛在供應(yīng)商名單。3.招標(biāo)文件編制與審核（1）甲方應(yīng)根據(jù)招標(biāo)項目的需求和要求，編制招標(biāo)文件，招標(biāo)文件應(yīng)包括但不限于招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、評標(biāo)辦法、合同條款、技術(shù)規(guī)格書等。（2）甲方應(yīng)組織相關(guān)部門或人員對招標(biāo)文件進(jìn)行審核，保證招標(biāo)文件的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。4.開標(biāo)、評標(biāo)與定標(biāo)工作組織（1）甲方應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間和地點，組織開標(biāo)工作，開標(biāo)時應(yīng)邀請所有投標(biāo)人參加，并當(dāng)眾宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價格、投標(biāo)文件的其他主要內(nèi)容等。（2）甲方應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)辦法，組織評標(biāo)工作，評標(biāo)工作應(yīng)由評標(biāo)委員會負(fù)責(zé)，評標(biāo)委員會應(yīng)由甲方代表和相關(guān)專家組成。（3）甲方應(yīng)根據(jù)評標(biāo)委員會的評標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)人，并向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書。四、合同簽訂流程管理1.合同簽訂前期準(zhǔn)備（1）雙方應(yīng)在中標(biāo)通知書發(fā)出后，盡快進(jìn)行合同簽訂前期準(zhǔn)備工作，包括但不限于確定合同條款、協(xié)商合同細(xì)節(jié)等。（2）雙方應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，辦理合同簽訂的審批手續(xù)，取得必要的批準(zhǔn)文件。2.合同談判組織與參與（1）雙方應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同談判，談判內(nèi)容應(yīng)包括但不限于合同條款、價格、交付時間、交付地點等。（2）雙方應(yīng)在合同談判中充分表達(dá)自己的意見和要求，尊重對方的意見和要求，尋求雙方都能接受的解決方案。3.合同文本起草與審核（1）雙方應(yīng)根據(jù)合同談判的結(jié)果，起草合同文本，合同文本應(yīng)包括但不限于合同名稱、合同編號、合同雙方、合同條款、合同附件等。（2）雙方應(yīng)組織相關(guān)部門或人員對合同文本進(jìn)行審核，保證合同文本的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。4.合同簽訂與備案（1）雙方應(yīng)在合同文本審核通過后，按照規(guī)定的程序簽訂合同，合同簽訂應(yīng)由雙方的法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方的公章。（2）雙方應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，將簽訂的合同進(jìn)行備案，備案部門包括但不限于工商行政管理部門、行業(yè)主管部門等。五、招投標(biāo)文件及合同文檔管理1.招投標(biāo)文件歸檔要求（1）雙方應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和本合同的約定，對招投標(biāo)文件進(jìn)行歸檔，歸檔的招投標(biāo)文件應(yīng)包括但不限于招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書等。（2）雙方應(yīng)建立招投標(biāo)文件歸檔管理制度，明確招投標(biāo)文件的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔方式、保管期限等。2.合同文檔的建立與維護(hù)（1）雙方應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和本合同的約定，建立合同文檔，合同文檔應(yīng)包括但不限于合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。（2）雙方應(yīng)建立合同文檔管理制度，明確合同文檔的建立、維護(hù)、查閱、使用等權(quán)限和流程。3.文檔查閱與使用權(quán)限管理（1）雙方應(yīng)明確招投標(biāo)文件和合同文檔的查閱與使用權(quán)限，經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和使用相關(guān)文檔。（2）雙方應(yīng)建立文檔查閱與使用記錄制度，對查閱和使用相關(guān)文檔的人員、時間、內(nèi)容等進(jìn)行記錄。六、風(fēng)險管理與合規(guī)性1.招投標(biāo)風(fēng)險識別與防范（1）雙方應(yīng)在招投標(biāo)過程中，識別可能存在的風(fēng)險，包括但不限于法律法規(guī)風(fēng)險、市場風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險、管理風(fēng)險等。（2）雙方應(yīng)針對識別出的風(fēng)險，采取相應(yīng)的防范措施，包括但不限于完善招投標(biāo)制度、加強(qiáng)市場調(diào)研、提高技術(shù)水平、加強(qiáng)管理等。2.合同風(fēng)險評估與應(yīng)對（1）雙方應(yīng)在合同簽訂前，對合同可能存在的風(fēng)險進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括但不限于合同條款風(fēng)險、履行風(fēng)險、變更風(fēng)險、違約風(fēng)險等。（2）雙方應(yīng)針對評估出的風(fēng)險，采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，包括但不限于完善合同條款、加強(qiáng)合同履行監(jiān)控、建立合同變更管理機(jī)制、明確違約責(zé)任等。3.法律法規(guī)遵循與合規(guī)審查（1）雙方應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)的要求，在招投標(biāo)及合同管理工作中，不得從事違法違規(guī)行為。（2）雙方應(yīng)建立法律法規(guī)遵循與合規(guī)審查制度，定期對招投標(biāo)及合同管理工作進(jìn)行合規(guī)審查，保證工作的合法性和合規(guī)性。七、供應(yīng)商管理與協(xié)作1.供應(yīng)商信息收集與維護(hù)（1）甲方應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集和維護(hù)供應(yīng)商的基本信息，包括但不限于供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書等。（2）甲方應(yīng)定期對供應(yīng)商信息庫進(jìn)行更新，保證供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.供應(yīng)商評估與考核（1）甲方應(yīng)建立供應(yīng)商評估與考核制度，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估和考核內(nèi)容包括但不限于供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等。（2）甲方應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商評估與考核的結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對優(yōu)秀供應(yīng)商給予獎勵，對不合格供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。3.與供應(yīng)商在招投標(biāo)及合同履行中的協(xié)作（1）雙方應(yīng)在招投標(biāo)及合同履行過程中，與供應(yīng)商保持良好的協(xié)作關(guān)系，及時溝通和解決問題。（2）雙方應(yīng)按照合同約定，對供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行驗收，保證供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)符合合同要求。八、合同履行監(jiān)督與跟蹤1.合同履行監(jiān)控機(jī)制（1）雙方應(yīng)建立合同履行監(jiān)控機(jī)制，定期對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)控，監(jiān)控內(nèi)容包括但不限于合同履行進(jìn)度、質(zhì)量、費用等。（2）雙方應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同履行監(jiān)控工作，及時發(fā)覺和解決合同履行過程中存在的問題。2.履行進(jìn)度跟蹤與報告（1）乙方應(yīng)按照合同約定，定期向甲方報告合同履行進(jìn)度，報告內(nèi)容應(yīng)包括但不限于已完成的工作內(nèi)容、未完成的工作內(nèi)容、預(yù)計完成時間等。（2）甲方應(yīng)根據(jù)乙方的報告，對合同履行進(jìn)度進(jìn)行評估，如發(fā)覺合同履行進(jìn)度滯后，應(yīng)及時要求乙方采取措施加快進(jìn)度。3.合同變更管理（1）雙方應(yīng)建立合同變更管理機(jī)制，明確合同變更的條件、程序、責(zé)任等。（2）如因不可抗力或其他原因需要變更合同，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。九、內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)1.與其他部門的信息共享（1）雙方應(yīng)建立內(nèi)部信息共享機(jī)制，及時將招投標(biāo)及合同管理工作中的相關(guān)信息與其他部門共享，保證各部門之間的信息暢通。（2）雙方應(yīng)明確信息共享的內(nèi)容、方式、時間等，保證信息共享的有效性和及時性。2.工作協(xié)調(diào)與問題解決機(jī)制（1）雙方應(yīng)建立工作協(xié)調(diào)與問題解決機(jī)制，及時協(xié)調(diào)和解決招投標(biāo)及合同管理工作中存在的問題。（2）雙方應(yīng)明確工作協(xié)調(diào)與問題解決的程序、責(zé)任等，保證工作協(xié)調(diào)與問題解決的有效性和及時性。十、培訓(xùn)與能力提升1.內(nèi)部培訓(xùn)計劃與組織（1）雙方應(yīng)制定內(nèi)部培訓(xùn)計劃，定期對員工進(jìn)行招投標(biāo)及合同管理方面的培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（2）雙方應(yīng)明確培訓(xùn)的內(nèi)容、方式、時間、參加人員等，保證培訓(xùn)的有效性和針對性。2.人員專業(yè)技能提升措施（1）雙方應(yīng)鼓勵員工參加相關(guān)的職業(yè)資格考試，取得相應(yīng)的職業(yè)資格證書，提高員工的專業(yè)技能。（2）雙方應(yīng)建立員工激勵機(jī)制，對在招投標(biāo)及合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵，激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造性。十一、附則1.修訂與解釋權(quán)本合同的修訂與解釋權(quán)歸雙方共同所有，任何一方如需修訂本合同，應(yīng)提前通知對方，并經(jīng)雙方協(xié)商一