電子教案-《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》-周賀來

第1章辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)知識(shí)《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社2【本章內(nèi)容介紹】

本章首先指出了辦公自動(dòng)化的基本概念、發(fā)展?fàn)顩r、未來發(fā)展趨勢、我國辦公自動(dòng)化的發(fā)展過程和整體現(xiàn)狀；然后介紹了辦公信息系統(tǒng)的含義、構(gòu)成、功能以及安全和保密對(duì)策；最后，說明了辦公信息系統(tǒng)的類型，并以某省政府辦公信息系統(tǒng)和某智能大廈辦公信息系統(tǒng)作為實(shí)例，分別說明了政府辦公信息系統(tǒng)和企業(yè)辦公信息系統(tǒng)的基本知識(shí)?！掇k公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社3【本章主要知識(shí)點(diǎn)】

辦公自動(dòng)化的含義辦公自動(dòng)化的層次辦公自動(dòng)化的發(fā)展過程辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢我國辦公自動(dòng)化發(fā)展概況辦公信息系統(tǒng)的組成與功能辦公信息系統(tǒng)的安全與保密 《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社4【本章重點(diǎn)難點(diǎn)】重點(diǎn)辦公自動(dòng)化的基本概念國內(nèi)外辦公自動(dòng)化的發(fā)展情況辦公信息系統(tǒng)的組成與功能辦公信息系統(tǒng)的安全與保密難點(diǎn)辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢辦公信息系統(tǒng)的安全與保密措施《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社51.1辦公自動(dòng)化的基本概念1.1.1概念辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation,簡稱OA）作為一個(gè)術(shù)語是由美國通過汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出。20世紀(jì)70年代美國麻省理工學(xué)院教授M.C.Zisman為辦公自動(dòng)化下了一個(gè)較為完整的定義：“辦公自動(dòng)化就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項(xiàng)綜合技術(shù)?！?/p>

《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社61985年，我國第一次OA規(guī)劃討論會(huì)給出的定義辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation,簡稱OA）是指辦公人員利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人——機(jī)信息處理系統(tǒng)，以達(dá)到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的。《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社71.1.2層次辦公自動(dòng)化分為三個(gè)層次事務(wù)處理型 最基本的應(yīng)用，包括文字處理、個(gè)人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報(bào)表、人事管理、工資管理，以及其它事務(wù)處理。

管理控制型包含事務(wù)處理型。該層次的OA主要是MIS，它利用各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營效率。輔助決策型 最上層的應(yīng)用，它以事務(wù)處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時(shí)又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統(tǒng)《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社81.1.3辦公自動(dòng)化的內(nèi)容1．公文管理2．會(huì)議管理3．部門事務(wù)處理4．個(gè)人辦公管理5．領(lǐng)導(dǎo)日程管理6．文檔資料管理7．人員權(quán)限管理8．業(yè)務(wù)信息管理《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社91.1.4辦公自動(dòng)化的意義1.實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的高效率、高質(zhì)量2.實(shí)現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度3.實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的智能化《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社101.2辦公自動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀與未來趨勢

1.2.1起源20世紀(jì)60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機(jī),最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。相關(guān)知識(shí):美國GE(通用電器)公司最早使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工資計(jì)算,開始了計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理.我國70年代末長春“一汽”最早使用計(jì)算機(jī)開始進(jìn)行數(shù)據(jù)處理工作.《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社111.2.2.辦公技術(shù)設(shè)備的發(fā)展演變 辦公自動(dòng)化技術(shù)設(shè)備的使用經(jīng)歷了單機(jī)、局部網(wǎng)絡(luò)、大規(guī)模計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、世界性計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)四個(gè)階段。1975年以前為辦公自動(dòng)化的第一階段，設(shè)備以單機(jī)為中心。

20世紀(jì)70年代后期到80年代初期為第二階段，設(shè)備使用在單機(jī)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，以單位為中心向單位內(nèi)聯(lián)機(jī)發(fā)展，建立起電腦局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（簡稱局部網(wǎng)絡(luò)）。

20世紀(jì)80年代后期到90年代中期為第三階段，設(shè)備使用由電腦局部網(wǎng)絡(luò)向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機(jī)系統(tǒng)發(fā)展的階段。

20世紀(jì)90年代中期至今為第四階段，是“全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化”的階段。

《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社121.2.3辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢 辦公自動(dòng)化未來發(fā)展將體現(xiàn)以下幾個(gè)特點(diǎn)：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化辦公操作無紙化辦公服務(wù)無人化辦公設(shè)備移動(dòng)化辦公思想?yún)f(xié)同化辦公信息多媒體化辦公管理知識(shí)化《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社131.2.4我國OA發(fā)展過程及其整體現(xiàn)狀我國OA發(fā)展過程 我國的辦公自動(dòng)化從20世紀(jì)80年代初進(jìn)入啟蒙階段,80年代中期，制定了辦公自動(dòng)化的發(fā)展目標(biāo)及遠(yuǎn)景規(guī)劃。

20世紀(jì)80年代末，我國開始大力發(fā)展辦公自動(dòng)化，到現(xiàn)在已經(jīng)有十幾年的歷史。這個(gè)階段我國建立了一批能體現(xiàn)國家實(shí)力的國家級(jí)OA系統(tǒng). 20世紀(jì)90年代中期后，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)(如100M以太網(wǎng))、群件系統(tǒng)(特別MicrosoftExchangeServer和LoutsNotes)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)(成熟的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng))和各種面向?qū)ο箝_發(fā)工具(如MicrosoftVisualStudio)等技術(shù)和產(chǎn)品日漸成熟而被廣泛應(yīng)用，同時(shí)由于國內(nèi)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展引發(fā)市場競爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴(kuò)大和優(yōu)化，這一切導(dǎo)致政府和企業(yè)對(duì)辦公自動(dòng)化產(chǎn)品的需求快速增長。這時(shí)，辦公自動(dòng)化開始進(jìn)入一個(gè)快速的發(fā)展階段。《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社14整體現(xiàn)狀 我國辦公自動(dòng)化發(fā)展已經(jīng)經(jīng)歷了三個(gè)階段，各個(gè)單位辦公自動(dòng)化程度有所不同，大致可以分為四種情況:

起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，使用MSOffice系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個(gè)人辦公效率。 已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個(gè)人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。 已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，單位內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。 已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關(guān)情況；Intranet網(wǎng)已經(jīng)對(duì)單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益。現(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對(duì)業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強(qiáng)單位的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大?！掇k公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社151.3辦公信息系統(tǒng)的組成、類型與功能1.3.1辦公信息系統(tǒng)的含義

辦公信息系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專項(xiàng)和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機(jī)信息系統(tǒng)?！掇k公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社161.3.2辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素

辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素牽涉人員、業(yè)務(wù)、機(jī)構(gòu)、制度、設(shè)備、環(huán)境等多個(gè)方面，其中最主要的有四個(gè)，分別是辦公人員辦公信息辦公流程辦公設(shè)備《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社171.3.3辦公信息系統(tǒng)的類型1．政府型辦公信息系統(tǒng)2．事業(yè)型辦公信息系統(tǒng)3．企業(yè)型辦公信息系統(tǒng)4．經(jīng)營型辦公信息系統(tǒng)5．專業(yè)型辦公信息系統(tǒng)6．案例型辦公信息系統(tǒng)7．控制中心型辦公信息系統(tǒng)8．事務(wù)型辦公信息系統(tǒng)《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社181.3.4辦公信息系統(tǒng)的主要功能

一個(gè)完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)下面7個(gè)方面的功能:（1）建立內(nèi)部通信平臺(tái)（2）建立信息發(fā)布平臺(tái)（3）實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化（4）實(shí)現(xiàn)文檔管理自動(dòng)化（5）實(shí)現(xiàn)輔助辦公自動(dòng)化（6）促進(jìn)業(yè)務(wù)信息集成（7）實(shí)現(xiàn)分布式辦公《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社191.4辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全與保密1.4.1信息系統(tǒng)安全與保密的含義 辦公信息系統(tǒng)的安全與保密是兩個(gè)不同的概念，安全是指為防止有意或無意的破壞系統(tǒng)軟硬件及信息資源行為的發(fā)生，避免企業(yè)遭受損失所采取的措施，包括硬件安全、軟件安全、數(shù)據(jù)安全和運(yùn)行安全；保密是指為防止有意竊取信息資源行為的發(fā)生，使企業(yè)免受損失而采取的措施?！掇k公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社201.4.2影響辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全與保密因素分析人為原因自然原因計(jì)算機(jī)病毒其它原因1.4.3系統(tǒng)安全與保密的基本要求1、系統(tǒng)安全的基本要求:能防止對(duì)信息的非法竊??；可以預(yù)防泄露和毀壞事件的發(fā)生；在毀壞后的更正以及恢復(fù)正常工作的能力較強(qiáng)，所需時(shí)間較短?！掇k公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社212、數(shù)據(jù)保密的基本要求數(shù)據(jù)隱蔽，避免數(shù)據(jù)被非授權(quán)人截獲或竊?。粩?shù)據(jù)完整，根據(jù)通信期間數(shù)據(jù)的完整與否，檢驗(yàn)數(shù)據(jù)是否被偽造和篡改；發(fā)送方鑒別，證明發(fā)送方的身份以防止冒名頂替防發(fā)送方否認(rèn)，在保證數(shù)據(jù)完整性有發(fā)送方身份的前提下，防止發(fā)送方事后不承認(rèn)發(fā)送過此文件?！掇k公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社221.4.4

加強(qiáng)系統(tǒng)安全保密的常用措施1．嚴(yán)格制度管理2．加速法制建設(shè)3．加強(qiáng)宣傳教育4．開展技術(shù)研究1.4.5保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全的對(duì)策：1、安全監(jiān)視技術(shù)2、“防火墻”技術(shù)3、終端識(shí)別4、計(jì)算機(jī)安全加權(quán)5．計(jì)算機(jī)反病毒技術(shù)《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社231.4.6加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的常用對(duì)策1、用戶認(rèn)證技術(shù)利用用戶專有信息:口令密碼通行字利用用戶專有用品:鑰匙IC卡磁卡利用保密算法:加密函數(shù)動(dòng)態(tài)口令利用用戶的生理特征:指紋聲音視網(wǎng)膜2、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)加密技術(shù)明文通過算法變?yōu)槊芪?密文到達(dá)對(duì)方通過解密算法再度變?yōu)槊魑摹半p鑰”-----共鑰密鑰3、數(shù)字簽字技術(shù)利用數(shù)字簽名技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募哂幸韵律矸荼ＷC，接收者能夠核實(shí)發(fā)送者對(duì)報(bào)文的簽名：發(fā)送者事后不能抵賴對(duì)報(bào)文的簽名；接收者不能偽造對(duì)報(bào)文的簽名

4、用戶的自我保護(hù)《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社241.4.7典型的系統(tǒng)安全保密對(duì)策方案

（1）．加強(qiáng)系統(tǒng)安全的制度建設(shè)，進(jìn)行安全知識(shí)宣傳，加強(qiáng)系統(tǒng)使用人員的安全意識(shí)；（2）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的安全控制機(jī)制，對(duì)用戶的權(quán)限進(jìn)行控制和管理；（3）在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強(qiáng)病毒防范；（4）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設(shè)備；（5）對(duì)重要信息的傳輸采用加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)?！掇k公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社25小結(jié)

辦公自動(dòng)化是指辦公人員利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人—機(jī)信息處理系統(tǒng)，以達(dá)到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的；它可分為三個(gè)層次：事務(wù)處理型、管理控制型、輔助決策型。與辦公活動(dòng)相對(duì)應(yīng)，當(dāng)前辦公自動(dòng)化的運(yùn)行有兩種模式：個(gè)人辦公和群體辦公。

20世紀(jì)60年代初，美國最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。之后，辦公自動(dòng)化的發(fā)展過程在技術(shù)設(shè)備的使用上經(jīng)歷了單機(jī)、局部網(wǎng)絡(luò)、一體化、全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化四個(gè)階段。其未來發(fā)展將體現(xiàn)以下特點(diǎn)：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化、辦公操作無紙化、辦公服務(wù)無人化、辦公業(yè)務(wù)集成化、辦公設(shè)備移動(dòng)化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識(shí)化以及辦公系統(tǒng)智能化。我國辦公自動(dòng)化發(fā)展經(jīng)歷了三個(gè)階段，因種種原因，各個(gè)單位辦公程度有所不同?！掇k公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社26

辦公信息系統(tǒng)是一種用來提高專項(xiàng)和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機(jī)信息系統(tǒng)，其構(gòu)成要素涉及辦公人員、辦公信息、辦公流程和辦公設(shè)備。通過一個(gè)完整的辦公信息系統(tǒng)，可以建立內(nèi)部通信平臺(tái)、建立信息發(fā)布平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化、實(shí)現(xiàn)文檔管理自動(dòng)化、實(shí)現(xiàn)輔助辦公、達(dá)到信息集成以及促成分布式辦公的實(shí)現(xiàn)。 辦公信息系統(tǒng)中，客觀存在著許多不安全因素。必須加強(qiáng)安全和保密管理，主要措施包括：強(qiáng)化管理、加速立法、宣傳教育、技術(shù)研究。其中，保證系統(tǒng)安全的技術(shù)對(duì)策有：安全監(jiān)視、“防火墻”、終端識(shí)別、計(jì)算機(jī)安全加權(quán)等；加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的技術(shù)對(duì)策有：用戶認(rèn)證、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽字等。 辦公信息系統(tǒng)根據(jù)單位性質(zhì)不同，有政府型、事務(wù)型、企業(yè)型、專家型等多種類型。小結(jié)（續(xù)）《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社27習(xí)題一、簡答1．什么是辦公自動(dòng)化？它包括哪些層次？2．辦公自動(dòng)化的未來發(fā)展將體現(xiàn)哪些特點(diǎn)？3．什么是辦公信息系統(tǒng)？它由哪些要素組成？4．一個(gè)完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該具有哪些功能？5．為什么必須加強(qiáng)辦公信息系統(tǒng)安全和保密管理？常用的對(duì)策措施有哪些？

《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社28二、論述1．結(jié)合當(dāng)前辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀和發(fā)展，論述開展辦公自動(dòng)化的意義。2．假設(shè)您是某公司的信息主管，現(xiàn)決定開發(fā)一套辦公信息系統(tǒng)。試以您學(xué)習(xí)本章后的知識(shí)為基礎(chǔ)，談?wù)勅绾伍_始進(jìn)行？請(qǐng)給出針對(duì)本企業(yè)情況的辦公自動(dòng)化解決方案。3．請(qǐng)利用節(jié)假日時(shí)間，步入一家商場、飯店、學(xué)校、醫(yī)院或者其他企事業(yè)單位、政府行政機(jī)關(guān)，了解其辦公信息系統(tǒng)的應(yīng)用情況，將調(diào)查內(nèi)容寫成一篇調(diào)查報(bào)告?！掇k公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社29附：調(diào)查內(nèi)容參考提綱

（其中畫“※※”的屬于需要自己加以發(fā)揮的內(nèi)容）1）該單位基本情況。哪些部門使用了計(jì)算機(jī)？什么配置？2）該單位是否有內(nèi)部網(wǎng)？安裝和使用了什么軟件？4）是否有信息管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)？人員、結(jié)構(gòu)、設(shè)備情況？5）是否接入Internet？有沒有e-mail和站點(diǎn)地址？6）是否開發(fā)了辦公信息系統(tǒng)？單機(jī)版還是網(wǎng)絡(luò)版？請(qǐng)描述其功能模塊組成。7）辦公信息系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)該單位的辦公帶來了什么好處？9）如果你是該單位的信息主管，你如何充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立辦公信息系統(tǒng)用來提高工作效率和提高經(jīng)濟(jì)效益？10）結(jié)合自身專業(yè)特點(diǎn)，認(rèn)為有必要進(jìn)行調(diào)查的其它問題。第2章辦公中的簡單文字處理《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社31【本章內(nèi)容介紹】

本章首先介紹了文字處理的基本知識(shí)；然后通過一個(gè)簡單、實(shí)用的某市“青年歌手大獎(jiǎng)賽”比賽通知為例，講解了簡單文檔的處理流程，包括文本錄入、內(nèi)容編輯、格式排版、頁面設(shè)置、打印預(yù)覽以及打印輸出等；最后介紹了公文處理的基本規(guī)范，仍以制作上面的“通知”公文為例介紹了利用公文向?qū)е谱鞴牡姆椒ā！掇k公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社32【本章主要知識(shí)點(diǎn)】

文字處理工作流程文檔的錄入與編排文檔的頁面設(shè)置文檔的打印操作公文的處理規(guī)范利用向?qū)е谱鞴摹掇k公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社332.1文字處理軟件及其操作流程2.1.1文字處理軟件及其功能文件存儲(chǔ)內(nèi)容編輯簡單排版輸入校驗(yàn)輸出提供輸入／輸出接口對(duì)象的嵌入與鏈接《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社342.1.2文字處理的操作流程文字處理的操作流程:流程中各個(gè)步驟的含義如下：1．文字錄入：包括文字錄入、符號(hào)錄入以及圖片、聲音等多媒體對(duì)象采集、導(dǎo)入。2．文本編輯：包括選取、復(fù)制、移動(dòng)、修改、刪除、查找、替換、定位、校對(duì)等。3．格式排版：包括字體、段落排版，分頁、分節(jié)、分欄排版，邊框、底紋設(shè)置等。4．頁面設(shè)置：包括紙張?jiān)O(shè)置、邊界設(shè)置、裝訂線設(shè)置、頁面頁腳設(shè)置等。5．打印預(yù)覽：就是在實(shí)際打印前先在屏幕上模擬顯示文檔的打印效果。6．打印輸出：包括打印機(jī)選擇、打印范圍確定、打印份數(shù)設(shè)置、縮放打印設(shè)置等。《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社352.2簡單文檔處理實(shí)例——“青年歌手大獎(jiǎng)賽”通知的制作

本節(jié)以利用Word制作某市“青年歌手大獎(jiǎng)賽”比賽通知為例，來講解簡單文檔的處理過程，主要目的是讓讀者先對(duì)辦公文檔的處理流程有個(gè)全面的認(rèn)識(shí)。比賽通知的文檔效果如圖2-3所示:《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社362.2.1啟動(dòng)Word并作相關(guān)設(shè)置1．啟動(dòng)Word軟件 首先通過單擊“開始”|“程序”|“MicrosoftWord”（具體名稱、位置可能因機(jī)器而異），啟動(dòng)Word軟件。啟動(dòng)后的默認(rèn)界面如圖2-4所示，它同時(shí)打開一個(gè)空白文檔。2．工具欄的設(shè)置（1）工具欄簡介 在Word的默認(rèn)界面上，通常只存在“常用”和“格式”兩個(gè)工具欄，如圖2-4所示；在工具欄的右端往往還存在折疊按鈕，折疊按鈕上的雙箭頭表示還有折疊的工具按鈕沒有顯示出來，單擊該按鈕可以看到折疊起來的工具按鈕。

常用工具欄折疊按鈕格式工具欄《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社37

在Word的使用過程中，各種工具欄上的工具按鈕會(huì)根據(jù)用戶的使用頻率出現(xiàn)或者不出現(xiàn)在默認(rèn)界面上，這體現(xiàn)了工具欄的自適應(yīng)性。（2）將并列的“常用”工具欄與“格式”工具欄分開 在Word的默認(rèn)界面上，“常用”和“格式”兩個(gè)工具欄并排在一行，這使得許多工具按鈕不能顯示出來，這對(duì)于初學(xué)者往往感覺無所適從。下面介紹兩種將二者分開，各自占據(jù)一行的方法。方法一：利用“自定義”命令法 操作時(shí)，單擊“工具”|“自定義”命令，彈出“自定義”對(duì)話框，在“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡中選上“分兩排顯示‘常用’工具欄和‘格式’工具欄”復(fù)選框。單擊“關(guān)閉”按鈕。使得常用工具欄和格式工具欄在兩行并列顯示。第二種方法：拖動(dòng)“移動(dòng)控點(diǎn)”法 將鼠標(biāo)移動(dòng)到所示工具欄的“移動(dòng)控點(diǎn)”上，當(dāng)光標(biāo)呈現(xiàn)帶箭頭的“十”字形狀時(shí)，拖動(dòng)鼠標(biāo)使之與其他工具欄上下排列。

“常用”工具欄與“格式”工具欄上下排列成兩行后，工具欄上常用的所有工具按鈕將全部顯示出來，便于使用者查找、使用。2.2.2文字和符號(hào)的錄入《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社381．選擇漢字輸入方法 可以利用鼠標(biāo)單擊任務(wù)欄上的“輸入法指示器”En圖標(biāo)，從彈出的菜單中選取漢字輸入方法；也可以按鍵盤上的Ctrl+Space組合鍵，在英文輸入方法和默認(rèn)的中文輸入方法之間切換，按鍵盤上的Ctrl+Shift組合鍵，可以在各種漢字輸入方法之間切換。2．文本內(nèi)容的輸入在錄入過程中，原則上應(yīng)進(jìn)行單純錄入，然后再進(jìn)行編輯排版。單純錄入的原則是：（1）不要用空格鍵進(jìn)行字間距的調(diào)整以及標(biāo)題居中、段落首行縮進(jìn)的設(shè)置。（2）不要用回車鍵進(jìn)行段落間距的排版，當(dāng)一個(gè)段落結(jié)束時(shí)，才按回車鍵。（3）不要用連續(xù)按回車鍵產(chǎn)生空行的方法進(jìn)行內(nèi)容分頁的設(shè)置。同時(shí)，輸入文本時(shí)還需要注意：輸入文本有插入和改寫兩種狀態(tài)，要根據(jù)需要進(jìn)行選取，在兩種狀態(tài)之間進(jìn)行切換可以按Insert鍵，或者用鼠標(biāo)雙擊狀態(tài)欄上的改寫標(biāo)志。3．特殊符號(hào)的錄入文檔中除了文字外，有時(shí)還需要輸入一些符號(hào)（例如：♂、※、◎、№、§等）。符號(hào)的輸入方法主要有四種：（1）菜單法：通過“插入”

|“符號(hào)”（“特殊符號(hào)”）輸入。（2）工具欄法：將“符號(hào)欄”工具欄顯示在界面上，利用按鈕輸入。《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社39（3）軟鍵盤法：利用右鍵單擊輸入方法狀態(tài)欄最右邊的“軟鍵盤”按鈕，從彈出的13種供選鍵盤中選“特殊符號(hào)”、“標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”或其他符號(hào)鍵盤，利用按鍵輸入。（4）鍵盤法：對(duì)于特殊符號(hào)，必須采用上述方法來進(jìn)行輸入；而對(duì)于常用的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，除了采用上述方法外，還可以充分利用鍵盤來進(jìn)行快速錄入。4．文檔錄入后的聯(lián)機(jī)校對(duì)2.2.3文檔內(nèi)容的編輯1．光標(biāo)定位 光標(biāo)定位是將插入點(diǎn)放到文本中適當(dāng)位置，它是進(jìn)行文字編輯和排版操作的基礎(chǔ)。操作時(shí)，移動(dòng)鼠標(biāo)指針將插入點(diǎn)移動(dòng)到光標(biāo)要定位位置，然后單擊鼠標(biāo)即可。2．選定文本（1）選擇內(nèi)容較少并且不是整段的選?。?）選擇內(nèi)容多但不是全文時(shí)的選?。?）使用看不見的選擇欄（4）利用快捷鍵操作選取選取對(duì)象時(shí)，讀者可以適當(dāng)使用以下幾個(gè)常見的快捷操作方法。

Ctrl+A：選擇全部文檔 三擊所選段落：選擇整段《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社40Alt+移動(dòng)鼠標(biāo)：選擇矩形文本塊

Ctrl+單擊選擇欄：選擇全文檔選定的簡化3．修改文本技巧 操作者在需要修改文檔內(nèi)容時(shí)，應(yīng)該首先選取出錯(cuò)內(nèi)容的文本，然后直接輸入新的文本，這樣既可以刪除所選文本，又在所選文本處插入新的內(nèi)容。4．復(fù)制、移動(dòng)、刪除文本 首先必須選擇所要操作的文本，然后才能進(jìn)行復(fù)制、移動(dòng)、刪除操作。操作方法有：（1）利用快捷鍵（2）菜單方法（3）工具欄按鈕方法（4）鼠標(biāo)拖動(dòng)方法5．“選擇性”粘貼的作用 粘貼”是將復(fù)制或剪切的內(nèi)容原封不動(dòng)地放置到目標(biāo)位置，但是有時(shí)若只想要其中的文字，而不要其格式，這個(gè)時(shí)候就可以使用“選擇性粘貼”?！掇k公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社41 6．撤消和恢復(fù)操作 在對(duì)文檔進(jìn)行編輯的過程中，Word會(huì)自動(dòng)記錄最近的一些操作，用戶可以選擇撤消一些錯(cuò)誤操作。另外，如果又要取消撤消這個(gè)操作，也可以用恢復(fù)操作來達(dá)到目的。 撤消操作的方法是：選擇“編輯”|“撤消”命令，或者單擊常用工具欄上的“撤消”按鈕。不過，最簡單的方法還是使用快捷鍵Ctrl+Z。 恢復(fù)操作的方法是：選擇“編輯”|“恢復(fù)”命令，或者單擊常用工具欄上的“恢復(fù)”按鈕。不過，最簡單的方法還是使用快捷鍵Ctrl+Y或者單獨(dú)按F4。2.2.4字體與段落格式排版 文檔中字體和段落格式排版的基本設(shè)置通過格式工具欄就可實(shí)現(xiàn)，復(fù)雜設(shè)置分別通過“格式”菜單下的“字體”、“段落”命令進(jìn)行操作。 另外，當(dāng)一篇文章中某一些字體和段落的格式相同時(shí)，為提高排版效率而又能達(dá)到風(fēng)格一致的效果，可以通過使用“格式刷”按鈕來實(shí)現(xiàn)格式的復(fù)制2.2.5文檔的頁面設(shè)置單擊“文件”|“頁面設(shè)置”命令，可以打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框,可以設(shè)置以下步驟：說明：雙擊標(biāo)尺，也可以快速而方便打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社421．設(shè)置紙張大小和方向

“紙張”選項(xiàng)卡主要包括紙張大小和紙張來源，其中“紙張大小”列表列出了默認(rèn)打印機(jī)支持的紙張的型號(hào)、尺寸，它的下面表示了相應(yīng)紙的寬度和高度；如果在列表中選擇“自定義大小”，就可以通過設(shè)置寬度和高度來定義紙張的大小。“紙張來源”一般選擇默認(rèn)設(shè)置即可。2．調(diào)整頁邊距 頁邊距是指可編輯區(qū)域與紙張邊界的距離，根據(jù)不同紙張定義不同的頁邊距，可以使打印出來的文檔更加美觀?！绊撨吘唷边x項(xiàng)卡，在其中可以選擇文本距紙邊的上、下、左、右的距離，以及裝訂線的位置和寬度，紙張的打印方向等。對(duì)于這些設(shè)置，在預(yù)覽框中可以看到效果。3．設(shè)置頁眉、頁腳不同以及垂直對(duì)齊方式 選擇“版式”選項(xiàng)卡，在其中可以進(jìn)行如下操作：選擇“奇偶不同”或者“首頁不同”，可以對(duì)首頁或奇偶頁設(shè)置不同的頁眉頁腳；“垂直對(duì)齊方式”中選擇“頂端”、“靠上”或“居中”，可以設(shè)置一頁中文字內(nèi)容在垂直方向的不同對(duì)齊方式；在頁眉、頁腳列表框中輸入或選取數(shù)字，可以設(shè)置頁眉、頁腳至頁邊界的距離?！掇k公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社434．確定每頁中的行數(shù)和每行的字符數(shù) 選擇“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡，如圖2-14所示，在其中可以設(shè)置文字排列的方向，文檔內(nèi)容文字分欄的數(shù)目以及文檔中每頁的行數(shù)、每行的字符數(shù)（這兩個(gè)值與紙張的大小、頁邊框的寬度、字體的大小、排列方式都有關(guān)）。2.2.6打印效果的預(yù)覽（1）單擊工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，或者單擊“文件”|“打印預(yù)覽”項(xiàng)，屏幕立即出現(xiàn)打印預(yù)覽窗口，（2）打印預(yù)覽窗口中有一個(gè)工具欄（3）當(dāng)內(nèi)容沒有全部顯示完時(shí)，可單擊滾動(dòng)條上的下三角按鈕繼續(xù)預(yù)覽下面的內(nèi)容。（4）單擊“關(guān)閉”按鈕，即可返回到編輯窗口界面。2.2.7文檔的打印輸出1．打印操作的基本步驟2．打印操作的其他方式《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社442.3機(jī)關(guān)辦公公文編排及其制作規(guī)范2.3.1辦公室文字處理的基本規(guī)范1．公文種類 我國各級(jí)機(jī)關(guān)正式發(fā)布的公文歸納為：命令、議案、決定、意見、公告與通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函和會(huì)議紀(jì)要。此外，黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位在工作中還經(jīng)常使用一些其他文字材料，習(xí)慣上稱為機(jī)關(guān)常用公文，主要有計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、會(huì)議報(bào)告、記錄、大事記、論文等。2．公文格式 所謂公文格式是指公文的組成項(xiàng)目及其區(qū)域劃分、公文的書寫、字體字號(hào)、用紙規(guī)格和樣式。公文格式是公文具有權(quán)威性和約束力的具體表現(xiàn)。 公文的組成項(xiàng)目分為指定項(xiàng)目和選擇項(xiàng)目。 公文從外觀結(jié)構(gòu)看，一般由文頭、正文、文尾三部分組成。3．公文用紙 公文用紙一般為單頁16開型（長260毫米、寬184毫米），圖文區(qū)尺寸（即版心）為：長233毫米、寬大49毫米。也可以采用國標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米、寬210毫米），圖文區(qū)尺寸為：長270毫米、寬175毫米。布告、通告、公告的用紙視情況確定?！掇k公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社454．公文用字 字號(hào)一般按發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、標(biāo)題、小標(biāo)題、標(biāo)識(shí)字符、正文及注釋說明文字等順序從大到小選用。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，推薦使用高22毫米、寬15毫米黑變字體或初號(hào)宋體字。 聯(lián)合行文，推薦用小初號(hào)字。 公文標(biāo)題、小標(biāo)題，分別推薦使用二號(hào)、三號(hào)宋體字。 秘密等級(jí)、緊急程度和各標(biāo)記字符或其他重點(diǎn)字句，推薦使用三號(hào)黑體字。 主題詞，推薦用三號(hào)宋體字。 一般公文正文、主抄送機(jī)關(guān)、無正文說明、附件說明、發(fā)文字號(hào)、成文日期、印發(fā)說明、注釋、特殊情況說明等，推薦用三號(hào)或四號(hào)仿宋體字。5．公文書寫 文字一律采用從左到右橫排。在左側(cè)裝訂。少數(shù)民族文字按習(xí)慣書寫、排版。2.3.2利用公文向?qū)е谱鳌氨荣愅ㄖ?．啟動(dòng)Word，單擊“文件”|“新建”命令，打開“新建文檔”任務(wù)窗格。2．在該任務(wù)窗格中，選擇“根據(jù)模板新建”區(qū)的“通用模板”命令，3．選擇“報(bào)告”選項(xiàng)卡，單擊“公文向?qū)А眻D標(biāo)，然后再單擊“確定”按鈕，出現(xiàn)“公文向?qū)А睂?duì)話框。9．單擊“下一步”…………，單擊“完成”

根據(jù)需要，還可以再對(duì)向?qū)е谱鞯墓倪M(jìn)行內(nèi)容編輯和格式編排《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社46小結(jié) 在辦公事務(wù)中，文字處理需要經(jīng)常進(jìn)行的一項(xiàng)基本操作。本章通過辦公實(shí)踐中的一個(gè)“比賽通知”文檔實(shí)例，詳細(xì)介紹了辦公中文字處理的基本知識(shí)和具體操作方法，主要內(nèi)容包括文字處理的工作流程以及辦公公文的規(guī)范處理方法；文檔處理中的錄入、編輯、排版、頁面設(shè)置與打印操作；利用向?qū)е谱鬓k公公文等。 通過本章的學(xué)習(xí)，讀者應(yīng)該能夠熟練地進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)管理中文字處理工作，對(duì)日常工作中的簡單文檔如公告文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)能夠進(jìn)行嫻熟的輸入、編排和打印。《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社47習(xí)題一、填空題1．在Word中可以利用文檔左側(cè)的選擇區(qū)來選擇文本，方法為：單擊可以選擇___________，雙擊可以選擇___________，三擊可以選擇___________。2．將選擇的文本的字體格式或段落格式復(fù)制到其它文字或段落中，應(yīng)該使用Word“常用”工具欄上的__________按鈕，單擊它可以___________。雙擊可以___________。3．在應(yīng)用Word編輯含有英文的文檔，如果出現(xiàn)單詞拼寫錯(cuò)誤，則英文單詞下面自動(dòng)加上___________；如果有語法錯(cuò)誤，則英文句子被自動(dòng)加上___________。4．某個(gè)文檔基本頁面是縱向的，如果其中某一頁需要橫向頁面，則應(yīng)該______。二、簡答題1．請(qǐng)說出文字處理的工作流程以及各個(gè)步驟的主要工作。2．文檔錄入應(yīng)該注意什么原則？3．一篇文檔共3頁，正文內(nèi)容有12個(gè)自然段。請(qǐng)說出在下列情形下選擇文本的最快方法：A.第3段內(nèi)容的最后3句；B.從第2段到倒數(shù)第2段；C.最后3段；D.全文。《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社483．使用下面習(xí)題圖2-2給出的文字，按照公文格式的規(guī)范化要求，分別利用一般文檔的處理方法和Word的公文向?qū)Х椒ㄖ谱飨鄳?yīng)格式的公文，并進(jìn)行頁面設(shè)置和打印操作。《辦公自動(dòng)化技術(shù)與應(yīng)用》電子教案水利水電出版社49××省人事廳××省環(huán)保局文件關(guān)于××省環(huán)保局錄用國家公務(wù)員招考公告各市人事局、環(huán)保局、教育局以及省屬各高校：根據(jù)《國家公務(wù)員錄用暫行規(guī)定》和《××省錄用國家公務(wù)員特殊考試暫行辦法》等有關(guān)規(guī)定，決定面向社會(huì)公開招考國家公務(wù)員3名?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)公告如下：一、招考條件1、具有中華人民共和國國籍，享有公民的政治權(quán)利；2、擁護(hù)中國共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)，熱愛社會(huì)主義；3、遵紀(jì)守法，品行端正，具有為人民服務(wù)的精神；4、身體健康，符合錄用國家公務(wù)員的體檢標(biāo)準(zhǔn)；5、年齡40歲以下（1965年1月1日以后出生）；6、環(huán)境科學(xué)專業(yè)畢業(yè)，具有國民教育學(xué)士以上學(xué)位，有3年以上工作經(jīng)驗(yàn)。二、招考職位××省環(huán)保局污染控制處主任科員1名，一般公務(wù)員2名。三、報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)報(bào)名時(shí)間：2005年6月21日至28日。報(bào)名地點(diǎn)：××省環(huán)保局人事處（××市××路xxx號(hào)）聯(lián)系電話：06xx-78xxxxx轉(zhuǎn)8576、8586。四、考試內(nèi)容和時(shí)間2005年7月10日上午9:00---11:00進(jìn)行行政職業(yè)能力測驗(yàn)下午15:00---17:00考試專業(yè)知識(shí)。未盡事宜，請(qǐng)直接向××省環(huán)保局人事處咨詢。××省人事廳二OO五年六月十五日第3章

辦公中的電子表格設(shè)計(jì)《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社51【本章內(nèi)容介紹】

本章首先介紹了辦公中電子表格設(shè)計(jì)的基本知識(shí)，包括實(shí)際辦公中電子表格的主要類型以及制作軟件選取的基本原則，電子表格制作中的主要術(shù)語，電子表格處理的通用操作；然后分別通過“比賽日程安排表”和“報(bào)名登記表”為例，分別介紹了利用Word制作簡單規(guī)則表格和復(fù)雜不規(guī)則表格的方法；最后，通過“報(bào)名信息匯總表”為例，講解了利用Excel制作電子表格的完整操作流程，包括：文件操作、內(nèi)容錄入、格式編排、頁面設(shè)置、打印預(yù)覽、打印操作等。《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社52【本章主要知識(shí)點(diǎn)】

辦公常用電子表格的類型電子表格制作的軟件選取電子表格操作的主要術(shù)語電子表格的通用操作規(guī)則文字表格的制作復(fù)雜文字表格的制作利用Excel制作表格《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社533.1電子表格制作的基本知識(shí)3.1.1電子表格類型劃分和制作軟件選取1．規(guī)則的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2．單元格懸殊的復(fù)雜文字表格，利用Word的“繪制表格”方法制作。3．形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過選取單元格區(qū)域，然后“合并居中”來實(shí)現(xiàn)。4．包含大量數(shù)字并且需要進(jìn)行公式、函數(shù)運(yùn)算的表格最好使用Excel制作。5．?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和數(shù)據(jù)庫表格適合使用Excel制作《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社543.1.2電子表格的常用術(shù)語和通用操作1．表格的創(chuàng)建

Word中創(chuàng)建表格的方法有插入法、繪制法，Excel無所謂創(chuàng)建表格，因?yàn)槠涔ぷ鲄^(qū)域就是一個(gè)很大的表格。2．表格整體的縮放與移動(dòng) 對(duì)于Word，拖動(dòng)其右下角的小方框可以像對(duì)窗口操作一樣實(shí)現(xiàn)表格整體的縮小和放大，拖動(dòng)左上角的黑色方框可以實(shí)現(xiàn)表格的整體移動(dòng)；而Excel中選定數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行“剪切”操作即可將其移動(dòng)到指定位置，整體調(diào)整單元格大小可以實(shí)現(xiàn)縮小放大。3．表格行高、列寬的調(diào)整與斜線表頭設(shè)置 表格行高、列寬的調(diào)整一般通過拖動(dòng)行列之間的分割線即可實(shí)現(xiàn)，當(dāng)然也可以通過有關(guān)菜單項(xiàng)進(jìn)行精確設(shè)置，還可以進(jìn)行多行行高相等、多列列寬相等的操作。 在斜線表頭的設(shè)置方面，Word2000以后的各個(gè)版本都提供了斜線樣式。Excel表格中一般不需要斜線表頭設(shè)置，如果需要，可利用“繪圖工具欄”中的直線工具繪制。4．表格中單元格的拆分與合并 在Word中專門有“合并單元格”和“拆分單元格”的專門按鈕或命令。對(duì)于Excel，軟件的“格式”工具欄上專門提供了一個(gè)“合并居中”按鈕，可以使單元格合并同時(shí)使單元格文字在合并后的單元格中自動(dòng)居中，如果合并錯(cuò)誤還可以取消合并，但是Excel不能拆分單元格。

《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社55

5．表格邊框與底紋背景的設(shè)置 表格設(shè)置邊框與底紋是為了使表格更加美觀，通過軟件中的“邊框與底紋”工具按鈕或相關(guān)菜單命令可以很容易地選擇設(shè)置。6．表格中單元格、行、列的編輯 有時(shí)表格需要進(jìn)行單元格、行、列的添加或刪除等編輯操作，通過工具按鈕、菜單命令、快捷菜單項(xiàng)很容易實(shí)現(xiàn)。需要注意的是，此處刪除與清除是有區(qū)別的，前者指刪除對(duì)象，表格中不再存在，而后者是清除內(nèi)容或者有選擇則清除內(nèi)容、格式、公式等。7．表格單元格中文字的對(duì)齊方式設(shè)置 表格文字對(duì)齊方式包括水平和垂直兩個(gè)方向，“格式”工具欄上的段落對(duì)齊按鈕只能設(shè)置水平方向，而垂直方向需要通過選擇快捷菜單中的“文字對(duì)齊方式”項(xiàng)來進(jìn)行設(shè)置。一般垂直方向要設(shè)置為居中，水平方向根據(jù)情況需要進(jìn)行靈活設(shè)置。8．表格中的排序與公式計(jì)算 數(shù)據(jù)表格可以按照一個(gè)或多個(gè)關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行升序或降序排列；不僅可以按行排序，也可以按列排序；對(duì)于漢字，不僅可以按照“字典順序”排序，也可以按照“姓氏筆畫”排序。對(duì)于公式計(jì)算和數(shù)據(jù)處理一般利用Excel比較快捷、高效。9．表格與文本的轉(zhuǎn)換操作 在Word中根據(jù)需要，可以利用“表格”菜單中的“轉(zhuǎn)換”命令快速地按照指定要求進(jìn)行表格與文本之間的轉(zhuǎn)換。《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社5610．拆分與合并表格 根據(jù)需要，有時(shí)候要進(jìn)行表格的拆分和合并，這在Word的“表格”菜單中有專門的“拆分表格”命令，要合并時(shí)需要將兩個(gè)表格之間的空行或內(nèi)容刪除即可。

3.2利用Word的插入法制作比賽日程安排表

本節(jié)接著上一章的實(shí)例，制作一份“青年歌手大獎(jiǎng)賽”的比賽日程安排表，效果如圖3-1所示?？梢钥闯觯且粋€(gè)5列7行的規(guī)則文字表格，整個(gè)表格從總體上來看寬度大于高度，所以紙張方向應(yīng)該設(shè)置為橫向打印。 按照上面的原則，可以利用Word中的插入表格方法或者直接利用Excel的填表方法來制作該表。下面介紹用Word插入表格法制作該比賽日程安排表，操作步驟如下： （1）啟動(dòng)Word，打開一個(gè)空文檔。 （2）根據(jù)表格形狀進(jìn)行頁面設(shè)置：將紙張?jiān)O(shè)置為B5，上下左右邊界均設(shè)置為“2.5厘米”，紙張方向?yàn)椤皺M向”，其余按默認(rèn)設(shè)置即可。《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社57

圖3-1比賽日程安排表的制作效果

（3）制作標(biāo)題。輸入文字“比賽日程安排表”，設(shè)置字體為黑體、三號(hào)、加粗效果，并設(shè)置段落對(duì)齊方式為“居中”，段后距“0.5行”。（4）插入表格。執(zhí)行“表格”|“插入”|“表格”命令，在出現(xiàn)的如圖3-2所示對(duì)話框中設(shè)置“行數(shù)”、“列數(shù)”分別為7和5，其余設(shè)置為默認(rèn)值，設(shè)置完畢，單擊“確定”按鈕，很快得到一個(gè)表格框架，效果如圖3-3所示?！掇k公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社58（5）編排文字。首先按照與一般文檔中文字錄入一樣的方法，在各個(gè)單元格中輸入需要的文字；然后全選表格文字，設(shè)置段落對(duì)齊方式為“中部居中”；接著再將表格表頭文字設(shè)置為四號(hào)、黑體、加粗效果，其余文字設(shè)置小四號(hào)，默認(rèn)字體。文字編排結(jié)束后的表格在紙張上的頁面效果如圖3-4所示。

圖3-2“插入表格”對(duì)話框圖3-3插入表格的初始效果《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社59（6）對(duì)表格進(jìn)行修飾。在圖3-4可以看到，表格在整張紙上大小不太合適，表格有些高度不夠，這時(shí)可以將光標(biāo)停在表格上任何位置，向下拖動(dòng)表格右下角出現(xiàn)的“表格縮放控點(diǎn)”使表格高度加大到適應(yīng)頁面大小。另外，圖3-4中表格外邊框不太醒目，下面將其設(shè)置為粗線效果，操作方法為：在表格內(nèi)，單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的菜單中，選擇“邊框和底紋”按鈕，在出現(xiàn)的對(duì)話框中，設(shè)置表格外框?qū)挕?1/2磅”，經(jīng)過修飾后的表格最終效果如圖3-5所示。圖3-4輸完文字后的表格效果圖3-5對(duì)表格進(jìn)行修飾后的最終效果《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社603.3利用Word繪制法制作比賽報(bào)名登記表本節(jié)實(shí)例是制作“青年歌手大獎(jiǎng)賽”中使用的，用來記錄報(bào)名者個(gè)人信息的報(bào)名登記表，效果如圖3-6所示，是個(gè)形狀不太規(guī)則的表格。圖3-6“表格和邊框”工具欄《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社61本節(jié)利用Word的繪制表格法制作這個(gè)稍復(fù)雜的表格。操作步驟如下：1．制作表格標(biāo)題 啟動(dòng)Word，建立一個(gè)新文件。在文檔的前3行輸入圖3-6所示的3行標(biāo)題文字，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)淖煮w和段落格式設(shè)置。說明：如果開始沒有輸入標(biāo)題而直接在紙張最上端就開始繪制表格?？稍诒砀裰谱魍瓿珊螅ㄟ^拖動(dòng)表格左上角的“表格移動(dòng)控點(diǎn)”使之下移，再將表格標(biāo)題補(bǔ)充上去。2．繪制表格 在標(biāo)題行下面單擊要?jiǎng)?chuàng)建表格的位置，選擇“表格”|“繪制表格”命令，隨之出現(xiàn)如圖3-7所示的“表格和邊框”工具欄，同時(shí)鼠標(biāo)指針變?yōu)殂U筆狀。圖3-7“表格和邊框”工具欄《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社62

拖動(dòng)鉛筆狀鼠標(biāo)使之在文檔上有角度地拉動(dòng)，出現(xiàn)矩形表格框。然后按住鼠標(biāo)左鍵，使之直線移動(dòng)，按照表格的形狀要求在矩形內(nèi)繪制行、列框線，出現(xiàn)如圖3-8所示效果的表格框架。

圖3-8利用繪制法制作的表格框架

《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社633．合并與拆分單元格 選中圖3-8所示第1行、第1列所在的單元格，單擊“表格和邊框”工具欄上的“拆分單元格”按鈕，將其拆分為3行6列，用同樣方法將第3行、第2列所在的單元格拆分為1行3列；將第4行、第2列所在的單元格拆分為1行3列，此時(shí)效果如圖3-9所示。 之后，再選中圖3-9所示表格的前4行最后一列所在單元格，單擊“表格和邊框”工具欄上的“合并單元格”按鈕，將其合并成一個(gè)單元格。圖3-9單元格拆分后的表格框架《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社644．表格中文字的編排 表格框架建好之后，就可以在單元格中輸入文字，文字的對(duì)齊方式默認(rèn)為靠上左對(duì)齊，大多數(shù)情況下還需要進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置單元格文字對(duì)齊方式時(shí)，首先選中相應(yīng)單元格，單擊“表格和邊框”工具欄上的“單元格對(duì)齊方式”按鈕右側(cè)的箭頭，從彈出的9種對(duì)齊方式中選擇需要的方式，使所有單元格文字設(shè)置為合適的對(duì)齊方式。 文字編排完成后的表格效果如圖3-10所示。圖3-10單元格拆分后的表格框架《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社655．調(diào)整表格的整體形狀 為了使表格正好充滿整個(gè)紙張，可以通過拖動(dòng)表格右下角的“表格縮放控點(diǎn)”將表格適當(dāng)放大。然后，再根據(jù)表格大小的實(shí)際需要，通過拖動(dòng)行與行之間的分隔線使得各個(gè)行的高度合適，用同樣方法設(shè)置列的合適寬度。 另外，表格的外框設(shè)置還需要設(shè)置為粗線效果。首先單擊表格左上角的“移動(dòng)表格”控點(diǎn)，全選表格；然后單擊“表格和邊框”工具欄上的“粗細(xì)”按鈕將邊框線設(shè)置為1.5磅，單擊“表格和邊框”工具欄上的“外部框線”按鈕，將表格外框設(shè)置為粗線效果。至此，本表格全部完成，最終效果如圖3-11所示。圖3-11最后完成的“報(bào)名登記表”表格效果《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社663.4利用Excel制作報(bào)名信息匯總表

我們接著上節(jié)實(shí)例，當(dāng)參賽選手將填好的個(gè)人報(bào)名登記表交來之后，比賽組委會(huì)需要對(duì)報(bào)名人員的信息進(jìn)行匯總處理，以便總體把握?qǐng)?bào)名的總體情況，為此需要設(shè)計(jì)一份報(bào)名信息匯總表。本節(jié)就介紹如何利用Excel軟件制作歌手大賽報(bào)名信息匯總表。 制作好的空白報(bào)名信息匯總表，效果如圖3-12所示?？梢钥闯觯且环N非常規(guī)則的二維表格。按照上面所說的原則，為了提高工作效率，可以考慮利用Excel來制作該表。本書假定讀者已經(jīng)掌握了Excel軟件的基礎(chǔ)知識(shí)和基本操作，所以本節(jié)和后續(xù)章節(jié)關(guān)于Excel的基本知識(shí)和基本操作不再回顧，而是直接介紹實(shí)例表格的處理方法。 利用Excel制作該表有很多好處，例如：在Excel中，類似表格中內(nèi)容的輸入，有一定的方法技巧；輸入數(shù)據(jù)后還可以進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、匯總、統(tǒng)計(jì)以及檢索、篩選等操作。這些知識(shí)將在下章進(jìn)行詳細(xì)介紹。《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社67圖3-12空白的報(bào)名信息匯總表效果3.4.1表格框架的建立操作時(shí)，首先啟動(dòng)Excel，在出現(xiàn)的Book1工作中選擇Sheet1工作表雙擊，更名為“報(bào)名匯總表”；然后激活該工作表，在A1單元格輸入“青年歌手大獎(jiǎng)賽選手報(bào)名信息匯總表”，對(duì)于A2～J2單元格，也按照?qǐng)D3-13所示樣式分別輸入對(duì)應(yīng)表格標(biāo)題文字；這樣表格的基本框架就建立完畢。《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社68圖3-13剛建立好還未格式化的表格3.4.2表格格式的設(shè)置上面的表格框架還非常簡陋，需要進(jìn)行格式設(shè)置，包括標(biāo)題居中設(shè)置、表格中文字的字體格式和段落格式設(shè)置、表格邊框線的設(shè)置等。1．標(biāo)題的跨列居中設(shè)置因?yàn)殚_始不好確定表格有多少列，所以一般都是先在A1輸入標(biāo)題，待表格格列標(biāo)題都輸入完成后，再進(jìn)行標(biāo)題跨列居中設(shè)置。本例中操作時(shí)，首先選取A1：J1單元格區(qū)域，然后單擊“格式”工具欄上的“合并居中”按鈕進(jìn)行合并即可?！掇k公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社692．單元格中文字格式的設(shè)置在表格單元格中輸入的文字，默認(rèn)情況為左對(duì)齊（數(shù)字默認(rèn)效果為右對(duì)齊），12號(hào)宋體標(biāo)準(zhǔn)字。根據(jù)需要，需進(jìn)一步設(shè)置。為醒目起見，首先將表格標(biāo)題字體設(shè)置為黑體、20號(hào)字、加粗效果。表格主體中各個(gè)列標(biāo)題文字，對(duì)齊方式設(shè)置為居中對(duì)齊，字號(hào)14，加粗效果，默認(rèn)字體。3．表格邊框線的設(shè)置雖然從Excel表格中已經(jīng)看到了有許多細(xì)細(xì)的線來分開各個(gè)單元格，其實(shí)這些只是虛框，默認(rèn)情況下它們是打印不出來的。如果打印的表格需要待上邊框線，就必須自行設(shè)置。與Word中表格邊框線設(shè)置方法一樣，Excel中邊框線設(shè)置也是先選取需要設(shè)置的單元格或單元格區(qū)域，然后選擇邊框線形和加框線位置即可。本實(shí)例操作中，首先選取A2：J22（表頭不需要加邊框，所以第一行不選；另外，之所以選到22行，目的是通過設(shè)置，使將來打印的一張匯總表上能輸入20個(gè)人的資料），然后使用“格式”工具欄上的“邊框”按鈕進(jìn)行設(shè)置即可。本步驟操作完之后，報(bào)名信息匯總表的整體效果如圖3-14所示。《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社70圖3-14“報(bào)名信息匯總表”表格效果3.4.3表格的頁面設(shè)置本實(shí)例制作的報(bào)名匯總表需要打印。在打印工作表之前，應(yīng)該先對(duì)工作表進(jìn)行頁面設(shè)置，主要操作包括紙張大小和方向的設(shè)置、頁邊距大小的設(shè)置、頁眉/頁腳的設(shè)置、工作表的設(shè)置以及手工插入分頁符等。說明：如果一個(gè)工作簿中的幾個(gè)工作表需要相同的頁面效果設(shè)置，應(yīng)該首先選擇這些工作表，然后進(jìn)行頁面設(shè)置，否則頁面設(shè)置只對(duì)當(dāng)前活動(dòng)工作表有效?！掇k公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社71單擊“文件”|“頁面設(shè)置”菜單命令，即可打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，該對(duì)話框中有4個(gè)選項(xiàng)卡：“頁面”、“頁邊距”、“頁眉/頁腳”和“工作表”。1．“頁面”選項(xiàng)卡“頁面”選項(xiàng)卡格式如圖3-15所示。主要的設(shè)置內(nèi)容包括：打印方向、紙張大小、縮放比例、打印質(zhì)量和起始頁碼。此處重點(diǎn)對(duì)“縮放”分區(qū)的設(shè)置操作做出說明。利用“縮放比例”選擇區(qū)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)工作表的放大或縮小打印。在默認(rèn)狀態(tài)下，“縮放比例”為100%，即正常尺寸。若希望將打印對(duì)象整體放大或縮小，可以通過“縮放比例”后面的微調(diào)按鈕或者在文本框中鍵入適當(dāng)?shù)臄?shù)字（只能在10～400之間）調(diào)整?！罢{(diào)整為×頁寬×頁高”選擇區(qū)可以設(shè)定所要打印的全部內(nèi)容正好以×頁輸出，指定頁數(shù)后，Excel會(huì)自動(dòng)計(jì)算需要縮小的比例，可以在縮放比例文本框中看到這個(gè)百分比。有些時(shí)候，打印對(duì)象比一頁稍微大些或者稍微差一點(diǎn)不到一頁，又不知道縮小或者放大多少比例，則可以選擇“調(diào)整為1頁寬1頁高”，這項(xiàng)功能此時(shí)非常實(shí)用。2．“頁邊距”選項(xiàng)卡“頁邊距”選項(xiàng)卡格式如圖3-16所示，其中可以進(jìn)行的操作包括：通過微調(diào)按鈕設(shè)置上、下、左、右的頁邊距及頁眉、頁腳區(qū)域的大小，還可以通過選取“居中方式”中的“水平”、“垂直”復(fù)選框設(shè)置被打印的表格在版心的水平和垂直中央。

《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社72圖3-15“頁面”選項(xiàng)卡圖3-16“頁邊距”選項(xiàng)卡說明：上、下、左、右的頁邊距以及頁眉、頁腳區(qū)域的大小也可以在下面介紹的預(yù)覽狀態(tài)下再進(jìn)行必要的調(diào)整。3．“頁眉／頁腳”選項(xiàng)卡“頁眉／頁腳”選項(xiàng)卡格式如圖3-17所示。在打印輸出時(shí)，每一頁最上邊打印的主題文字，稱之為頁眉；打印在最下邊的稱之為頁腳。在“頁眉”預(yù)覽框和“頁腳”預(yù)覽框中可以看到頁眉和頁腳的效果，如圖3-17所示就是設(shè)置了“工作表名稱”為頁眉，“第一頁共？頁”為頁腳，這樣設(shè)置的效果在后面的打印預(yù)覽視圖中將會(huì)看到。如果需要修改，還可以選擇“自定義頁眉”或“自定義頁腳”來自定義頁眉、頁腳的內(nèi)容和格式。《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社734．“工作表”選項(xiàng)卡“工作表”選項(xiàng)卡格式如圖3-18所示。該選項(xiàng)卡設(shè)置內(nèi)容較多，比較重要，并且初學(xué)者一般不太注意，下面對(duì)其中的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)解釋。它包括的具體項(xiàng)目如下：（1）“打印區(qū)域”：在此框中輸入要打印的單元格范圍區(qū)域。（2）“打印標(biāo)題”：如果想使輸出表格的每頁都像第一頁那樣打印上頂端標(biāo)題或者左側(cè)標(biāo)題。只要在“頂端標(biāo)題行”或“左端標(biāo)題列”中輸入標(biāo)題所在行號(hào)、列號(hào)即可。（3）“打印”區(qū)域：此區(qū)域中重點(diǎn)介紹一下“網(wǎng)格線”復(fù)選框的用處。如果工作表中鍵入了內(nèi)容的單元格沒有設(shè)置邊框格式，但是只要在該區(qū)域?qū)ⅰ熬W(wǎng)格線”復(fù)選框選上，則Excel會(huì)根據(jù)工作表中的實(shí)際情況將鍵入的內(nèi)容的單元格的邊框設(shè)置為默認(rèn)格式并打印出來?！熬W(wǎng)格線”復(fù)選框最好不要選上，打印的表格中，某些單元格需要不同的邊框格式時(shí)，使用者最好按照實(shí)際需要自己設(shè)置。圖3-17“頁眉/頁腳”選項(xiàng)卡圖3-18“頁眉/頁腳”選項(xiàng)卡《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社74（4）“打印順序”區(qū)域：選擇“先列后行”，則當(dāng)數(shù)據(jù)不能在一頁打完時(shí)，從第一頁向下編排頁碼并打印，然后移至右邊依次向下打??；若選擇“先行后列”則相反。3.4.4表格的打印預(yù)覽制作完一份工作表后，可以使用打印預(yù)覽命令，在屏幕上先看到要打印出來的結(jié)果，在查看的同時(shí)，可隨時(shí)針對(duì)打印設(shè)置進(jìn)行檢查和修改，直到滿意后才將其打印出來。單擊“文件”|“打印預(yù)覽”菜單命令，或單擊“常用”工具欄上的“打印預(yù)覽”命令按鈕，都可以打開“打印預(yù)覽”視圖，如圖3-19所示，就是上面的報(bào)名匯總表經(jīng)過頁面設(shè)置后的打印預(yù)覽效果。在“打印預(yù)覽”視圖窗口上方，有一排按鈕，可以用來進(jìn)行頁面的相應(yīng)調(diào)整。圖3-19“打印預(yù)覽”視圖《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社753.4.5表格的打印輸出打開準(zhǔn)備打印的工作表所在的工作薄，并單擊對(duì)應(yīng)工作表的標(biāo)簽，使待打印的表格顯示出來后，單擊“常用”工具欄上的“打印”按鈕即可開始打印。如果單擊“文件”|“打印”菜單命令，則會(huì)出現(xiàn)“打印”對(duì)話框，如圖3-20所示。在“打印”對(duì)話框中：利用“打印范圍”區(qū)域選項(xiàng)的設(shè)置，可以選擇是打印工作表全部內(nèi)容還是只打印制定頁；利用“打印”區(qū)域選項(xiàng)的設(shè)置，可以實(shí)現(xiàn)工作表中部分內(nèi)容、工作表中全部內(nèi)容和工作簿中全部工作表中全部內(nèi)容的打印設(shè)置。關(guān)于工作表打印的更多操作，下章還會(huì)進(jìn)行更加詳細(xì)的介紹。圖3-20“打印”對(duì)話框《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社76小結(jié)在辦公事務(wù)中，各種辦公表格的制作是經(jīng)常進(jìn)行的操作。根據(jù)辦公需要，辦公用表格有不同的類型，在制作時(shí)它們有不同的方法、要領(lǐng)與技巧。在制作電子表格時(shí)，為了達(dá)到事半功倍，提高操作效率，必須要掌握一些基本的軟件選取原則和表格制作技巧。本章介紹了辦公中表格處理的基本知識(shí)，通過歌手大獎(jiǎng)賽辦公業(yè)務(wù)實(shí)踐中的3個(gè)表格實(shí)例——“比賽日程安排表”、“比賽報(bào)名登記表”、“報(bào)名信息匯總表”，分別說明了規(guī)則文字表格的制作，復(fù)雜文字表格的制作以及利用Excel制作表格的具體方法。通過本章的學(xué)習(xí)，讀者應(yīng)該能夠熟練進(jìn)行辦公表格處理工作，對(duì)日常工作中各種工作日程表、節(jié)假日值班表、報(bào)名登記表、銷售信息匯總表等各種格式的表格能夠熟練制作?！掇k公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社77習(xí)題一、簡答題1．設(shè)計(jì)電子表格首先關(guān)鍵確定什么？建立表格一般有哪幾種方法？2．請(qǐng)說明表格處理中的通用操作以及電子表格制作時(shí)的軟件選取原則。3．在Word中如何利用插入法來制作表格？4．在Word中如何利用工具欄來繪制表格？5．Word和Excel表格中單元格內(nèi)容的居中對(duì)齊（水平、垂直兩種方向）如何操作？6．在Excel表格中，如何取消網(wǎng)格線的顯示？7．在Excel表格中，如何進(jìn)行頁面設(shè)置和打印操作？二、應(yīng)用題1．請(qǐng)自行將本章的實(shí)例文檔全部操作一遍。2．觀察習(xí)題圖3-1的表格效果，模仿制作?！掇k公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社78習(xí)題圖3-13．根據(jù)本章所講原則，自己確定利用Excel或Word制作習(xí)題圖3-2樣式的表格?！掇k公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社79習(xí)題圖3-2

《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社804．請(qǐng)模仿習(xí)題圖3-3的表格樣式制作個(gè)人求職簡歷表。個(gè)人求職簡歷表姓名性別出生年月一寸照片學(xué)歷民族培養(yǎng)方式籍貫政治面貌住址電話通信地址郵編個(gè)人履歷開始時(shí)間結(jié)束時(shí)間單位職務(wù)證明人《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社81在學(xué)校期間主要課程成績課程成績課程成績課程成績課程成績專業(yè)技能個(gè)人特長求職意向院系意見(蓋章)20年月日學(xué)校意見(蓋章)20年月日習(xí)題圖3-3第4章辦公中的數(shù)據(jù)分析與處理《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社83【本章內(nèi)容介紹】在辦公實(shí)踐中，經(jīng)常需要對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理。如職工工資表中工資的計(jì)算、匯總、分析，公司銷售表中銷售額的統(tǒng)計(jì)、匯總、合并計(jì)算以及人事考勤表中職工請(qǐng)假、曠工、出勤等情況的分析統(tǒng)計(jì)等。本章采用實(shí)例形式，以Excel軟件操作為例介紹辦公實(shí)踐中常見的數(shù)據(jù)分析與處理方法，包括數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總、公式與函數(shù)運(yùn)用以及數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)表格的操作等。《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社84【本章主要知識(shí)點(diǎn)】Excel數(shù)據(jù)庫表格的基本要求Excel表格中內(nèi)容填充的常用技巧Excel數(shù)據(jù)庫表格的特殊格式設(shè)置Excel表格中數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置Excel數(shù)據(jù)庫表格中的排序Excel數(shù)據(jù)庫表格中的篩選Excel數(shù)據(jù)庫表格的分類匯總Excel表格中公式和函數(shù)的使用Excel中的關(guān)聯(lián)表格操作Excel公式使用中的常見錯(cuò)誤信息

《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社854.1Excel數(shù)據(jù)分析與處理概述

在辦公業(yè)務(wù)中，除了文字和表格之外，還需要經(jīng)常進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)處理，有時(shí)候還需要將處理的數(shù)據(jù)結(jié)果用一種圖表來進(jìn)行表現(xiàn)。1．Excel中的數(shù)據(jù)庫表格簡介 所謂數(shù)據(jù)庫就是與特定主題和目標(biāo)相聯(lián)系的信息集合。 在Excel中，可以通過首先創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫表格，然后再利用其提供的功能菜單進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析與處理。 如圖4-1示，Excel中數(shù)據(jù)庫實(shí)際上就是工作表中的一個(gè)區(qū)域，是一個(gè)二維表。

《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社86

圖4-1Excel中的數(shù)據(jù)庫表格樣式說明：數(shù)據(jù)庫表格最好單獨(dú)占據(jù)一個(gè)工作表，并且不能跟其他內(nèi)容（包括數(shù)據(jù)庫標(biāo)題）直接相連，至少需要一個(gè)空行或空列隔開，如圖4-1中，第2行作為一個(gè)空行，將數(shù)據(jù)庫表格與其標(biāo)題進(jìn)行了隔離。同時(shí)，也不要使用空白行將列標(biāo)志和第一條記錄分開?！掇k公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社872．Excel中的數(shù)據(jù)分析與處理Excel中提供了很多種數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理功能，包括數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視、合并計(jì)算、關(guān)聯(lián)表格處理等。本章將對(duì)上一章的實(shí)例進(jìn)一步進(jìn)行介紹，包括對(duì)報(bào)名匯總表進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，例如：按照某個(gè)主題排序、按照指定條件篩選、按照指定字段進(jìn)行分類匯總、對(duì)整個(gè)表格進(jìn)行數(shù)據(jù)透視分析等；同時(shí)，本章還將利用Excel中的公式和函數(shù)進(jìn)行決賽階段成績的計(jì)算，并將幾項(xiàng)不同的比賽成績進(jìn)行關(guān)聯(lián)表格的綜合處理等。3．Excel中的數(shù)據(jù)圖表制作利用Excel，可以輕松、快捷地制作各種數(shù)據(jù)圖表。這些數(shù)據(jù)圖表可將枯燥的數(shù)字形象化，并且通過數(shù)據(jù)圖表可以了解到數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)系和變化趨勢。數(shù)據(jù)圖表的類型很多，在辦公實(shí)踐中，使用較多的主要有柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、散點(diǎn)圖等。（1）柱形圖用于顯示某一段時(shí)間內(nèi)數(shù)據(jù)的變化，或比較各數(shù)據(jù)項(xiàng)之間的差異。分類在水平方向組織，而數(shù)值在垂直方向組織，以強(qiáng)調(diào)相對(duì)于時(shí)間的變化。其中堆積柱形圖顯示了單個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)與整體的關(guān)系，三維透視的柱形圖可比較兩個(gè)坐標(biāo)軸上的數(shù)據(jù)點(diǎn)?！掇k公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社88（2）條形圖用于顯示各數(shù)據(jù)之間的比較。分類在垂直方向，而數(shù)值在水平方向，以使觀察者的注意力集中在數(shù)值的比較上，而不在時(shí)間上。堆積條形圖顯示單個(gè)數(shù)據(jù)與整體的關(guān)系。（3）折線圖用于顯示各數(shù)據(jù)之間的變化趨勢。分類在水平方向組織，而數(shù)值在垂直方向組織，以強(qiáng)調(diào)相對(duì)于時(shí)間的變化。（4）餅圖用于顯示組成數(shù)據(jù)系列的各數(shù)據(jù)項(xiàng)與數(shù)據(jù)項(xiàng)總和的比例。當(dāng)只有一個(gè)數(shù)據(jù)系列，并且用于強(qiáng)調(diào)整體中的某一重要元素時(shí)，餅狀圖十分有效。如果要使小扇區(qū)更容易查看，可將這些小扇區(qū)組織為餅狀圖中的一個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，然后將該數(shù)據(jù)項(xiàng)在主圖表旁邊的小餅狀圖或小條形圖中拆分顯示。

（5）XY散點(diǎn)圖既可用于顯示若干數(shù)據(jù)系列中的數(shù)字值的關(guān)系，也可將兩組數(shù)字分別當(dāng)作單個(gè)系列的x坐標(biāo)和y坐標(biāo)進(jìn)行繪制，常用于科技數(shù)據(jù)處理。制作數(shù)據(jù)圖表時(shí)，圖表類型的選取最好與源數(shù)據(jù)表內(nèi)容以及制作目的相結(jié)合，對(duì)于不同的數(shù)據(jù)表，一定要選擇最適合的圖表類型，這樣才能使表現(xiàn)的數(shù)據(jù)更生動(dòng)、形象。

《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社894.2“報(bào)名信息匯總表”數(shù)據(jù)庫表格的建立上一章我們介紹了Excel中空白報(bào)名匯總表的制作。本節(jié)主要介紹在Excel中如何制作該表格，效果如圖4-2樣式所示（版面所限，只是部分效果）。圖4-2“報(bào)名信息匯總表”數(shù)據(jù)庫表格樣式《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社904.2.1建立“報(bào)名匯總表”數(shù)據(jù)庫框架將上一章制作好的匯總表框架打開，按照數(shù)據(jù)庫表格的要求進(jìn)行必要的內(nèi)容編輯和格式設(shè)置，并調(diào)整好顯示方式，如圖4-3所示，等待進(jìn)行各列數(shù)據(jù)的輸入。圖4-3空白的“報(bào)名信息匯總表”表格《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社914.2.2“編號(hào)”列的自動(dòng)序列填充對(duì)于“編號(hào)”列，因?yàn)檩斎氲臄?shù)據(jù)是有一定規(guī)律的，輸入時(shí)可以考慮使用自動(dòng)序列的填充方法。操作時(shí)，只要在圖4-3所示表格的A3、A4分別輸入1和2，然后選取這兩個(gè)單元格，再拖動(dòng)右下角的拖動(dòng)柄到需要的位置即可。4.2.3定義單元格數(shù)據(jù)的有效性在創(chuàng)建Excel數(shù)據(jù)庫的過程中，有些單元格中輸入的數(shù)據(jù)沒有限制，而有些單元格中輸入的數(shù)據(jù)具有有效范圍。例如：圖4-3的報(bào)名匯總表中，“性別”列只能輸入“男”、“女”之一；“年齡”列按照?qǐng)?bào)名規(guī)定只能輸入16~35之間的數(shù)字；而“唱法類型”列只能輸入“通俗”、“民族”、“美聲”中的一種。為了保證數(shù)據(jù)庫中輸入的數(shù)據(jù)都在其有效范圍內(nèi)，并且設(shè)置用戶選擇對(duì)應(yīng)單元格時(shí)能夠提供提示信息，錯(cuò)誤時(shí)可以給出錯(cuò)誤提示，可以考慮使用Excel提供的“有效性”來為單元格設(shè)置條件。下面僅以設(shè)置“唱法類型”一列的數(shù)據(jù)有效性為例，說明設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的操作方法。操作步驟如下：《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社92（1）選定需要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格區(qū)域E3：E62（根據(jù)實(shí)際報(bào)名人數(shù)，后者中行號(hào)可以適當(dāng)擴(kuò)大，作為教學(xué)用例，此處假設(shè)報(bào)名人數(shù)只有60人，下面一樣處理）。（2）選擇“數(shù)據(jù)”|“有效性”命令，打開圖4-4所示的“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。圖4-4“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社93（3）選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”下拉列表中，選擇“序列”項(xiàng)。（4）在隨之出現(xiàn)“來源”文本框中輸入“通俗，民族，美聲”自定義序列。注意：序列中各項(xiàng)中間的逗號(hào)必須為英文狀態(tài)符號(hào)。（5）根據(jù)需要，可以對(duì)其余選項(xiàng)卡進(jìn)行適當(dāng)設(shè)置。說明：數(shù)據(jù)有效性設(shè)置之前，必須首先選取所需單元格或區(qū)域；另外，數(shù)據(jù)有效性應(yīng)該在輸入之前設(shè)置，否則不會(huì)自動(dòng)起作用。數(shù)據(jù)有效性設(shè)置之后，單擊“唱法類型”列中單元格，則會(huì)出現(xiàn)如圖4-5所示的列表框，從而可以實(shí)現(xiàn)快速的選取錄入。圖4-5“唱法類型”字段數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置效果《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案水利水電出版社94辦公實(shí)際使用的數(shù)據(jù)庫中字段數(shù)往往很多，如果用滾屏的方法來處理數(shù)據(jù)很不方便。Excel為此專門提供了“記錄單”功能，選擇“數(shù)據(jù)”|“記錄單”命令，系統(tǒng)即可彈出如圖4-6所示對(duì)話框，它顯示數(shù)據(jù)記錄的所有字段，提供了增加、修改、刪除等功能。當(dāng)數(shù)據(jù)庫很大時(shí)，記錄單將會(huì)顯示出很大的優(yōu)勢，利用它可以簡捷、精確地輸入記錄。

圖4-6Excel中“記錄單”樣