機(jī)關(guān)公文寫(xiě)作與規(guī)范化處理

機(jī)關(guān)公文寫(xiě)作與標(biāo)準(zhǔn)化處理2021年11月一、公文的含義、特征與功能二、公文的文體、格式與稿本三、常用公文的文種及其選用四、公文寫(xiě)作的根本要求五、公文中常見(jiàn)問(wèn)題分析

講授提綱

機(jī)關(guān)公文寫(xiě)作與處理的主要法律法規(guī)依據(jù)一、公文的含義、特點(diǎn)與功能

公文分類:1.按公文的形成與使用范圍劃分：(1)通用文書(shū)A、法定公文：如命令、條例、通告、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、意見(jiàn)等13種或14種；B、事務(wù)文書(shū)：如方案、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、大事記、簡(jiǎn)報(bào)、開(kāi)幕詞、閉幕詞、建議書(shū)、介紹信等等。(2)專用文書(shū)財(cái)經(jīng)文書(shū)：經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)等司法文書(shū)：通輯令、起訴書(shū)、公訴書(shū)、判決書(shū)、辯護(hù)詞等科技文書(shū)：科技合同書(shū)、科技工程鑒定書(shū)等軍事文書(shū)：命令、通令、通告等外交文書(shū)：公報(bào)、聲明、條約、協(xié)定、照會(huì)等

3．實(shí)用性：在實(shí)際工作中發(fā)揮作用，指導(dǎo)實(shí)踐，推開(kāi)工作；是實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)管理，完成公務(wù)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的工具。4．時(shí)效性：公文具有時(shí)限性的要求，尤其是重要的辦件都規(guī)定了辦理完結(jié)后匯報(bào)結(jié)果的時(shí)間。5．標(biāo)準(zhǔn)性：公文有著嚴(yán)格、特定的標(biāo)準(zhǔn)化格式，并以此表達(dá)出制發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)威性和嚴(yán)肅性?！踩彻牡墓δ?/p>

1．法規(guī)與準(zhǔn)那么作用2．領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用3．宣傳與教育作用4．信息溝通作用5．依據(jù)與憑證作用4、信息溝通作用機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間、部門(mén)與部門(mén)之間、上下級(jí)之間、非隸屬的機(jī)關(guān)之間，因工作關(guān)系經(jīng)常需要交流信息、互通情況、商洽問(wèn)題、協(xié)調(diào)步伐等，這些聯(lián)系溝通主要依靠公文來(lái)實(shí)現(xiàn)。5、依據(jù)與憑證作用機(jī)關(guān)公文反映制發(fā)機(jī)關(guān)的意圖，具有法定的效力，受文機(jī)關(guān)都要以此作為處理事務(wù)、開(kāi)展工作、解決問(wèn)題的依據(jù)。二、公文的文體、格式與稿本〔一〕公文的文體公文的文體是指公文的表達(dá)方式。屬應(yīng)用文體，但它又不同于一般的應(yīng)用文，具有自身的特殊屬性，表現(xiàn)為：第一、公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語(yǔ)的書(shū)面形式〔即白話文〕作為必須使用的符號(hào)系統(tǒng)。第二、公文兼用表達(dá)、說(shuō)明、議論三種表達(dá)方式。〔二〕公文的格式

1．公文格式的組成公文格式的組成要素包括：〔1〕發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)〔版頭、紅頭〕 〔2〕公文份數(shù)序號(hào)〔3〕密級(jí) 〔4〕發(fā)文字號(hào)〔5〕簽發(fā)人〔主要用于請(qǐng)示〕 〔6〕標(biāo)題〔7〕主送機(jī)關(guān)〔內(nèi)發(fā)可省略〕 〔8〕正文〔9〕附件 〔10〕發(fā)文機(jī)關(guān)署名〔11〕成文日期 〔12〕印章〔13〕附注〔此件發(fā)至XX級(jí)〕 〔14〕主題詞〔15〕抄送單位 〔16〕印刷機(jī)關(guān)和印刷時(shí)間4．成文日期成文日期確定原那么：〔1〕會(huì)議通過(guò)的決定、決議以會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn)。〔2〕領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。〔3〕聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。〔4〕法規(guī)性文件以文件批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)?！?〕一般信函、電文以實(shí)際發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期必須寫(xiě)年月日，且要用漢字。如：二00八年十一月四日〔不能寫(xiě)成：2021年11月4日〕5．用印一般的用印方法是：騎年壓月，上大下小。國(guó)標(biāo)?國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式?規(guī)定：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)成文時(shí)間。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，僅以下弧壓在成文時(shí)間上，當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。6．主題詞上報(bào)的文件應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)的要求和?公文主題詞表?標(biāo)注主題詞。一份公文標(biāo)引的主題詞，除類別詞外，最多不超過(guò)五個(gè)。主題詞應(yīng)用三號(hào)黑體字標(biāo)示。標(biāo)引主題詞的順序?yàn)橄葮?biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映公文內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映公文形式的詞。如?上海市人民政府關(guān)于做好本市農(nóng)村扶貧工作的通知?，先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)〞，再標(biāo)反映公文內(nèi)容的類屬詞“扶貧〞，最后標(biāo)反映公文形式的類屬詞“通知〞。

〔三〕公文的稿本文稿與文本合稱稿本。文稿即起草文件過(guò)程中形成的歷次稿子，包括草稿和定稿。草稿按形成的先后順序分為初稿、二稿、三稿等；按用途分為修改稿、修正稿、討論稿、征求意見(jiàn)稿、送審稿、報(bào)批稿等。定稿又稱正稿、原稿、底稿。它是印刷文件的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，也是日后工作查考憑證。文本可分為正本、副本、存本、暫行本〔也叫試行本〕、各種文字文本。三、常用公文文種及其選用公文文種即公文的名稱，用以說(shuō)明公文的性質(zhì)、適用范圍和作者職能權(quán)限以及制發(fā)公文的目的要求等。行政機(jī)關(guān)的13種主要公文：〔一〕命令〔令〕適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。類別有：公布令、任免令、授勛令、嘉獎(jiǎng)令、指揮令、否決令、通緝令、特赦令、戒嚴(yán)令、發(fā)動(dòng)令、通令、手令等。

〔二〕決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。決定可以分為：法那么性決定、重大事項(xiàng)決定、機(jī)構(gòu)、人事決定、具體工作決定。

〔四〕通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。注意不要把通告寫(xiě)成通知或公告。通告的范圍比公告小，各種機(jī)關(guān)單位都可以發(fā)布通告，內(nèi)容有時(shí)具有專門(mén)性〔如銀行、交通、法院等〕，事項(xiàng)可以一般化。發(fā)布方式多種多樣，可張貼，也可以報(bào)刊、電臺(tái)發(fā)布?！参濉惩ㄖm用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等。通知屬發(fā)布、知照文告，針對(duì)的對(duì)象有特定范圍，一般是限于有關(guān)單位有關(guān)人員，所以叫它“限知性〞公文。它的發(fā)布方式，多是內(nèi)部印發(fā)張貼，有的也可以公開(kāi)張貼或公開(kāi)發(fā)表于電臺(tái)、報(bào)刊?！擦惩▓?bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者重要情況。通報(bào)多限在機(jī)關(guān)或單位內(nèi)部使用，屬于限知性公文。通報(bào)根據(jù)其內(nèi)容性質(zhì)和寫(xiě)作目的可分三類：1．表彰性通報(bào)。表?yè)P(yáng)好人好事的，正文應(yīng)包括事實(shí)、意義、表彰決定、希望與要求等內(nèi)容；表?yè)P(yáng)先進(jìn)典型、介紹先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的，正文應(yīng)包括事跡、經(jīng)驗(yàn)、決定等內(nèi)容。如：XXX省人民政府關(guān)于表彰全省村民自治模范縣〔市、區(qū)〕的通報(bào)?！彩弧骋庖?jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理方法。“意見(jiàn)〞可以用于上行文、下行文和平行文。作為上行文，應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理，須經(jīng)上級(jí)批轉(zhuǎn)。作為下行文，文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行；無(wú)明確要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行。作為平行文，提出的意見(jiàn)供對(duì)方參考。〔十二〕函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)?！昂曌鳛橹饕姆N之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機(jī)關(guān)權(quán)限決定的法律效力。函有商洽函、問(wèn)答函、審批函、答復(fù)函。函的格式與書(shū)信大體相同，因?yàn)槭青嵵氐墓珓?wù)，所以要有一定的格式，用語(yǔ)要得體，要講禮貌，不亢不卑，不能用命令的口吻等。主要格式：1．函頭。印有“名頭〞的發(fā)函紙，單編發(fā)函號(hào)，“發(fā)文字號(hào)〞中加“函〞字。2．標(biāo)題。有兩種寫(xiě)法：機(jī)關(guān)＋事由＋復(fù)函對(duì)象＋文種，事由＋文種。文種要寫(xiě)明是函還是復(fù)函。標(biāo)題在函號(hào)下空一行居中標(biāo)識(shí)。3．落款。受函機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人。

4．正文?！鞍l(fā)函〞大體是開(kāi)頭提出問(wèn)題，說(shuō)明是什么事或針對(duì)、根據(jù)什么。主體表示要求，商洽什么，告知什么，請(qǐng)求什么，即要對(duì)方做什么。結(jié)尾要求何時(shí)答復(fù)及得體的禮貌用語(yǔ)，如“請(qǐng)大力協(xié)助為盼〞，“望準(zhǔn)予通行是荷〞，“望能同意〞，“請(qǐng)即函復(fù)〞，“盼復(fù)〞，“望早日函告〞等?！皬?fù)函〞與“批復(fù)〞類似，說(shuō)明是根據(jù)什么函所發(fā)的復(fù)函，說(shuō)明態(tài)度，結(jié)尾一般用“特此函復(fù)〞作結(jié)束語(yǔ)?！彩硶?huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。會(huì)議紀(jì)要是把會(huì)議整個(gè)情況和結(jié)果簡(jiǎn)要地記下，形成文章，作為會(huì)議的一種文件，屬于議決性公文，也叫會(huì)議文件。有些重要會(huì)議，可以用決議、決定等公文鄭重發(fā)布議決的問(wèn)題。有些較為一般的會(huì)議，可以采用會(huì)議紀(jì)要的形式上呈下達(dá)或公諸報(bào)端。四、公文寫(xiě)作的根本要求

4.嚴(yán)謹(jǐn)公文述事說(shuō)理要做到嚴(yán)密周全，前后連貫，符合邏輯，防止自相矛盾和出現(xiàn)疏漏,力求無(wú)懈可擊。5.準(zhǔn)確行文語(yǔ)言要準(zhǔn)確表達(dá)思想內(nèi)容，遣詞造句既要有明確的含義，又要符合語(yǔ)法標(biāo)準(zhǔn)，甚至標(biāo)點(diǎn)符合都要十分妥貼。6.簡(jiǎn)明做到意盡言止，不要寫(xiě)套話空話廢話，防止穿靴戴幅，力求到達(dá)“一字入公文，九牛拔不出〞的效果。

五、公文中常見(jiàn)問(wèn)題與分析1．文種的誤用

主要表現(xiàn)在報(bào)告和請(qǐng)示的錯(cuò)用

報(bào)告和請(qǐng)示同屬上行文，但是性質(zhì)截然不同的兩類文種。a.行文目的不同報(bào)告以陳述情況為主，不要求上級(jí)批復(fù)；請(qǐng)示以請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)為主，要求上級(jí)批復(fù)。b.公文內(nèi)容不同請(qǐng)示可圍繞請(qǐng)求事項(xiàng)反映情況，說(shuō)明理由，不排除含有一定的情況匯報(bào)，但報(bào)告中不能夾雜請(qǐng)示事項(xiàng)。c.標(biāo)準(zhǔn)性用語(yǔ)不同報(bào)告用“以上報(bào)告如有不妥，請(qǐng)指示〞，“特此報(bào)告〞等；請(qǐng)示用“當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)〞，“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)〞。目前，這兩種文種的濫用主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：a.請(qǐng)示、報(bào)告混用如?關(guān)于請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)出席畢業(yè)典禮的報(bào)告?b.請(qǐng)示、報(bào)告并用如?關(guān)于召開(kāi)新一屆學(xué)代會(huì)的請(qǐng)示報(bào)告?4.公文標(biāo)題病誤a.標(biāo)題缺少行文單位公文標(biāo)題通式為：行文單位+關(guān)于+事由+的+文種b.標(biāo)題無(wú)文種將一般公文誤作為法定公文，致使標(biāo)題無(wú)文種。如?……關(guān)于……的規(guī)劃?、?……關(guān)于……的總結(jié)?。轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性通知文種被放棄，致使標(biāo)題無(wú)文種。如?……關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)……的方案?。c.不倫不類的標(biāo)題兩個(gè)文種并用：如請(qǐng)示報(bào)告、任免決定的通知等。混用文種：將“請(qǐng)示〞錯(cuò)用成“申請(qǐng)〞。d.標(biāo)題中事由表達(dá)不全、不準(zhǔn)確、不簡(jiǎn)煉如?XXX大學(xué)關(guān)于申請(qǐng)劃撥“十五〞配套經(jīng)費(fèi)的報(bào)告??XXX大學(xué)關(guān)于3名同學(xué)專升本的報(bào)告??XXX大學(xué)關(guān)于成立重點(diǎn)人文社科基地建設(shè)協(xié)調(diào)組織機(jī)構(gòu)的通知?〔成立協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組〕e.標(biāo)題中亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文中亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)主要表現(xiàn)在：a.轉(zhuǎn)發(fā)和頒發(fā)法規(guī)、規(guī)章，不用書(shū)名號(hào)而用引號(hào)。如：?關(guān)于發(fā)布“XXX辦公會(huì)議事規(guī)那么〞的通知?b.不必用其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)而隨意使用。如：?關(guān)于對(duì)1999年“全民文明禮貌月活動(dòng)〞安排的通知?。?某局關(guān)于召開(kāi)會(huì)議的住宿費(fèi)，一律由招待所、旅館等單位出據(jù)收費(fèi)的通知?

5.公文寫(xiě)作語(yǔ)言不標(biāo)準(zhǔn)a.語(yǔ)言不準(zhǔn)確，容易產(chǎn)生歧義?！把睾咏ㄖ坏贸^(guò)40米〞。高度？長(zhǎng)度？寬度？b.語(yǔ)言不標(biāo)準(zhǔn)，口語(yǔ)化?！澳硰S破產(chǎn)后，以買(mǎi)斷工齡的方式對(duì)工人進(jìn)行安置〞〔書(shū)面語(yǔ)：有償解除勞動(dòng)合同〕c.語(yǔ)言不簡(jiǎn)煉、不明確。有一份“會(huì)議紀(jì)要〞做了如下表述：“會(huì)議要求，各相關(guān)部門(mén)對(duì)這件事必須予以高度重視。既不能小看，也不能看小，……要在整治中穩(wěn)定，在穩(wěn)定中整治。〞