院長辦公室崗位職責規(guī)定

院長辦公室崗位職責規(guī)定第一條總則為了規(guī)范院長辦公室的日常管理和工作流程，提高工作效率，減少工作中顯現(xiàn)的問題和糾紛，特訂立本規(guī)章制度。本規(guī)章制度適用于院長辦公室全體工作人員，包含正式員工和臨時工作人員。第二條職責范圍院長辦公室是學院的緊要構成部門，具有緊要的管理職責和工作任務。崗位職責重要包含以下三個方面：2.1行政管理院長辦公室是學院行政管理和決策的承辦機構，負責幫助院上進行日常工作和決策事項的研究、起草、審批和落實等工作。具體包含：組織協(xié)調學院行政工作，完成上級下達的各項工作任務；負責起草、審核和轉達學院內部文件，確保文件的合法性和準確性；組織召開學院行政會議、院長辦公會議等，起草會議紀要并跟蹤會議決議的實施情況；負責與其他學院和相關單位的協(xié)調、溝通和合作事宜；做好學院行政工作檔案的管理和歸檔工作，確保檔案安全和便于查閱。2.2組織協(xié)調院長辦公室是學院內部各部門和人員之間的紐帶和協(xié)調者，負責組織協(xié)調學院內部各項工作。具體包含：幫助院上進行組織架構調整和人員調配工作，確保學院工作的協(xié)調順利進行；負責學院各項會議的組織、布置和協(xié)調工作，包含會議的場合預定、料子準備、會務布置等；負責學院內部各類活動的組織布置工作，包含慶祝活動、講座、培訓等；幫助院優(yōu)點理來訪客戶、合作伙伴和其他相關方的事務，供應必需的支持和幫助于。2.3信息管理院長辦公室是學院內部信息管理的負責機構，負責學院信息的收集、整理、歸檔和傳遞等工作。具體包含：負責學院內部信息的收集、整理和歸檔，建立學院信息管理系統(tǒng)，確保信息的安全和可查閱性；幫助院長開展信息的調研和收集工作，供應決策參考和支持；組織編制和發(fā)布學院內部的通知、公告和報告等信息，并及時轉達給相關人員；幫助院長辦公室與學院宣傳部門合作，負責學院官方網站和其他宣傳渠道的信息發(fā)布工作。第三條權責分明為保證院長辦公室的工作順利進行，明確各個職責崗位的權責分工如下：3.1院長辦公室主任（以下簡稱主任）主任負責院長辦公室的日常管理和工作協(xié)調，具體職責包含：組織協(xié)調學院行政工作，保障學院各項工作的順利進行；組織起草學院內部文件，保證文件的準確性和合規(guī)性；召集和主持學院行政會議、院長辦公會議等，起草會議紀要，跟蹤決議的實施情況；完成院長交辦的其他工作任務。3.2行政助理行政助理是主任的助手，負責輔佑襄助主任處理日常工作，具體職責包含：幫助主任處理日常來往函件、審核文件、跟蹤工作進展等；負責學院的文件、資料的整理和歸檔工作；幫助主任組織、布置和協(xié)調各類會議和活動；完成主任交辦的其他工作任務。3.3信息管理專員信息管理專員負責學院內部信息的收集、整理和傳遞工作，具體職責包含：負責學院內部信息的收集、整理和歸檔，建立學院信息管理系統(tǒng)；幫助院長開展信息的調研和收集工作，供應決策參考和支持；組織編制和發(fā)布學院內部的通知、公告和報告等信息；負責學院官方網站和其他宣傳渠道的信息發(fā)布和維護等。第四條工作流程4.1日常工作流程主任每天依據工作計劃和優(yōu)先級訂立工作目標和計劃，調配任務給行政助理和信息管理專員；行政助理依據主任的布置和工作計劃，幫助主任處理日常工作，完成任務，并及時向主任匯報工作進展；信息管理專員負責信息的收集、整理和歸檔工作，依據主任的要求編制和發(fā)布信息，并及時轉達給相關人員；主任依據工作需要召開學院行政會議、院長辦公會議等，做好會議準備工作，起草會議紀要，并跟蹤會議決議的實施情況；主任每周對院長辦公室的工作進行總結和評估，及時解決工作中顯現(xiàn)的問題，提出改進建議。4.2工作協(xié)作流程主任與行政助理、信息管理專員通過學院內網進行工作協(xié)作和信息傳遞；主任定期召開協(xié)調會議，對工作進行溝通和協(xié)調，解決工作中顯現(xiàn)的問題；行政助理和信息管理專員依據主任的要求和布置，在協(xié)商全都的基礎上，分工合作，完成任務；任何工作中的異議或糾紛，應及時向主任匯報，并由主任協(xié)調解決。第五條公示和獎懲5.1公示制度院長辦公室每月向學院全體員工公示工作進展，包含完成的工作任務、工作亮點和存在的問題等；對于超出工作職責范圍和業(yè)績突出的員工，將予以表揚和嘉獎。5.2獎懲制度對于未按規(guī)定履行職責的員工，將依照學院相關制度進行相應的紀律處分；對于在工作中存在違紀行為或嚴重失誤的員工，依據情節(jié)輕重予以相應的處分；在工作中表現(xiàn)突出、成績優(yōu)秀的員工，將予以適當激勵和嘉獎，