公司采購管理制度

公司采購管理制度公司采購管理制度「篇一」為加強對單位采購活動的內(nèi)部控制和管理，防范采購過程中的差錯和舞弊，結(jié)合單位實際，特制定本制度。一、崗位責任1、辦公室采購人員負責按照采購預算實施采購活動，包括確定采購方式、詢價議價、擬定采購合同、完善采購文件。2、辦公室倉庫保管人員負責所購貨物的驗收與入庫，并完善相關記錄。3、單位聘請法律顧問負責對采購合同協(xié)議的審核。4、單位聘請項目監(jiān)管部門負責對貨物、工程驗收的審核。5、分管副主任負責審核采購價格、驗收入庫和監(jiān)督完善采購文件。6、主任負責對采購合同、付款的審批。7、財務科負責審核確定采購方式、發(fā)票真?zhèn)?、支付貨款。二、采購流?、各科室根據(jù)實際所需填寫“申購單”，經(jīng)科室負責人審批同意后，定期報辦公室。2、辦公室將各科室申購單匯總后，每月統(tǒng)一提出申購計劃，先報分管領導審核，然后經(jīng)主要領導審批同意后交由采購人員實施采購。大宗物品須經(jīng)主任辦公會研究同意后實施采購。3、單項2千元（含）以上或批量2萬元（含）以上的大宗物品、1萬元（含）以上的維修工程，必須通過政府采購途徑購買；單項2千元以下或批量2萬元以下的小額零星物品、1萬元以下的維修工程，可以自行購買，并索要正式、合格發(fā)票。對小額零星采購，按照“比質(zhì)比價、貨比三家”的詢價原則，確保公開透明，降低采購成本。4、對大宗物品，辦公室負責與供貨單位擬訂采購合同，然后由法律顧問審核，報主任審批后存檔備案。5、對到貨物品，由辦公室倉庫保管人員進行驗收入庫，出具驗收證明。對重大采購項目或維修工程要成立驗收小組。對驗收不合格的物品要及時上報處理。6、辦公室采購人員將應付款項目報財務科審核，并經(jīng)逐級審批同意后由財務科執(zhí)行付款結(jié)算。三、其他相關控制措施1、單位應當確保辦理采購業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，并根據(jù)具體情況對辦理采購業(yè)務的人員定期進行崗位輪換，防范采購人員利用職權(quán)和工作便利收受商業(yè)賄賂、損害單位利益。2、加強采購業(yè)務的記錄控制。由檔案室負責妥善保管采購業(yè)務的相關文件，包括：采購預算與計劃、各類批復文件、招標文件、投標文件、評標文件、合同文本、驗收證明、投訴處理決定等，完整記錄和反映采購業(yè)務的全過程。3、對于大宗設備、物資或重大服務采購業(yè)務需求，由單位領導班子集體研究決定，并成立由單位內(nèi)部資產(chǎn)、財會、審計、紀檢監(jiān)察等部門人員組成的采購工作小組，形成各部門相互協(xié)調(diào)、相互制約的機制，加強對采購業(yè)務各個環(huán)節(jié)的控制。4、加強涉密采購項目安全保密管理。涉密采購項目，應當在政工科的監(jiān)督指導下，嚴格履行安全保密審查程序，并與相關供應商或采購中介機構(gòu)簽訂保密協(xié)議或者在合同中設定保密條款。1、公司采購合同的內(nèi)容公司采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容，應當在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：(1)商品的品種、規(guī)格和數(shù)量商品的品種應具體，避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。(2)商品的質(zhì)量和包裝合同中應規(guī)定商品所應符合的質(zhì)量標準，注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規(guī)定出一定的比例，并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款;對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應有詳細規(guī)定。(3)商品的價格和結(jié)算方式合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，以及規(guī)定對副品、次品的扣價辦法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。(4)交貨期限、地點和發(fā)送方式交(提)貨期限(日期)要按照有關規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。(5)商品驗收辦法合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地點。(6)違約責任簽約一方不履行合同，必將影響另一方經(jīng)濟活動的進行，因此違約方應負物質(zhì)責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規(guī)定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：①不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品;②不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標準交貨;③逾期發(fā)送商品。購買者有逾期結(jié)算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。(7)合同的變更和解除條件合同中應規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。此外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。2、采購合同的簽訂(1)簽訂采購合同的原則①合同的當事人必須具備法人資格。這里所指的法人，是有一定的組織機構(gòu)和獨立支配財產(chǎn)，能夠獨立從事商品流通活動或其他經(jīng)濟活動，享有權(quán)利和承擔義務，依照法定程序成立的企業(yè)。②合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內(nèi)容和手續(xù)應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。③簽訂合同必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。④簽訂合同必須堅持等價、有償?shù)脑瓌t。⑤當事人應當以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。⑥采購合同應當采用書面形式。(2)簽訂采購合同的程序簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內(nèi)容進行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟：①訂約提議。訂約提議是指當事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復期限內(nèi)不得拒絕承諾，即提議人在答復期限內(nèi)受自己提議的約束。②接受提議。接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意，經(jīng)過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人，就合同的內(nèi)容反復協(xié)商的過程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過程。③填寫合同文本。④履行簽約手續(xù)。⑤報請簽證機關簽證，或報請公證機關公證。有的經(jīng)濟合同，法律規(guī)定還應獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。3、公司采購合同的管理采購合同的管理應當做好以下幾方面的工作：(1)加強對公司采購合同簽訂的管理加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業(yè)的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據(jù)企業(yè)的購銷任務收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規(guī)規(guī)定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。(2)建立合同管理機構(gòu)和管理制度，以保證合同的履行企業(yè)應當設置專門機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T，建立合同登記、匯報檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的實現(xiàn)。(3)處理好合同糾紛當企業(yè)的經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時，雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時，企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁，也可以直接向法院起訴。(4)信守合同，樹立企業(yè)良好形象合同的履行情況好壞，不僅關系到企業(yè)經(jīng)營活動的順利進行，而且也關系到企業(yè)的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利于樹立良好的企業(yè)形象。公司采購管理制度「篇二」第一章總則第一條為規(guī)范公司的采購行為和程序，降低采購成本，確保各項原材料、貨品等物資的供應，加強公司的物資采購的監(jiān)督管理，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定是公司物資采購管理行為的基本規(guī)范。第三條采購人員應當根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、比價采購；大宗物資的采購，具備招標條件的，應實行招標采購。第二章采購人員職責第四條采購人員具體職責有：（一）負責采購的制定，采購的簽訂；（二）負責物資采購的的詢價、議價、比價、比質(zhì)和采購招標工作；（三）負責按時、按質(zhì)、按量地采購公司所需各種物資。（四）負責管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)生、安全工作。第五條采購原則（一）審核批準。原則上，未經(jīng)審批的物資不予采購。（二）先進先出原則。監(jiān)督倉庫管理和使用人員按照先進先出原則使用物資。（三）本地采購。在價格與質(zhì)量相當條件下，以本地采購為主以降低運輸成本。（四）銀行結(jié)算原則。對長期與大額度的貨品，應通過簽訂合同與銀行結(jié)算的方式。（五）比質(zhì)比價原則，在采購過程中，嚴格執(zhí)行同類的供應商比質(zhì)量，同質(zhì)量的貨品比價格，同樣的價格比信譽，擇優(yōu)確定供應商。（六）索取證件原則，要索取三證：食品生產(chǎn)許可證；食品合格證；食品檢測化驗單等。（七）試用原則。采購物資應盡量在使用后采購。第三章物資采購管理第六條采購方式（一）對于用量大、消耗快、周轉(zhuǎn)頻繁的原材料，選擇供貨商送貨的方式。（二）對于使用頻率低，不容易集中采購的貨品可由采購人員自購。（三）對于一些特殊的原材料需由外地發(fā)貨，按計劃定期申購。第七條供貨商的確定（一）初選供貨商。要深入細致的進行市場考察，要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商，進行綜合考察，在考察中要重點了解供貨商的實力、專業(yè)化程度、貨物來源、價格、質(zhì)量及其目前的供貨狀況。（二）試用供貨商。對于同類商品找出兩家同時供貨，重點從質(zhì)量、價格、服務三方面來進行比較嘗試。（三）確定供貨商。在使用兩個月的基礎上，由公司進行審查，以民主表決的方式集來確定。（四）簽定供貨合同。確定供貨商后，由公司領導與供貨商簽定供貨合同，合同的期限不得超過一年。（五）供貨商的更換與續(xù)用。在合作的過程中，如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為，在合同期滿前，由公司集中討論決定是否更換、續(xù)用。第八條市場調(diào)查為充分跟蹤市場價格動態(tài)，降低物資成本，增強公司議價能力和水平，公司組織相關人員進行定期市場調(diào)查。（一）公司領導、財務人員、采購人員、廚師長每月不少于兩次進行市場調(diào)查。調(diào)查后需有調(diào)查記錄，寫明調(diào)查人員、調(diào)查時間、地點及調(diào)查結(jié)果，由全體人員簽字后交公司財務存檔。（二）調(diào)查時間、地點的選擇。調(diào)查項目的周期一般為15天，以批發(fā)市場早市開市期間為調(diào)查區(qū)間，注意避開雨雪天等極端天氣的當日或次日。市場的調(diào)查以供貨商所在的市場為準。（三）調(diào)查的方法和程序。調(diào)查組應遵循先蔬菜、鮮貨、后干雜調(diào)料、糧油、酒水的原則，單項貨品的調(diào)查不應低于三家。調(diào)查中要堅持集中調(diào)查的原則，調(diào)查時應實行看、聞、摸等方式，必要時可進行采樣。對被調(diào)查的商品要詳細的了解產(chǎn)地、規(guī)格、品種、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等。在詢價后要進行討價還價，切記只記錄買方一口價。（四）零星物品的市場調(diào)查由廚師長或委托他人（采購人員除外）實施。第九條定價原則（一）對供貨商所供物品的定價，在市場調(diào)查的基礎上，每半月制定一次，零星物品的采購價格不定期進行。公司采購管理制度「篇三」1、制定采購計劃(1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;(2)計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務部審核;(3)采購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務部。2、審批采購計劃:(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核;(2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算;(3)將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批;(4)經(jīng)批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施，對計劃外未經(jīng)批準的采購要求，財務部有權(quán)拒絕付款。3、物資采購:(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購，以保證及時供應。(2)大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應。(4)計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關部門經(jīng)理批準后可進行采購，以保證需用。4、物資驗收入庫:(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收;(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。5、報銷及付款(1)付款:①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務總監(jiān)審核，經(jīng)確認批準后方可付款;②支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的準確數(shù)字或單據(jù)填制支票，若由采購員領空白支票與對方結(jié)帳，金額必須限制在一定的范圍內(nèi);③按酒店財務制度，付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款，30元以下者可支付現(xiàn)款。④超過30元要求付現(xiàn)金者，必須經(jīng)財務部經(jīng)理或財務總監(jiān)審查批準后方可付款，但現(xiàn)金必須在一定的范圍內(nèi)。(2)報銷:①采購員報銷必須憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單，經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準或在計劃預算內(nèi)，核準后方可給予報銷。②采購員若向個體戶購買商品，可通過稅務部門開票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經(jīng)部門經(jīng)理或財務總監(jiān)批準后方可給予報銷。公司采購管理制度「篇四」一、釋義（一）采購物資的分類本制度所指采購物資分為三類：A類，包括主要原料、公用工程、輔助原料等。B類，包括設備、潤滑油、備品備件、工器具等。C類，包括化學三劑、分析儀器及試劑等。除上述物資外，其它物資的采購管理另文規(guī)定。（二）與采購物資管理相關聯(lián)的二級單位的分類1、需求使用單位2、主管部門3、采購部門（三）物資需求（采購）計劃的分類1、月度物資需求計劃2、緊急物資需求計劃（四）采購的方式分類1、招標采購2、固定廠商、長期報價采購3、即時詢價采購（五）采購部門和計劃部門的劃分1、A類、B類物資的計劃部門分別為生產(chǎn)部、設備部，采購部門為供應部。2、C類物資的計劃部門是生產(chǎn)部，采購部門為供應部。（六）采購物資付款方式分為1、預付部分款項。2、貨到憑發(fā)票報銷付款。3、貨到后分期付款。4、貨到延期付款。5、以上方式的結(jié)合。二、職責（一）公司供應領導小組負責1、審議批準《采購物資詢議價報告表》。2、審議決定采取公開招標方式的采購事項。（二）總經(jīng)理負責1、采購合同的批準、簽訂。2、《物資采購審批表》的批準。3、采購付款的批準。（三）生產(chǎn)副經(jīng)理負責1、A、B、C類物資需求（采購）的批準。2、公司首次更新或首次采用的生產(chǎn)各類采購物資的技術(shù)性能的確定、批準，及其《采購物資推薦廠家審批表》的批準。（四）經(jīng)營副經(jīng)理負責1、《物資采購審批表》的審核。2、長期物資供應廠家的選定。3、物資招標工作的組織。（五）總會計師負責采購付款的審核。（六）綜合辦公室負責采購合同的審查。（七）供應部負責1、負責填寫《物資采購審批表》、《采購物資詢議價報告表》。2、負責采購A、B、C類采購物資。（八）生產(chǎn)部、設備部負責1、A、B、C類物資需求（采購）計劃的審核。2、A、B、C類采購物資的入庫檢驗或驗證。（九）各二級單位負責1、提報物資需求（采購）計劃。2、參加物資領導小組會議，審議采購工作相關事宜。三、程序（一）物資需求計劃及發(fā)放程序1、需求使用單位根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營管理需求每月20日前填寫《月度物資需求（采購）計劃》。對于確實急需不能列入《月度物資需求（采購）計劃》的物資，物資需求使用單位可隨時及時填寫《物資緊急需求計劃》。2、《月度物資需求計劃》或《物資緊急需求計劃》經(jīng)本單位負責人審核，所需物資主管部門的審查，公司分管領導批準后，提報至需求物資的采購部門。3、供應部根據(jù)所需物資的庫存情況出庫發(fā)放物資。（1）庫存數(shù)量充足的，先行部分發(fā)放或隨時發(fā)放。（2）庫存數(shù)量不足的，執(zhí)行《物資采購審批程序》后發(fā)放。（3）庫存數(shù)量充足但發(fā)放后庫存數(shù)量不符合《物資基準庫存量明細》規(guī)定的庫存基準量的，先行全部或部分發(fā)放后執(zhí)行《物資采購審批程序》。（二）物資采購審批程序供應部根據(jù)按照《物資需求及發(fā)放程序》匯總的《月度物資需求計劃》或《物資緊急需求（采購）計劃》，結(jié)合《物資基準庫存量明細》和目前物資庫存情況，確定應采購物資的品名、數(shù)量和擬采取的采購方式，填寫《物資采購審批表》，經(jīng)供應部部長審查，經(jīng)營副經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準后實施《物資采購實施程序》。（三）物資采購實施程序1、物資采購部門采購人員接到經(jīng)批準的《物資采購審批表》，先核對采購內(nèi)容，查閱《物資供應商登記臺帳》和其他有關資料后，根據(jù)采購物資的緩急程度，參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)批準的緊急特殊情況外，必須精選三家以上的供應商進行詢價。2、對于廠商的報價資料進行整理后，采購經(jīng)辦人員應深入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和經(jīng)批準的采購方式向廠商議價。3、采購經(jīng)辦人員詢價、議價以及對有關物資的質(zhì)量、付款方式等內(nèi)容洽談完成后填寫《采購物資詢議價報告表》，經(jīng)供應部部長審核后，進行采購。必要時與供應商簽定《購貨合同》，按合同審批程序各級審批后再進行采購。4、召開采購領導小組會議審議批準。（四）采購物資驗收入庫工作程序1、采購物資到廠后，市場營銷科提請采購物資的主管部門對采購物資進行檢驗或驗證。2、檢驗或驗證合格后，由市場營銷科采購人員填寫各類《物資入庫驗收單》，經(jīng)檢驗或驗證人員簽字后物資登記入庫。（五）采購物資付款工作程序1、采取預付款方式的采購物資，由采購人員憑《采購合同》或《采購物資詢議價報告表》，填寫《借款單》，經(jīng)總會計師審核，總經(jīng)理批準后辦理預付款手續(xù)。2、采取除預付款方式之外的方式付款的采購物資，在采購物資到廠入庫后，由采購人員憑《采購合同》或《采購物資詢議價報告表》，《物資入庫驗收單》，以及購貨發(fā)票根據(jù)公司財務報銷的有關規(guī)定經(jīng)總會計師審核，總經(jīng)理批準后辦理報銷付款手續(xù)。四、規(guī)定與標準（一）物資需求（采購）信息傳遞規(guī)定1、物資需求使用單位必須在《月度物資需求（采購）計劃》或《緊急物資需求（采購）計劃》上將所需物資的相關要求說明，特別是品種、規(guī)格、型號、供貨日期以及對采購物資的其它特殊要求。2、所需物資需試用后方能結(jié)算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（采購）計劃》或《緊急物資需求（采購）計劃》上注明相關事項。3、物資需求使用單位也要及時掌握所需物資的市場信息情況，在《月度物資需求（采購）計劃》或《緊急物資需求（采購）計劃》上將所需物資的估計單價和金額情況列明。4、物資需求使用單位需要對所需物資的規(guī)格或數(shù)量進行變更時，必須立即通知供應部，雙方協(xié)商積極配合處理好有關事宜。（二）物資采購規(guī)定1、物資采購部門必須按照“質(zhì)量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產(chǎn)經(jīng)營”為目的，切實做好物資的采購供應工作。2、供應部要嚴格遵守《供貨商評價制度》，通過“同等條件，質(zhì)優(yōu)優(yōu)選、價低優(yōu)選、近處單位優(yōu)選、老供貨單位優(yōu)選、直接生產(chǎn)單位優(yōu)選、信譽好單位優(yōu)選”的方式，綜合考慮“質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務”四個方面的內(nèi)容，在“重質(zhì)量、遵合同、守信用、看服務”的前提下，做好物資供應商的考察選擇工作。公司主要采購物資必須保證各有3-5家“資質(zhì)完備、質(zhì)量可靠、誠信度高、服務周道”的備選供貨商。3、對于采購單位提出的供貨商、供貨價格有疑義的物資需求使用單位，應在召開的物資采購領導小組會議上提出，并由會議做出決定。4、凡采購單價在3萬元以上的大型設備、10萬元以上的成套設備、5萬元以上的大宗物資，必須采取公開招標的采購方式，由招標小組（采購領導小組）確定相關事項。5、若廠商報價的采購物資規(guī)格與《物資采購審批表》所列的規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采購?jīng)辦人員應列出資料在《物資采購審批表》上，經(jīng)主管審核后，物資需求使用單位或物資主管部門簽字同意后方可采購。6、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資采購，采購部門應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協(xié)商處理好有關事宜。（三）采購物資驗收入庫、出規(guī)定1、采購物資到廠后，必須經(jīng)物資主管部門組織使用單位檢驗或驗證合格后方可入庫。2、對于經(jīng)檢驗或驗證不合格的采購物資，采購部門必須與供貨商進行協(xié)商，采取退貨、換貨或索賠措施。3、各類物資主管部門要對所有采購物資的質(zhì)量標準和檢驗驗證方式方法進行規(guī)范和明確。4、各需求單位在物資驗收合格后按需求單位使用情況由營銷科辦理出庫手續(xù)。（四）采購物資付款規(guī)定下列情況財務科應拒絕支付采購款項：1、與《采購合同》或《采購物資詢議價報告表》規(guī)定的付款方式或付款金額不一致的款項。2、物資主管部門和物資使用單位未在《物資入庫驗收單》上簽字的款項。3、《物資入庫驗收單》中列出的采購物資的數(shù)量、品種與《采購合同》或《采購物資詢議價報告表》不符的款項。物資所需物資需試用后方能結(jié)算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（采購）計劃》或《緊急物資需求（采購）計劃》上注明相關事項。（五）采購紀律規(guī)定1、各物資需求使用單位應根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營管理需要，本著“節(jié)約、降本”的原則提報物資需求（采購）計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規(guī)違紀提報物資需求（采購）計劃的行為進行嚴肅處理。2、物資采購經(jīng)辦人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。3、采購人員都必須遵守公司規(guī)章制度的規(guī)定，按照規(guī)定的程序和標準采購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。4、采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。5、采購人員必須樹立服務意識，急生產(chǎn)經(jīng)營所急，想生產(chǎn)經(jīng)營所想，任何人不得無故積壓或拖延采購及相關工作。6、為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟商品信息，如價格行情等，采購人員必須經(jīng)常自覺學習業(yè)務知識，提高業(yè)務工作的能力，以保證及時、保質(zhì)、保量地做好物資供應工作。（6）售后服務對于采購物資，供應部在簽定購買合同時，要明確服務約定。1）采購物資在投用前需廠家進行現(xiàn)場指導的，由物資供應部門負責聯(lián)系。2）對于在使用過程中（保質(zhì)期內(nèi)、正常使用條件下）出現(xiàn)的質(zhì)量問題，由物資供應部門在規(guī)定時間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。為了更好地發(fā)揮倉庫對商品的調(diào)配功能，規(guī)范公司倉庫的商品管理程序，促進本公司倉庫的各項工作科學、安全、高效、有序、合理地運作，特制定本管理制度。一、建帳所有商品應按每一品種規(guī)格設置商品明細賬，所有商品的品名規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、批號、有效期及存放區(qū)域均應在明細分類賬上作詳細的記錄。財務部門與倉庫所建賬簿及順序編號必須互相統(tǒng)一，相互一致。合格品、逾期失效品、報廢品、試用品等應分別建賬反映。二、入庫商品進庫時，倉庫管理員必須憑訂貨單、送貨單辦理入庫手續(xù)，根據(jù)實物填寫入庫單，入庫單應詳細登記品名規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、金額、批號、有效期、經(jīng)手人，并根據(jù)入庫單登記材料明細賬和存貨卡。入庫單一式三份，倉庫一份、供應部門二份(一份存根、一份在財務結(jié)算時與發(fā)票一同交財務)。三、出庫根據(jù)開具的各賣場送貨單發(fā)放商品，出庫單應登記編碼、品名規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、批號、有效期、單位蓋章及送貨人、收貨單位及經(jīng)手人、庫管，根據(jù)送貨單逐日逐筆登記商品明細賬。送貨人應在當日內(nèi)把賣場簽收的回單交給財務，若有特殊情況可在第2天交回，若未按時交回，應追究相關人員責任。出庫單一式四份，倉庫一份，賣場二份(一份賣場存根、一份結(jié)賬時與財務核對)，一份交財務。四、必須嚴格倉庫管理規(guī)程進行日常操作倉庫保管員對當日發(fā)生的業(yè)務必須及時登記入賬，做到日清日結(jié)，確保商品進出及結(jié)存數(shù)據(jù)的正確無誤。每日工作結(jié)束，應將當日發(fā)生的入庫單、領料單交財務部門五、盤存每月中旬定期盤點(總庫和賣場)。盤點包括存貨數(shù)量和質(zhì)量的檢查。庫存商品清查盤點中發(fā)現(xiàn)問題和差錯，應及時查明原因，并進行相應處理。如屬短缺及存在質(zhì)量上的問題需處理的，應及時的用書面的形式向有關部門匯報，必須按審批程序經(jīng)領導審核批準后才可處理，否則一律不準自行調(diào)整。六、倉管員工作職責1、準確地做好商品進出倉庫的賬務工作。2、嚴格按照商品的驗收要求做好商品驗收工作。3、不合訂購要求的商品堅決不予驗收。4、認真做好倉庫月報、季報和年度報表。5、認真做好倉庫商品的分類擺放和保管工作。6、認真做好倉庫安全防范(做到防火、防盜、防潮)及衛(wèi)生工作。7、認真做好倉庫發(fā)貨工作，堅持發(fā)貨原則：先進倉的貨先發(fā)。8、認真做好退貨工作。退貨原則：確認報廢、過期的商品要求及時通知采購員退回供貨商并報財務;賣場退回的商品及時回收倉庫保管。9、認真做好各賣場的銷售監(jiān)控工作，避免商品丟失。10、有責任提出倉庫管理的合理建議。11、認真配合各分銷商或賣場做好各類商品的收發(fā)及調(diào)貨工作。公司采購管理制度「篇五」第一章總則第一條為進一步規(guī)范公司物資采購程序，加強內(nèi)部控制，明確經(jīng)濟責任，確保生產(chǎn)經(jīng)營的持續(xù)穩(wěn)定，依據(jù)相關法律法規(guī)特制定本制度。第二條公司日常生產(chǎn)經(jīng)營所需的原料及主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等均屬于本制度規(guī)范范圍。第三條費用報銷及在外購物直接付款的零星物資采購不適用本制度。第四條公司固定資產(chǎn)的購置適用本制度。第二章物資采購規(guī)定第五條物資采購實行歸口管理制。原糧由采購供應部負責采購，輔助材料、包裝物由倉儲部負責采購、修理用備件及后勤用物資及辦公用品由后勤部負責采購。特殊情況下，經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準，可以指定專人進行專項物資的采購。第六條所有負責物資采購的人員必須充分掌握市場信息，及時預測市場供應變化，確保質(zhì)量過關，價格低廉，供貨及時。第七條推行合同管理制度，物資采購原則上要與供貨方簽訂合同，詳細注明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經(jīng)濟責任等；否則，造成的損失由采購人員負責。第八條實行比價采購制度，物資采購要貨比三家，確保所采購物資價格低廉，質(zhì)量上乘。大宗物資采購建議實行招投標制度。第九條實行采購質(zhì)量責任制。采購人員對所采購物品的質(zhì)量負有全面責任。如因失職而采購偽劣產(chǎn)品，采購人員應負經(jīng)濟責任。禁止采購人員收受回扣。如有收受回扣，一經(jīng)查證，除全額追繳回扣款項外，將視情節(jié)輕重進行嚴肅處理。第三章發(fā)票入賬及付款程序第十條采購物資進廠后，采購人員必須嚴格按照要求辦理物資入庫手續(xù)，具體要求如下：1.原糧入廠，由磅房辦理入庫手續(xù)，打印電子入庫單，入庫信息錄入電腦。2.輔助材料、包裝物由倉庫保管辦理收庫手續(xù)，填制一式三聯(lián)入庫單，一聯(lián)交客戶辦理發(fā)票入賬手續(xù)。3.五金電器、修理用備件由五金庫保管辦理入庫手續(xù)。4.采購經(jīng)辦人要認真填寫采購物資發(fā)票入賬單，詳細填寫所購物資名稱、數(shù)量、金額、供貨單位等要素。程序如下：經(jīng)辦人填制發(fā)票入賬單保管員根據(jù)收貨情況簽字確認部門經(jīng)理審核會計審核發(fā)票合法性總經(jīng)理簽字準予入賬財務掛賬作為日后付款的依據(jù)。第十一條物資采購付款原則上采取先入賬后付款的制度，特殊情況下需預付款的單位，經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準，可以辦理采購預付款手續(xù)。第十二條采購付款實行審批制度，執(zhí)行兩條線管理形式，即發(fā)票入賬和簽批付款兩條線分步進行的形式。具體程序如下：1.物資采購一律由采購人員辦理發(fā)票入賬手續(xù)后，方可進行申請付款審批。否則財務有權(quán)不予批準付款。2.申請付款，由經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)賬匯款申請單，經(jīng)財務審核、總經(jīng)理批準后，方可到出納處辦理匯款。經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)賬付款申請單部門經(jīng)理簽字財務會計根據(jù)發(fā)票入賬情況審核總經(jīng)理根據(jù)資金情況簽字出納辦理匯款3.需要預付款的部門，直接填制轉(zhuǎn)賬匯款申請單，經(jīng)財務審核、董事長或總經(jīng)理簽字批準后可先