建設(shè)工程檔案管理

建設(shè)工程檔案管理福建省檔案局顏梓森第一節(jié)建設(shè)工程檔案概述規(guī)模較大的單位工程，可將其能形成獨立使用協(xié)能的局部分為子單位工程。3、分部工程：指單位工程中獨立組織施工的工程。單位工程中一般按專業(yè)性質(zhì)和工程建設(shè)部位劃分和確定分部工程的。4、分項工程：是分部工程的組成局部，由一個或假設(shè)干個檢驗批組成的根本單元工程。一般按主要工種、材料、施工工藝、設(shè)備類型等劃分。二、建設(shè)工程工作程序及其文件材料的形成1、工程建設(shè)議〔立項階段〕2、可行性研究階段3、設(shè)計〔初步設(shè)計〕階段4、建設(shè)〔開工〕準(zhǔn)備階段5、建設(shè)實施階段6、竣工驗收階段三、建設(shè)工程檔案的概念建設(shè)工程檔案〔又稱建設(shè)工程檔案、基建檔案〕是指在工程建設(shè)過程中形成的應(yīng)歸檔保存的各種形式和載體的文件材料。四、建設(shè)工程檔案的特點成果的成套性、形成領(lǐng)域的廣泛性、內(nèi)容的專業(yè)性、利用的時效性、管理的動態(tài)性、記錄形式的多樣性，等等第二節(jié)工程文件材料管理一、工程文件、檔案管理的措施1、將工程檔案納入“工程法人制〞、“招投標(biāo)制〞、“工程合同制〞、“工程監(jiān)理制〞中；2、堅持工程檔案工作與工程建設(shè)同步進行；“四同步〞：下達工程方案任務(wù)與提出文件材料歸檔要求同步；檢查方案進度與檢查文件材料形成情況同步；工程竣工驗收與驗收工程竣工檔案同步；工程申報評優(yōu)及工程有關(guān)人員晉職評優(yōu)時，檔案部門同步出具專題歸檔證明材料同步。3、建立健全工程檔案管理制度檔案管理制度、匯總制度、保密制度、利用制度、圖紙更改制度、竣工圖編制方法、工程文件歸檔范圍、文件收發(fā)文登記制度、文件流程控制制度等4、采取經(jīng)濟制約措施，實行工程檔案質(zhì)量保證金制度〔僅適用于建設(shè)單位與施工、監(jiān)理等單位的合同要約，任何國家部門均不得收取工程檔案保證金〕二、各參建單位文件、檔案管理的職責(zé)1、建設(shè)單位的職責(zé)建立健全檔案管理規(guī)章制度；對設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位檔案工作進行檢查、指導(dǎo)；做好本單位形成檔案的收集、整理；接收和匯總各參建單位檔案；提交工程檔案預(yù)驗收和專項驗收；向有關(guān)國家部門移交檔案。2、勘察、設(shè)計單位收集、整理勘察、設(shè)計根底材料和有關(guān)的設(shè)計文件；參與編制竣工圖；向建設(shè)單位移交檔案。3、施工單位收集、整理所承擔(dān)工程施工過程中形成的檔案；編制竣工圖；向建設(shè)單位移交檔案。4、監(jiān)理單位收集、整理監(jiān)理工作中形成的文件；對施工檔案特別是竣工圖進行審查；向建設(shè)單位移交檔案。5、科研單位收集、整理所承擔(dān)科研課題工作中形成的文件；向建設(shè)單位移交檔案。三、文件的收集〔一〕收集范圍建設(shè)工程的收集要根據(jù)?國家重大建設(shè)工程文件材料歸檔范圍?及行業(yè)公布的有關(guān)歸檔范圍，并結(jié)合本工程的實際情況，制定該工程文件的歸檔范圍。

4、抓住重要環(huán)節(jié)收集工程設(shè)計檔案：主要抓住初步設(shè)計完成階段、設(shè)計結(jié)束和總結(jié)階段；工程施工和竣工檔案：關(guān)鍵抓住交工和竣工驗收階段；設(shè)備檔案：與土建工程連在一起的設(shè)備在工程竣工驗收階段進行收集；自制設(shè)備在設(shè)備鑒定時進行收集；外購設(shè)備在設(shè)備開箱驗收時進行收集；科研檔案：抓住年終總結(jié)、成果鑒定階段。5、建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)單位分管領(lǐng)導(dǎo)檔案員勘察單位設(shè)計單位監(jiān)理單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案員領(lǐng)導(dǎo)及檔案員領(lǐng)導(dǎo)及檔案員領(lǐng)導(dǎo)及檔案員各部門領(lǐng)導(dǎo)及檔案員施工單位〔三〕合理確定文件歸檔的時間1、按工程結(jié)束時間歸檔2、按工程建設(shè)程序或階段歸檔3、按單位、分部、分項工程結(jié)束時間歸檔4、按年度歸檔5、隨時歸檔〔四〕保證文件歸檔的質(zhì)量1、對文件齊全、完整的要求應(yīng)保證歸檔文件的齊全、完整，真實反映工程建設(shè)的全過程。對照歸檔范圍，查該歸檔的文件材料是否歸檔完整；各單位〔子單位〕工程的文件材料是否歸檔完整；各工序、階段的文件材料是否歸檔完整；從文件的前后聯(lián)系查是否歸檔完整，如：請示與批復(fù)，正文與附件，原材料出廠證明與試驗報告、臺帳、使用清單，監(jiān)理通知與反響，監(jiān)理例會、月報是否連續(xù)，圖紙是否與圖紙目錄對應(yīng)，設(shè)備材料是否與清單對應(yīng)，現(xiàn)場的口頭變更是否及時補全，等等。2、對文件內(nèi)在質(zhì)量的要求歸檔的文件應(yīng)為原件，原那么上不得出現(xiàn)復(fù)制件；文件內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確且填寫完整；竣工圖應(yīng)真實地反映工程建設(shè)實際情況；文件中數(shù)據(jù)不得隨意涂改；簽字蓋章手續(xù)完備；字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔。3、對文件材質(zhì)的要求紙張材料：紙張的強度、厚度及規(guī)格應(yīng)符合有關(guān)要求；書寫材料：文件的書寫、繪圖和簽字要采用耐久性強的書寫材料，禁止用易褪色的書寫材料；打印、復(fù)印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。特殊材料：電子、錄音、錄像文件的材質(zhì)及存儲格式應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求，并保證載體的有效性；長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。4、對文件屬性的區(qū)分科技文件與政務(wù)文件；科技文件與科技資料。5、對文件價值及密級的區(qū)分保管期限：永久、長期、短期密級：根據(jù)國家有關(guān)文件密級規(guī)定執(zhí)行第三節(jié)工程竣工圖的編制一、編制形式1、按圖施工沒有變更的，直接蓋竣工圖章，即可作為竣工圖；2、一般變更的，在原施工圖上修改，蓋竣工圖章后，即可作為竣工圖；3、重大變更的，或圖面變更面積超過35％的，應(yīng)重新繪制竣工圖，蓋竣工圖章后，方可作為竣工圖。二、對竣工圖進行四方會審由建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位對竣工圖編制的準(zhǔn)確情況進行會審，以保證竣工圖能真實地反映工程建設(shè)實際狀況。三、蓋竣工圖章所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張蓋竣工圖章，竣工圖章中的內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、清楚，不得代簽；竣工圖章蓋在標(biāo)題欄附近空白處，假設(shè)正面無空白處，那么蓋在對應(yīng)圖紙的反面左上角；蓋竣工圖章時應(yīng)使用不易褪色印泥?？⒐D章格式：編制單位竣工圖編制人技術(shù)負責(zé)人編制日期監(jiān)理單位名稱監(jiān)理人第四節(jié)工程檔案的整理一、分類建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)本工程工程檔案數(shù)量的多少，來確定檔案設(shè)置的類目層次。對于大型工程，要以整個工程為分類對象，在分類時，首先以工程工程的建設(shè)程序和性質(zhì)來區(qū)分，然后在每個大類里，再按單位工程或?qū)I(yè)、階段等進行分類。如施工檔案可以再按各單位工程進行分類。對于小型工程，形成的檔案數(shù)量較少，可以不設(shè)二、三級類目，直接按建設(shè)程序?qū)n案進行組卷整理后依次排列即可。

某項目檔案前期依據(jù)性檔案勘察設(shè)計檔案施工檔案監(jiān)理檔案竣工驗收檔案單位工程01單位工程02單位工程03項目管理檔案二、組卷〔一〕組卷要求案卷必須是一組具有有機聯(lián)系的文件；案卷內(nèi)文件的數(shù)量要適度；案卷內(nèi)文件的保存價值和密級應(yīng)根本一致；案卷應(yīng)力求整齊美觀，便于管理和使用。(三〕組卷方法1、按結(jié)構(gòu)組卷；2、按單位〔單項〕工程組卷；3、按工序或階段組卷；4、按專業(yè)組卷；5、按問題組卷；6、按名稱或文件性質(zhì)組卷；7、按地區(qū)組卷；8、按時間組卷。三、卷內(nèi)文件排列1、圖樣的排列在形成時編制了圖樣目錄，按已編制的圖樣目錄順序進行排列；在形成時沒有編制圖樣目錄，一般按總體和局部關(guān)系排列，即總體性、綜合性的圖樣在前，局部的居中，細部的排后。2、文字材料的排列〔1〕按重要程度排列；〔2〕按工序排列；〔3〕按地區(qū)排列；〔4〕按時間排列；〔5〕按習(xí)慣排列。3、圖文混合文件的排列有的案卷是由圖樣和文字材料混合組成的，其排列一般是文字材料在前，圖樣在后。

四、案卷編目1、編頁號2、編卷內(nèi)目錄

卷內(nèi)目錄序號文件編號責(zé)任者文件材料題名日期頁號備注1福建省第三建筑工程公司單位工程原材料用料匯總表2001122312102—2001三明鋼鐵廠“閩光”牌鋼筋出廠合格證200112011131879福建順昌水泥廠“××”牌水泥出廠合格證20011130264莆田華順磚廠磚合格證2001100557—62卷內(nèi)目錄序號文件編號責(zé)任者文件材料題名日期頁號備注1榕政[2002]8號福州市人民政府關(guān)于某工程土地征用的批復(fù)200205061-42榕國土[2002]9號福州市國土資源局關(guān)于某工程土地征用的請示200204035-103……10某工程指揮部關(guān)于某工程土地征用的會議紀要2002020730—33

3、填寫卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表互見號：JZ1—01〔照片〕說明：1、本卷有文件材料20件，共100頁，附圖1張。2、本卷內(nèi)第3份文件鋼筋出廠合格證為復(fù)印件，原件見J1·4—04案卷。立卷人：×××2002年8月9日檢查人：×××2002年9月10日4、案卷裝訂案卷采用整卷裝訂、不裝訂〔圖紙可不裝訂〕二種形式；不裝訂時，應(yīng)在每份文件的右上角加蓋檔號章，文件要按目錄編排次序排列；

檔號序號J1·01--01055、填寫案卷封面和脊背〔1〕案卷題名：案卷題名在結(jié)構(gòu)上由3個局部組成，字數(shù)一般不超過50個字；案卷題名=工程名稱+內(nèi)容特征+文件名稱如：某高速公路工程開工報告及施工組織設(shè)計某高速公路工程勘察、設(shè)計、土建施工等合同某高速公路工程G1標(biāo)西福管理區(qū)收費管理樓竣工圖

不標(biāo)準(zhǔn)的案卷題名，如：某某工程文件材料1某某工程文件材料2變更文件施工文件竣工圖合同文件

〔2〕立卷單位；〔3〕起止日期；〔4〕保管期限；〔5〕密級；〔6〕檔號；〔7〕案卷脊背：填寫保管期限、檔號和案卷題名。案卷封面填寫示意表

檔號×××---××檔案館號____________

案卷題名

福泉高速公路福州段烏龍江特大橋初步設(shè)計說明書

立卷單位福州福泉高速公路有限公司起止日期1998.12.7∽1999.1.12保管期限長期

密級_______________________6、編寫案卷目錄〔科技檔案分類目錄〕科技檔案分類目錄

類別序號檔號案卷題名立卷單位起止日期數(shù)量保管期限密級變更情況備注份數(shù)頁數(shù)第五節(jié)工程檔案的驗收二、驗收的組織和程序三、驗收的內(nèi)容1、工程檔案的根底管理工作；2、工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；3、工程檔案的平安。第六節(jié)工程檔案的移交一、有關(guān)依據(jù)文件1、2002年12月省人大九屆常委會“福建省檔案條例〞：第十條“在重點建設(shè)工程竣工驗收和重大科研工程成果鑒定后三個月內(nèi)，建設(shè)單位或承擔(dān)單位應(yīng)當(dāng)將檔案的整理保管情況報同級人民政府檔案行政管理機構(gòu)備案，并按照國家規(guī)定將檔案移交有關(guān)國家檔案館保存。省級以上重點建設(shè)工程和重大科研工程的檔案資料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定送省級國家綜合檔案館保存。〞2、福建省人民政府辦公廳關(guān)于公布省建設(shè)廳29